Project Management Guide
FAQ
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¿Qué es una referencia en gestión de proyectos (referencia del proyecto)?

Una referencia en gestión de proyectos es un punto de partida claramente definido para tu plan de proyecto. Es un punto de referencia fijo con el que medir y comparar el progreso del proyecto. Esto permite evaluar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, supongamos que tu proyecto finalizará, según lo previsto, en seis semanas. ¿Eso es bueno o malo? Si la referencia de tu cronograma tiene una finalización de cuatro semanas, seguramente habrá dificultades y es posible que tu equipo necesite hacer ajustes para que puedas avanzar más rápido.

La referencia de un proyecto generalmente tiene tres componentes: cronograma, coste y alcance. A menudo, estas tres referencias se someten a seguimientos, controles y se informa de ellas por separado, para garantizar que cada una va por el camino correcto. Cuando están completamente integradas, pueden denominarse referencia de medición del rendimiento (PMB, por sus siglas en inglés).

Una PMB permite realizar seguimientos y gestionar de manera eficiente el modo en que un cambio en un componente afecta a los demás. Por ejemplo, cuando tus referencias están integradas, puedes saber rápidamente cómo afectará un retraso en el cronograma a los costes del proyecto. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con las herramientas y los procesos necesarios para integrar completamente las tres referencias.

Una referencia debe documentarse y controlarse. No debe modificarse sin seguir procedimientos formales de control de cambios, como usar un formulario de solicitud de cambio y seguir un proceso documentado de aprobación de cambios. Cambiar una referencia con frecuencia dificultará su uso como medida del progreso. La referencia incluso puede perder sentido. Sin embargo, cuando se produce un cambio significativo en el proyecto, se puede establecer una nueva referencia del proyecto.

Esto implica generar una referencia nueva y actualizada con la que hacer mediciones. Si esto sucede, se recomienda guardar primero la referencia anterior. Luego, crear la nueva como un plan nuevo de modo que no se pierdan esos datos históricos.

El Project Management Institute (PMI) se refiere a la referencia de un proyecto como la piedra angular del mismo. Esto tiene que ver con que es fundamental que todas las partes interesadas comprendan y apoyen la referencia del proyecto. Además, la falta de referencias claras es una de las siete causas de fracaso de los proyectos.

Tres ventajas de disponer de una referencia para tu proyecto

  1. Existen tres ventajas principales de disponer de una referencia aprobada para el proyecto: Cálculos mejorados. La capacidad de comparar el coste, el cronograma o el alcance real con una referencia puede ayudar a proporcionar información sobre dónde tuvo un proyecto un rendimiento insuficiente o excesivo. Este conocimiento se puede utilizar para mejorar los planes de proyectos futuros y las estimaciones futuras.
  2. Mejores evaluaciones del rendimiento. Como ya se ha dicho, una referencia proporciona un estándar para medir el progreso de un proyecto. Sin ella, resulta complejo comparar el rendimiento de un proyecto.
  3. Calcular el valor ganado. El valor ganado permite comparar el rendimiento real con el planificado. Pero es mucho más que una simple herramienta de evaluación del rendimiento. También permite analizar las tendencias de proyectos y prever si un proyecto tendrá problemas en el futuro. Aquí profundizamos en el concepto de valor ganado.

Seis problemas generados por la falta de una referencia

  1. Existen al menos seis posibles problemas que pueden producirse cuando se carece de una referencia del proyecto sólida: Asignación de recursos inadecuada. Si no dispones de un programa diseñado, puede que no sepas qué recursos vas a necesitar y cuándo.
  2. Retrasos en el programa (debido a adquisiciones, entregas de material, etc., fuera de tiempo). Sin saber cuándo necesitas el material, es difícil asegurarse de que se solicite a tiempo. Especialmente si es algo que debe solicitarse con semanas o meses de antelación.
  3. Problemas con la gestión de la calidad. Una referencia de alcance poco clara puede traducirse en niveles de calidad inaceptables. Por ejemplo, si sabes que se necesita pintura, pero no el color o el espesor, es posible que el resultado no cumpla con los estándares de calidad del cliente.
  4. Una gestión del cambio inadecuada. Sin referencias establecidas, es difícil realizar un seguimiento de los cambios y gestionarlos. En otras palabras, no tienes un criterio con el que medir, por lo que puede resultar complicado saber si tu resultado es diferente de lo esperado inicialmente.
  5. La incapacidad para informar sobre el progreso exhaustivamente. Como con el ejemplo anterior, es difícil saber si vas con retraso si no tienes una referencia con la que realizar comparaciones.
  6. Insatisfacción del cliente y los patrocinadores. Cualquiera de los cinco problemas que acabamos de mencionar puede dar lugar a un rendimiento deficiente del proyecto, lo que se traducirá en el descontento de las partes interesadas, incluido tu cliente y tus patrocinadores.

Lectura adicional:


How do you set a project baseline?

To set a project baseline, you must first determine the scope of your project. This can be done with a scope statement, which is a list of project objectives and deliverables. Break down all the work required to achieve these deliverables into individual tasks and subtasks with detailed descriptions.

Next, you must map out your project schedule with clearly defined due dates and a final deadline. A good tool to use here is a Gantt chart, which can be easily edited and adjusted according to changing deadlines. Estimate how long each task will take and allocate resources accordingly. 

Now, you should plan the total cost of your project. Take into account all relevant factors, including hourly rates, available resources, and varying PPC costs. Link this budget plan to your schedule to ensure the two are aligned.

Your project baseline must be clearly outlined before you can move on to the next stage: stakeholder buy-in. Set up a meeting to present your plan, address any stakeholder concerns, and make any necessary edits. This is an important step in setting your project baseline, as it highlights any potential design flaws, which will be easier to fix before you start the project.

Example of a project baseline

Take this social media marketing campaign as a simple project baseline example:

Your employer has asked you to create a social media campaign to coincide with the launch of a new product. You are allotted a project budget, and your goal is to build brand awareness and encourage early sales of the product.

Therefore, your project baseline could look something like this: 

  • Scope/deliverables: 500 direct sales
  • Schedule: One month 
  • Cost: €1,000

In this project baseline example, you must first outline all the tasks needed to improve your conversion rate and achieve the end goal of 500 sales. This would include plans for social media posts for various platforms with detailed copy and design briefs. You can then map out your schedule in a content calendar, including optimized dates and times for each post. Finally, create a detailed budget to divide your costs across various sectors, e.g., PPC fees for Facebook ads.

Can you change a project baseline?

A project baseline should be documented and controlled. It should not be changed without following formal change control procedures, such as using a change request form and following a documented change approval process. Frequently changing a project baseline will make it difficult to use as a measurement for progress. The baseline may even become meaningless. However, when a significant change occurs, a project may be re-baselined.

This means issuing a new, updated baseline to measure against. If this happens, it’s recommended to save the old baseline first. Then, create the new one as a new plan, so you do not lose that historical data.

What is the importance of a project baseline?

A project baseline is a key tool for a successful project outcome. It helps you oversee the entire project, monitor performance, spot potential problems, and easily identify areas for change. The lack of a clear project baseline can lead to scope creep, cost overruns, and even project failure.

A good software system will enable you to effectively plan your project and create a project baseline that provides visibility to every team member. All stakeholders must understand and support the project baseline so that everyone is aligned on OKRs.

Benefits of a project baseline

There are three main benefits of having an approved project baseline:

  1. Improved estimates: The ability to measure your actual cost, schedule, or scope against a baseline can help provide insight into where a project has under- or over-performed. This knowledge can then be used to improve future project plans and estimates.
  2. Better performance assessments: As mentioned above, a baseline provides a standard to measure a project’s progress. Without one, it is difficult to compare how a project is performing.
  3. Calculating earned value: Earned value (EV) allows you to compare actual performance against your plan. But, it’s more than a simple performance assessment tool. It also enables you to analyze project trends and forecast whether a project is expected to run into problems in the future. Read more about the benefits of EV management here.


Problems caused by not having a project baseline

There are at least six possible problems that may occur when a strong project baseline is absent:

  1. Inadequate resourcing: If you don’t have a planned schedule, you may not know which resources you will need and when.
  2. Schedule delays (due to mistimed procurement, material delivery, etc.): Without knowing when you need material, it’s difficult to ensure it’s ordered on time, especially if it’s something that needs to be ordered weeks or months in advance.
  3. Issues with quality management: An unclear scope baseline can result in substandard quality. For example, if you know paint is needed but not what color or finish, the outcome may not meet the customer’s quality standards.
  4. A lack of proper change management: Without baselines in place, it’s difficult to track and manage changes. You have no yardstick to measure against, so it can be challenging to know if your outcome is different than originally expected.
  5. The inability to accurately report progress: As with the earlier example, it’s difficult to tell if you’re running behind schedule if you don’t have a baseline to compare against.
  6. Customer and/or sponsor dissatisfaction: Any of the five problems above can result in poor project performance, which will mean unhappy stakeholders, including your customer and/or sponsor.

Further reading: