¿Qué es una referencia en gestión de proyectos (referencia del proyecto)?

¿Qué es una referencia en gestión de proyectos (referencia del proyecto)?

Una referencia en gestión de proyectos es un punto de partida claramente definido para tu plan de proyecto. Es un punto de referencia fijo con el que medir y comparar el progreso del proyecto. Esto permite evaluar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, supongamos que tu proyecto finalizará, según lo previsto, en seis semanas. ¿Eso es bueno o malo? Si la referencia de tu cronograma tiene una finalización de cuatro semanas, seguramente habrá dificultades y es posible que tu equipo necesite hacer ajustes para que puedas avanzar más rápido.

La referencia de un proyecto generalmente tiene tres componentes: cronograma, coste y alcance. A menudo, estas tres referencias se someten a seguimientos, controles y se informa de ellas por separado, para garantizar que cada una va por el camino correcto. Cuando están completamente integradas, pueden denominarse referencia de medición del rendimiento (PMB, por sus siglas en inglés).

Una PMB permite realizar seguimientos y gestionar de manera eficiente el modo en que un cambio en un componente afecta a los demás. Por ejemplo, cuando tus referencias están integradas, puedes saber rápidamente cómo afectará un retraso en el cronograma a los costes del proyecto. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con las herramientas y los procesos necesarios para integrar completamente las tres referencias.

Una referencia debe documentarse y controlarse. No debe modificarse sin seguir procedimientos formales de control de cambios, como usar un formulario de solicitud de cambio y seguir un proceso documentado de aprobación de cambios. Cambiar una referencia con frecuencia dificultará su uso como medida del progreso. La referencia incluso puede perder sentido. Sin embargo, cuando se produce un cambio significativo en el proyecto, se puede establecer una nueva referencia del proyecto.

Esto implica generar una referencia nueva y actualizada con la que hacer mediciones. Si esto sucede, se recomienda guardar primero la referencia anterior. Luego, crear la nueva como un plan nuevo de modo que no se pierdan esos datos históricos.

El Project Management Institute (PMI) se refiere a la referencia de un proyecto como la piedra angular del mismo. Esto tiene que ver con que es fundamental que todas las partes interesadas comprendan y apoyen la referencia del proyecto. Además, la falta de referencias claras es una de las siete causas de fracaso de los proyectos.

Tres ventajas de disponer de una referencia para tu proyecto

1. Existen tres ventajas principales de disponer de una referencia aprobada para el proyecto: Cálculos mejorados. La capacidad de comparar el coste, el cronograma o el alcance real con una referencia puede ayudar a proporcionar información sobre dónde tuvo un proyecto un rendimiento insuficiente o excesivo. Este conocimiento se puede utilizar para mejorar los planes de proyectos futuros y las estimaciones futuras.
2. Mejores evaluaciones del rendimiento. Como ya se ha dicho, una referencia proporciona un estándar para medir el progreso de un proyecto. Sin ella, resulta complejo comparar el rendimiento de un proyecto.
3. Calcular el valor ganado. El valor ganado permite comparar el rendimiento real con el planificado. Pero es mucho más que una simple herramienta de evaluación del rendimiento. También permite analizar las tendencias de proyectos y prever si un proyecto tendrá problemas en el futuro. Aquí profundizamos en el concepto de valor ganado.

Seis problemas generados por la falta de una referencia

1. Existen al menos seis posibles problemas que pueden producirse cuando se carece de una referencia del proyecto sólida: Asignación de recursos inadecuada. Si no dispones de un programa diseñado, puede que no sepas qué recursos vas a necesitar y cuándo.
2. Retrasos en el programa (debido a adquisiciones, entregas de material, etc., fuera de tiempo). Sin saber cuándo necesitas el material, es difícil asegurarse de que se solicite a tiempo. Especialmente si es algo que debe solicitarse con semanas o meses de antelación.
3. Problemas con la gestión de la calidad. Una referencia de alcance poco clara puede traducirse en niveles de calidad inaceptables. Por ejemplo, si sabes que se necesita pintura, pero no el color o el espesor, es posible que el resultado no cumpla con los estándares de calidad del cliente.
4. Una gestión del cambio inadecuada. Sin referencias establecidas, es difícil realizar un seguimiento de los cambios y gestionarlos. En otras palabras, no tienes un criterio con el que medir, por lo que puede resultar complicado saber si tu resultado es diferente de lo esperado inicialmente.
5. La incapacidad para informar sobre el progreso exhaustivamente. Como con el ejemplo anterior, es difícil saber si vas con retraso si no tienes una referencia con la que realizar comparaciones.
6. Insatisfacción del cliente y los patrocinadores. Cualquiera de los cinco problemas que acabamos de mencionar puede dar lugar a un rendimiento deficiente del proyecto, lo que se traducirá en el descontento de las partes interesadas, incluido tu cliente y tus patrocinadores.

Lectura adicional:

• Conceptos básicos de gestión de proyectos: seis pasos para un plan de proyecto infalible
• Los cinco errores más comunes al gestionar varios proyectos: programas de proyectos (parte 3 de 5)
• Por qué la gestión del cambio es una lata (y cómo facilitarla)
• combatir las cuatro fuentes principales de requerimientos imprevistos