Projektmanagement-Guide
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Was ist eine Baseline im Projektmanagement (Projekt-Baseline)?

Eine Baseline im Projektmanagement ist ein klar definierter Ausgangspunkt für Ihren Projektplan – ein fester Bezugspunkt, an dem Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres Projekts im Laufe der Zeit messen können.

Nehmen wir z. B. an, Ihr Projekt wird voraussichtlich in sechs Wochen abgeschlossen sein. Ist das gut oder schlecht? Wenn Ihre Baseline einen Vier-Wochen-Zeitrahmen vorsieht, wissen Sie, dass es ein Problem gibt und Ihr Team die Arbeit irgendwie beschleunigen muss.

Eine Projekt-Baseline besteht normalerweise aus drei Komponenten: Zeitplan, Kosten und Umfang. Oft werden diese drei Komponenten getrennt gesteuert, kontrolliert und dokumentiert, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Sind Sie dagegen komplett in einer Baseline integriert, bezeichnet man dies auch als Performance Measurement Baseline (PMB).

Anhand einer PMB können Sie ganz einfach verfolgen und steuern, wie sich eine Veränderung bei einer Komponente auf die anderen auswirkt. Integrierte Baselines zeigen beispielsweise schnell auf, wie ein Terminverzug die Projektkosten erhöht. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über die notwendigen Instrumente und Prozesse, um diese drei Baselines vollständig zu integrieren.

Die Baseline eines Projekts sollte dokumentiert und kontrolliert werden. Änderungen sollten nur nach einem offiziellen Änderungskontrollverfahren möglich sein (wie etwa einem Änderungsanfrage-Formular) und einem dokumentierten Genehmigungsprozess folgen. Wird eine Baseline zu oft abgewandelt, lässt sich der Fortschritt nicht mehr wirklich daran ablesen. Sie könnte sogar ganz bedeutungslos werden.

Wenn sich Ihr Projekt erheblich ändert, können Sie eine neue, aktualisierte Baseline definieren, an der Sie anschließend den Fortschritt messen. In diesem Fall empfiehlt es sich, zunächst die alte Baseline zu speichern. Anschließend erstellen Sie dann einen neuen Plan mit neuer Baseline. Auf diese Weise gehen Ihre historischen Daten nicht verloren.

Das Project Management Institute (PMI) beschreibt die Baseline als Prüfstein eines Projekts . Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, dass alle Stakeholder die Projekt-Baseline verstehen und unterstützen. Zudem ist das Fehlen einer klaren Baseline einer der sieben Gründe für das Scheitern von Projekten.

Drei praktische Vorteile einer Projekt-Baseline

  1. Eine genehmigte Projekt-Baseline bietet drei klare Vorteile: Bessere Schätzungen. Die Möglichkeit, Ist-Kosten, -Zeitplan oder -Umfang mit einer Baseline zu vergleichen, gibt Aufschluss über erfolgreiche und weniger erfolgreiche Aspekte eines Projekts. Anhand dieser Kenntnisse lassen sich zukünftige Projektpläne oder Schätzungen verbessern.
  2. Bessere Leistungsbeurteilungen. Wie bereits erwähnt, dient eine Baseline als Messlatte für den Fortschritt eines Projekts. Ohne Baseline ließe sich die Projektleistung nur schwer einschätzen.
  3. Berechnung des Earned Value. Earned Value (EV, auch „Fertigstellungswert“) hilft Ihnen, die tatsächliche Leistung mit dem Plan zu vergleichen. Diese Kennzahl ist aber mehr als nur ein einfaches Bewertungsinstrument. Sie können damit auch Projekttrends analysieren und potenzielle zukünftige Probleme prognostizieren. Earned Value wird hier genauer erklärt.

Sechs Probleme, wenn eine Projekt-Baseline fehlt

  1. Wenn Sie keine stabile Projekt-Baseline haben, können unter anderem die folgenden sechs Probleme auftreten: Unzureichende Ressourcenausstattung. Ohne klaren Zeitplan wissen Sie auch nicht, wann Sie welche Ressourcen benötigen.
  2. Terminverzögerungen (wegen ungünstiger Liefertermine, Materiallieferungen usw.) Wenn Sie nicht genau wissen, wann das Material gebraucht wird, können Sie kaum pünktliche Lieferungen organisieren – ganz besonders für Dinge, die mehrere Wochen oder Monate im Voraus bestellt werden müssen.
  3. Probleme beim Qualitätsmanagement. Eine unklare Umfangs-Baseline kann zu Qualitätsmängeln führen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie Lacke brauchen, aber nicht, von welcher Konsistenz und Farbe, dann wird das Ergebnis u. U. nicht den Qualitätserwartungen des Kunden entsprechen.
  4. Mangelndes Change Management. Ohne Baselines ist es schwierig, Veränderungen zu verfolgen und zu steuern – Sie haben keinen Bezugswert und wissen nicht wirklich, ob das Ergebnis anders ist als erwartet.
  5. Keine zuverlässige Fortschrittsmessung. Ohne Baseline können Sie schwer feststellen, ob Sie im Zeitplan zurückliegen oder nicht, wie schon im Beispiel oben erwähnt.
  6. Unzufriedene Kunden und/oder Projektsponsoren. Jedes dieser fünf Probleme kann den Projekterfolg gefährden und Stakeholder enttäuschen, darunter Ihr Kunde und/oder Sponsor.

Zur weiteren Lektüre:


How do you set a project baseline?

To set a project baseline, you must first determine the scope of your project. This can be done with a scope statement, which is a list of project objectives and deliverables. Break down all the work required to achieve these deliverables into individual tasks and subtasks with detailed descriptions.

Next, you must map out your project schedule with clearly defined due dates and a final deadline. A good tool to use here is a Gantt chart, which can be easily edited and adjusted according to changing deadlines. Estimate how long each task will take and allocate resources accordingly. 

Now you should plan the total cost of your project. Take into account all relevant factors, including hourly rates, available resources, and varying PPC costs. Link this budget plan to your schedule to ensure the two are aligned.

Your project baseline must be clearly outlined before you can move on to the next stage: stakeholder buy-in. Set up a meeting to present your plan, address any stakeholder concerns, and make any necessary edits. This is an important step in setting your project baseline as it highlights any potential design flaws, which will be easier to fix before you start the project.

Example of a project baseline

Take this social media marketing campaign as a simple project baseline example:

Your employer has asked you to create a social media campaign to coincide with the launch of a new product. You are allotted a project budget, and your goal is to build brand awareness and encourage early sales of the product.

Therefore, your project baseline could look something like this: 

  • Scope/deliverables: 500 direct sales
  • Schedule: One month 
  • Cost: €1,000

In this project baseline example, you must first outline all the tasks needed to improve your conversion rate and achieve the end goal of 500 sales. This would include plans for social media posts for various platforms with detailed copy and design briefs. You can then map out your schedule in a content calendar, including optimized dates and times for each post. Finally, create a detailed budget to divide your costs across various sectors, e.g. PPC fees for Facebook ads.

Can you change a project baseline?

A project baseline should be documented and controlled. It should not be changed without following formal change control procedures, such as using a change request form and following a documented change approval process. Changing a project baseline frequently will make it difficult to use as a measurement for progress. The baseline may even become meaningless. However, when a significant change occurs, a project may be re-baselined.

This means you’re issuing a new, updated baseline to measure against. If this happens, it’s recommended practice to save the old baseline first. Then create the new one as a new plan, so you do not lose that historical data.

What is the importance of a project baseline?

A project baseline is a key tool for a successful project outcome. It helps you to oversee the entire project, monitor performance, spot potential problems, and easily identify areas for change. The lack of a clear project baseline can lead to scope creep, cost overruns, and even project failure.

A good software system will enable you to effectively plan your project and create a project baseline that provides visibility to every team member. It’s vital that all stakeholders understand and support the project baseline so that everyone is aligned on OKRs.

Benefits of a project baseline

There are three main benefits of having an approved project baseline:

  1. Improved estimates. The ability to measure your actual cost, schedule, or scope against a baseline can help provide insight into where a project under- or over-performed. This knowledge can then be used to improve future project plans and estimates.
  2. Better performance assessments. As mentioned above, a baseline provides a standard to measure a project’s progress. Without one, it is difficult to compare how a project is performing.
  3. Calculating earned value. Earned value (EV) allows you to compare actual performance against plan. But, it’s more than a simple performance assessment tool. It also allows you to analyze project trends and forecast whether a project is expected to run into problems in the future. Read more about the benefits of EV management.

Problems caused by not having a project baseline

There are at least six possible problems that may occur when a strong project baseline is absent:

  1. Inadequate resourcing. If you don’t have a planned schedule, you may not know which resources you will need when.
  2. Schedule delays (due to mistimed procurement, material delivery, etc.) Without knowing when you need material, it’s difficult to ensure it’s ordered on time, especially if it’s something that needs to be ordered weeks or months in advance.
  3. Issues with quality management. An unclear scope baseline can result in substandard quality. For example, if you know paint is needed, but not what color or thickness, the outcome may not meet the customer’s quality standards.
  4. A lack of proper change management. Without baselines in place, it’s difficult to track and manage changes. In other words, you have no yardstick to measure against, so it can be challenging to know if your outcome is different than originally expected.
  5. The inability to accurately report progress. As with the earlier example, it’s difficult to tell if you’re running behind schedule if you don’t have a baseline to compare against.
  6. Customer and/or sponsor dissatisfaction. Any of the five problems just mentioned can result in poor project performance, which will mean unhappy stakeholders, including your customer and/or sponsor.

Further Reading: