Qu'est-ce qu'une base en gestion de projet (base de projet) ?

Qu'est-ce qu'une base en gestion de projet (base de projet) ?

En gestion de projet, une base est un point de départ clairement défini pour votre plan de projet. C'est un point de référence fixe avec lequel mesurer et comparer la progression de votre projet. Vous pouvez ainsi évaluer les performances de votre projet dans le temps.

Imaginons que votre projet doive se terminer dans six semaines. Est-ce une bonne ou une mauvaise nouvelle ? Si votre base de calendrier a une durée de quatre semaines, vous savez qu'il y a un problème et que votre équipe devra peut-être effectuer quelques réglages pour accélérer le processus.

Une base de projet est généralement constituée de trois éléments : calendrier, coût et portée. Souvent, ces trois bases sont surveillées, contrôlées et signalées afin d'assurer qu'elles sont sur la bonne voie. Une fois l'intégration complète terminée, on peut y faire référence en tant que base de mesure de performances (PMB, Performance Measurement Baseline ).

Une base PMB permet de surveiller et de gérer efficacement la manière dont la modification d'un composant a une incidence sur les autres. Par exemple, lorsque vos bases sont intégrées, il est possible de savoir rapidement comment un retard de planning peut affecter les coûts du projet. Cependant, beaucoup d'entreprises n'ont pas les outils ni les processus requis pour intégrer entièrement les trois bases.

Une base doit être documentée et contrôlée. Elle ne doit pas être modifiée sans procédures strictes de contrôle des modifications, comme l'utilisation d'un formulaire de demande de modification et le suivi d'un processus d'approbation de modification. Si vous modifiez fréquemment une base, elle sera difficile à utiliser comme mesure de progression. Elle risque même de devenir insignifiante. Cependant, en cas de modification importante d'un projet, le point de référence peut être re-défini.

Une nouvelle base est donc définie. Dans ce cas, il est conseillé d'enregistrer l'ancienne au préalable, puis de créer la nouvelle sous forme de nouveau plan, afin de ne pas perdre de données importantes.

Pour le PMI (Project Management Institute), une base de projet est la pierre angulaire d'un projet. Il est en effet primordial que toutes les parties prenantes comprennent et soutiennent la base de projet. De plus, le manque de bases claires est l'une des sept causes d'échec d'un projet.

Trois avantages d'une base de projet

1. Une base de projet approuvée présente trois avantages principaux : Amélioration des estimations. La capacité à évaluer vos coûts, votre planning ou votre portée par rapport à une base peut permettre d'indiquer si un projet a été sous- ou surestimé. Avec ces informations, les futurs plans et estimations de projet peuvent être améliorés.
2. Amélioration des évaluations de performances. Comme mentionné précédemment, une base offre un standard pour mesurer la progression d'un projet. En son absence, il est difficile d''évaluer ses performances.
3. Calcul de la valeur acquise. La valeur acquise permet de comparer les performances réelles au plan. Mais c'est plus qu'un simple outil d'évaluation des performances. Cela permet également d'analyser les tendances d'un projet et de prévoir s'il générera des problèmes. Plus de détails sur la valeur acquise ici.

Six problèmes dus à l'absence d'une base de projet

1. Six problèmes au moins peuvent survenir en l'absence d'une base de projet forte : Ressources inadéquates. Si vous n'avez pas de calendrier, vous ne savez peut-être pas quelles ressources seront nécessaires et quand.
2. Retards de planning (dus à un approvisionnement ou une livraison de matériaux au mauvais moment, par exemple) Si vous ne savez pas quand vous aurez besoin des matériaux, il est difficile de s'assurer qu'ils arriveront au bon moment, en particulier si la commande doit se faire des semaines ou des mois à l' avance.
3. Problèmes avec la gestion de la qualité. Une base de portée peu claire peut générer une qualité médiocre. Par exemple, si vous savez que vous avez besoin de peinture, mais ne connaissez pas la couleur ou l'épaisseur requise, le résultat peut être loin de la qualité attendue par le client.
4. Absence de gestion correcte du changement. Sans bases, il est difficile de suivre et de gérer les modifications. En d'autres termes, vous ne disposez d'aucun indicateur, et il peut être difficile de savoir si le résultat est différent des prévisions.
5. L'incapacité à évaluer la progression avec précision. Comme pour l'exemple précédent, en l'absence de base il est difficile de dire s'il y a du retard.
6. Insatisfaction des clients et/ou des sponsors. Les cinq problèmes mentionnés peuvent tous générer des problèmes de performances de projet, et donc une insatisfaction des parties prenantes, dont votre client et/ou sponsor.