Project Management Guide
FAQ
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Qu'est-ce qu'une base en gestion de projet (base de projet) ?

En gestion de projet, une base est un point de départ clairement défini pour votre plan de projet. C'est un point de référence fixe avec lequel mesurer et comparer la progression de votre projet. Vous pouvez ainsi évaluer les performances de votre projet dans le temps.

Imaginons que votre projet doive se terminer dans six semaines. Est-ce une bonne ou une mauvaise nouvelle ? Si votre base de calendrier a une durée de quatre semaines, vous savez qu'il y a un problème et que votre équipe devra peut-être effectuer quelques réglages pour accélérer le processus.

Une base de projet est généralement constituée de trois éléments : calendrier, coût et portée. Souvent, ces trois bases sont surveillées, contrôlées et signalées afin d'assurer qu'elles sont sur la bonne voie. Une fois l'intégration complète terminée, on peut y faire référence en tant que base de mesure de performances (PMB, Performance Measurement Baseline ).

Une base PMB permet de surveiller et de gérer efficacement la manière dont la modification d'un composant a une incidence sur les autres. Par exemple, lorsque vos bases sont intégrées, il est possible de savoir rapidement comment un retard de planning peut affecter les coûts du projet. Cependant, beaucoup d'entreprises n'ont pas les outils ni les processus requis pour intégrer entièrement les trois bases.

Une base doit être documentée et contrôlée. Elle ne doit pas être modifiée sans procédures strictes de contrôle des modifications, comme l'utilisation d'un formulaire de demande de modification et le suivi d'un processus d'approbation de modification. Si vous modifiez fréquemment une base, elle sera difficile à utiliser comme mesure de progression. Elle risque même de devenir insignifiante. Cependant, en cas de modification importante d'un projet, le point de référence peut être re-défini.

Une nouvelle base est donc définie. Dans ce cas, il est conseillé d'enregistrer l'ancienne au préalable, puis de créer la nouvelle sous forme de nouveau plan, afin de ne pas perdre de données importantes.

Pour le PMI (Project Management Institute), une base de projet est la pierre angulaire d'un projet. Il est en effet primordial que toutes les parties prenantes comprennent et soutiennent la base de projet. De plus, le manque de bases claires est l'une des sept causes d'échec d'un projet.

Trois avantages d'une base de projet

  1. Une base de projet approuvée présente trois avantages principaux : Amélioration des estimations. La capacité à évaluer vos coûts, votre planning ou votre portée par rapport à une base peut permettre d'indiquer si un projet a été sous- ou surestimé. Avec ces informations, les futurs plans et estimations de projet peuvent être améliorés.
  2. Amélioration des évaluations de performances. Comme mentionné précédemment, une base offre un standard pour mesurer la progression d'un projet. En son absence, il est difficile d''évaluer ses performances.
  3. Calcul de la valeur acquise. La valeur acquise permet de comparer les performances réelles au plan. Mais c'est plus qu'un simple outil d'évaluation des performances. Cela permet également d'analyser les tendances d'un projet et de prévoir s'il générera des problèmes. Plus de détails sur la valeur acquise ici.

Six problèmes dus à l'absence d'une base de projet

  1. Six problèmes au moins peuvent survenir en l'absence d'une base de projet forte : Ressources inadéquates. Si vous n'avez pas de calendrier, vous ne savez peut-être pas quelles ressources seront nécessaires et quand.
  2. Retards de planning (dus à un approvisionnement ou une livraison de matériaux au mauvais moment, par exemple) Si vous ne savez pas quand vous aurez besoin des matériaux, il est difficile de s'assurer qu'ils arriveront au bon moment, en particulier si la commande doit se faire des semaines ou des mois à l' avance.
  3. Problèmes avec la gestion de la qualité. Une base de portée peu claire peut générer une qualité médiocre. Par exemple, si vous savez que vous avez besoin de peinture, mais ne connaissez pas la couleur ou l'épaisseur requise, le résultat peut être loin de la qualité attendue par le client.
  4. Absence de gestion correcte du changement. Sans bases, il est difficile de suivre et de gérer les modifications. En d'autres termes, vous ne disposez d'aucun indicateur, et il peut être difficile de savoir si le résultat est différent des prévisions.
  5. L'incapacité à évaluer la progression avec précision. Comme pour l'exemple précédent, en l'absence de base il est difficile de dire s'il y a du retard.
  6. Insatisfaction des clients et/ou des sponsors. Les cinq problèmes mentionnés peuvent tous générer des problèmes de performances de projet, et donc une insatisfaction des parties prenantes, dont votre client et/ou sponsor.

Lectures complémentaires :


How do you set a project baseline?

To set a project baseline, you must first determine the scope of your project. This can be done with a scope statement, which is a list of project objectives and deliverables. Break down all the work required to achieve these deliverables into individual tasks and subtasks with detailed descriptions.

Next, you must map out your project schedule with clearly defined due dates and a final deadline. A good tool to use here is a Gantt chart, which can be easily edited and adjusted according to changing deadlines. Estimate how long each task will take and allocate resources accordingly. 

Now, you should plan the total cost of your project. Take into account all relevant factors, including hourly rates, available resources, and varying PPC costs. Link this budget plan to your schedule to ensure the two are aligned.

Your project baseline must be clearly outlined before you can move on to the next stage: stakeholder buy-in. Set up a meeting to present your plan, address any stakeholder concerns, and make any necessary edits. This is an important step in setting your project baseline, as it highlights any potential design flaws, which will be easier to fix before you start the project.

Example of a project baseline

Take this social media marketing campaign as a simple project baseline example:

Your employer has asked you to create a social media campaign to coincide with the launch of a new product. You are allotted a project budget, and your goal is to build brand awareness and encourage early sales of the product.

Therefore, your project baseline could look something like this: 

  • Scope/deliverables: 500 direct sales
  • Schedule: One month 
  • Cost: €1,000

In this project baseline example, you must first outline all the tasks needed to improve your conversion rate and achieve the end goal of 500 sales. This would include plans for social media posts for various platforms with detailed copy and design briefs. You can then map out your schedule in a content calendar, including optimized dates and times for each post. Finally, create a detailed budget to divide your costs across various sectors, e.g., PPC fees for Facebook ads.

Can you change a project baseline?

A project baseline should be documented and controlled. It should not be changed without following formal change control procedures, such as using a change request form and following a documented change approval process. Frequently changing a project baseline will make it difficult to use as a measurement for progress. The baseline may even become meaningless. However, when a significant change occurs, a project may be re-baselined.

This means issuing a new, updated baseline to measure against. If this happens, it’s recommended to save the old baseline first. Then, create the new one as a new plan, so you do not lose that historical data.

What is the importance of a project baseline?

A project baseline is a key tool for a successful project outcome. It helps you oversee the entire project, monitor performance, spot potential problems, and easily identify areas for change. The lack of a clear project baseline can lead to scope creep, cost overruns, and even project failure.

A good software system will enable you to effectively plan your project and create a project baseline that provides visibility to every team member. All stakeholders must understand and support the project baseline so that everyone is aligned on OKRs.

Benefits of a project baseline

There are three main benefits of having an approved project baseline:

  1. Improved estimates: The ability to measure your actual cost, schedule, or scope against a baseline can help provide insight into where a project has under- or over-performed. This knowledge can then be used to improve future project plans and estimates.
  2. Better performance assessments: As mentioned above, a baseline provides a standard to measure a project’s progress. Without one, it is difficult to compare how a project is performing.
  3. Calculating earned value: Earned value (EV) allows you to compare actual performance against your plan. But, it’s more than a simple performance assessment tool. It also enables you to analyze project trends and forecast whether a project is expected to run into problems in the future. Read more about the benefits of EV management here.


Problems caused by not having a project baseline

There are at least six possible problems that may occur when a strong project baseline is absent:

  1. Inadequate resourcing: If you don’t have a planned schedule, you may not know which resources you will need and when.
  2. Schedule delays (due to mistimed procurement, material delivery, etc.): Without knowing when you need material, it’s difficult to ensure it’s ordered on time, especially if it’s something that needs to be ordered weeks or months in advance.
  3. Issues with quality management: An unclear scope baseline can result in substandard quality. For example, if you know paint is needed but not what color or finish, the outcome may not meet the customer’s quality standards.
  4. A lack of proper change management: Without baselines in place, it’s difficult to track and manage changes. You have no yardstick to measure against, so it can be challenging to know if your outcome is different than originally expected.
  5. The inability to accurately report progress: As with the earlier example, it’s difficult to tell if you’re running behind schedule if you don’t have a baseline to compare against.
  6. Customer and/or sponsor dissatisfaction: Any of the five problems above can result in poor project performance, which will mean unhappy stakeholders, including your customer and/or sponsor.

Further reading: