複数のプロジェクトの管理方法
業界、企業、およびプロジェクト管理部局 (PMO) によって、プロジェクトマネージャーが管理できるプロジェクト数についての意見は異なります。管理できるプロジェクト数は、個々のマネージャーの能力だけでなく、プロジェクトの規模、複雑さ、および重要性によっても異なります。最近はプロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトを同時に管理することが一般的になりつつあり、3件から8件のプロジェクトを同時に管理することもあり得ます。最大25件のプロジェクトまで扱うことができるというマネージャ―もいますが、複数のプロジェクト管理には、単一プロジェクトの管理よりも多くのスキルとツールが必要です。プロジェクトの性質が大きく異なっていても、対立を減少するために管理が必要な共通リソースが1つあります。それがあなたです。
複数のプロジェクトを管理するための3つのステップ
複数のプロジェクトをうまく管理するために、基本的な3つのステップがあります。
- 計画とスケジュールの統合
- 作業の優先順位付け
- コミュニケーション
ステップ1: 統合された計画とスケジュールを作成する
複数のプロジェクトを管理する際の鍵は、可能な限り先を見越して行動することです。このためには総合的に計画を立てる必要があります。たとえば異なったプロジェクトスケジュールが2つ存在すると、別々の場所に同時にいることが想定されていることがあるか、あればそれがいつなのかの特定が非常に難しくなります。多くのスケジュール作成ソフトウェアツールを使えばスケジュールが統合でき、矛盾がないか確認することができます。これにより潜在的な問題を前もって特定し、実現可能なスケジュールに変更できます。理想としては、2つのプロジェクトで同時に大きなマイルストーンに到達しないようにしたいものです。製品の発表など、多くの事項を管理する必要がある場合には特にそうです。
ステップ2: 優先順位をつけて委託する
すべての作業を自身だけで実行することはできません。新任のプロジェクトマネージャーの場合、時間をかけて軌道に乗せるためにプロジェクトを１つだけ任されているかもしれません。経験を積み、2件、3件、あるいはさらに多くのプロジェクトを任されるようになると、かつてのようにすべてを自身で行う時間はなくなります。自身の作業のすべてを厳しく見直して、どの作業を人に任せるか決定しなければならないのです。重要、重要でない、緊急、緊急でないという4つの四角形の方式に基づいて、タスクの優先順位付けをする方法があります。
自身が担当するすべてのタスクをリストにし、それらが4つの四角形のどれに属するかを判断します。各四角形には以下をはじめとする要素が属します。
- 重要かつ緊急: 新たなプロジェクトを開始するためのキックオフ会合を開催する
- 重要だが緊急ではない: プロジェクト管理報告書を作成する
- 緊急だが重要ではない: 顧客にプロジェクトが予定通り進行していることを報告する
- 緊急ではなく、重要でもない: 最新の試験報告書をプロジェクトチーム以外の全関係者に送付する
四角形I (重要かつ緊急) に入るものがあれば、まずそれを実行します。
重要だが緊急ではない (四角形II) タスクについては後日実行するように予定しますが、近日中に実行できない場合は四角形Iに移動する可能性があることに注意してください。
緊急だが重要ではない (四角形III) のタスクは、他の人に委託します。これらのタスクに対応において自身より能力を持っている人をプロジェクトチーム内で探します。
四角形IVのタスクに関しては見直しをして、なぜそれが実行されていないかを把握する必要があります。報告書を読む人がいないのであればその作成と送付に時間をかける意味がありませんが、その報告書を必要とする人がいて、自身がそれに気づいていないだけかもしれません。この場合は、四角形IIに移します。その必要がない場合はタスクの実行を取りやめます。
期限や優先順位を含め、自身が実行しなければならない全タスクのリストを最新の状態に保つことが重要です。最新に保つことによって作業を忘れることもなく、何かを除去する必要がある場合には優先順位の最も低いものを迅速に選び出すことができます。
ステップ3: 絶えずコミュニケーションを図る
自身が担当する作業を管理し、自身に課せられた作業が多すぎる場合に支援を得るために、自身の作業負荷について、上司、ステークホルダー、およびプロジェクトチームとコミュニケーションを図ることが重要です。自身が抱えている作業量を誰も知らなければサポートを得ることもできず、期限を守れない場合でも状況を理解してもらえません。反対にさらに別のプロジェクトをあなたに任せようとすることも考えられます。
How many projects is too many?
Different industries, companies and project management offices (PMOs) have different views on how many projects a project manager can handle. Often the number will depend on the size, complexity, and significance of the projects, as well as the capability of the individual manager. However, it’s becoming less common for project managers to only have one project at a time.
As a project manager, you may find yourself juggling three to eight projects at once. Successfully managing multiple projects requires additional skills and tools beyond what is normally required for managing a single project. Choosing the right software and tools for managing multiple projects can help PMs avoid chaos, manage resources, communicate with stakeholders, and create a single source of truth — leading to more effective project management across the board. Even if your projects are very different, the right tools can transform and streamline your workflows, making it easier to manage multiple projects at once.
Top tips for managing multiple projects
Wondering how to manage multiple projects simultaneously without dropping the ball on any of them? It’s easier said than done, but these tips for managing multiple projects will help you prioritize, plan smarter, and switch gears effectively when needed.
Step 1: Create an integrated plan and schedule
The key to managing multiple projects is to be as proactive as possible. To do this, you need to plan in an integrated way. For example, if you have two separate project schedules, it becomes difficult to pinpoint when you’re expected to be in two places at once. Most scheduling software tools allow you to combine schedules or view them together for conflicts. This will enable you to pinpoint potential issues in advance and try to reschedule what you can. Ideally, you don’t want any two projects hitting a huge milestone simultaneously — particularly if it will require a lot of management oversight, such as a product launch.
Step 2: Prioritize and delegate
As a new project manager, you may start with one project at a time as you get your bearings. But as you increase your work experience and are given more to do, time management can become more difficult. You’ll need to take a look at everything you’re doing and determine what you can let go of, what needs your immediate attention, and what you can delegate to other team members. Try a four-square method of task prioritization to determine what to do based on four factors: important, not important, urgent, and not urgent.
Get started by creating a list of all your tasks and then choosing which of the four squares they belong in. Here’s an example of something that might belong in each square:
- Important & Urgent: Having a kick-off meeting for your new project to get started
- Important, but Not Urgent: Writing a project management report
- Urgent, but Not Important: Reassuring your customer the project is on schedule
- Not Urgent & Not Important: Sending the latest testing report to all the stakeholders outside of the project team
If something is Important & Urgent (box I), do it first.
Important but Not Urgent (box II) tasks should be scheduled for later, but be aware that if you don’t get to them soon, they have a way of moving into box I.
Urgent, but Not Important (box III) tasks should be delegated. Try to find someone else on the project team who has more capacity than you to take care of these tasks.
Not Urgent & Not Important (box IV) tasks should be reviewed to understand why they're being done at all. If no one reads the report, why is time spent creating it and sending it out? It may be important to someone you were unaware of — in which case, it will move to box II. Otherwise, stop doing the task.
Keep track of everything you’re required to do, including deadlines and priorities. This way, nothing will be forgotten, and if something needs to be moved, you can quickly see which items are the lowest priority.
Step 3: Communicate constantly
It’s important to communicate with your manager, your stakeholders, and your project teams about your workload. This will help manage expectations and empower you to ask for additional support if you have too much on your plate.
Step 4: Use techniques that improve task and time management
When managing multiple projects, it’s not uncommon for project managers to feel like there aren’t enough hours in a day to tackle crucial project activities.
Try techniques like time blocking and task batching to improve focus and manage similar tasks across projects. For example, you may have multiple projects that require you to prepare weekly status reports. Instead of writing them sporadically during the week, choose a day and block of time to complete all of them. This reduces context switching and ensures this critical task is completed for all your projects — not just the ones you find time for.
Step 5: Create a single source of truth for project work
When your project information is buried across multiple spreadsheets and dispersed on different platforms, that can make it hard to manage multiple projects. It can also lead to silos and double work. A project management solution like Wrike is a great tool for managing multiple projects because it creates a hub for documentation, feedback, and communication. This gives teams clarity on their deliverables, due dates, and stakeholder expectations.
Step 6: Adapt and continuously optimize your project plans
As cliche as it sounds, learning from wins, losses, and setbacks should inform your project management approach. For example, if a vendor slated to work across all your active projects makes a critical error that negatively impacts your budgets and timelines, adapting your project plan may involve replacing that vendor for the other projects. It might be inconvenient, but sticking to a rigid plan without seeing the bigger picture could mean more errors and setbacks going forward.
How to manage multiple projects with Wrike
Wrike is the best software for managing multiple projects. Wrike calms the chaos by giving project managers the tools they need to manage resources, centralize documentation, and develop custom workflows that reflect how they move through each project. Here’s how to manage multiple projects using Wrike.
- Save time searching for status updates. Wrike’s dashboards and color-coded custom workflows tell you exactly what you need to know at a glance. Track tasks across multiple projects without breaking a sweat.
- Use Wrike Spaces to build a project control center. View projects in one place and invite team members and stakeholders to collaborate in one easily accessible project area.
- Use Wrike’s Gantt Charts to visualize and manage project timelines and dependencies. When things get complicated, Gantt charts can help you see the finish line and the tasks along the way.
- Track individual team workloads with resource management and dashboards. The resource information and updates you need are right at your fingertips. Monitor task status, see who is working on what, and quickly view team capacity.
Managing multiple projects is possible with the right tools. Choose Wrike and see why our features are specifically designed to eliminate roadblocks and address collaboration challenges.