Guía de gestión de proyectos
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¿Cómo gestionar varios proyectos?

Las distintas industrias, empresas y oficinas de gestión de proyectos (PMO) tienen diferentes puntos de vista sobre cuántos proyectos puede llevar un gestor de proyectos. A menudo, el número dependerá del tamaño, la complejidad y la importancia de los proyectos, así como de la capacidad del gestor en cuestión. Sin embargo, cada vez es menos común que los gestores de proyectos solo lleven un proyecto a la vez. Como gestor de proyectos, alguna vez te verás haciendo malabares con entre tres y ocho proyectos al mismo tiempo. ¡Algunos se han visto compatibilizando 25 proyectos a la vez! Para tener éxito en la gestión de varios proyectos, hacen falta habilidades y herramientas adicionales a las necesarias para gestionar un solo proyecto a la vez. Incluso si tus proyectos son muy diferentes, ahora hay un recurso común entre ellos que debe gestionarse bien para que no haya conflictos: tú.

Medidas para gestionar varios proyectos

Para gestionar varios proyectos, podemos tomar tres medidas básicas:

  1. Integrar planes y programas.
  2. Priorizar la carga de trabajo.
  3. Comunicar.

Medida 1: Elaborar un plan integral y un programa

La clave para gestionar varios proyectos es ser lo más proactivo posible. Para ello, es necesario planificar de manera integral. Por ejemplo, si tienes dos programas de proyecto separados, resulta muy difícil determinar cuándo se espera que estés en dos lugares a la vez. La mayoría de las herramientas de software de elaboración de programas permiten combinar programas o verlos juntos para detectar puntos de conflicto. De este modo, podrás identificar problemas potenciales con anticipación e intentar reprogramar lo que haga falta. Lo ideal es que los proyectos no alcancen un gran hito al mismo tiempo. Especialmente si es algo que requerirá mucha supervisión, como el lanzamiento de un producto.

Medida 2: Priorizar y delegar

No puedes hacerlo todo tú solo. Como nuevo gestor de proyectos, es posible que solo te hayan asignado un proyecto para que puedas despegar poco a poco. Pero con el tiempo, tu experiencia laboral se enriquece y llega el día en que te ves gestionando más de tres proyectos y sin tiempo para hacer todo lo que solías hacer. Ahora debes analizar detenidamente todas tus tareas y determinar qué puedes dejar ir. Existe un método de cuatro cuadrados de priorización de tareas que ayuda a determinar qué hacer en función de cuatro factores: importante, no importante, urgente, no urgente.

Elabora una lista de todas tus tareas y luego establece a cuál de los cuatro cuadrados pertenecen. Aquí te ponemos un ejemplo de algo que podría pertenecer a cada cuadrado:

  1. Importante y urgente: Reunión de inicio sobre tu nuevo proyecto que está a punto de empezar
  2. Importante pero no urgente: Redactar un informe de gestión de proyectos
  3. Urgente pero no importante: Asegurar a tu cliente que el proyecto avanza según lo planeado.
  4. No urgente ni importante: Enviar el último informe de pruebas a todas las partes interesadas fuera del equipo del proyecto.

Si hay algo en el recuadro I (Importante y urgente), hazlo en primer lugar.

Las tareas importantes pero no urgentes (recuadro II) deben programarse para más tarde, pero no olvides que si no te pones con ellas pronto es posible que se trasladen al recuadro I.

Las tareas urgentes, pero no importantes (recuadro III) deben delegarse. Busca a alguien en el equipo del proyecto que tenga más capacidad que tú para encargarse de estas tareas.

Las tareas del recuadro IV deben revisarse para comprender su objetivo. Si nadie lee el informe, ¿por qué se está dedicando tiempo a elaborarlo y enviarlo? Es posible que sea importante para alguien, pero eso no lo sabías. En cuyo caso, pasará a la casilla II. De lo contrario, ¡deja esa tarea!

Es muy importante mantener una lista de tareas actualizada de todo lo que debes hacer, incluidos los plazos y las prioridades. De esta manera, no te olvidarás de nada y, si es necesario mover algo, en seguida podrás ver qué elementos tienen la prioridad más baja.

Medida 3: Comunícate constantemente

Es importante que te comuniques con tu jefe, tus partes interesadas y tus equipos de proyecto acerca de tu carga de trabajo, a fin de gestionar las expectativas y obtener ayuda si te estás encargando de demasiadas cosas. Si nadie es consciente de todo de lo que te estás encargando, no podrán ayudarte y, si de repente no cumples con una fecha límite, no te comprenderán. O peor aún, ¡podrían encargarte otro proyecto más!

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