Comment gérer plusieurs projets

Comment gérer plusieurs projets

Chaque secteur, entreprise et bureau de gestion de projets a un point de vue différent sur le nombre de projets qu’un chef de projet peut gérer. Ce nombre dépend souvent de la taille, de la complexité et de l’importance des projets, ainsi que des capacités de chaque chef de projet. Cependant, les chefs de projet qui ne gèrent qu’un seul projet à la fois deviennent de plus en plus rares. En tant que chef de projet, vous pouvez être amené à jongler entre 3 et 8 projets en même temps. Certains prétendent même gérer jusqu’à 25 projets simultanément ! Pour gérer correctement plusieurs projets, il faut disposer de compétences et d’outils supplémentaires par rapport à ceux nécessaires pour gérer un seul projet à la fois. Même si vos projets sont très différents, il existe au moins une ressource commune à chacun et qu’il faut gérer pour éviter les conflits : vous !

3 étapes pour gérer plusieurs projets

Il y a 3 étapes de base pour gérer correctement plusieurs projets :

1. Intégrer les plans et plannings en un.
2. Établir un ordre de priorité au sein de votre charge de travail.
3. Communiquer.

Étape 1 : Intégrer les plans et plannings en un

La clé d’une bonne gestion de plusieurs projets consiste à être aussi proactif que possible. Pour ce faire, vous devez intégrer tous vos plans en une vision d’ensemble. Par exemple, si vous avez deux plannings différents, il est difficile d’identifier les moments où vous devez être à deux endroits différents en même temps. La plupart des outils informatiques de planification permettent de combiner les plannings ou de les afficher en même temps afin d’identifier les potentiels conflits. Vous pouvez ainsi identifier des éventuels problèmes en avance et replanifier si possible. Idéalement, il vous faut éviter que deux projets atteignent un jalon majeur en même temps. C’est particulièrement important si ces jalons nécessitent beaucoup d’interventions de votre part, comme le lancement d’un projet par exemple.

Étape 2 : Prioriser et déléguer

Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. En tant que nouveau chef de projet, peut-être qu’un seul projet vous a été confié, pour faciliter votre montée en compétences. Mais au fur et à mesure que votre expérience professionnelle évolue, vous devez gérer simultanément 2, 3 projets, voire davantage, et vous n'avez plus le temps de faire tout ce que vous faisiez avec un seul projet. Vous devez alors réfléchir sérieusement à la situation et déterminer ce que vous pouvez déléguer. Il existe une méthode de priorisation des tâches qui facilite la détermination de ce que vous devez faire en fonction de 4 facteurs : important, pas important, urgent, pas urgent.

Créez une liste de toutes vos tâches, puis sélectionnez parmi les 4 cases celle à laquelle chaque tâche appartient. Voici un exemple de chaque catégorie :

1. Important et urgent : Organiser une réunion de lancement pour votre nouveau projet
2. Important, mais non urgent : Rédiger un rapport d’avancement
3. Urgent, mais pas important : Rassurer votre client sur le fait que le projet est dans les temps
4. Non urgent et non important : Envoyer le dernier rapport de test à toutes les parties prenantes en dehors de l’équipe projet

Réalisez en premier les tâches qui se trouvent dans la case I (important et urgent).

Laissez pour plus tard les tâches importantes mais non urgentes (case II), tout en étant conscient que si celles-ci ne sont pas réalisées bientôt elles pourraient passer dans la case I.

Les tâches urgentes mais non importantes (case III) doivent être déléguées. Trouvez un autre membre de l’équipe du projet qui peut s’occuper de ces tâches.

Les tâches de la case IV doivent être passées en revue afin de déterminer leur raison d’être. Si personne ne lit le rapport, pourquoi passer du temps à le créer et le diffuser ? Il est possible que ce rapport soit important pour quelqu’un, sans que vous le sachiez. Dans ce cas, la tâche passe en case II. Autrement, supprimez cette tâche !

Il est important de mettre à jour la liste des tâches avec les échéances et les priorités. Ainsi, rien n’est oublié et si une tâche doit être déplacée, vous pouvez rapidement identifier les éléments les moins prioritaires.

Étape 3 : Communiquer constamment

La communication avec votre responsable, vos parties prenantes et vos équipes de projet au sujet de la charge de travail est essentielle, afin de gérer les attentes et obtenir de l’aide si vous avez trop de choses à faire. Si personne ne se rend compte de votre charge de travail, personne ne peut vous aider et être compréhensif si vous manquez une échéance. Et même pire, vous pourriez recevoir encore plus de travail !