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Comment gérer plusieurs projets

Chaque secteur, entreprise et bureau de gestion de projets a un point de vue différent sur le nombre de projets qu’un chef de projet peut gérer. Ce nombre dépend souvent de la taille, de la complexité et de l’importance des projets, ainsi que des capacités de chaque chef de projet. Cependant, les chefs de projet qui ne gèrent qu’un seul projet à la fois deviennent de plus en plus rares. En tant que chef de projet, vous pouvez être amené à jongler entre 3 et 8 projets en même temps. Certains prétendent même gérer jusqu’à 25 projets simultanément ! Pour gérer correctement plusieurs projets, il faut disposer de compétences et d’outils supplémentaires par rapport à ceux nécessaires pour gérer un seul projet à la fois. Même si vos projets sont très différents, il existe au moins une ressource commune à chacun et qu’il faut gérer pour éviter les conflits : vous !

3 étapes pour gérer plusieurs projets

Il y a 3 étapes de base pour gérer correctement plusieurs projets :

  1. Intégrer les plans et plannings en un.
  2. Établir un ordre de priorité au sein de votre charge de travail.
  3. Communiquer.

Étape 1 : Intégrer les plans et plannings en un

La clé d’une bonne gestion de plusieurs projets consiste à être aussi proactif que possible. Pour ce faire, vous devez intégrer tous vos plans en une vision d’ensemble. Par exemple, si vous avez deux plannings différents, il est difficile d’identifier les moments où vous devez être à deux endroits différents en même temps. La plupart des outils informatiques de planification permettent de combiner les plannings ou de les afficher en même temps afin d’identifier les potentiels conflits. Vous pouvez ainsi identifier des éventuels problèmes en avance et replanifier si possible. Idéalement, il vous faut éviter que deux projets atteignent un jalon majeur en même temps. C’est particulièrement important si ces jalons nécessitent beaucoup d’interventions de votre part, comme le lancement d’un projet par exemple.

Étape 2 : Prioriser et déléguer

Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. En tant que nouveau chef de projet, peut-être qu’un seul projet vous a été confié, pour faciliter votre montée en compétences. Mais au fur et à mesure que votre expérience professionnelle évolue, vous devez gérer simultanément 2, 3 projets, voire davantage, et vous n'avez plus le temps de faire tout ce que vous faisiez avec un seul projet. Vous devez alors réfléchir sérieusement à la situation et déterminer ce que vous pouvez déléguer. Il existe une méthode de priorisation des tâches qui facilite la détermination de ce que vous devez faire en fonction de 4 facteurs : important, pas important, urgent, pas urgent.

Créez une liste de toutes vos tâches, puis sélectionnez parmi les 4 cases celle à laquelle chaque tâche appartient. Voici un exemple de chaque catégorie :

  1. Important et urgent : Organiser une réunion de lancement pour votre nouveau projet
  2. Important, mais non urgent : Rédiger un rapport d’avancement
  3. Urgent, mais pas important : Rassurer votre client sur le fait que le projet est dans les temps
  4. Non urgent et non important : Envoyer le dernier rapport de test à toutes les parties prenantes en dehors de l’équipe projet

Réalisez en premier les tâches qui se trouvent dans la case I (important et urgent).

Laissez pour plus tard les tâches importantes mais non urgentes (case II), tout en étant conscient que si celles-ci ne sont pas réalisées bientôt elles pourraient passer dans la case I.

Les tâches urgentes mais non importantes (case III) doivent être déléguées. Trouvez un autre membre de l’équipe du projet qui peut s’occuper de ces tâches.

Les tâches de la case IV doivent être passées en revue afin de déterminer leur raison d’être. Si personne ne lit le rapport, pourquoi passer du temps à le créer et le diffuser ? Il est possible que ce rapport soit important pour quelqu’un, sans que vous le sachiez. Dans ce cas, la tâche passe en case II. Autrement, supprimez cette tâche !

Il est important de mettre à jour la liste des tâches avec les échéances et les priorités. Ainsi, rien n’est oublié et si une tâche doit être déplacée, vous pouvez rapidement identifier les éléments les moins prioritaires.

Étape 3 : Communiquer constamment

La communication avec votre responsable, vos parties prenantes et vos équipes de projet au sujet de la charge de travail est essentielle, afin de gérer les attentes et obtenir de l’aide si vous avez trop de choses à faire. Si personne ne se rend compte de votre charge de travail, personne ne peut vous aider et être compréhensif si vous manquez une échéance. Et même pire, vous pourriez recevoir encore plus de travail !

Pour aller plus loin


How many projects is too many?

Different industries, companies and project management offices (PMOs) have different views on how many projects a project manager can handle. Often the number will depend on the size, complexity, and significance of the projects, as well as the capability of the individual manager. However, it’s becoming less common for project managers to only have one project at a time.

As a project manager, you may find yourself juggling three to eight projects at once. Successfully managing multiple projects requires additional skills and tools beyond what is normally required for managing a single project. Choosing the right software and tools for managing multiple projects can help PMs avoid chaos, manage resources, communicate with stakeholders, and create a single source of truth — leading to more effective project management across the board. Even if your projects are very different, the right tools can transform and streamline your workflows, making it easier to manage multiple projects at once.

article de blog

Erreurs en gestion de projets multiples, Logiciel & Technologie 3&4/5

Top tips for managing multiple projects

Wondering how to manage multiple projects simultaneously without dropping the ball on any of them? It’s easier said than done, but these tips for managing multiple projects will help you prioritize, plan smarter, and switch gears effectively when needed. 

Step 1: Create an integrated plan and schedule

The key to managing multiple projects is to be as proactive as possible. To do this, you need to plan in an integrated way. For example, if you have two separate project schedules, it becomes difficult to pinpoint when you’re expected to be in two places at once. Most scheduling software tools allow you to combine schedules or view them together for conflicts. This will enable you to pinpoint potential issues in advance and try to reschedule what you can. Ideally, you don’t want any two projects hitting a huge milestone simultaneously — particularly if it will require a lot of management oversight, such as a product launch.


Step 2: Prioritize and delegate

As a new project manager, you may start with one project at a time as you get your bearings. But as you increase your work experience and are given more to do, time management can become more difficult. You’ll need to take a look at everything you’re doing and determine what you can let go of, what needs your immediate attention, and what you can delegate to other team members. Try a four-square method of task prioritization to determine what to do based on four factors: important, not important, urgent, and not urgent.

Get started by creating a list of all your tasks and then choosing which of the four squares they belong in. Here’s an example of something that might belong in each square:

  • Important & Urgent: Having a kick-off meeting for your new project to get started
  • Important, but Not Urgent: Writing a project management report
  • Urgent, but Not Important: Reassuring your customer the project is on schedule
  • Not Urgent & Not Important: Sending the latest testing report to all the stakeholders outside of the project team

If something is Important & Urgent (box I), do it first.

Important but Not Urgent (box II) tasks should be scheduled for later, but be aware that if you don’t get to them soon, they have a way of moving into box I.

Urgent, but Not Important (box III) tasks should be delegated. Try to find someone else on the project team who has more capacity than you to take care of these tasks.

Not Urgent & Not Important (box IV) tasks should be reviewed to understand why they're being done at all. If no one reads the report, why is time spent creating it and sending it out? It may be important to someone you were unaware of — in which case, it will move to box II. Otherwise, stop doing the task.

Keep track of everything you’re required to do, including deadlines and priorities. This way, nothing will be forgotten, and if something needs to be moved, you can quickly see which items are the lowest priority.


Step 3: Communicate constantly

It’s important to communicate with your manager, your stakeholders, and your project teams about your workload. This will help manage expectations and empower you to ask for additional support if you have too much on your plate.


Step 4: Use techniques that improve task and time management

When managing multiple projects, it’s not uncommon for project managers to feel like there aren’t enough hours in a day to tackle crucial project activities. 

Try techniques like time blocking and task batching to improve focus and manage similar tasks across projects. For example, you may have multiple projects that require you to prepare weekly status reports. Instead of writing them sporadically during the week, choose a day and block of time to complete all of them. This reduces context switching and ensures this critical task is completed for all your projects — not just the ones you find time for.

Step 5: Create a single source of truth for project work

When your project information is buried across multiple spreadsheets and dispersed on different platforms, that can make it hard to manage multiple projects. It can also lead to silos and double work. A project management solution like Wrike is a great tool for managing multiple projects because it creates a hub for documentation, feedback, and communication. This gives teams clarity on their deliverables, due dates, and stakeholder expectations.


Step 6: Adapt and continuously optimize your project plans

As cliche as it sounds, learning from wins, losses, and setbacks should inform your project management approach. For example, if a vendor slated to work across all your active projects makes a critical error that negatively impacts your budgets and timelines, adapting your project plan may involve replacing that vendor for the other projects. It might be inconvenient, but sticking to a rigid plan without seeing the bigger picture could mean more errors and setbacks going forward.

How to manage multiple projects with Wrike

Wrike is the best software for managing multiple projects. Wrike calms the chaos by giving project managers the tools they need to manage resources, centralize documentation, and develop custom workflows that reflect how they move through each project. Here’s how to manage multiple projects using Wrike.  

  • Save time searching for status updates. Wrike Dashboards and color-coded custom workflows tell you exactly what you need to know at a glance. Track tasks across multiple projects without breaking a sweat.

  • Use Wrike Spaces to build a project control center. View projects in one place and invite team members and stakeholders to collaborate in one easily accessible project area.

  • Use Wrike Gantt Charts to visualize and manage project timelines and dependencies. When things get complicated, Gantt charts can help you see the finish line and the tasks along the way.

  • Track individual team workloads with resource management and Dashboards. The resource information and updates you need are right at your fingertips. Monitor task status, see who is working on what, and quickly view team capacity.

Managing multiple projects is possible with the right tools. Choose Wrike and see why our features are specifically designed to eliminate roadblocks and address collaboration challenges.