2022年に予想されるプロジェクト管理の6つのトレンド
今年、プロジェクト管理は大きく変化します。 世界では、実際の出来事や文化的なイベントが、業界におけるプロジェクト管理の新しいトレンドを形成しています。 今年は、プロジェクト管理全体の概念が変わってしまうかもしれません。 このトレンドを知っておくために、最も注目すべき変化と、近い将来に予想される変化についてご紹介します。 プロジェクト管理における最新のトレンドとは？ 誰もがプロジェクト管理の将来的なトレンドを知りたいと思っています。最新の業界の情報は、その先何か月も、プロジェクト管理チームに確実に影響を与えるからです。 様々な働き方をするチーム間でコミュニケーションを高める パンデミックの渦中においても、その後においても、モチベーションを保つためには効果的なコミュニケーションスキルが必要です。 つまりリモートで作業するための「必要なツール」と「専門知識」が求められています。 現在のプロジェクトマネージャーは、リモートワークにおける課題に対処するために、システムをどのように活用するかを知らなければなりません。 より良いコミュニケーションは生産性を高めるだけでなく、パンデミック後の職場におけるメンタルヘルスも改善してくれます。 ハイブリッド＆リモートワークの効率を最大限に高める 世界規模のパンデミックがピークを過ぎたとしても、ハイブリッドな働き方のモデルは、今後も主流であり続けるでしょう。 従業員どうしが対面でやりとりすることには多くのメリットがありますが、 このようなやりとりには、それを適切に管理するための新しいテクノロジーと方針が必要になります。 戦略を成果と結びつける手段としてアジャイルを導入する 2022年、企業は自社のチームを、アジャイルで「変化にすぐに対応できる」ようにしておく必要があります。 チームには、汎用的だけれどもカスタマイズできないフレームワークではなく、自分たちのニーズに合った戦略的なフレームワークを選ぶための知識と経験が必要です。 ここ数年、プロジェクト管理のプロセスを改善するためにアジャイルメソッドを導入する企業が増えてきました。 私たちは、今後数年にわたりこのメソッドの導入が増えていくと予想しています。 プロジェクト管理における今後のトレンドの予想 Wrikeでは、今までの経験と調査に基づいて、「プロジェクト管理において注目すべき今後のトレンド」を以下のように考えています。 これらのトレンドについて深く掘り下げ、今年の目標について、そして数か月間の業界の予測について、さらに理解を深めましょう。 1. 完全なリモートプロジェクトチーム コロナウィルスの大流行に端を発して、多くの組織は在宅勤務の方針について改めて考えるようになりました。 結果として、アメリカの多くの労働者は完全な在宅勤務、または部分的な在宅勤務に移行しました。 これは、プロジェクト管理が従来のオフィスだけに制限されなくなったことを意味します。 仕事によっては、チームのメンバーが一堂に会して行った方が効率がよいものがあります。 たとえば、チームビルディング演習は対面で行った方が時間がかかりません。 一方で様々な課題はありますが、リモートワークには、従業員が世界中のどこからでも仕事をすることが可能になるなど、 組織が優れた人材を引き付け、保持する上で役立つ数々のメリットがあります。 また、フルタイムで働く従業員は、様々な場所に分散したグローバルなチームのメンバーとして仕事をすることが増え、オンラインのソフトウェアやアプリを使用してコミュニケーションや連携を行うようになっています。 このような状況で、テクノロジーは大きな役割を担っています。 ミーティングはZoomで行われ、タスクはプロジェクト管理ツールで追跡され、スケジュールはすべてオンラインで作成されてチームメンバーに配布されています。 リモートワークは今後も増え続けると思われるため、プロジェクトマネージャーは、あつれきを減らして仕事の効率を高める方法を考える必要があります。 そこで問題になるのは「フリーランサーやリモートワーカーを導入すればプロジェクトは改善できるか？」ということです。 この問いに対する答えが「Yes」なら、テクノロジーの複雑さを理由に導入を躊躇する必要がありません。適切なテクノロジーがサポートしてくれます。 2. プロジェクト管理ツールの重要性が高まる プロジェクト管理は従来、目標を実現し、リスクを管理するためのツールでした。 しかしここ数年、その範囲は拡大し、様々なアクティビティや取り組みもプロジェクト管理の対象となっています。 組織は、プロジェクト管理ツールを使用して戦略を実行するだけでなく、その戦略に関連したポートフォリオや様々なタスクも管理することができます。 これにより、詳細な情報に基づいた決定を行い、より多くの 価値を提供したうえで、組織の重要な目標に対する進捗を改善することができます。 プロジェクト管理ツールの利用に影響を与える社外のトレンドもあります。 人工知能や機械学習の台頭によって世界が変化するにつれて、膨大なデータを収集し、分析する必要性が生じ、プロジェクト管理はその影響を受けるようになります。 具体的にこれらのトレンドがどのように展開していくのか予測するのは難しいですが、大半の専門家は、このトレンドは避けられないものであると予想しています。 3. コラボレーションの強化に注力する 2022年の末には、プロジェクト管理の真のデジタル変革が完了するはずです。 ここで言う「真のデジタル変革」とは、オンラインツールを使用して、複雑なメールのやりとりだけでなく、チーム間のコラボレーションや調整を行うことを意味しています。 リモートワーク、ハイブリッドワーク、フレキシブルワークという選択肢が新たに増えたため、従業員は場所を問わずに働くことが可能になり、企業は従業員からより質の高い成果を得ることができます。 チームが地理的に分散しているメリットはありますが、このようなチームで従業員のコラボレーションを高めるのは容易ではありません。 この問題を解決するために、多くの企業がオンラインのプロジェクト管理ツールを導入し始めました。 たとえば、リモートの従業員が社内の従業員と顔を合わせてコミュニケーションするために、マルチメディア対応の会議を利用しているチームもあります。 また、Wrikeのようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、アクティブなすべての取り組みを対象に計画、スケジュールを行い、その進捗を監視しているチームもあります。 今年、どのようなツールを使用するとしても、明らかなことがあります。それは、「今後もグローバルなパンデミックに対応していく中で、地理的に分散している他のメンバーと適切にコミュニケーションを取る方法を知ることが、極めて重要であり続ける」ということです。 4. 様々なタイプのソフトスキルを理解する 一般的にプロジェクトマネージャーは、自身の役割を適切に遂行するために、様々な運用エリアにおける一定レベルの専門知識が必要です。 ただし、ソフトスキルを適切に組み合わせることができないと、チームのメンバーを効率よく管理したり、最適な結果を得たりできない可能性があります。 何よりも、目標を明確に伝え、すべての関係者とうまくコミュニケーションをとれることが非常に重要です。 そのため、プロジェクトの成功には、共感力、意思決定、リーダーシップといったソフトスキルが必要不可欠です。 行動の模範となるにしても、職場文化の方向性を決めるうえでも、チーム全体のパフォーマンスの改善には、このような能力を持ったプロジェクトマネージャーが重要な役割を担っています。 なぜなら、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが完了するまで、一日の終わりにチームメンバー間の「協働」のレベルを判断することになるからです。 どうすれば一歩先を行き、自身のソフトスキルを向上できるでしょうか？ ここでは、実践するためのヒントをいくつかご紹介します。 他の人が考えていること、感じていることを憶測で決めつけない。 ディスカッションを奨励し、プロジェクトで重要な事柄は必ず文書で伝える。 従業員が自分らしくあること、プロジェクトの計画に貢献し、個性を表現することを奨励する。 仕事以外にも、従業員の生活について質問し、個々のメンバーとのつながりを深める。 自分のためにも他の従業員のためにも適切な謝罪のしかたや言い争いを解決する方法を学ぶ。 フィードバックを受け入れる。 そうすれば、常に学び、向上できる。 5. 身体的・精神的なストレスを回避することにポイントをおく 2022年には、従業員の定着よりも従業員の能力開発が課題になり、新しいチームメンバーは、最適化されたトレーニングプログラムを受けて早く慣れ、委託された作業をすぐに行うことが求められると予測されます。 身体的、精神的なストレスを回避することは、従業員の幸せと健康を維持し、チームメンバーとして仕事を続けてもらうための重要な要素になります。 お気付きでないかもしれませんが、チーム全体がスムーズに仕事を進められるようにする方法はたくさんあります。 その方法についてご紹介します。 目標と期限を決めて、「期待するもの」を明確にする そうすれば、チームメンバーは自身の得意なものに注力することができます。 また、同じ作業やプロセスを誤って繰り返してしまう、ということがなくなります。 スケジュールに柔軟性を持たせる 誰でも、時間的にもっと柔軟に働きたいと考えています。 このため、チームメンバーが頻繁に監視されずに働けることが重要になります。 仕事は決められた期限が守られて初めて完了できます。 問題が発生した場合は、それに対処し、関係者がもっと楽に作業できるように注力します。 また、従業員が仕事をする場所についても、より自由に選べるようにして、 1週間または1ヶ月に最低1日は、在宅勤務の日にします。 さらに、地方に住んでいたり、完全に在宅勤務になっている従業員に対しても、必要になったときにはオフィスに出社して仕事ができるようにデスクを用意しておきます。 職場文化に「フィットネス」を導入する スタッフメンバーがエクササイズをする時間を確保できるようにします。 具体的には、オンサイトのヨガクラスやウォーキングミーティング、毎朝グループでストレッチをするといった小規模のアクティビティを通じて、スタッフをサポートします。 叱るより褒める 優れたマネージャーは、チームメンバーの努力を認めて、 良い仕事をしたときには個人的に褒めたり、その成果について週次のミーティングで簡単に公表します。 その頑張りをささやかながらも認めれば、プロジェクトに対する今までの感じ方が大きく変わることがあります。 6. アジャイルな手法に今後も注目が集まる アジャイル開発とは、開発者がこれまでのタスクやプロセスをどう管理すべきかを知らなくてもプロジェクトを迅速に開始できるようにするための原理です。 アジャイルな手法を利用すると、チームはプロジェクトを複数のステージに分割し、作業をシームレスに管理することが簡単にできるようになります。 また、プロジェクトの関係者とより効果的にコラボレーションすることができます。 リモートワークの柔軟性があらためて重要視され、コラボレーションするための方法がますます注目を集めている今や、アジャイルは必要不可欠であり、適応性が高いだけでなく、完全にカスタマイズが可能な手法です。 2022年、Wrikeはプロジェクト管理にどのように貢献するか Wrikeは、新しいプロジェクト管理のトレンドを先取りするために必要なあらゆるサポートを備えた、将来の働き方へとチームを導くためのプロジェクト管理ツールです。 このツールにより、複雑なプロジェクトフェーズの管理、チーム間や部門間のコミュニケーション、シームレスなコラボレーションが実現できます。 複雑なプロジェクトフェーズの管理 複雑なプロジェクトに対しては、「期待されるもの」と「予算」を確実に実現するための段階的なアプローチが必要です。 また、プロジェクトの成功を左右する可能性のある様々な依存関係を特定し、理解するためのチームの取り組みも必要です。 Wrikeの「多くのフェーズを含む複雑なプロジェクト」のテンプレートは、大規模で複雑なプロジェクトの管理をシンプルにします。 このテンプレートには、様々なフェーズやタスクがあらかじめ定義されており、プロジェクトのチャートビューで参照することができます。 チーム間や部門間のコミュニケーション プロジェクト（特にハイブリットチームやリモートチームが関係しているプロジェクト）が成功するためには、コミュニケーションが不可欠です。 円滑にコミュニケーションするためのプランがなければ、チーム間や部門間で誤解を生じやすくなります。 このテンプレートは、チームや関係者とコミュニケーションするための一貫した手順を作成するのに役に立ちます。 プロジェクトのスケジュールを作成し、関係者が各自、必要な最新情報をすべて追跡することも可能です。 関係者全員でのコラボレーション リモートワークをする人が増えていることをうけて、効果的なコラボレーションツールの必要性は今まで以上に高まっています。 Wrikeを導入すれば、チームは場所を問わずシームレスに仕事をすることができます。 Wrikeを使用して、安全で系統化されたデジタルな作業スペースをクラウド上に作成しましょう。 Wrikeのプロジェクト管理プラットフォームは、ファイルや詳細情報を、個別に設定した権限を使用して安全に保存するのに最適です。 Wrikeのカスタムフィールドリクエストフォームやツールを使用して、他のメンバーとさらに効率よく作業することができます。 これらのツールにより、メールのやりとりが減る、リアルタイムで提案を行う、といったことも可能になります。 Wrikeの2週間の無料トライアルで、2022年のプロジェクト管理をスタートさせましょう。
Wrike をより使いやすくするために年末から年度末にかけてチームでやっておきたい 12 個のこと
2021 年や新年度も Wrike をさらに便利に利用していくために、Wrike Japan のメンバー内で集まった 12個のアイディアを紹介します。 チームで行う効率アップのためにお勧めのアイディア集としてぜひご活用ください。 目次 チームのフィードバックで改善を加速するアイディア４選 リクエストフォームにのせられそうな業務依頼・問い合わせなどを募集する テンプレート化できるタスク・プロジェクトを募集する 今年はよくこのかたちでテーブルを見ていた：カスタムビューとして登録するビューを募集する チームの作業スペースのブックマークに追加したい参照頻度の高いページを募集する 「1年間ありがとう」を表彰するアイディア２選 Wrike や Zoom などのクラウドツールの設定や使い方で助けてもらった人に「縁の下の力持ちで賞」を送る 果たして３冠王はいるのか：今年の最多タスク登録者・コメント者・メンション者を祝う 今の時期にぴったりの新機能２選 忙しいこの時期だからこそ AI にどのタスクから手を付けるかを委ねてみる 心機一転、Wrike の新しい UI を使い始めてみる 自動化と他システム連携の２大機能を使いこなす 自動化機能を活用した時短アイディアのコンペを開催する サードパーティ製品との連携で Wrike をもっと便利にする Wrike でも行いたい年末・年度末の大掃除やプチお片付け２選 「私のやること」を見てタスクの大掃除 完了したプロジェクトやタスクをアーカイブ化 ご紹介：Wrike の使い方が分かる参考ページ チームのフィードバックで改善を加速するアイディア４選 リクエストフォームにのせられそうな業務依頼・問い合わせなどを募集する メールやチャット、口頭でなどさまざまなかたちで行われる業務依頼・申請・問い合わせのリクエストフォームへの集約は、Wrike を利用した生産性向上の一番の近道です。 フォームに沿って必要事項を入力していくだけでなので、依頼者や申請者側の負担が軽減されるだけでなく、依頼・申請時点で必要な情報が抜け漏れなく集まるので、その後の手戻りも削減することができます。 １年を振り返ってみて、繰り返し発生していた業務や依頼、申請、問い合わせなどをチームメンバーに挙げてもらうことで、リクエストフォームによる時短・効率化効果をさらに広げることができます（このアイディア募集自体にもリクエストフォームを活用できます）。 また、Web サイトにフォームを設定してのお客様対応への活用や、日報・議事録の提出への活用などの日本での導入事例を紹介した12分ほどの動画もございますので、こちらもぜひご活用ください。 テンプレート化できるタスク・プロジェクトを募集する 業務の標準化というと堅苦しく聞こえますが、「何度も使い回せる内容」を見つけることは効率アップの最初の一歩です。 まずは定例の打ち合わせのように、繰り返し発生するタスクのレベルで、使い回せる内容をテンプレートにしてみましょう。 テンプレート用のフォルダーをチームで共有して、そこにあるタスクやプロジェクトを複製することもできますが、Business プラン以上をお使いのお客様にはブループリント機能の利用をぜひお試しいただければと思います。 また、多数のプロジェクトを実行するチームでは、うまく行ったプロジェクトをチーム全体の雛形にすれば、ベストプラクティスの共有を Wrike というツールを通して実現できます。 今年はよくこのかたちでテーブルを見ていた：カスタムビューとして登録するビューを募集する 2020 年の Wrike の大きな進化の一つが、ビュー周りのフィルタリング設定を保存したり、カスタムビューとしてチーム内で共有できるようになったことです。 テーブルビュー（いわゆるスプレッドシート表示）やガントチャートではフィルタリング条件を細かく指定した上で、その内容をフィルタ設定として保存し、いつでも簡単に適用できます。 また、カスタムビュー機能ではさらに一歩進んで、テーブルビューなどの見え方を細かく調節・固定した上で「マネージャー用」などの名前を付けて保存でき、チームが正確に同じ情報にアクセスできるようになります。 以下の動画では、Wrike の新しい UI の解説とともに、カスタムビューの使い方についても分かりやすく解説していますのでぜひ参考にしてみてください（14分45秒頃からカスタムビューの解説に入ります）。 チームの作業スペースのブックマークに追加したい参照頻度の高いページを募集する 作業スペースに任意のページへのリンクを追加できるブックマーク機能が、複数のリンクを「データ分析」用などのセクションにまとめられる機能強化によりさらに便利になっています。 チームメンバーが定期的に確認する必要のある情報ページなどはブックマークにまとめることで、Wrikw を中心とした業務遂行がよりスムーズに行えます。 「1年間ありがとう」を表彰するアイディア２選 Wrike や Zoom などのクラウドツールの設定や使い方で助けてもらった人に「縁の下の力持ちで賞」を送る テレワークの導入や、さまざまなクラウドツールの導入・定着化をチームで推し進めなければいけなかった 2020 年。 先頭に立ってツール導入を進めた IT 部門の担当者の方以外にも、各部門内での小さなツール利用の疑問やネットワーク設定などの疑問に答えたり、情報整理・共有を率先して進めてくださった影のキープレーヤーの方達がいらっしゃったのではないでしょうか？ 年末・年度末の社内表彰などの機会に、「テレワーク移行の影の MVP」や「縁の下の力持ちで賞」のような賞を作って、チームからの感謝を改めて伝えてみてはいかがでしょうか。 果たして３冠王はいるのか：今年の最多タスク登録者・コメント者・メンション者を祝う Wrike のカスタマーサクセスマネージャーからサポートを受けているアカウントの方は、定期的な打ち合わせの際などにご希望に応じて提供している Wrike の活用状況のデータなどを、個々のメンバーの Wrike 上での活動のアクティブさの指標としてもご利用いただけるのではないでしょうか？ 特に、導入１年目などに、率先して Wrike でタスクを作成したり、コメントや＠メンションなどのコミュニケーションを取っていた方をチーム会議などの場でお祝いするのは、チームの雰囲気を明るくしてくれるのではないかと思います。 今の時期にぴったりの新機能２選 忙しいこの時期だからこそ AI にどのタスクから手を付けるかを委ねてみる 師走から年度末にかけて、突発的で締切も短い重要タスクなども増え、Wrike で抜け漏れなくタスク管理できているとはいえ、もう一歩踏み込んだサポートが欲しいと感じられる方もいらっしゃるのではないでしょうか？ Wrike が 2019 年から非常に力を入れて開発を進めてきたのが機械学習を用いた AI によるさまざまな提案・業務支援の機能です。 プロジェクトに遅延する可能性があるなどのリスク予測に加えて、次に着手すべきタスクを AI が提案してくれる機能がベータ版機能として提供されています。 ご興味のある方は、Wrike Labs のページで「AI Recommended tasks（AI による推奨タスクの提案）」という機能で「Enable（有効化）」をクリックしてみてください。 心機一転、Wrike の新しい UI を使い始めてみる Wrike は、一つ一つのタスクにより集中し、業務を効率的に進められるように新しい製品体験の提供を開始しました。 年や年度の切り替わる時期だからこそ、新しい製品画面で Wrike を使い始めてみてはいかがでしょうか？ Wrike Japan のメンバーも、執筆者を含めて新しい UI での業務を開始しています。 先ほど掲載した以下の解説動画もぜひご参照ください。 自動化と他システム連携の２大機能を使いこなす 自動化機能を活用した時短アイディアのコンペを開催する 2020 年に、初めは Wrike Labs でのベータ版機能として提供が開始された自動化機能（オートメーションエンジン）が、Business プラン以上の方に公式リリースされています。 タスクやプロジェクトの進捗ステータスの変更などのさまざまなトリガーを使用して、タスクの移動などのアクションを自動化できる非常に便利な機能です。 指定可能やトリガーやアクションの種類も、どんどん拡張されています。 以下の解説動画も参考に、ぜひチーム内で自動化による時短アイディアのコンペやブレスト会議を開催してみてはいかがでしょうか？ サードパーティ製品との連携で Wrike をもっと便利にする 幅広い業界でのテレワークの本格導入に伴って、新しいツールの導入やシステム開発が必要に思えた機能が実は Wrike の機能やサードパーティ製品との連携で実現できたというフィードバックをいただくことが増えてきました。 Wrike Japan のセールスエンジニアが11月のオンラインイベント Wrike Virtual Tour Japan で行った講演では、まさに企業内の「情報の流れを整える」という観点で Wrike をどのように活用できるか、Wrike と他システムをどのように連携・統合できるかを紹介しています。 具体的な活用例だけでなく、「ハブ・アンド・スポーク型」と「バケツリレー型」の二つのデータ連携を Wrike が行えることなど、コンセプトレベルでの整理も盛り込んだ内容となっておりますので、ぜひこちらも参照していただければと思います。 二本立ての内容のうち、二本目の「Wrikeとエンタープライズシステムの統合」が直接的にサードパーティ製品との連携を扱っています。 Wrike でも行いたい年末・年度末の大掃除やプチお片付け２選 「私のやること」を見てタスクの大掃除 今年の ToDo は今年の内に。 一年をすっきりと終えて、新年・新年度に Wrike を開いたときには、何から手をつけていけばよいのか明確に分かるように、タスクのステータスも「完了」「キャンセル」「延期」などをきちんと割り当てておきましょう。 １時間から２時間ほどの整理の時間をしっかり取るだけで、スタートダッシュが大きく変わってきます。 完了したプロジェクトやタスクをアーカイブ化 Wrike を使い続けるほどに業務データが蓄積され、リクエストフォームや社内用のテンプレートなども整備されていくので、Wrike の使い勝手はどんどん向上していきます。 一つだけ気を付けたいのは、実施中のプロジェクトと過去のプロジェクトが混ざり合って混乱しないように、アーカイブ用のフォルダーを設けるなどして定期的に整理を行うことです。 また、今年は手動でアーカイブ作業を行ったとしても、記事内で紹介したオートメーションエンジンを活用し、ステータスの変更に合わせて自動的にアーカイブを行うような設定にも今後ぜひ挑戦していただければと思います。 ご紹介：Wrike の使い方が分かる参考ページ 最近公開された２つのページを紹介させていただきます。 一つ目は、11月に開催されたオンラインイベント Wrike Virtual Tour Japan の講演を1月31日までの期間限定で視聴できるオンデマンド配信ページです。このブログ記事内でも紹介した Wrike Japan のメンバーによる講演だけでなく、ユーザー企業の方に自社での Wrike 活用法をご紹介いただいた計５社によるユーザー講演、新機能を紹介した基調講演など見所満載となっています。特に、各業界での導入事例を紹介したユーザー講演には多くの反響を頂いておりますので、ぜひ公開期間中にご視聴いただければと思います。 二つ目は、冒頭で紹介したリクエストフォームの機能紹介のように、日本のお客様からよく頂く質問・リクエストに対して、5分から15分ほどの動画をまとめたチュートリアル動画ページです。日本のお客様に即した内容の動画を今後も提供していく予定ですので、ぜひともこちらのページもご活用いただければと思います。
IT 部門で活用できる Wrike のリクエストフォームの実例
日々多くのリクエストを受け取る IT 部門やヘルプデスクの担当者は、リクエストフォームを活用することで問い合わせ窓口を一つに集約できるだけでなく、依頼時の情報の抜け漏れを無くして依頼完了までの期間を短縮できます。 どのようなリクエストフォームを作成すればよいかのイメージを掴むためのサンプルとして、Wrike 社内で IT 部門へのリクエスト時に利用しているリクエストフォームを日本語化したサンプルを共有いたします。 IT 部門の業務効率の向上にぜひお役立てください。 リクエストフォームの例 上記のリクエストフォームに入力後に表示される Wrike のタスク
Wrike Collaborate 2021 で発表された新機能：コラボレーション・ワークマネジメント分野での新しいスタンダードへ
各企業が仕事のあり方の再定義を進める中で、デジタル変革（DX）がますます進んでいます。リモートワークへの強いニーズに対応しつつ事業の継続性も維持するために、新しいシステムを導入することが引き続き必要となっている一方で、燃え尽き症候群による「大量退職」などの問題が起きているという負の側面も見逃せません。 多くの組織は新しいテクノロジーツールを導入しさえすれば生産性とコラボレーションを維持できると考えていましたが、それはますます大きくなる問題に対する一時的な解決策に過ぎなかったことが明らかになってきています。 チャットツール、ビデオ会議アプリケーション、さらに、過去に導入されたより硬直的なソリューションなどが、それぞれの使い分けなどの体系だった戦略抜きで利用されていることで、これらのシステムの狭間にこぼれていく仕事が大量に発生しています。仕事を整理して包括的に記録を残していくシステムがないことで、私たちが仕事の「ダークマター」と呼んでいる目に見えない負担が増加し、職場でのコミュニケーションも複雑になり、従業員の燃え尽き症候群にもつながっているのです。 次の調査結果を見てみましょう。 Citrix の調査によると、従業員は日常的に10種類以上のアプリケーションを使用しています。その結果、98%のビジネスリーダーが、自社の従業員がフラストレーションを抱えていることを認めています。 Wrike の調査によると、今年の労働力に関するリスクの上位 3 つは、エンゲージメントの欠如、従業員の燃え尽き症候群、生産性の問題でした。 デジタル変革が生み出す新たな複雑さにより、従業員がその業務能力を最大限に発揮することが難しくなっているといえます。 Wrike の最新の大型機能アップデートでは、まさにこうした職場の複雑さを軽減するとともに、従業員の働くことのエクスペリエンスを改善し、組織が今日のデジタル変革に乗り遅れないようにすることが目指されています。 Wrike は、従来のワークマネジメントプラットフォームにはなかった柔軟性、シンプルな操作性、セキュリティ、他ツールとの幅広い連携を備えており、組織のあらゆるレベル（個人、チーム、部門、会社全体）でのワークフローを無理なくサポートします。 このようにワークフローと業務プロセスを他ツールには見られないレベルで統合することで、組織全体が一体となって業務を推進できます。 ぜひ、Wrike の 6 つの新機能の活用をご検討ください。 2021 Collaborate でアナウンスされた 6 つの新機能 ワークモデル これまで Wrike ユーザーの方には「タスク」「プロジェクト」「フォルダー」という 3 種類の要素を入れ子構造に組織しながら、仕事を管理していただいていました。しかし、皆さんもお気づきのように、実際の仕事にはこの 3 つの要素に還元されないダイナミックさがあります。 Wrike は今回のアップデートで、プロジェクト、タスク、スプレッドシートという概念を越えて、皆様が行っている業務のワークフローの柔軟さに対応できる、唯一のワークマネジメントプラットフォームへと進化を遂げました。データベースでいうところの新しいレコードの種類を自在にカスタマイズして作成し、Wrikeの製品インターフェイスで「スプリント」、「キャンペーン」、「顧客」などの新しい作業項目を利用できるようになる機能が標準でサポートされるようになりました。またカスタマイズして作成したレコードの種類を入れ子構造で管理する機能ももサポートされており、たとえばアジャイル開発で使用される「スプリント」という単位を「エピック」の下に紐づけることなどができます。このため社内のあらゆるチームや部門で行っている業務の構造を、Wrike のワークモデルに完全に写し取ることが可能です。さらに重要なメリットは、従来なら、各部門ごとに専用の業務システムを開発しなければ実現できなかったこうしたカスタマイズが、Wrike というワンプラットフォームを使用して実現でき、部門のタコツボ化を防ぎながら、会社全体でより安価に導入できるようになったことです。 また、Wrike のブループリント機能やカスタムフィールド機能に詳しい方なら、今回のワークモデルという進化がこれまでの製品開発の延長線上にあることにお気付きになるでしょう。ブループリントやカスタムフィールドでは、あくまで「タスク」や「プロジェクト」という枠内でですが、カスタマイズした入力フィールドやワークフロー、自動化などを設定することができました。今回のワークモデルでは、より次世代のテンプレートとして、入力フィールドのレイアウトやフォーマット、動作などをすべてカスタマイズして自在に制御できます。 ワークモデルを利用すれば、チームの担当業務や規模にかかわらず、自分たちの行っている業務をワークモデルに写し取って、柔軟に仕事を進めることができるのです。 ワークモデルによって、アカウント全体で利用できるまたは特定のスペースに限定したテンプレート化された作業項目（新しいレコードの種類）を簡単に作成できます。 スペース管理者と権限を持つチームメンバーは、自身の所属部門に固有の仕事の進め方に合った作業項目を定義できます。また Wrike の管理者とオーナーは、複数のチームが使用できる汎用的な作業項目を準備できます。 作業項目のレイアウトなどを一度設定すれば、タスクなどと同じようにワンクリックで新規アイテムの作成が可能です。使い慣れた「大きい緑色の+ボタン」メニューから該当するワークモデルを選択するか、スペース内で右クリックして開けるコンテキスト作成メニューから作成したい作業項目を追加してください。 ゴールマネジメント 従業員ひとりひとりが、自分の仕事がチームや会社全体の目標にどのように関わって貢献しているかを理解したり、逆に経営陣が、会社の目標に沿って各従業員の仕事が進んでいるかどうかを把握したりすることが、かつてないほど困難になっています。 そもそも、リモートワークが主流になりつつある中で、経営幹部やチームの各メンバーが同僚の仕事から刺激を受けたりモチベーションを維持したりすることは、ますます難しくなっています。 また、仕事の成果を目に見えるかたちで記録したり指標として把握できなければ、今後の会社の戦略と、戦略実行のための具体的なプラン、そしてプラン実行のための個別業務を連携させることはより一層難しくなるでしょう。 さらに、リモートワークやハイブリッドワーク特有のコミュニケーションの難しさによって、輪をかけて、多くの従業員が会社の共通の目標を見失いつつあります。 Wrike のゴールマネジメントソリューションは、これらの問題すべてを解決するために開発されました。 ゴールマネジメントは、先ほど一つ目の新機能として紹介した「ワークモデル」機能を活用しており、目的、目標、主要な結果、成果物などの新たな種類の作業項目（レコードの種類）によって実現されます。 ゴールマネジメントにはユーザーが定義するフィールド、自動化、スケジュールが組み込まれており、組織や部門のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。 さらに、Wrike の柔軟な入れ子構造の設定とタグ付け機能を利用することで、アクティビティの進捗状況を追跡し、関連する目標達成度をプロジェクトベースまたはタスクベースの作業完了度と比較して測定できます。加えて Wrike のワークインテリジェンス機能は、AI と機械学習を活用して、目標の達成に関連するリスクを自動的に測定し、チームの作業が予定どおりに進むようにします。 Wrike の新しいゴールマネジメントソリューションは、日常業務から企業の戦略的目的にいたるまで、あらゆるメトリクスを関連付け、現在と将来の目標をリアルタイムに可視化して、組織全体が共通のビジョンの実現に一丸となって取り組めるようにしています。 また、ゴールマネジメントの付属機能である自動レポートとスマートリマインダーによる通知が、目標達成を後押しします。 さらに Wrike と他の目標測定ソリューションとを連携させることも可能で、連携先のサードパーティ製品から主要なデータポイントと指標データを Wrike 内に自動的に取り込むことができます。 明快かつリアルタイムなトップダウンとボトムアップ双方向のコミュニケーションにより、組織は共通のビジョンのもとに従業員を結集させ、確かな成功へとつなげることができます。 ワークフローエンジン Wrike はリリース当初から、リクエストフォーム、ブループリント、承認機能、オートメーションエンジン、ボットなどの自動化機能の開発に投資してきました。また、これまで大きくアピールしてきませんでしたが、Wrike のリクエストフォームなどを活用することで、ノーコード・ローコードで業務システム的な機能を実現することが可能でした。これらの機能は、Walmart や Siemens などの各部門での業務拡大と成長に貢献した実績があります。 今回の新機能により、Wrike での自動化をよりシンプルな方法で実現できるようになります。私たちはこれを「プロジェクト管理の民主化」に続く「ワークフローシステムの民主化」と捉えています。 ワークフローエンジンは Wrike の最新のノーコード・ローコード機能であり、ワークフローの流れを画面で確認しながら組み上げることができるビジュアルビルダーです。Wrike ユーザーはワークフローエンジンを利用することで、どのように複雑な業務プロセスでも、カスタマイズされたワークフローを簡単かつ迅速に構築し、複数部門にまたがる業務をスムーズに進めることができます。これは複雑で大規模なシナリオをシンプルなワークフローに落とし込めるソリューションですが、操作が容易であり、バックグラウンドで静かに実行されるため、エンドユーザーはこうしたワークフローの存在を強く意識することなく目の前の業務に集中できます。 Wrike のワークフローエンジンは、１つ目に紹介した「ワークモデル」機能と連携させることで大きな効果を発揮します。つまり、作成した特定のワークモデルを対象に自動化ルールを設定することで、ワークモデルの一部として自動化ルールを紐付け、該当するワークモデルでの作業をすべて指定したルールに準拠して進行させることができます。 このように、ワークフローエンジンとワークモデルを組み合わせることで、特定のワークフローを用いた高度なトリガーを使用し、この指定したルールに基づく作業進行を組織全体で徹底できます。 またワークフローエンジンには、ワークフローを Wrike 以外でも利用できるというメリットがあります。 例えば、会社の従業員ポータルで作業を開始し、ワークフローエンジン経由で Wrike に接続できます。 またワークフローエンジンでは、条件やトリガーによる単なる「if this then that」（IFTTT）式のフローだけではなく、いくつものレベルで掘り下げられた高度な作業ルーチンメカニズムを実装できます。 さらに、ワークフローエンジンを使用すれば、Wrike とサードパーティシステム（人事記録や IT システムなど）の間の情報フローを双方向に接続できるため、ユーザーが手作業で繰り返しデータ更新を行う必要がなくなります。 データをいずれかのシステムに入力すれば、ワークフローエンジンと Wrike の間で自動的にデータが双方向で同期されるのです。 Wrike for Service Teams 広報・ブランディングや人事、IT 部門などのサービスベースで働くチームは、一般的に部門の垣根を超えて他部門と連携しながら仕事を進める必要があり、その時々に受け取る社内リクエストや突発的な短期プロジェクト、場合によっては事業推進上きわめて重要な戦略的イニシアティブなどへの対応が求められます。 ただし、こうした部門間の共同作業では、利用しているツールが異なっていたりデータ連携が取れていないなどの理由で、手作業が増えて効率が低下したり、操作ミスが発生したりすることがよくあります。 一方、サービスチームにリクエストを投げる側の立場から見ても、従来のサービスリクエストツールは使いにくいため、普段は利用していないツールを「わざわざ利用する」ことになってしまいます。 今回の Wrike の進化により、従業員はサービスリクエストの専用ツールを利用する代わりに、普段から日常業務で利用している Wrike を使って人事や IT 部門、広報などのサービスチームとやりとりすることが可能となり、ワークフローの連続性を確保しつつ、自身の業務に集中できるようになりました。 ぜひ、４つ目の大型アップデートとして Wrike for Service Teams をご紹介します。 Wrike for Service Teams を使用すれば、より簡単に幅広い用途で Wrike プラットフォームをご利用いただき、従業員全員の力を存分に発揮していただくことができます。サービスの依頼者と実行者が Wrike 上でリクエストを起票してその後のやり取りを行うことで、リクエストや IT 関連のインシデントと問題を Wrike というシングルプラットフォーム内の共通のユーザーエクスペリエンスとインターフェイスでやり取りできます。 こうすることで、さまざまな部門のメンバーが Wrike というシングルプラットフォームの中で、自分に関連するすべてのプロジェクトを全方位的に把握し、必要に応じた対応を行うことができます。 また、従業員は複数のツールの使用によるフラストレーションを感じることなく、快適に仕事を進めることができます。 Wrike と Citrix ShareFile の統合 私たちが社外のパートナー企業やフリーランスのメンバーなどと協力する機会はますます増えています。それに伴い、セキュリティ上の脅威が発生する可能性も増しています。 このため、セキュリティ上の規制が厳しい金融分野や公共機関、高度なセキュリティが求められる大企業で、どのようにセキュリティを確保しながら柔軟なコラボレーションを行うかという課題感が大きくなっています。 Wrike プラットフォームは、すでに400以上のクラウドアプリやオンプレミスアプリと連携でき、非常に優れた企業レベルのセキュリティを実現しています。 そして、このたび、電子署名機能なども備えた Citrix ShareFile との連携が新たに可能になりました。 ShareFile との統合は Wrike 独自の機能であり、Citrix との継続的な製品開発の一部としてもたらされました。セキュリティ性の高いファイル共有ツールとの連携は、他のワークマネジメントソリューションでは実現できない新たなメリットを Wrike にもたらしてくれます。 この新たな連携で、RFP や M&A などのさまざまな機密情報をなどを含む資料ファイル・コンテンツベースで進むワークフローを、Wrike の柔軟なワークマネジメントプラットフォームに取り込んで効率化することができるようになりました。 この機能により、すべてのレビュー、校正、承認、バージョン管理、最終版の公開などの作業を、直感的に操作できる一元化されたインターフェイス上で行うことができます。つまり ShareFile のユーザーは、ドキュメントに関する効率性と整合性を、すべて Wrike 内で維持できます。 また銀行・金融機関レベルの高度なセキュリティと権限管理によって、顧客、コンサルタント、パートナー、その他の利害関係者による機密データへのアクセスを完全に制御・把握・監査できます。 何よりも、ドキュメントワークフローと電子署名の統合によって、企業ユーザーの作業効率が向上するという大きなメリットがあります。 スペースレベルの委任とユーザータイプ ユーザー数が 1,000 名以上や 10,000 名以上に増えてもアカウント管理者が効率的に作業できるエンタープライズレベルの管理性は、Wrike にとって常に不可欠な要素でした。 実際に、Wrikeほどの設定機能とセキュリティ管理機能を備えたワークマネジメントプラットフォームはほとんどありません。 Wrikeスペースは、チーム関連のコンテンツとワークフローの管理をスペース管理者やビジネスユーザー自身に委任できる人気の機能です。 このためWrikeでは過去1年にわたり、レポート、ダッシュボード、カレンダーなどを追加してスペース機能を強化してきました。 またスペース管理者は、カスタムフィールド、ワークフロー、新規の作業テンプレートを、スペース自体に追加できるようになりました。これはかつてはリクエストフォームで行っていた操作です。 現在、当社では、Wrikeにスペースレベルの委任とカスタマイズ可能なユーザータイプの機能を追加しようとしています。 スペースレベルの委任によって、チームはIT管理者やWrike管理者の助けを借りずに自分で業務を体系化し、スペースツールを構築および管理するためのアクセス権を主要なチームメンバーに付与できます。 カスタマイズ可能なユーザータイプによって、Wrikeの管理者とオーナーは、新しいユーザータイプを複製または作成し、権限を簡単にカスタマイズして管理性とセキュリティを上げることができます。 ITチームは、数回のクリックで高度なコントロールを設定し、アプリケーション全体のアクション権限および制限を管理できます。 このため、外部のコラボレーターが適切なセキュリティプロトコルに従い、役割に基づいて適切な権限セットを取得するようになります。 これらの機能によって、ITチームとビジネスチームの関係が改善されます。なぜならビジネスチームはITによって自身のスペースとワークフローを設定し、さまざまなユーザータイプや権限セットを管理できるようになるためです。 このような製品機能は、厳格なセキュリティおよびガバナンス基準を定めている組織、および多くの外部協力者を抱えるエージェンシー、コンサルティング事業、ビジネスチームにとって特に重要です。 Wrikeは、このレベルのセキュリティ設定に対応が可能な唯一のワークマネジメントベンダーです。 今回のリリースによって、Wrikeのお客様はアカウントレベルとスペースレベルの高度なセキュリティ管理が可能となります。 今後の展開 Wrikeの全体的な目標は、非常に堅牢かつ汎用性の高いインテリジェントな共同ワークマネジメントプラットフォームによって、あらゆるチームの協力を促進し、目標達成を支援することです。 今回の製品アップデートによって、その姿勢はより確かなものになるでしょう。 特にワークモデルは、ここ10年間で最大のリリースの一つです。今後の発表もどうぞ楽しみにしていてください。 来年にも、Wrikeの新機能のリリースが予定されています。 Collaborate 2021のサイトでは、セッションの録画やその他の情報をご覧いただけます。 当社製品の機能の開発、リリース、時期については、当社の独自の裁量で、予告または協議なしで変更される可能性があります。 こちらに掲載されている情報は、情報提供のみを目的としています。当社が資料、コード、機能を提供することを約束する誓約、約定、法律上の義務を意味するものではありません。また、購入の意思決定や契約締結の根拠としての使用はお控えください。
プロジェクト管理の基本：プロジェクト計画を確実に実行するための6つのステップ
月曜日の朝です。役員が今四半期に達成したい重要なプランをチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたは、チームがこれらのプランを実行できるように、プロジェクト計画を簡潔にまとめるよう指示されています。締切は今週末、あなたは何からスタートしますか？ でも慌てないでください。プロジェクトを成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームをリードしてください。 待ってください！ 計画をスタートする場所はありますか？ Wrikeの無料トライアルを開始して、プロジェクト計画を共有してください ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う ステークホルダーは、プロジェクトの結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客および実際の製品やサービスの使用者が含まれます。 プロジェクトを計画する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らの関心を念頭に置いてください。 プロジェクトのスポンサープロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースを確立します。 次に、プロジェクトの詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。 ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの根底にあるメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。 ステップ2：目標の設定と優先順位付け ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクトが明確かつ簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。 ヒント: 「すべてが重要なのですが..」 優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください。 ステップ3：成果物を定義する プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。期待される具体的なアウトプットは何ですか？ 次に、プロジェクトの各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。） ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。 ステップ4：プロジェクトのスケジュールを作成する 各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および責任者を決定します。 次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか？ 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。 そのために、 Wrikeのガントチャートをぜひ無料でお試しください。 ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解している筈ですので、 彼らの知識を引き出すよう試みてください。 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。 ステップ5：問題を特定し、リスク評価を完了する リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。例えば、主要メンバーの休暇取得予定のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか？ 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態 (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙期等々)にはどのようなものが想定されるでしょうか? プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。 ヒント: 可能であれば、プロジェクトの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、バッファを設け、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。 ステップ6：プロジェクトの計画をステークホルダーに提示する あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように応えるかを説明、あらゆる反論に対するソリューションを提示しプレゼンテーションが一方的でないことを理解させてください。 ステークホルダーとはオープンに意見交換を行ってください。 次に、役割を決定する必要があります：誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか？ どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか？ プロジェクトの概要を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らは小さなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要がなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクトの全データを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで埋めることなく、進捗状況の把握、アップデートの共有および編集を簡単に行うことができます。 はっきりと伝えることが大切です。 ステークホルダーが、プロジェクトに期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に理解していることを確認してください。 あなたにとってクリアであることが彼らにってもクリアであるとは限りません。 次のステークホルダーとのオープンディスカッションは楽しみですか？ プロジェクトの計画を前進させ続けるために、気難しいステークホルダーに常に対応するためのヒントがあります。 ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、すぐそれを伝えることでネガティブに驚かせたり、張り詰めた会話になってしまうことを避けてください。 ステークホルダーに対して、「期待や要求が現実的ではない」と言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝え、 別のリソースを費やす価値があるかどうかを彼らに決定させてください。 プロジェクト計画の作成後 おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました！ 次のステップ：プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。 さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで良い雰囲気を作ることがプロジェクトの成功を左右する可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従ってスタートをきってください。 プロジェクト計画を立てる準備は完了しましたか？ Wrikeでプロジェクト作業計画テンプレートを作成するための迅速な3ステップのプロセスがあります。 プロジェクト計画の立案に関する他の資料 プロジェクト計画を成功させる方法の詳細については、目標達成を手助けする5つのプロジェクト計画のヒントをチェックしてください。 ハーバードビジネスレビューの「計画を立てることが嫌だとしても、とりあえずしてみること」は、計画作成と時間管理の重要性について論じています。 他のプロジェクト管理のステップと戦略については、「プロジェクト管理ガイド」をご覧ください。 「完璧なプロジェクト計画を作成する方法」を読んでください。 プロジェクトの計画に関する他のヒントについては、「決定版ガイド」を参照してください。
プログラムマネージャーと<br> プロジェクトマネージャーの違い
プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー、、、肩書は似ていますが役割も同じ様なものでしょうか？ いいえ、全く別物です！ プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーは同様の責任を負いますが、両者の立場には重要な違いがあります。 したがって、あなたが将来それらのポジションに就こうと考えている場合でも、こうした立場にある両者のコラボレーションを理解しようとしている場合でも、相互にどのように関わっているのかを知ることが重要です。 プロジェクト対 プログラム 2つの役割の類似点と相違点について話し合う前に、プロジェクトとプログラムは別物である点を理解することが大切です。 プロジェクトは一時的な、一度限りのものです。 プロジェクトは通常、コスト、リソース、予算、時間制約によって束縛されます。 プロジェクトには目に見える成果や成果物が得られるよう、明確な終了日と短期目標が設定されます。 プログラムは、基本的な、相互に関連し合うプロジェクトで構成されています。 これらのプロジェクトは相互に補完し合い機能することで、より規模が大きく長期的なビジネス目標を達成します。 成功すると、目に見える単一の成果物のみならず、戦略面のメリットや組織の成長を促進します。 ある会社がより多くのCIO(最高情報責任者)を獲得したいと考えていると仮定しましょう。 その会社はマーケティングチームに対して、ダイレクトにCIOに訴求して、コンバージョンを促進するデマンドジェネレーションのプログラムを要求する可能性があります。 たとえば、CIOをターゲットとした電子ブックの作成やCIO関連のウェビナーの開催など、いくつかのプロジェクトがこのプログラムに導入される可能性があります。 以下の表は、プロジェクトとプログラムを並べて比較するのに 役立ちます： プログラムマネージャーとは？ プログラムマネージャーは、プログラムの戦略と目的を明確にし、それがビジネスにどのような影響を与えるかを評価します。 プログラムの目標全体の達成に必要な依存関係プロジェクトのリストを定義し、マネージしなければなりません。 プログラムマネージャーを、下絵をデザインする建築家として考えてください。 建築家は配管や乾式壁を取り付けませんが、これらのパーツの配置を決めて美しい家を建築します。 プログラムマネージャーの役割は、個々のプロジェクトの完了に留まらず、プログラム全体を長期的に実現することにまで及びます。 彼らには、チームの組織、戦略の実行、ROI(投資対効果)の測定、その他、管理者視点での行動、といった責任があります。 CIOの例に戻ると、プログラムマネージャーの職務には、プロジェクトチーム間のコラボレーションを俯瞰し、CIOのリード獲得の上昇が成功の指標になるかどうかを見極めること、がそれに該当します。 プログラムマネージャーの一日を理解するには、一般的なプログラムマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてみてください。 プロジェクトマネージャーとは？ プロジェクトマネージャーは、プログラム内の個々のプロジェクトを管理します。 彼らは、プログラムのガイドラインに沿って、作業を完了するための時間、予算、およびリソースを調整し、進捗状況および当初のプロジェクト計画に加えられた変更についてプログラムマネージャーに報告します。 プロジェクトマネージャーの役割はプログラムマネージャーの役割よりも戦術的です。 プログラムマネージャーを建築家とするならば、プロジェクトマネージャーは画家であり、配管工であり、電気技術者であると言えます。 彼らは主にプロジェクトの機能要素を実行し管理することに集中します。 これには、期限を守る、予算内に留まる、タスクを委任する、成果物を完成させることなどが含まれます。 一般的なプロジェクトマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてください。 プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの 3つの大きな違いを要約しましょう： プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを管理し、プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトを管理します プログラムマネージャーは、長期的な事業目標に焦点を当てています。一方、プロジェクトマネージャーには、短期間で具体的な成果物が求められます。 プログラムマネージャーは戦略的であり、プロジェクトマネージャーは戦術的です もっと詳しい説明が必要でしたら、こちらビデオをチェックしてください。 異なる役割、同様の課題 日々の責任は異なりますが、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーはいずれも、数多くの未確定要素を管理し、組織や効率性に行き過ぎがあれば明示しなければなりません。 両者は同じ課題に遭遇することが多く、同様の手法やツールを使うことで問題を解決します： ダッシュボード:成功の主な要素がチームの人数と不確定要素に左右される場合、タスクの状況と進捗状況を可視化して把握することが重要です。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのかを一覧で正確に把握できるダッシュボードを持つ必要があります。 このダッシュボードでは、状況を大局的に把握するだけでなく、必要に応じて掘り下げられることが理想的です。 テンプレート:多くのプログラムは同じようなプロジェクトを含むことがあります。 例えば、すべてのマーケティングプロジェクトに広告キャンペーンが含まれている場合などです。 そのような場合、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーは、プロジェクトをテンプレート化することによって、ゼロから作業を開始することなく、さらに、過去の成功を再現しやすくなります。 柔軟な作業ビュー:全員が同じように作業するわけではありません。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーの仕事は、自分自身のスタイルを他のメンバーに押し付けないことで簡単になります。 単一のプログラムやプロジェクトを様々な視点で見れることが重要なのです ― かんばんや、表、リスト、およびタイムラインを考えてみてください。 これは、関係者全員が快適に作業しつつ同じ目標の達成に集中できることを意味します。 情報を集約したコラボレーション:すべてのアセット、アップデート、およびリクエストを追跡し続けることが困難な場合があります。 詳細を知るために電子メールやスプレッドシートを探し回ることは、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーの時間の無駄です。 プログラムやプロジェクトに関するコミュニケーションのすべてを参照しやすい単一のスレッドにまとめておくことは極めて役に立ちます。 いかがでしたでしょうか。 プログラムやプロジェクトを整理し管理するツールが必要でしたら、 Wrikeがいかにチームの効率性を高め期限内でのプロジェクトの完了をサポートできるのかをチェックしてください！
クリティカルパス法: プロジェクト管理の基本
プロジェクト管理におけるクリティカルパス法とは? クリティカルパス法(CPM)は、一連のプロジェクトのアクティビティをスケジュールするためのリソース利用アルゴリズムです。 CPMを使用するための基本的な手法は、以下を含むプロジェクトのモデルを構築することです： プロジェクトの完了に必要な全タスクのリスト タスク間の依存関係 各アクティビティが完了するのにかかる時間(期間)の予測 この情報を使用して、最長となる依存関係のあるアクティビティを特定し、それらを開始から終了まで見積もることでクリティカルパスを決定できます。 最長のアクティビティ、つまりクリティカルパスを特定したら、トータルフロートと呼ばれる、プロジェクト期間を長くしない範囲でアクティビティを遅らせることができる期間を簡単に特定できます。 クリティカルパス法をプロジェクトで使用する それでは、クリティカルパス法のコンセプトをシンプルで現実的な例として、パーティーの計画で実証します。 このプロジェクトをどのように計画し、実行するべきですか？ プロジェクト範囲を定義する 第一に、プロジェクトを完了するために終了しなければならないタスクのすべてを定義する必要があります。 パーティーの例では、次のような状況が考えられます： 日付と場所を選択する 余興のリストを作成する 音楽の準備をする 友人を招待する 飲み物や食べ物を用意する キャセロールを調理する パーティーを主催する これらのタスクを個別に見ると、他のタスクが完了するまでは、それらのタスクの一部を開始できないことがわかります。 つまり、一部のタスクは他のタスクに依存しています。 これらの関係を下表に示しています： タク名 依存関係 日付と場所を選択する - 究極のプレイリストを作成する - 音楽の準備をする - 友人を招待する 日付と場所を選択する 飲食物を買う 友人を招待する 有名なキャセロールを調理する 飲みもの、食べものを用意する パーティーを主催する キャセロール、音楽 「友人を招待する」、「 飲み物や食べ物を用意する 」、「キャセロールを調理する」、「パーティーを主催する」といったアクションは一連のアクションであり、成果を得るには順番を守って実行する必要があります。 このようなタスクは順次処理(シーケンシャル)アクティビティと呼ばれています。 これらのタスクは、プロジェクトの開始（「日付と場所の選択」）と共に、プロジェクトを完了するのに最も重要なステップです。 したがって、これらのアクションはクリティカルパス上に置かれます。 クリティカルパス法とクリティカルパスの特定 クリティカルパス法の背後にある重要なコンセプトは、他のタスクが終了するまで特定のタスクを開始できない、ということです。 これらのタスクは順番に完了する必要があり、各段階は次の段階が始まるまでに完了しなければなりません。 サンプルのスケジュールがどのように見えるのかを示すためにWrikeのガントチャートを使用しました： Wrikeの無料トライアルでガントチャートビューをチェックしてください クリティカルパスは、プロジェクトの開始から終了まで最長となる一連のアクティビティで構成されることから、プロジェクトを特定の期間までに確実に終了させられるように完了しておく必要があり、 クリティカルパス上のアクティビティは厳密に管理されなければなりません。 クリティカルパス上のひとつのジョブが遅れた場合は、スケジュールを元に戻すための行動を直ちに取らないと、プロジェクト全体に遅延が生じます。 完了までに30日かかるプロジェクトがあると想像してください。 クリティカルパス上の最初のアクティビティが1日遅れている場合、クリティカルパス上の別のアクティビティを1日早く完了できない限り、プロジェクトの完了までに31日かかります。 クリティカルパスは基本的にプロジェクトスケジュールの終了日を決定します。 様々なプロジェクトパス 1つのプロジェクトに複数のクリティカルパスを設定して、複数のパスを同時に実行することもあり得ます。 これは、タスク間の複数の依存関係、または同じ期間に実行される別々のシーケンスに起因します。 プロジェクト管理のクリティカルパスには、プロジェクトに関連する重要なアクティビティがすべて含まれている場合とそうでない場合があります。 実際、クリティカルパス上のアクティビティが必ずしもプロジェクトで最も重要とは限りません。 同時に、クリティカルパス上になくても、プロジェクトの成功を左右するタスクもあります。。 クリティカルパス法を理解するには、期限内に完了することが非常に重要なアクティビティを判断する必要があります。 しかし、クリティカルパス上にない他の活動も非常に重要であるので注意が必要です。 リソースの制約とは？またそれらが重要である理由は？ プロジェクト管理における従来のクリティカルパススケジュールは、因果関係に基づいています。 私たちのプランでは、これらの依存関係をすでにマーク付けしています。 (例えば、材料を買わずにキャセロールを調理することは不可能です)。 ただし、プロジェクトでは、考慮する必要があるリソースが限られている場合があります。 この制限により、リソース制約と呼ばれる依存関係が生じることがあります。 チームで作業する場合は、プロジェクトをチームメンバー間で分担することができます。 この例では、日付と場所を選択してゲストを招待しているときに、友達の1人がプレイリストを作成し、別の人が飲食物を入手できます。 上のチャートのように、タスクは並行して実行できます。 ただし、プロジェクトの責任者があなただけであれば、2つの場所に同時にいることはできないため、リソースに制約があります。 この場合、クリティカルパスは異なって見えます。 上のチャートでは、日付と場所を最初に選択する必要があり、後になって初めて余興のリストを作成できると仮定しています。 ただし、プロジェクトの状況によっては、これらのタスクを異なる順序で実行することができます。 このようなクリティカルパスは、リソースクリティカルパスと呼ばれています。 この手法は、各アクティビティに関連するリソースを含めることができるようにするための、従来のクリティカルパス法を拡張したものとして提案されました。 リソースまで考慮されたスケジュールは、リソースのボトルネック（すなわち、要求された時間にリソースを利用できないこと）に起因する遅延を含むことがあり、それによってクリティカルパスが長くなることがあります。 プロジェクトの長さを計算する プロジェクト管理では、クリティカルパスは最長期間を形成する一連の依存関係のタスクであるため、プロジェクトを完了するのに最も効率的なタイムラインを決定することができます。 パーティーの例に戻って、あなたが自分ですべてを実行しなければならないと仮定しましょう。 各アクティビティにかかる時間の長さを見積もりました。 また、クリティカルパス上のタスクごとにおおよその開始時間を決定しました。 次にその決定内容を示します： タスク 期間 開始 日付と場所を選択する 2時間 月曜日 余興のリストを作成する 3時間 月曜日 音楽の準備をする 1時間 月曜日 友人を招待する 2日 月曜日 飲食物を買う 1日 火曜日 有名なキャセロールを調理する 2時間 水曜日 パーティーを主催する 2時間 水曜日 ここで、非常に重要なタスクの期間をすべて集計すると、プロジェクト全体を完了するのに必要なおおよその時間が得られます。 この場合、「余興のリストを作成する」と「音楽の準備をする」は、クリティカルパス上にはないため、集計期間は3日間と6時間です。 期間を開始時間に追加すると、最も早いプロジェクト完了時間を計算できます。 CPMを理解することで、この計算を迅速かつ正確に行うことができます。 。 クリティカルパス法の柔軟性 クリティカルパス法は、複雑ではあるがかなり予測可能なプロジェクト用に開発されました。 ただし、実際には、そのようなプロジェクト管理は多くありません。 クリティカルパス法の技法を使用して作成されたスケジュールは、守られていない場合が多いのです。 すでに述べたように、クリティカルパス上のアクティビティの遅延は、完了日に直接影響します。 新しい要因が発生し、別のリソースの制約が生じる可能性があります。 例えば、リビングルームを友人と改装しようとしているとしましょう。 この場合、タスクリストは次のようになります： 古い家具を処分する 壁をペイントする 天井を修繕する 新しい家具を設置する 友人のタスクは、次のとおりです： 新しいカーテンを選ぶ 新しいカーテンをつける クリティカルパスでの並列タスク この例では、カーテンタスクはサブプロジェクトを形成し、クリティカルではないパスとして扱うことができます。 友人はあなたのプロジェクトが終わる前ならいつでも「新しいカーテンを選ぶ」および「新しいカーテンを掛ける」ことができます。 カーテンのタスクには開始日および終了日に柔軟性があるため「フロート」と見なされます。これらのタスクは並行して行われるため、クリティカルパス上には配置されません。 このプロジェクトがガントチャートでどのように表示されるかを次に示します: 仮に並列タスクのいずれかが大幅に遅れるとすれば、プロジェクト全体が予定通りに完了できなくなるでしょう。 したがって、並列タスクには常に注意を払う必要があります。 クリティカルパスの変更 それでは、カーテンの選択により、当初の予測よりも友人のタスクに時間が長くかかったとしましょう。 この遅延はプロジェクトの終了を遅らせます。 新しいカーテンがないと改装は不完全なものになるため、以前にはクリティカルではなかったパスがクリティカルになります。 最初のクリティカルパスが変わります。 クリティカルではないタスクを監視するには、プロジェクトのスケジュールを最新の状態に保ちます。 それが、任意の時点でのプロジェクトの場所、当初の計画どおりに実行されるかどうかを正確に知るための唯一の方法です。 以下のビデオでは、クリティカルパス法(CPM)について詳しく紹介しています。 クリティカルパス法は役に立つと感じたでしょうか? また、その理由をぜひお聞かせください。 クリティカルパス法の知識のブラッシュアップに使用できる他のリソースは次の通りです： クリティカルパス法、セミナー、スタンフォード クリティカルパス法の説明、米国保健社会福祉省 クリティカルパス法の基礎知識ハーバードビジネスレビュー
時間とコストの観点におけるスプレッドシートの非効率性
スプレッドシートは、 膨大なグリッドの中にプロジェクトに関する全情報が網羅されている、絶対的な存在です。 最新情報やメンバーの状況、承認のベースとなる情報源として大いに利用されています。 しかしスプレッドシートへの依存度が高くなると、実際にスプレッドシートを使う時間よりも管理する時間の方が長くなってしまいます。 こうなると、あなたはスプレッドシートの絶望の穴にはまってしまうのです。 「確かに、スプレッドシートに多くの時間を費やしているけれど、それだけの価値がある」と考えているかもしれませんが、本当にそうでしょうか？ Monterey Bay AquariumのデジタルラーニングマネージャーであるKaty Scott氏は、同社のさまざまな教育プログラムを運用するのにスプレッドシートを使用していました。 しかし、チームでは対処できないほどスプレッドシートの管理に時間がかかるようになり、スプレッドシートは「障壁」となったのです。 「当社の教育プログラムは国内でも有数のもので、私たちのチームではExcelのスプレッドシートでプログラムを管理していました。 ですが、チームが成長してミスをしてしまうことに気が付いたとき、それは能力不足が原因ではなく、コミュニケーションの問題だとわかったのです。」と、Scott氏は語ります。 WrikeのWork Management Surveyによると、調査対象の1,000人以上の作業者の64%が、通常はスプレッドシートやクラウドベースのドキュメントに情報を保存していると回答しています。 この64%の作業者にとって、仕事のストレスの原因トップ3は以下のようになっています。 タスクの優先順位付けに関する問題 情報が見つからない プロジェクトの目標が現実的でない この結果から、スプレッドシートにどれだけ時間をかけても、非効率でコストがかかるということがわかります。 スプレッドシートを管理するうえで問題になる3つの項目について見てみましょう。 1. 時間が浪費される 時は金なり。本当にそのとおりですが、スプレッドシートの管理には、間違いなく膨大な時間がかかります。 スプレッドシートを使用するとデータがサイロ化されます。 チームで作業をメンバーに割り当て、メンバーがそれぞれ自分のスプレッドシートで作業をするようになると、 大混乱が生じます。 チーム内で矛盾したフィードバックがやり取りされる、 古いデータを最新データとして扱ってしまう、 優先順位が不明になる、 今日やるべきことを誰も把握していない、という状況です。 しかし、何より困るのは、納期がいつなのか、つまり昨日なのか今日なのか、それとも2週間先なのかを誰も把握していないということです。 そして気が付くと、優秀なメンバーが膨大なスプレッドシートのデータをひたすら更新しているのです。 問題の詳細：あなたが、5人のメンバーで構成されるチームを管理しているとしましょう。 各メンバーが、1週間のうちスプレッドシートの更新に1時間を使っているとすると、 チームとしては1週間に合計で5時間、1か月には20時間になります。 フルタイムで働く従業員の平均賃金が、1時間に50ドルとすると、 スプレッドシートを管理するのに、1か月で1000ドルかかることになります。 これは相当な浪費ですよね。 解決策：作業管理ツールを使えば、スプレッドシートに必要な管理作業の自動化をサポートして、より重要な作業に注力することができます。 Excelのテンプレートで従業員の空き状況を表にして自動で割り当てる、といった反復的な定型作業はWrikeのようなツールに任せて、チームはもっとクリエイティブな作業に時間をかけましょう。 2. セキュリティ上のリスク あなたがExcelのスプレッドシートをチームに送ったとしましょう。何が起こるでしょうか？ スプレッドシートの機密情報が、それぞれのメンバーの受信ボックスに入ります。 不満を持っている従業員が会社を辞めたらどうなるでしょう？ 社外の誰かがメールにアクセスできたとしたら、どうでしょうか？ ローカルに保存されているスプレッドシートにはアクセスを制限する、などの保護機能がありますが、これは実際のデータというよりも構造を主体とした保護機能です。 企業の独自のデータが含まれているExcelのスプレッドシートは漏洩すると莫大な損害につながるため、情報をできるだけ集約し、常にアクセスをコントロールできるようにすることが重要です。 オンラインのスプレッドシートには、権限の表示などのさらに強力な保護機能がありますが、それでも大きなリスクがあります。 解決策：作業管理ツールでデータを共有し、公開するデータと非公開にするデータを完全にカスタマイズしましょう。 Wrikeを使用すれば、情報を安全な場所で一元管理し、対象のデータに対して表示や編集ができるユーザーを選択する、それらのユーザーを削除する、といったことがいつでも可能になります。 3. データが正確でない あなたが作業しているExcelのスプレッドシートは本当に最新バージョンですか？ あなたがスプレッドシートを送って、受け取った相手がそれを編集したら、どうやってそのことを知るのでしょうか？ 知らなかったら、古いスプレッドシートを無駄に編集することになりかねません。 たしかに、クラウドベースのスプレッドシートにすれば、すべての作業が自動で保存されます。 しかし古いバージョンを確認する方法がありません。 関係者が、修正前の原案を見たいといったらどうしますか？ 戻ってそのデータを入手することは、おそらくできません。 もちろん、スプレッドシートではエラーも発生します。 手動で何かを更新すれば、結局は人間がやることなので、 ミスが生じる可能性が高くなります。 実際、ここ数年のさまざまな研究によると、スプレッドシートの88%には「重大な」エラーがあると報告されています。 しかし、問題はこれだけでは終わりません。 スプレッドシートのリスク管理のためのグローバルな機関である、European Spreadsheet Risk Interest Group（EuSpRIG）は、スプレッドシートのエラーは、収益の損失から財政上の破綻、不正行為といった目に見える形で企業に影響を及ぼす可能性がある、としています。 解決策：作業管理ツールを使えば、それぞれのメンバーとチーム全体が連携して作業できるため、すべての作業をリアルタイムで行うことができます。 つまり、メンバーは常に最新バージョンを見ていることになり、 すべてのデータは更新されるとすぐに保存されます。 以前のバージョンを見たい場合は、Wrikeの変更履歴機能を使用して、前に戻って古いバージョンのドキュメントを取得することができます。 スプレッドシートからの脱却 スプレッドシートを使うと前述のような問題で頭を抱えたくなるのに、まだ使い続けますか？ 今こそ、プロセスを改善し、管理作業を任せられるソリューションを検討するときです。 まだ納得できない、という方は 次の比較表で、スプレッドシートとWrikeの違いをご確認ください。 スプレッドシートを脱却して2週間のWrikeの無料トライアルを始めましょう。
