時間とコストの観点におけるスプレッドシートの非効率性

スプレッドシートは、 膨大なグリッドの中にプロジェクトに関する全情報が網羅されている、絶対的な存在です。 最新情報やメンバーの状況、承認のベースとなる情報源として大いに利用されています。 しかしスプレッドシートへの依存度が高くなると、実際にスプレッドシートを使う時間よりも管理する時間の方が長くなってしまいます。 こうなると、あなたはスプレッドシートの絶望の穴にはまってしまうのです。

確かに、スプレッドシートに多くの時間を費やしているけれど、それだけの価値がある」と考えているかもしれませんが、本当にそうでしょうか?

Monterey Bay AquariumのデジタルラーニングマネージャーであるKaty Scott氏は、同社のさまざまな教育プログラムを運用するのにスプレッドシートを使用していました。 しかし、チームでは対処できないほどスプレッドシートの管理に時間がかかるようになり、スプレッドシートは「障壁」となったのです。

「当社の教育プログラムは国内でも有数のもので、私たちのチームではExcelのスプレッドシートでプログラムを管理していました。 ですが、チームが成長してミスをしてしまうことに気が付いたとき、それは能力不足が原因ではなく、コミュニケーションの問題だとわかったのです。」と、Scott氏は語ります。

WrikeのWork Management Surveyによると、調査対象の1,000人以上の作業者の64%が、通常はスプレッドシートやクラウドベースのドキュメントに情報を保存していると回答しています。 この64%の作業者にとって、仕事のストレスの原因トップ3は以下のようになっています。

  1. タスクの優先順位付けに関する問題
  2. 情報が見つからない
  3. プロジェクトの目標が現実的でない

この結果から、スプレッドシートにどれだけ時間をかけても、非効率でコストがかかるということがわかります。 スプレッドシートを管理するうえで問題になる3つの項目について見てみましょう。

1. 時間が浪費される

時は金なり。本当にそのとおりですが、スプレッドシートの管理には、間違いなく膨大な時間がかかります。

スプレッドシートを使用するとデータがサイロ化されます。 チームで作業をメンバーに割り当て、メンバーがそれぞれ自分のスプレッドシートで作業をするようになると、 大混乱が生じます。 チーム内で矛盾したフィードバックがやり取りされる、 古いデータを最新データとして扱ってしまう、 優先順位が不明になる、 今日やるべきことを誰も把握していない、という状況です。 しかし、何より困るのは、納期がいつなのか、つまり昨日なのか今日なのか、それとも2週間先なのかを誰も把握していないということです。 そして気が付くと、優秀なメンバーが膨大なスプレッドシートのデータをひたすら更新しているのです。

問題の詳細:あなたが、5人のメンバーで構成されるチームを管理しているとしましょう。 各メンバーが、1週間のうちスプレッドシートの更新に1時間を使っているとすると、 チームとしては1週間に合計で5時間、1か月には20時間になります。 フルタイムで働く従業員の平均賃金が、1時間に50ドルとすると、 スプレッドシートを管理するのに、1か月で1000ドルかかることになります。 これは相当な浪費ですよね。

解決策:作業管理ツールを使えば、スプレッドシートに必要な管理作業の自動化をサポートして、より重要な作業に注力することができます。 Excelのテンプレートで従業員の空き状況を表にして自動で割り当てる、といった反復的な定型作業はWrikeのようなツールに任せて、チームはもっとクリエイティブな作業に時間をかけましょう。

2. セキュリティ上のリスク

あなたがExcelのスプレッドシートをチームに送ったとしましょう。何が起こるでしょうか? スプレッドシートの機密情報が、それぞれのメンバーの受信ボックスに入ります。 不満を持っている従業員が会社を辞めたらどうなるでしょう? 社外の誰かがメールにアクセスできたとしたら、どうでしょうか?

時間、コスト、エラーの観点におけるスプレッドシートの非効率性、限定分野

ローカルに保存されているスプレッドシートにはアクセスを制限する、などの保護機能がありますが、これは実際のデータというよりも構造を主体とした保護機能です。 企業の独自のデータが含まれているExcelのスプレッドシートは漏洩すると莫大な損害につながるため、情報をできるだけ集約し、常にアクセスをコントロールできるようにすることが重要です。

オンラインのスプレッドシートには、権限の表示などのさらに強力な保護機能がありますが、それでも大きなリスクがあります。

解決策:作業管理ツールでデータを共有し、公開するデータと非公開にするデータを完全にカスタマイズしましょう。

Wrikeを使用すれば、情報を安全な場所で一元管理し、対象のデータに対して表示や編集ができるユーザーを選択する、それらのユーザーを削除する、といったことがいつでも可能になります。

3. データが正確でない

あなたが作業しているExcelのスプレッドシートは本当に最新バージョンですか? あなたがスプレッドシートを送って、受け取った相手がそれを編集したら、どうやってそのことを知るのでしょうか? 知らなかったら、古いスプレッドシートを無駄に編集することになりかねません。

たしかに、クラウドベースのスプレッドシートにすれば、すべての作業が自動で保存されます。 しかし古いバージョンを確認する方法がありません。 関係者が、修正前の原案を見たいといったらどうしますか? 戻ってそのデータを入手することは、おそらくできません。

もちろん、スプレッドシートではエラーも発生します。 手動で何かを更新すれば、結局は人間がやることなので、 ミスが生じる可能性が高くなります。

実際、ここ数年のさまざまな研究によると、スプレッドシートの88%には「重大な」エラーがあると報告されています。 しかし、問題はこれだけでは終わりません。

スプレッドシートのリスク管理のためのグローバルな機関である、European Spreadsheet Risk Interest Group(EuSpRIG)は、スプレッドシートのエラーは、収益の損失から財政上の破綻、不正行為といった目に見える形で企業に影響を及ぼす可能性がある、としています。

解決策:作業管理ツールを使えば、それぞれのメンバーとチーム全体が連携して作業できるため、すべての作業をリアルタイムで行うことができます。 つまり、メンバーは常に最新バージョンを見ていることになり、 すべてのデータは更新されるとすぐに保存されます。 以前のバージョンを見たい場合は、Wrikeの変更履歴機能を使用して、前に戻って古いバージョンのドキュメントを取得することができます。

スプレッドシートからの脱却

スプレッドシートを使うと前述のような問題で頭を抱えたくなるのに、まだ使い続けますか? 今こそ、プロセスを改善し、管理作業を任せられるソリューションを検討するときです。

まだ納得できない、という方は 次の比較表で、スプレッドシートとWrikeの違いをご確認ください。

時間、コスト、エラーの観点におけるスプレッドシートの非効率性、Wrikeとスプレッドシートの比較

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