Wrike をより使いやすくするために年末から年度末にかけてチームでやっておきたい 12 個のこと

2021 年や新年度も Wrike をさらに便利に利用していくために、Wrike Japan のメンバー内で集まった 12個のアイディアを紹介します。

チームで行う効率アップのためにお勧めのアイディア集としてぜひご活用ください。

目次

チームのフィードバックで改善を加速するアイディア4選

リクエストフォームにのせられそうな業務依頼・問い合わせなどを募集する

メールやチャット、口頭でなどさまざまなかたちで行われる業務依頼・申請・問い合わせのリクエストフォームへの集約は、Wrike を利用した生産性向上の一番の近道です。

フォームに沿って必要事項を入力していくだけでなので、依頼者や申請者側の負担が軽減されるだけでなく、依頼・申請時点で必要な情報が抜け漏れなく集まるので、その後の手戻りも削減することができます。

1年を振り返ってみて、繰り返し発生していた業務や依頼、申請、問い合わせなどをチームメンバーに挙げてもらうことで、リクエストフォームによる時短・効率化効果をさらに広げることができます(このアイディア募集自体にもリクエストフォームを活用できます)。

また、Web サイトにフォームを設定してのお客様対応への活用や、日報・議事録の提出への活用などの日本での導入事例を紹介した12分ほどの動画もございますので、こちらもぜひご活用ください。

色々使えるWrikeのリクエストフォーム

テンプレート化できるタスク・プロジェクトを募集する

業務の標準化というと堅苦しく聞こえますが、「何度も使い回せる内容」を見つけることは効率アップの最初の一歩です。

まずは定例の打ち合わせのように、繰り返し発生するタスクのレベルで、使い回せる内容をテンプレートにしてみましょう。

テンプレート用のフォルダーをチームで共有して、そこにあるタスクやプロジェクトを複製することもできますが、Business プラン以上をお使いのお客様にはブループリント機能の利用をぜひお試しいただければと思います。

また、多数のプロジェクトを実行するチームでは、うまく行ったプロジェクトをチーム全体の雛形にすれば、ベストプラクティスの共有を Wrike というツールを通して実現できます。

今年はよくこのかたちでテーブルを見ていた:カスタムビューとして登録するビューを募集する

2020 年の Wrike の大きな進化の一つが、ビュー周りのフィルタリング設定を保存したり、カスタムビューとしてチーム内で共有できるようになったことです。

テーブルビュー(いわゆるスプレッドシート表示)やガントチャートではフィルタリング条件を細かく指定した上で、その内容をフィルタ設定として保存し、いつでも簡単に適用できます。

また、カスタムビュー機能ではさらに一歩進んで、テーブルビューなどの見え方を細かく調節・固定した上で「マネージャー用」などの名前を付けて保存でき、チームが正確に同じ情報にアクセスできるようになります。

以下の動画では、Wrike の新しい UI の解説とともに、カスタムビューの使い方についても分かりやすく解説していますのでぜひ参考にしてみてください(14分45秒頃からカスタムビューの解説に入ります)。

新しいユーザインターフェースで効率的に作業! - Wrike Japan 講演 - 2020

チームの作業スペースのブックマークに追加したい参照頻度の高いページを募集する

作業スペースに任意のページへのリンクを追加できるブックマーク機能が、複数のリンクを「データ分析」用などのセクションにまとめられる機能強化によりさらに便利になっています。

チームメンバーが定期的に確認する必要のある情報ページなどはブックマークにまとめることで、Wrikw を中心とした業務遂行がよりスムーズに行えます。

 

「1年間ありがとう」を表彰するアイディア2選

Wrike や Zoom などのクラウドツールの設定や使い方で助けてもらった人に「縁の下の力持ちで賞」を送る

テレワークの導入や、さまざまなクラウドツールの導入・定着化をチームで推し進めなければいけなかった 2020 年。

先頭に立ってツール導入を進めた IT 部門の担当者の方以外にも、各部門内での小さなツール利用の疑問やネットワーク設定などの疑問に答えたり、情報整理・共有を率先して進めてくださった影のキープレーヤーの方達がいらっしゃったのではないでしょうか?

年末・年度末の社内表彰などの機会に、「テレワーク移行の影の MVP」や「縁の下の力持ちで賞」のような賞を作って、チームからの感謝を改めて伝えてみてはいかがでしょうか。

果たして3冠王はいるのか:今年の最多タスク登録者・コメント者・メンション者を祝う

Wrike のカスタマーサクセスマネージャーからサポートを受けているアカウントの方は、定期的な打ち合わせの際などにご希望に応じて提供している Wrike の活用状況のデータなどを、個々のメンバーの Wrike 上での活動のアクティブさの指標としてもご利用いただけるのではないでしょうか?

特に、導入1年目などに、率先して Wrike でタスクを作成したり、コメントや@メンションなどのコミュニケーションを取っていた方をチーム会議などの場でお祝いするのは、チームの雰囲気を明るくしてくれるのではないかと思います。

 

今の時期にぴったりの新機能2選

忙しいこの時期だからこそ AI にどのタスクから手を付けるかを委ねてみる

師走から年度末にかけて、突発的で締切も短い重要タスクなども増え、Wrike で抜け漏れなくタスク管理できているとはいえ、もう一歩踏み込んだサポートが欲しいと感じられる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

Wrike が 2019 年から非常に力を入れて開発を進めてきたのが機械学習を用いた AI によるさまざまな提案・業務支援の機能です。

プロジェクトに遅延する可能性があるなどのリスク予測に加えて、次に着手すべきタスクを AI が提案してくれる機能がベータ版機能として提供されています。

ご興味のある方は、Wrike Labs のページで「AI Recommended tasks(AI による推奨タスクの提案)」という機能で「Enable(有効化)」をクリックしてみてください。

心機一転、Wrike の新しい UI を使い始めてみる

Wrike は、一つ一つのタスクにより集中し、業務を効率的に進められるように新しい製品体験の提供を開始しました。

年や年度の切り替わる時期だからこそ、新しい製品画面で Wrike を使い始めてみてはいかがでしょうか?

Wrike Japan のメンバーも、執筆者を含めて新しい UI での業務を開始しています。

先ほど掲載した以下の解説動画もぜひご参照ください。

新しいユーザインターフェースで効率的に作業! - Wrike Japan 講演 - 2020

 

自動化と他システム連携の2大機能を使いこなす

自動化機能を活用した時短アイディアのコンペを開催する

2020 年に、初めは Wrike Labs でのベータ版機能として提供が開始された自動化機能(オートメーションエンジン)が、Business プラン以上の方に公式リリースされています。

タスクやプロジェクトの進捗ステータスの変更などのさまざまなトリガーを使用して、タスクの移動などのアクションを自動化できる非常に便利な機能です。

指定可能やトリガーやアクションの種類も、どんどん拡張されています。

以下の解説動画も参考に、ぜひチーム内で自動化による時短アイディアのコンペやブレスト会議を開催してみてはいかがでしょうか?

オートメーションで業務効率化 - Wrike Japan 講演 - 2020

サードパーティ製品との連携で Wrike をもっと便利にする

幅広い業界でのテレワークの本格導入に伴って、新しいツールの導入やシステム開発が必要に思えた機能が実は Wrike の機能やサードパーティ製品との連携で実現できたというフィードバックをいただくことが増えてきました。

Wrike Japan のセールスエンジニアが11月のオンラインイベント Wrike Virtual Tour Japan で行った講演では、まさに企業内の「情報の流れを整える」という観点で Wrike をどのように活用できるか、Wrike と他システムをどのように連携・統合できるかを紹介しています。

具体的な活用例だけでなく、「ハブ・アンド・スポーク型」と「バケツリレー型」の二つのデータ連携を Wrike が行えることなど、コンセプトレベルでの整理も盛り込んだ内容となっておりますので、ぜひこちらも参照していただければと思います。

二本立ての内容のうち、二本目の「Wrikeとエンタープライズシステムの統合」が直接的にサードパーティ製品との連携を扱っています。

既存システムからWrikeへの移行 - Wrike Japan 講演

Wrikeとエンタープライズシステムの統合 - Wrike Japan 講演

 

Wrike でも行いたい年末・年度末の大掃除やプチお片付け2選

「私のやること」を見てタスクの大掃除

今年の ToDo は今年の内に。

一年をすっきりと終えて、新年・新年度に Wrike を開いたときには、何から手をつけていけばよいのか明確に分かるように、タスクのステータスも「完了」「キャンセル」「延期」などをきちんと割り当てておきましょう。

1時間から2時間ほどの整理の時間をしっかり取るだけで、スタートダッシュが大きく変わってきます。

完了したプロジェクトやタスクをアーカイブ化

Wrike を使い続けるほどに業務データが蓄積され、リクエストフォームや社内用のテンプレートなども整備されていくので、Wrike の使い勝手はどんどん向上していきます。

一つだけ気を付けたいのは、実施中のプロジェクトと過去のプロジェクトが混ざり合って混乱しないように、アーカイブ用のフォルダーを設けるなどして定期的に整理を行うことです。

また、今年は手動でアーカイブ作業を行ったとしても、記事内で紹介したオートメーションエンジンを活用し、ステータスの変更に合わせて自動的にアーカイブを行うような設定にも今後ぜひ挑戦していただければと思います。

ご紹介:Wrike の使い方が分かる参考ページ

最近公開された2つのページを紹介させていただきます。

一つ目は、11月に開催されたオンラインイベント Wrike Virtual Tour Japan の講演を1月31日までの期間限定で視聴できるオンデマンド配信ページです。このブログ記事内でも紹介した Wrike Japan のメンバーによる講演だけでなく、ユーザー企業の方に自社での Wrike 活用法をご紹介いただいた計5社によるユーザー講演新機能を紹介した基調講演など見所満載となっています。特に、各業界での導入事例を紹介したユーザー講演には多くの反響を頂いておりますので、ぜひ公開期間中にご視聴いただければと思います。

二つ目は、冒頭で紹介したリクエストフォームの機能紹介のように、日本のお客様からよく頂く質問・リクエストに対して、5分から15分ほどの動画をまとめたチュートリアル動画ページです。日本のお客様に即した内容の動画を今後も提供していく予定ですので、ぜひともこちらのページもご活用いただければと思います。

コメント 0

申し訳ありません。このコンテンツはお客様のプライバシー設定によりご利用いただけません。 このコンテンツを表示するには、[クッキーの設定]ボタンをクリックし、そこで広告クッキーを承認してください。

クッキーの設定