プロジェクト管理の基本:プロジェクト計画を確実に実行するための6つのステップ

月曜日の早朝です。 エグゼクティブが今四半期に達成したい重要なイニシアチブを入念にチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたのチームがこれらのイニシアチブを実行できるように、あなたは手軽なプロジェクト計画をまとめることを任されています。 エグゼクティブは週末までにそれを望んでいます。 しかし、どこからスタートしますか?

慌てないでください! プロジェクト計画を成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームを先導してください。

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ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う

ステークホルダーは、プロジェクト計画の結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客およびエンドユーザーが含まれます。 プロジェクト計画を作成する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らが関心を抱いていることを念頭に置いてください。

プロジェクトのスポンサーおよび 重要なステークホルダーに会って、彼らのニーズや期待を話し合い、プロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースラインを確立します。 次に、プロジェクト範囲の詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。

ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの先を見据えて、根底にある望ましいメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。

ステップ2:目標の設定と優先順位付け

ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクト計画が明確に伝えられ、簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。

ヒント: 「しかし、すべてが重要です!」優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください

ステップ3:成果物を定義する

プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。 生み出すことを期待される具体的なアウトプットは何ですか?

次に、プロジェクト計画の各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。)

ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。

ステップ4:プロジェクトスケジュールを作成する

各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および実行責任者を決定します。

次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか? 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。

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ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解しています。 彼らの知識を引き出してください! 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。

ステップ5:問題を特定し、リスク評価を完了する

リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。 主要なチームメンバーが今後に取る休暇のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか? 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態はどのようなものですか? (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙シーズン。)

プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。

ヒント: 可能であれば、プロジェクトのタイムラインの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、タスクにおいて小さな「タイムバッファ」を設けて、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。

ステップ6:プロジェクト計画をステークホルダーに提示する

あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように対処しているかを説明し、あらゆる対立に対するソリューションを提示してください。 プレゼンテーションが一方的でないことを徹底してください。 ステークホルダーとオープンディスカッションを実施してください。

次に、役割を決定する必要があります:誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか? どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか?

プロジェクト計画を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らはシンプルなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要はなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクト計画データのすべてを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで一杯にすることなく、進捗状況の追跡、アップデートの共有、および編集を簡単に行うことができます。

はっきりと伝えてください。 ステークホルダーが、期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に知っていることを確実にしてください。 あなたに明らかであることは、彼らに明らかであることを意味しないためです!

ステークホルダーとのオープンディスカッションを心待ちにしていませんか? プロジェクト計画プロセスを前進させ続けるために、気難しいステークホルダーから油断なく構えるための戦略があります。

ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、今すぐそれを伝えることで不快な驚きや張り詰めた会話にいたることを避けてください。

ステークホルダーに対して彼らの期待や要求は現実的ではないと言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝えてください。 別のリソースを捧げる価値があるかどうかを彼らに決定させてください。

プロジェクト計画の作成後

おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました! 次のステップ:プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。

さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで適切な雰囲気を作ると、プロジェクトの成功が決まる可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従って、プロジェクトを良いスタートで始めてください。

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プロジェクト計画の立案に関する他の資料

 

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