Project Management Guide

Fondements de la gestion de projet

Introduction

La capacité à livrer les projets dans le respect des délais et du budget et en phase avec les objectifs commerciaux est essentielle pour se démarquer dans l'environnement commercial hautement compétitif d'aujourd'hui. C'est là qu'intervient le chef de projet. Sa mission est incroyablement complexe, et elle associe des compétences organisationnelles, un esprit analytique et des capacités interpersonnelles expertes.

Dans cette section, nous allons vous expliquer les fondements de la gestion de projet et ce que cela signifie d'être chef de projet .

Comment définissez-vous un projet ?

Avant de nous pencher sur la gestion de projet, nous devons définir exactement ce qu'est un « projet ». Vous avez sans doute dû faire d'innombrables « projets » durant vos études et au travail, mais quelle en est la définition exacte ?

Selon le Project Management Institute, un « projet » est une « entreprise temporaire dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique ».

Nous devons retenir certains points clés de cette définition :

  • le mot « temporaire » signifie que les projets doivent avoir un début et une fin définis. Chaque projet doit donc comprendre un calendrier, une portée et des ressources. Le fait qu'il soit temporaire, avec un début et une fin, signifie également qu'il ne fait pas partie des opérations courantes. Cela nous amène au deuxième point...
  • L'objectif d'un projet doit être de « créer un produit, un service ou un résultat unique ». Ainsi, un projet sera lancé afin d'atteindre un objectif spécifique qui se situe généralement en dehors du domaine des opérations commerciales quotidiennes. Cela signifie que l'équipe de projet peut inclure des personnes qui ne travaillent habituellement pas ensemble et ayant besoin de ressources généralement en dehors du champ des opérations quotidiennes.

Toutefois, dictionary.com offre une définition plus vague du mot « projet », à savoir « une vaste ou importante entreprise, qui implique tout particulièrement des sommes d'argent, des ressources en personnel et des équipements considérables ».

Chaque projet doit néanmoins comporter les éléments suivants :

  • Objectif : quel est votre objectif ?
  • Calendrier : quelle est l'échéance pour y parvenir ?
  • Budget : combien cela coûtera-t-il ?
  • Parties prenantes : qui sont les principaux acteurs impliqués dans ce projet ?
  • Chef de projet : qui va s'assurer que tout ce qui doit être réalisé l'est ?

Un projet n'est pas quelque chose de routinier. Les opérations et l'entretien quotidiens ne sont pas considérés comme des projets parce qu'ils n'ont pas de début ni de fin.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est la pratique qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des techniques pour mener à bien un projet en fonction d'exigences spécifiques. Il s'agit d'identifier le problème, de créer un plan pour le résoudre, puis d'exécuter ce plan jusqu'à ce que le problème soit résolu. Cela peut paraître simple, mais il y a beaucoup à faire à chaque étape du processus.

Les racines de la gestion de projet remontent à la construction des pyramides de Gizeh et de la Grande Muraille de Chine. Cependant, le développement moderne de la gestion de projet a commencé au 19e siècle, lorsque les compagnies de chemin de fer ont acheté des tonnes de matières premières et employé des milliers de personnes pour travailler sur le chemin de fer transcontinental.

Au début du 20e siècle, Frederick Taylor a appliqué les concepts de la gestion de projet à la journée de travail, en développant des stratégies pour travailler plus intelligemment et améliorer les inefficacités, plutôt que d'exiger des ouvriers qu'ils travaillent plus dur et plus longtemps. Henry Gantt, un associé de Taylor, a repris ces concepts et a utilisé des barres et des diagrammes pour indiquer quand certaines tâches, ou une série de tâches, étaient terminées, créant ainsi une nouvelle façon de visualiser la gestion de projet.

Pendant la Seconde Guerre mondiale, les dirigeants militaires et industriels ont employé des stratégies de gestion encore plus détaillées, conduisant finalement à des processus plus standardisés comme la méthode du chemin critique.

Ces pratiques ont gagné en popularité dans tous les secteurs d'activité, et l'International Project Management Association et le Project Management Institute ont été fondés en 1965 et 1969, respectivement. En 2001, les méthodologies de gestion de projet Agile ont été codifiées par la création du Manifeste Agile.

Le domaine de la gestion de projet poursuit son évolution sur un marché marqué par une concurrence de plus en plus féroce, par la nécessité d'apporter des changements rapides et par l'arrivée de nouvelles technologies (automatisation, IA, etc.).

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Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?

Les cinq nivaux du processus de gestion de projet sont :

  • Démarrage : l'objectif de cette phase est de définir le projet.
  • Planification : cette phase comprend l'élaboration d'une feuille de route que chacun doit suivre.
  • Exécution & surveillance : durant cette phase, l'équipe du projet est constituée et les livrables sont créés. Le chef de projet surveille et mesure les performances du projet pour s'assurer qu'il reste sur la bonne voie.
  • Clôture : le projet est achevé, un examen rétrospectif est effectué et le projet est transféré à une autre équipe qui en assurera la maintenance.
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Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

Le chef de projet aide votre entreprise à :

  • avoir un processus de planification et d'exécution des projets plus prévisible
  • respecter les budgets et les calendriers des projets, et les lignes directrices en matière de portée
  • résoudre les problèmes et faire remonter les problèmes plus rapidement et plus facilement
  • identifier et mettre fin aux projets n'ayant aucune valeur commerciale pertinente
  • devenir plus efficace
  • améliorer la collaboration entre les équipes et au sein de celles-ci
  • identifier les risques et s'y préparer
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Quel est le rôle d'un chef de projet ?

En résumé, le chef de projet est responsable de la planification, de l'exécution, de la surveillance, du contrôle et de l'achèvement du projet. Cependant, ce n'est là que la partie visible de l'iceberg. Voici quelques-unes des principales responsabilités du chef de projet :

  • Élaborer le plan : le chef de projet est chargé de déterminer le parcours le plus réaliste pour le projet. Le plan doit comprendre la portée, le calendrier et le budget du projet. Il peut également identifier les bons outils pour accomplir le travail.
  • Assembler l'équipe : identifier la bonne équipe est essentielle à la réussite du projet. Chaque équipe de projet varie en fonction de la portée de l'initiative et des fonctions nécessaires pour mener à bien le projet. L'idéal est de trouver des spécialistes et des experts en la matière pour chacune des tâches nécessaires.
  • Affecter les tâches : le chef de projet doit clairement définir les tâches spécifiques et le calendrier pour chaque partie du projet. Bien que chaque membre de l'équipe soit responsable de ses propres tâches, de nombreuses tâches nécessiteront la collaboration de collaborateurs internes et extérieurs.
  • Diriger l'équipe : maintenant que l'équipe a été constituée et que les tâches ont été affectées, le chef de projet doit s'assurer du bon fonctionnement de l'équipe. Il doit notamment vérifier l'état d'avancement auprès des personnes, identifier et éliminer les obstacles, résoudre les conflits, maintenir le moral de l'équipe et assurer la formation et l'encadrement.
  • Gérer le budget : la plupart des projets nécessitent certaines dépenses. Il est donc essentiel de comprendre comment établir un budget et gérer les coûts du projet pour en assurer la réussite. Cela implique de comparer les dépenses réelles aux estimations et d'ajuster le plan du projet si nécessaire.
  • Gérer le calendrier : comme pour le budget, le chef de projet est chargé de respecter le calendrier afin que l'équipe respecte les échéances prévues pour la réalisation du projet. Pour ce faire, il doit fixer des délais réalistes tout au long du cycle de vie du projet, communiquer de manière cohérente avec son équipe pour faire le point sur l'état d'avancement du projet et tenir un calendrier détaillé.
  • Impliquer les parties prenantes : les parties prenantes jouent un rôle important dans le projet. Ce sont généralement des personnes influentes qui sont concernées par le projet. Le chef de projet doit entretenir de bonnes relations et maintenir une ligne de communication ouverte avec les parties prenantes car elles peuvent l'aider à surmonter les obstacles et renforcer l'autonomie de l'équipe. Mais elles peuvent aussi créer des goulets d'étranglement inutiles et faire dérailler un projet si elles ne sont pas satisfaites de la direction prise.
  • Livrer le projet : ce n'est pas parce que les objectifs du projet ont été atteints que le travail du chef de projet est terminé. Il doit maintenant livrer le projet à l'équipe qui se chargera de sa gestion, sa maintenance et son exploitation futures. À ce stade, le chef de projet n'est plus la personne à laquelle il faut s'adresser et il est affecté à un nouveau projet.
  • Consigner le processus : l'identification et la consignation des « enseignements tirés » constituent non seulement une bonne pratique pour le développement personnel du chef de projet, mais aussi pour transmettre cette expérience aux autres équipes de l'organisation en vue d'une utilisation future. Cela permettra aux autres d'éviter de commettre les mêmes erreurs ou de profiter des raccourcis identifiés.
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Certificats en gestion de projet

Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'obtenir une certification générale en gestion de projet, certains employeurs peuvent préférer ou offrir une rémunération plus élevée aux chefs de projet certifiés. La certification Project Management Professional (PMP) est la plus répandue et est réalisée par le Project Management Institute. Toutefois, ce n'est pas la seule certification disponible. Voici quelques autres options :


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Maintenant que vous comprenez bien les fondements de la gestion de projet, il est temps de vous familiariser avec les méthodologies utilisées. Chacune a sa raison d'être et, selon le type de projet, vous devrez choisir la méthodologie ou le cadre approprié pour exécuter le projet.

La section suivante offre une description détaillée de chaque méthodologie.