Guide de gestion de projet

Techniques et outils de la gestion de projet Agile

Difficultés courantes lors de l'adoption de la gestion de projet Agile

Même si l'adoption de la gestion de projet Agile présente de nombreux avantages, la transition vers une nouvelle façon de gérer les projets peut s'avérer difficile. Selon le Rapport 2019 sur l'état de l'agilité, les difficultés les plus courantes auxquelles les entreprises sont confrontées lors de la mise en œuvre de la méthodologie Agile sont :

  1. La culture organisationnelle ne cadre pas avec les valeurs de la méthodologie Agile.
  2. Il y a une résistance générale au changement dans toute l'organisation.
  3. Le soutien et le parrainage de la direction sont inadéquats.
  4. Il y a un manque de compétences et d'expérience pour utiliser la méthodologie Agile. 
  5. Les processus et pratiques sont incohérents entre les équipes. 
  6. La formation et l'éducation sont insuffisantes.
  7. Le client, l'entreprise ou le propriétaire du produit ne sont pas assez disponibles.
  8. Les méthodes de projet traditionnelles sont trop ancrées dans l'entreprise.
  9. Les données et les mesures sont fragmentées, ce qui donne une « vue d'ensemble » incomplète.
  10. La collaboration et le partage des connaissances entre les employés sont insuffisants. 

Beaucoup des difficultés auxquelles se heurtent les entreprises qui mettent en œuvre la méthodologie Agile sont identiques à celles rencontrées lors de tout changement organisationnel de grande envergure. Autrement dit, les difficultés sont souvent non liées à la méthodologie Agile et résultent plutôt d'une mauvaise gestion du changement organisationnel. 

Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre la gestion de projet Agile, vous devez non seulement intégrer des directives Agile cohérentes, mais aussi adopter les meilleures pratiques de gestion du changement, que nous aborderons dans la prochaine section. 

Conseils en gestion du changement pour la mise en œuvre d'Agile dans l'environnement Waterfall

Lors de la mise en œuvre de la méthodologie Agile dans un environnement Waterfall, une gestion appropriée du changement peut faire la différence entre la réussite ou l'échec de l'adoption. 

Les participants à l'enquête 2019 sur l'état de l'agilité ont fourni ces cinq conseils pour la mise en œuvre de la méthodologie Agile dans une organisation :

  1. Mettre en place des coachs internes qui aident les autres à apprendre et à mettre en œuvre la méthodologie Agile. 
  2. Avoir un soutien fort de la direction pour l'adoption de la gestion de projet Agile.  
  3. Mettre en place des programmes de formation (fournis par l'entreprise) pour tous les employés qui seront impliqués dans des projets Agile ou qui en seront parties prenantes.
  4. Promouvoir et appliquer des pratiques et processus cohérents à travers toutes les équipes Agile.
  5. Fournir des outils communs à toutes les équipes. 

Votre plan de mise en œuvre de la méthodologie Agile doit suivre les lignes directrices et la structure de tout plan de mise en œuvre de changement organisationnel. Par exemple, avant de mettre en œuvre la méthodologie Agile, la direction doit d'abord inspirer les employés au changement en présentant une vision convaincante de l'avenir. Elle doit notamment présenter les avantages de la méthodologie Agile par rapport à un modèle Waterfall et la manière dont cette méthode profitera aux collaborateurs et à l'entreprise. 

La communication est essentielle - avant, pendant et après la mise en œuvre de tout changement important - et l'équipe de direction doit communiquer de manière cohérente sur la nature, le moment et la raison des changements et sur ce qu'ils signifient pour les employés. Il importe également de préciser ce qui ne va pas changer

Par exemple, si l'organisation utilise à la fois les méthodologies Waterfall et Agile pour répondre aux différents besoins commerciaux, des clients et des projets, chacun doit comprendre quelle méthodologie sera utilisée et quand. 

Un soutien fort de la direction peut favoriser le changement, mais il est aussi vital de former et d'accompagner tous les employés concernés. En faisant appel à des experts pour montrer à vos équipes comment appliquer correctement la méthodologie Agile, vous les aiderez à effectuer une transition en douceur. De plus, cela garantit la cohérence des processus et des pratiques dans toute l'organisation.

Qu'en est-il si les méthodologies Waterfall sont trop ancrées dans votre entreprise et que sa culture ne cadre pas bien avec les valeurs Agile ? Cela peut engendrer une résistance générale au changement qu'il sera difficile de surmonter. Dans ce cas, la direction devra peut-être se concentrer sur l'application des pratiques Agile. 

Il importe aussi de saisir les données et mesures des projets. Si vous pouvez présenter des statistiques pour comparer Agile et Waterfall et prouver que la méthodologie Agile permet d'améliorer les performances des projets, vous pourrez peut-être convaincre les parties prenantes hésitantes. 

Les cinq meilleurs livres sur la méthodologie Agile

En raison de la popularité croissante de la méthodologie Agile, de nombreux livres sur le sujet ont été publiés ces dernières années. Actuellement, plus de 3 000 livres sur ce thème sont répertoriés sur Amazon.com. 

Voici les cinq meilleurs livres sur la gestion de projet Agile :

  1. Agile Project Management QuickStart Guide: A Simplified Beginners Guide To Agile Project Management

C'est l'un des meilleurs ouvrages pour les personnes qui ne connaissent pas encore le sujet. Il fournit une excellente vue générale de ce qu'est la méthodologie Agile, comment l'utiliser, comment déterminer quel cadre est le mieux adapté à un projet, et plus encore. Il s'accompagne également d'un accès gratuit à vie à des guides, des listes de contrôle et des aide-mémoires pour vous aider à planifier et à exécuter votre premier projet Agile.

  1. Head First Agile : A Brain-Friendly Guide to Agile Principles, Ideas, and Real-World Practices

Guide complet sur la méthodologie Agile, y compris les cadres Agile les plus répandus, tels que Scrum, XP, Lean et Kanban. Si vous étudiez pour l'examen

PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), ce livre couvre l'intégralité du contenu de l'examen. Son format unique lui vaut d'être l'un des meilleurs livres sur la gestion de projet Agile. Contenant peu de texte, il se concentre plutôt sur l'apprentissage multi-sensoriel et la théorie cognitive pour vous aider à saisir de nouveaux concepts plus rapidement 

  1. Scrum : a Breathtakingly Brief and Agile Introduction

Ce livre est court, bref et va droit au but. Guide de poche à emporter et consulter partout où vous allez, c'est un excellent moyen de vous familiariser avec le cadre Scrum en moins d'une heure. Si vous venez d'être affecté à un projet Scrum et faites vos débuts dans ce domaine, ce livre vous aidera à vous y retrouver. 

  1. Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

Considéré comme l'un des premiers livres consacrés à Scrum, il a été rédigé par l'un des fondateurs de Scrum. Ce livre explique à la fois pourquoi Scrum est utile et comment en adopter le cadre. Il va plus loin que de nombreux livres pour débutants, en fournissant à la fois une vue d'ensemble et un guide de mise en œuvre. 

  1. Coaching Agile Teams : A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition

La plupart des livres sur la méthodologie Agile s'attachent à présenter la méthodologie aux débutants. La particularité de ce livre est qu'il vous explique comment enseigner la méthodologie Agile aux autres. Il couvre tous les rôles importants de coach agile, y compris l'enseignant, le mentor, le solutionneur de problèmes, le navigateur de conflits et le coach de performance. Si vous recherchez une ressource pour construire une équipe auto-organisée et performante, ce livre est fait pour vous. 

Même si la plupart des programmes de certification Agile reconnus (tels que le PMI-ACP mentionné plus haut) sont payants, il existe actuellement deux options de certification Agile gratuites. 

Scrum Fundamentals Certified de Scrumstudy

Ce cours est destiné à tous ceux qui veulent en savoir plus sur les bases de Scrum. Il donne également lieu à une certification Scrum gratuite une fois que vous avez réussi l'examen à choix multiples de 40 questions. 

Agile Scrum Training de Master of Project Academy

Il s'agit d'un cours en ligne gratuit qui donne un bref aperçu de la méthodologie Agile et de Scrum. À l'issue de ce cours de 30 minutes, vous recevrez un certificat numérique d'achèvement du cours. 

Autres options :

edX propose divers cours gratuits sur la méthodologie Agile, tels que Agile Leadership Principles. Toutefois, bien que le cours soit gratuit, si vous souhaitez obtenir un certificat signé par un instructeur et arborant le logo de l'institution pour certifier que vous avez suivi le cours, des frais vous seront facturés. 

Similaire à edX, udemy propose également un certain nombre de cours gratuits, tels que Basics of Scrum, Agile and Project Delivery. Cependant, vous ne recevrez pas de certificat à la fin du cours. 

Le Scrum Training Institute offre chaque trimestre une certification Scrum gratuite à une personne. Bien qu'il s'agisse peut être de l'une des meilleures certifications Scrum disponibles, elle coûte généralement plus de 1 000 USD. 

Si vous cherchez une certification Agile pour débutants, l'International Scrum Assembly propose une formation en ligne gratuite. Ces cours gratuits vous aideront à vous préparer à différentes certifications Scrum ou Agile. Toutefois, les certificats sont payants.

Entreprises leader qui utilisent la méthodologie Agile

De plus en plus d'entreprises, petites et grandes, dans tous les secteurs, utilisent la méthodologie Agile. Bien que le secteur des technologies soit celui où elle est le plus utilisée, les entreprises des secteurs de la finance, des services professionnels, des assurances, du gouvernement et de nombreux autres secteurs l'adoptent également. 

Parmi les entreprises les plus connues qui utilisent la méthodologie Agile, citons :

  • Amazon – Amazon utilisait déjà une forme de méthodologie Agile dès 1999, mais c'est au cours de la période 2004-2009 que l'adoption de Scrum s'est généralisée. C'est maintenant l'un des exemples les plus courants et les plus connus de gestion de projet Agile.
  • Cisco – Cisco a adopté la méthodologie Agile en 2015 pour réduire les défauts, réduire les heures supplémentaires des employés et améliorer les délais de livraison des produits. 
  • Google – Google figure parmi les entreprises leader qui utilisent Scrum. La société possède de nombreuses applications, telles que Gmail, Google Maps, Google Calendar, chacune nécessitant des mises à jour régulières. Afin de gérer la mise à jour, les tests et la sortie d'un si grand nombre de produits de manière rapide et cohérente, Google a adopté le cadre Scrum. 
  • Lego – Lego a adopté des pratiques agiles dès 2015 pour améliorer la communication, la concentration et la productivité. Cela leur a permis d'obtenir des estimations plus précises, de réduire la paperasserie et de devenir plus efficaces. (Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur le cadre Agile utilisé par Lego et sur la façon dont ils l'ont mis en œuvre.)
  • Netflix – Netflix est un excellent exemple d'entreprise qui utilise la gestion de projet Agile pour rester innovante et garder une longueur d'avance sur la concurrence. Netflix utilise la méthodologie Agile pour se spécialiser dans les émissions et films de niche, afin de pouvoir fournir rapidement et de manière cohérente du contenu pour tous les groupes démographiques. 
  • Microsoft – Microsoft utilise la méthodologie Agile pour les projets de petite taille comme pour les projets à l'échelle de l'entreprise. Microsoft a d'abord mis en œuvre un modèle Agile à petite échelle, puis a appris à l'adapter et à le modifier pour des projets et des solutions de plus grande envergure. 
  • Spotify – Spotify a adopté des pratiques agiles de développement logiciel afin de pouvoir rivaliser avec les grandes entreprises bien établies telles qu'Apple, Google et Amazon. 

Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet Agile ?

Les outils de gestion de projet Agile sont ceux que vous utilisez pour gérer et exécuter un projet agile. Dans sa forme la plus simple, un tableau blanc et des Post-It peuvent être considérés comme des outils de gestion Agile. La principale différence entre les outils de méthodologie Agile et les autres outils de gestion de projet est leur capacité à gérer des cadres Agile, tels que Kanban et Scrum. 

Autrement dit, les outils de gestion de projet Agile doivent être capables de prendre en charge les meilleures pratiques de gestion de projet Agile. Par exemple, si vous adoptez un cadre Scrum, vous devez choisir un logiciel de gestion de projet Agile qui vous permette de créer, mettre à jour et partager des tableaux Scrum (ou Scrum Boards). 

En outre, le meilleur logiciel Agile aidera votre équipe à adopter les piliers et valeurs clés de la méthodologie Agile. Cela signifie que votre logiciel de gestion Agile devrait contribuer à accroître la visibilité, la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Votre logiciel Agile doit également être suffisamment flexible pour vous permettre de modifier facilement les exigences de votre projet en fonction des besoins. 

Par exemple, lorsque vous recherchez les meilleurs outils de gestion de projet Agile, demandez-vous si le logiciel vous permettra ou non d'ajouter de nouvelles tâches, de modifier des ressources ou de créer facilement un nouveau sprint sur un projet existant . 

N'oubliez pas que les outils de gestion de projet Agile et non Agile doivent vous permettre de suivre les meilleures pratiques de planification de projet. Ainsi, tout outil que vous choisissez doit vous aider à créer et à maintenir la structure du projet, à enregistrer les changements, à suivre et à contrôler les progrès, à visualiser les tendances et à gagner en visibilité sur les performances de vos projets.

Voici quelques autres facteurs importants à prendre en compte pour choisir les outils de gestion de projet Agile les mieux adaptés à votre équipe ou votre organisation :

  1. Combien de projets vos outils devront-ils gérer simultanément ?
  2. Combien de personnes devront utiliser l'outil en même temps ?
  3. Allez-vous gérer des projets selon la méthodologie Agile et d'autres pas ? Avez-vous besoin d'un outil capable de prendre en charge les deux méthodes ?
  4. Pensez-vous que votre organisation va se développer au cours des deux à cinq prochaines années ? Les meilleurs outils Scrum devraient être capables de croître avec votre entreprise. 
  5. L'outil est-il convivial et dans quelle mesure ? Quelle est la note de satisfaction utilisateur moyenne des outils que vous envisagez ? 
  6. Comment les utilisateurs accéderont-ils à l'outil ? Avez-vous besoin d'outils de gestion de projet Scrum qui soient accessibles depuis plusieurs endroits ou appareils mobiles ? 
  7. Avec quels autres outils ou systèmes vos nouveaux outils devront-ils s'intégrer ? Si vous avez un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) avec lequel vos outils de gestion Scrum doivent s'intégrer, il importe de vérifier leur compatibilité avant l'achat.

Le déploiement de votre premier flux de travail et plan de projet Agile

Une fois que vous avez choisi vos outils de gestion de projet Agile, vous devez créer vos premiers flux de travail et plan de projet Agile.

Il est souvent plus facile de commencer à développer un plan de projet avant de créer vos flux de travail, car le plan vous aidera à identifier les flux de travail et les phases nécessaires pour votre projet. 

Le rôle du plan de projet dans la méthodologie Agile est similaire à celui de tout plan de projet traditionnel à bien des égards. Tout d'abord, un projet agile commence par une étape de pré-planification où la vision du projet est à la fois définie et documentée. C'est également à ce stade que les exigences commerciales et techniques connues sont consignées. 

C'est aussi durant cette phase de planification de base que les membres de votre équipe de projet sont affectés, et que les estimations de haut niveau concernant le budget, le temps et la portée du projet sont rassemblées et consignées. Ensuite, vous et votre équipe de projet déterminez le nombre de sprints ou d'itérations nécessaires pour le projet, ainsi que la durée de chaque sprint, et le livrable ou résultat attendu à l'issue de chaque sprint. 

La grande différence en termes de planification entre un projet agile et un projet traditionnel vient après la planification de haut niveau. À ce stade, pour un projet agile, vous vous contentez de planifier le sprint initial en détail, plutôt que l'ensemble du projet. Selon la méthodologie Agile, ce n'est qu'après la fin de chaque sprint que les détails du sprint suivant sont planifiés. Ce processus itératif permet à votre équipe de projet d'adapter le plan de chaque sprint en fonction des résultats du ou des sprints précédents.

Les détails de sprint de votre plan doivent être saisis dans votre outil de gestion de projet Agile. Si votre logiciel comprend des modèles, vous pourrez peut-être utiliser un modèle agile vierge ou un exemple de plan de projet Agile pour créer votre nouveau plan de projet. 

Voici un exemple de plan de projet Agile qui pourra vous servir de modèle :

Une fois votre plan de projet terminé, il est temps de mettre en place les flux de travail de gestion de projet appropriés dans votre nouveau logiciel de gestion de projet Agile. Par exemple, si vous utilisez le cadre Scrum, vous devez maintenant créer votre flux de travail Scrum.

Les flux de travail permettent simplement d'assurer l'exécution des tâches et des activités par les bonnes personnes au bon moment et le bon déroulement du suivi et de la réalisation du travail. Étant donné que les meilleures pratiques Agile décrivent une approche itérative et progressive du travail, vos flux de travail doivent pouvoir s'adapter à des cycles de travail. 

Avec un flux de travail standard, la tâche suit souvent le parcours suivant : « en cours », « en révision » et « terminée ». Mais avec la planification de projet Agile, vous devrez peut-être renvoyer certaines tâches plusieurs fois entre « en cours » et « en révision » avant qu'elles n'arrivent à la phase « terminée ». Il est essentiel que votre logiciel puisse prendre cette fonctionnalité en charge tout en maintenant la visibilité sur l'avancement. 

Voici un exemple de flux de travail Agile :

Une fois créés, vous pouvez utiliser ces flux de travail, ainsi qu'un tableau de bord de projet, pour suivre facilement l'avancement global de votre projet. 

Plus qu'une méthodologie : Comment créer un environnement Agile ?

Comme nous l'avons vu dans la première section, deux des difficultés les plus courantes dans l'adoption d'une méthodologie Agile sont dues à la culture de l'organisation qui ne cadre pas avec les valeurs Agile et/ou à une résistance générale au changement au sein de l'organisation.

Il est donc essentiel que la méthodologie Agile soit considérée non seulement comme une méthodologie de projet mais aussi comme une approche holistique des projets. Autrement dit, la méthodologie Agile a un impact sur l'ensemble de l'organisation, même sur les personnes qui ne travaillent pas directement sur les projets. Pour réussir, l'environnement global de l'entreprise doit soutenir les valeurs et les principes Agile. 

Les 4 piliers que tout environnement Agile doit soutenir sont :

  1. Les individus et leurs interactions, de préférence aux processus et aux outils
    L'entreprise doit valoriser les personnes plutôt que les processus standard et être prête et ouverte à s'adapter aux besoins changeants. 
  2. Des solutions opérationnelles, de préférence à une documentation exhaustive
    L'accent doit être mis sur la création de livrables de projet opérationnels. Cela signifie que les parties prenantes, y compris les dirigeants, doivent soutenir l'élimination de la documentation inutile et la réduction des formalités administratives pour permettre aux membres de l'équipe de consacrer plus de temps à la création des livrables du projet. 
  3. La collaboration avec les clients, de préférence aux négociations contractuelles
    Le client doit être considéré comme un coéquipier, et il est essentiel d'instaurer une relation ouverte par le biais d'une communication fréquente. Votre entreprise doit être prête à apporter des changements pour satisfaire le client, même si cela implique de modifier le contrat initial. 
  4. La réponse au changement, de préférence au respect d’un plan
    Un environnement agile requiert une volonté générale d'être flexible et de s'adapter rapidement aux changements. Si la technologie change à mi-chemin d'un projet et nécessite un changement de portée, l'équipe agile l'intégrera au prochain sprint, alors qu'un environnement traditionnel pourrait refuser de s'adapter. 

Au final, les entreprises qui disposent d'un environnement agile ont tendance à accepter et à encourager le changement, l'innovation et l'amélioration des processus. Elles comprennent les différents cadres Agile et soutiennent les pratiques Agile importantes, telles que la planification en sprints et le travail collaboratif. Ces lieux de travail soutiennent les membres de leur équipe. Ils considèrent également que l'engagement des employés et des clients est plus important que le respect des processus et des contrats.