Guide de gestion de projet

Cadres de gestion de projet

A. Qu'est-ce que le cadre de gestion de projet ?

Un cadre de gestion de projet est l'ensemble des outils, tâches et processus utilisés pour organiser, planifier et exécuter un projet du début à la fin. Autrement dit, un cadre décrit tout ce dont vous avez besoin pour planifier, gérer et contrôler avec succès vos projets. 

Un cadre de gestion de projet peut être divisé en trois grandes catégories :

  1. Un aperçu du cycle de vie du projet. Une différence essentielle entre les méthodologies Waterfall et Agile est que leurs cadres comprennent des cycles de vie différents. Par exemple, le cadre Waterfall énonce les cinq phases différentes suivantes :Démarrage
  2. Planification
  3. Exécution
  4. Contrôle & Surveillance
  5. Clôture
  6. En revanche, un cadre de projet Agile utilisera probablement un cycle de vie modifié pour mieux représenter la nature flexible et itérative de la méthodologie Agile.
  7. Modèles, listes de contrôle et autres outils. Le cadre de votre projet contient les informations dont vous avez besoin pour présenter votre projet de manière efficace. Il peut s'agir de recommandations sur les tâches, les activités et les ressources, ou d'ébauches de documents de projet.
  8. Processus et activités.Chaque cadre présente des processus de projet légèrement différents à suivre, ce qui explique que certains cadres fonctionnent mieux pour certains projets. Par exemple, la tenue de réunions quotidiennes est une activité normale décrite dans de nombreux cadres Agile. 

Le but d'un cadre de gestion de projet est de fournir un aperçu clair et cohérent des projets - un aperçu qui permet d'assurer une exécution fiable et reproductible des projets à travers les équipes et les entreprises. Les cadres permettent de garantir la consignation et le partage des meilleures pratiques, dans l'intérêt de tous. Ils aident également les organisations et les secteurs d'activité à créer des normes communes, de sorte qu'un projet de construction réalisé par une entreprise sera similaire à celui réalisé par une autre.  

Le Guide du Corpus des Connaissances en Management de Projet (Guide PMBOK) définit le cadre de gestion de projet comme la structure de base pour comprendre la gestion de projet. Si plusieurs cadres sont disponibles, c'est pour que les chefs de projet puissent choisir celui qui convient le mieux à leur projet. La Section F ci-dessous vous explique comment choisir le cadre adapté à votre projet. 

Quelle est la différence entre une méthodologie et un cadre ? 

Une méthodologie décrit les principes, les valeurs et les meilleures pratiques à suivre en matière de gestion de projet, tandis qu'un cadre indique comment les suivre. En d'autres termes, la méthodologie vous dit ce que vous voulez accomplir, et le cadre se concentre sur la façon d'y parvenir. 

Par exemple, les principes Lean et Agile peuvent vous indiquer qu'il est vital de répondre au changement. Cependant, ces méthodologies ne vous disent pas comment faire pour que vos projets répondent au changement. Ces informations seraient décrites dans un cadre. 


B. Qu'est-ce que les cadres Agile ont en commun ?

La méthodologie de projet Agile est une approche de gestion de projet qui s'articule autour de 4 piliers clés et 12 principes pour organiser les projets. Tous les cadres Agile ont en commun d'être conçus pour soutenir la mise en œuvre de ces piliers et principes. 

Le flux de processus Agile se distingue des autres approches de gestion de projet par l'accent qu'il met sur le développement itératif, la flexibilité, le retour d'information continu et la valorisation des personnes plutôt que des processus. Par conséquent, tout cadre Agile doit être construit autour de ces valeurs clés. 

Même si chaque cadre a ses propres caractéristiques, chacun a été développé pour garantir le respect des bases de la gestion de projet et la bonne exécution du projet. Les cadres Agile sont considérés comme légers par rapport aux cadres traditionnels, car ils visent généralement à minimiser la documentation et les règles. Cependant, chaque cadre de projet agile doit inclure tous les processus et phases critiques du projet tels que le démarrage, la planification, etc. 

C. Le cadre Scrum

Si on leur demande quelle est la méthodologie Agile la plus répandue, la majorité des utilisateurs citeront probablement le cadre Scrum. 

La méthodologie Scrum a été développée dans les années 1990, sur la base d'un article de la Harvard Business Review intitulé « The New New Product Development Game ». 

Comme d'autres cadres agiles, Scrum décrit une approche itérative de la gestion de projet. La méthodologie Scrum préconise de décomposer un projet en sprints (ou itérations) qui ne durent généralement qu'une à quatre semaines. Chaque sprint est censé se terminer par l'achèvement d'une version opérationnelle ou par une ébauche du livrable final du projet. 

En utilisant de courtes itérations, l'approche de gestion de projet Scrum permet à votre équipe de livrer une version opérationnelle du produit final de façon régulière. 

Au départ, Scrum a été conçu en utilisant un modèle logiciel qui suivait un ensemble de rôles, de responsabilités et de réunions. Cependant, il est suffisamment flexible pour être utilisé pour tout projet complexe dans n'importe quel secteur d'activité. Il fonctionne mieux lorsque votre projet aboutit à un produit concret, plutôt qu'à un service.

Scrum est considéré comme étant léger et flexible mais difficile à maîtriser. Son cadre est basé sur 3 piliers :

  1. La transparence. Des définitions et un langage communs doivent être utilisés.
  2. L'inspection. Les « artefacts » et les produits Scrum doivent faire l'objet d'une inspection régulière et diligente pour garantir leur qualité.
  3. L'adaptation. Chaque fois qu'une inspection met en lumière une qualité non conforme, l'équipe doit être en mesure d'apporter des modifications ou des corrections dès que possible. 

La méthodologie Agile Scrum exige des rôles et des responsabilités particuliers, notamment les suivants :

  • Propriétaire du produit. Dans un projet, le propriétaire du produit est la personne chargée de représenter l'intérêt du client. Cette personne a le pouvoir ultime de dire ce qui est inclus dans le produit final. Il incombe au propriétaire du produit de s'assurer que les exigences, les fonctionnalités et les priorités du produit sont comprises et réalisées.
  • Scrum Master. Le Scrum Master est un facilitateur, chargé d'organiser les réunions quotidiennes, d'améliorer les interactions au sein de l'équipe et de maximiser la productivité. La différence entre le chef de projet et le Scrum Master est que la fonction du Scrum Master est uniquement d'être un leader-serviteur. Le rôle et les responsabilités du chef de projet agile comprennent souvent la fonction de Scrum Master, mais ils peuvent aussi être délégués à tout facilitateur efficace et ayant une connaissance experte de la méthodologie Scrum. 
  • Équipe de développement. L'équipe de développement est l'équipe de projet Scrum. Elle est généralement auto-organisée et de nature transversale. Cette équipe est censée inclure toutes les personnes nécessaires pour concevoir, produire, tester et livrer le produit final.
  • Équipe Scrum. La structure de l'équipe Scrum comprend l'équipe de développement, le Scrum Master et le propriétaire du produit. 

La méthodologie Scrum comporte également sa propre terminologie. Les termes suivants sont importants et couramment utilisés dans le cadre Scrum : 

  • Product backlog (ou carnet de produit). Le backlog est une liste de tâches et d'exigences qui doivent être incluses dans le produit final. Il incombe au propriétaire du produit de créer et de gérer le backlog. 
  • Sprint. Le sprint est un délai fixé pour l'achèvement de chaque série de tâches du backlog. Chaque sprint doit avoir la même durée. La durée type est de deux semaines, mais le sprint peut durer de une à quatre semaines selon les besoins de l'équipe et du projet. 
  • Planification du backlog. La planification du backlog fait référence au processus qui consiste à déterminer quelles tâches du backlog seront incluses dans chaque sprint. C'est ce que l'on appelle parfois la planification Agile de sprint.  
  • Sprint backlog (ou carnet de sprint). Portion du backlog affectée au sprint actuel. 
  • Daily Scrum (ou mêlée quotidienne). L'équipe de projet Scrum doit se réunir tous les jours pour discuter des progrès réalisés au cours des dernières 24 heures, des progrès attendus dans les 24 heures à venir et de tout nouveau problème apparu. Ces réunions sont généralement appelées « Daily Scrum » ou « Daily Stand-Up » et ne durent généralement que 15 minutes environ.
  • Rétrospective. Chaque sprint doit se terminer par une réunion de bilan, appelée « rétrospective ». Cette réunion est l'occasion pour l'équipe d'examiner ses progrès jusqu'à présent et de discuter de la manière dont elle peut améliorer l'exécution du prochain sprint.
  • Scrum Board. Le Scrum Board est un outil qui aide votre équipe à voir et à gérer le Sprint Backlog. Il peut s'agir d'un tableau physique, tel qu'un tableau blanc, ou d'un tableau virtuel au sein d'un outil de gestion de projet. Le tableau comporte généralement trois colonnes : « À faire » , « En cours » et « Terminé ». Au fur et à mesure que les éléments du backlog sont terminés, ils sont déplacés d'une colonne à l'autre sur le tableau. Cela permet à chacun de voir rapidement ce qui doit être fait pendant le sprint en cours et comment le travail progresse. 
  • Artefact. Le Product Backlog, le Sprint Backlog et l'incrément produit constituent les trois artefacts Scrum du projet. Le Product Backlog et le Sprint Backlog représentent le travail qui reste à faire, et l'incrément produit est la partie du produit déjà accomplie pendant le sprint en cours.


D. Autres méthodes Agile populaires pour la gestion de projet

Si Scrum est l'une des méthodes de gestion de projet Agile les plus répandues, ce n'est certainement pas votre seule option. Vous vous demandez peut-être : qu'est-ce que la planification agile et laquelle devrais-je choisir ? Voici cinq autres méthodes de gestion de projet Agile parmi lesquelles choisir :

1. Kanban

Le Kanban est une méthode de gestion de projet simple et visuelle, qui met l'accent sur la visibilité. Conçu à l'origine comme une méthode de planification, le Kanban aide les équipes à travailler en flux tendus en permettant à chacun de voir où en est l'avancement du projet et ce qui va suivre. 

Le Kanban met l'accent sur un flux de travail visualisé où le travail est décomposé en petites parties. Le cadre Kanban est similaire au cadre Scrum à bien des égards. Par exemple, le Kanban utilise également un tableau qui permet de visualiser et de suivre l'avancement du projet. Ce tableau permet de segmenter les tâches du projet en trois colonnes principales : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Cependant, contrairement à Scrum, le tableau Kanban effectue le suivi de toutes les tâches mais ne les sépare pas en sprints. 

Parmi les points forts du Kanban, citons sa capacité à identifier les goulets d'étranglement et le gaspillage, et à réduire les temps d'attente.

2. Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) est un cadre agile initialement conçu pour les projets de développement logiciel agiles. Comme Scrum, ce cadre se concentre sur le développement continu et la livraison au client. Il utilise également des intervalles ou sprints, à l'instar de la méthodologie Scrum. 

Cependant, le cadre XP repose sur des principes d'ingénierie et comprend 12 processus de soutien propres au domaine du développement logiciel. Ces processus sont les suivants :

  1. Jeu de planification (Planning Game)
  2. Petites livraisons (Small Releases)
  3. Tests d'acceptation client (Customer Acceptance Tests)
  4. Conception simple (Simple Design)
  5. Programmation en binôme (Pair Programming)
  6. Développement piloté par les tests (Test-Driven Development)
  7. Remaniement (Refactoring)
  8. Intégration continue (Continuous Integration)
  9. Propriété collective du code (Collective Code Ownership)
  10. Normes de codage (Coding Standards)
  11. Métaphore (Metaphor)
  12. Rythme soutenable (Sustainable Pace)

3. FDD (Feature-Driven Development)

Le FDD (ou développement axé sur les fonctionnalités) est un cadre agile spécifique aux logiciels. L'idée est de créer des modèles logiciels toutes les deux semaines. Il nécessite également un plan de développement et de conception distinct pour chaque fonctionnalité du modèle logiciel, ce qui le rend plus lourd en termes de documentation que certains des autres cadres agiles. En raison de ses exigences rigoureuses en matière de documentation, le FDD est généralement mieux adapté aux équipes ayant des capacités de conception et de planification avancées. 

Le cadre FDD décompose les projets en cinq activités fondamentales et reproductibles :

  1. Concevoir le modèle d'ensemble (Develop an overall model)
  2. Construire la liste des fonctionnalités (Build a feature list)
  3. Planifier par fonctionnalité (Plan by feature)
  4. Concevoir par fonctionnalité (Design by feature)
  5. Réaliser par fonctionnalité (Build by feature)

4. DSDM (Dynamic Systems Development Method)

La méthode DSDM (ou méthode dynamique de développement de systèmes) est née de la nécessité de fournir un cadre industriel commun pour la livraison rapide de logiciels. Selon la méthode DSDM, il est attendu que certaines parties devront être retravaillées, et tout changement de développement qui se produit doit être réversible. Tout comme Scrum, XP et FDD, le cadre DSDM décompose les projets en petits sprints. 

Il repose sur 8 principes clés :

  1. Focalisation sur le besoin métier
  2. Livraison dans les temps
  3. Coopération
  4. Qualité sans compromis
  5. Développement incrémental à partir de bases solides
  6. Développement itératif
  7. Communication claire et continue
  8. Autonomie

5. Crystal

Crystal est une famille de méthodologies Agile, dont Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Orange, Crystal Red, etc. Chaque méthodologie Crystal s'accompagne de son propre cadre. Le choix de la méthodologie dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'équipe, les priorités du projet et la criticité du projet. Lorsque vous décidez d'adopter la méthodologie Agile dans votre projet, il est important de reconnaître que les différents projets nécessitent un ensemble de politiques, de pratiques et de processus légèrement différents en fonction de leurs caractéristiques uniques. 

Qu'est-ce qu'un projet Lean ?

Alors que la notion Lean apparaît souvent dans les listes de cadres agiles, le développement Lean est en fait une méthodologie complètement distincte. La raison pour laquelle Lean et Agile sont si souvent regroupés est qu'ils partagent beaucoup de valeurs communes. Par exemple, Lean et Agile mettent tous deux l'accent sur la capacité à s'adapter facilement au changement. 

Les grands principes de la méthodologie Lean incluent :

  1. Éliminer les sources de gaspillage
  2. Construire la qualité intrinsèque
  3. Favoriser l’apprentissage
  4. Reporter la décision
  5. Livrer vite
  6. Respecter les personnes
  7. Optimiser le système dans son ensemble


E. Définition de Agile Epics

Les Agile Epics sont de « grands récits utilisateurs ou « large user stories » ». Bien sûr, cela est très vague, ce qui conduit souvent à des malentendus. Toutefois, cette définition se veut vague afin d'offrir une plus grande flexibilité aux projets et aux chefs de projet.   

Afin de mieux comprendre ce qu'est une epic (ou épopée), il faut d'abord définir la notion de « user story » (ou récit utilisateur). Il s'agit de ce que veut l'utilisateur. Autrement dit, c'est une description des résultats que demande le client. Dans l'idéal, la user story est suffisamment courte pour tenir dans un sprint. Par exemple, si vous produisiez un livre et que chaque chapitre pouvait être réalisé dans le cadre d'un sprint, alors chaque chapitre deviendrait une user story. 

Mais que se passerait-il s'il fallait huit semaines pour boucler un chapitre ? Cela voudrait dire que la user story est trop longue pour être réalisée avec succès en un seul sprint. D'où la notion de « large user story » ou « epic ». 

Il n'existe aucune directive précise sur la taille des epics. Cela dépend de la longueur du sprint de votre équipe et des besoins du projet. 

Autre notion qu'il importe aussi de comprendre : le thème. C'est une collection de user stories qui sont liées ou qui peuvent facilement être regroupées. Par exemple, si vous envisagiez de construire une maison, vous pourriez choisir de regrouper toutes les exigences électriques sous un thème et toutes les exigences structurelles sous un autre thème. 

« Story », « epic » et « thème » sont des termes que beaucoup d'équipes agiles utilisent pour simplifier les discussions et la planification du carnet de produit (product backlog). Par exemple, il se peut que votre carnet de produit comporte un besoin trop important pour être affecté à un seul sprint. En le qualifiant d'epic, tout le monde comprend qu'il doit être décomposé avant que le travail puisse faire partie d'un carnet de sprint (sprint backlog).

De même, si vos besoins sont regroupés sous des thèmes, cela peut vous aider à planifier votre carnet de sprint. Après tout, cela peut être bénéfique de placer les exigences regroupées dans le même sprint. 

La gestion de projet Epic consiste à gérer votre backlog de manière exécutable. Elle permet de s'assurer que les exigences sont suffisamment concises pour être satisfaites en une à quatre semaines.  

Les epics offrent plusieurs avantages, dont les suivants : 

  • Elles permettent de garder une trace des grandes idées mal définies dans votre backlog. Vous pouvez consigner un besoin en tant qu'epic et l'affiner plus tard, au fur et à mesure de l'avancement du projet. 
  • Les epics vous permettent d'établir une hiérarchie pour les éléments de votre backlog. L'epic reste dans le backlog en tant qu'idée ou exigence originale. Les user stories qui y sont associées permettent de suivre les aspects du produit qui vous permettront de répondre à cette exigence. 

Il arrive que les équipes s'attachent trop aux détails afin de différencier les epics des stories, et c'est là un des gros problèmes des epics. Les équipes peuvent aussi consacrer trop d'efforts à suivre les epics séparément des stories ou à essayer d'estimer et d'affiner les epics avant de les décomposer en stories. 

En fin de compte, les epics sont censées être un outil de regroupement utile pour votre backlog. Si elles créent des problèmes et des soucis pour votre équipe de projet, il convient de réévaluer leur utilisation.

Voici une vidéo de Knowldege Hut pour mieux comprendre ce que sont les epics agiles et leur intérêt.

F. Les meilleures pratiques de gestion de projet pour choisir le bon cadre

Avec plus de six cadres populaires pour la gestion de projet Agile, comment savoir lequel est adapté à votre projet ? 

Tout d'abord, il n'existe pas de cadre unique qui convienne à tous les projets. Il est donc important d'évaluer les besoins de votre projet individuel et de votre équipe au moment de faire votre choix. 

Voici sept bonnes pratiques de gestion de projet basées sur le modèle de maturité OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) et l'ouvrage intitulé Implementing Organizational Project Management Guide du Project Management Institute.  

  1. Évaluez la taille et la portée du projet. S'il s'agit d'un projet de grande envergure et de longue durée, il peut être difficile de le décomposer en sprints de deux semaines. En revanche, si la portée est difficile à définir et qu'elle doit évoluer dans le temps, la méthodologie Agile est probablement mieux adaptée qu'un cadre plus traditionnel. 
  2. Identifiez les moteurs du projet. Avant de démarrer un projet, il est important d'en comprendre l'argument commercial et la valeur pour l'organisation. Quels avantages ce projet apporte-t-il à votre entreprise ?  
  3. Faites en sorte de comprendre les principaux objectifs du client, les résultats attendus et les priorités du projet.
  4. Identifiez les moteurs, objectifs, résultats et priorités du projet sur lesquels les différentes méthodologies auront un impact. Par exemple, si l'un des objectifs du projet est de le réaliser de la manière la plus rentable possible, une méthodologie Lean sera peut-être plus efficace. Si le client exige une documentation approfondie des fonctionnalités, la méthode FDD pourrait être plus appropriée. 
  5. Créez une liste des méthodologies potentielles qui peuvent convenir au projet et classez-les selon leur adéquation sur la base des critères décrits à la dernière étape. Il peut s'agir d'un simple tableau dans lequel figure chaque cadre agile potentiel en haut, et tous les principaux moteurs, objectifs, etc. en bas à gauche. Vous pouvez ensuite confirmer si chaque cadre soutient les moteurs. 
  6. Le cadre qui soutient la majorité des moteurs, des objectifs, des résultats et des priorités est celui qu'il vous faut. N'oubliez pas que si certains résultats sont plus critiques que d'autres, vous pouvez pondérer vos évaluations afin de ne pas les négliger. Vous devez choisir le cadre qui devrait fournir les meilleurs résultats et présenter le moins de risques possible. 
  7. Une fois que vous avez choisi votre cadre, surveillez son fonctionnement. N'oubliez pas que deux des concepts clés de la méthodologie Agile sont la flexibilité et l'adaptabilité. Si la méthodologie de projet que vous avez choisie ne produit pas les résultats souhaités, vous devrez peut-être la modifier ou même changer de cadre. 

G. Outils de gestion de projet agile gratuits

Les outils de gestion de projet Agile sont tous les outils que vous utilisez pour gérer un projet agile. Dans leur forme la plus simple, un tableau blanc et des post-it peuvent être considérés comme des outils de gestion de projet agile. 

Cependant, il existe une grande variété d'outils numériques plus sophistiqués parmi lesquels choisir. La principale différence entre les outils Agile et les autres outils de gestion de projet est leur capacité à gérer des cadres Agile, tels que Scrum et Kanban. 

Voici cinq outils de gestion de projet agile gratuits :

  1. Kanban Tool 
    Kanban Tool est un tableau Kanban en ligne. Il propose des cartes Kanban, des couloirs, des couleurs et plus encore pour garantir la visibilité de votre projet. La version de base de l'outil est gratuite pour un maximum de deux utilisateurs et deux tableaux.
  2. Pipefy
    Pipefy est un outil qui vous permet d'élaborer et d'exécuter des flux de travail de type Kanban. Il ne propose pas de modèles de processus préétablis, mais il vous permet de concevoir et de personnaliser entièrement vos propres flux de travail. Cet outil est gratuit pour les équipes comportant jusqu'à cinq personnes. 
  3. Wrike 
    Wrike est un outil de gestion de projet basé sur le cloud capable de prendre en charge les cadres de gestion de projet Agile et plus traditionnels. Wrike offre gratuitement une version de base de l'outil pour un maximum de cinq collaborateurs. 
  4. Yodiz
    Yodiz est une plateforme Agile tout-en-un et entièrement personnalisable. L'outil vous permet de personnaliser les champs, la disposition et les couleurs des tableaux, et plus encore. Il est gratuit jusqu'à trois utilisateurs.
  5. Zoho Sprints
    Zoho Sprints est un outil basé sur le cloud pour les équipes agiles. Il offre une variété de fonctions de gestion de projet Agile, y compris des tableaux Scrum. Le logiciel est gratuit pour un maximum de cinq projets et jusqu'à cinq utilisateurs.