Introduction
Quel que soit le type de projet que vous planifiez, il comporte plus ou moins les mêmes étapes. Bien que chaque projet nécessite un ensemble de processus et de tâches uniques, ils suivent tous un cadre similaire. Il y a toujours un début, un milieu et une fin. C'est ce qu'on appelle le cycle de vie du projet.
Le cycle de vie du projet permet de garantir une certaine prévisibilité et offre au chef de projet un moyen d'aborder les tâches en plusieurs phases distinctes. Dans cette section, nous vous expliquerons ce que vous devez savoir sur chaque phase.
Phase de démarrage
La phase de démarrage est la première étape du cycle de vie du projet. Elle a pour objectif de définir le projet, de développer l'argument commercial et de le faire approuver. Pendant cette période, le chef de projet peut faire l'une des choses suivantes :
- Réaliser une étude de faisabilité
- Créer une charte de projet
- Identifier les principales parties prenantes
- Sélectionner les outils de gestion de projet
À la fin de cette phase, le chef de projet devrait avoir une connaissance approfondie de la finalité, des objectifs, des exigences et des risques du projet.
Phase de planification
La phase de planification est essentielle pour créer une feuille de route de projet que toute l'équipe pourra suivre. C'est à ce stade que tous les détails sont exposés et que les objectifs sont définis afin de répondre aux exigences de l'organisation.
En général, durant cette phase, le chef de projet :
- Crée un plan de projet
- Élabore un plan de ressources
- Définit les objectifs et les mesures de performances
- Explique les rôles et responsabilités aux membres de l'équipe
- Déploie les flux de travail
- Anticipe les risques et élabore des plans de secours
La phase suivante (exécution) commence généralement par une réunion de lancement au cours de laquelle le chef de projet expose les objectifs du projet à toutes les parties concernées. Avant cette réunion, le chef de projet doit absolument :
- Définir la vision et les livrables : définir un objectif commun pour tous, et ce qui doit être fait et à quel moment.
- Identifier les membres de l'équipe et définir leurs rôles : qui fait quoi ? Il convient pour cela de créer une liste détaillée et d'indiquer les coordonnées de chacun pour faciliter la communication.
- Développez un plan de projet initial : vous devez disposer d'un plan mais vous finaliserez les détails avec votre équipe au moment du lancement.
- Définissez les mesures de réussite : comment le projet sera-t-il mesuré ? Qu'est-ce qui fera sa réussite ? Définissez les attentes dès le début.
- Identifiez les risques et les goulets d'étranglement potentiels : préparez l'équipe aux éventuels obstacles et mettez en place un processus permettant de les éliminer rapidement.
- Mettez en place une logistique pour la communication de l'équipe : comment vous tiendrez-vous informés les uns les autres ? Établissez un processus cohérent (réunions quotidiennes, hebdomadaires) et déterminez la technologie à utiliser.
- Choisissez un processus de travail ou une méthodologie de gestion de projet : déterminez les meilleures pratiques que votre équipe devra suivre.
- Décidez des outils à utiliser : assurez-vous que chacun dispose des bons outils et qu'il sait les utiliser.
- Programmez la réunion de lancement : toute l'équipe et toutes les parties prenantes doivent être présentes, même par téléphone ou visioconférence.
- Établissez l'ordre du jour et préparer les diapos pour la réunion : envoyez l'ordre du jour avant la réunion afin que chacun puisse se préparer et remettez à chacun les diapos à l'issue de la réunion à titre de référence.
Phase d'exécution
Ceci est la principale phase du projet. Les livrables sont élaborés pour s'assurer de répondre aux attentes du projet. C'est à ce stade qu'est utilisé le gros des ressources, à savoir le temps, l'argent et les personnes.
Comme mentionné auparavant, une réunion de lancement est organisée pour marquer le lancement officiel de la phase d'exécution. L'ordre du jour de la réunion de lancement peut comporter les éléments suivants :
- Présentations : qui est qui ?
- Contexte du projet : pourquoi ce projet ? Quels en sont les objectifs ?
- Portée du projet : qu'allez-vous faire exactement ? Quel type de travail implique-t-il ?
- Plan du projet : comment allez-vous y parvenir ? À quoi ressemble la feuille de route ?
- Rôles : qui sera responsable de quels éléments du projet ?
- Communication : quels canaux de communication utiliserez-vous ? À quel type de réunions ou de rapports d'avancement votre équipe doit-elle s'attendre ?
- Outils : quels outils seront utilisés pour mener à bien le projet et comment seront-ils utilisés ?
- Prochaines étapes : quelles sont les mesures à prendre immédiatement ?
- Séance questions-réponses : demandez aux personnes présentes si elles ont des questions.
Phase de contrôle et de surveillance
Cette phase coïncide avec la phase d'exécution. Au fur et à mesure que le projet avance, le chef de projet doit s'assurer que toutes les parties mobiles évoluent dans le bon sens à tout moment et de manière coordonnée. S'il faut modifier le plan de projet en raison de circonstances imprévues ou d'un changement de direction, ces modifications interviennent ici.
Durant la phase de contrôle et de surveillance, le chef de projet peut être amené à :
- Gérer les ressources
- Surveiller les performances du projet
- Gérer les risques
- Organiser des réunions et produire des rapports d'avancement
- Mettre à jour le calendrier du projet
- Modifier les plans de projet
À la fin de cette phase, tous les livrables du projet convenus doivent être achevés et acceptés par le client.
Clôture du projet
La phase de clôture est une étape clé du cycle de vie du projet. Période de réflexion, de conclusion et d'organisation des supports, elle marque la fin officielle du projet.
Le chef de projet peut :
- Faire l'inventaire de tous les livrables
- Régler les derniers détails
- Remettre le projet au client ou à l'équipe qui gérera les opérations quotidiennes du projet
- Réaliser un examen rétrospectif afin de discuter des enseignements tirés et en prendre note
- Organiser tous les documents relatifs au projet dans un lieu centralisé
- Informer les parties prenantes et les dirigeants de la réussite du projet
- Fêter l'achèvement du projet et remercier les membres de l'équipe
Maintenant que vous comprenez chaque étape du cycle de vie d'un projet, le choix de l'outil de gestion de projet adapté à vous et votre équipe est essentiel à la réussite du projet. Vous trouverez ci-après les meilleures pratiques pour choisir l'outil qui répond à vos besoins, ainsi qu'un guide des caractéristiques à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion de projet.
Clôture du projet
La phase de clôture est une étape clé du cycle de vie du projet. Période de réflexion, de conclusion et d'organisation des supports, elle marque la fin officielle du projet.
Le chef de projet peut :
- Faire l'inventaire de tous les livrables
- Régler les derniers détails
- Remettre le projet au client ou à l'équipe qui gérera les opérations quotidiennes du projet
- Réaliser un examen rétrospectif afin de discuter des enseignements tirés et en prendre note
- Organiser tous les documents relatifs au projet dans un lieu centralisé
- Informer les parties prenantes et les dirigeants de la réussite du projet
- Fêter l'achèvement du projet et remercier les membres de l'équipe
Maintenant que vous comprenez chaque étape du cycle de vie d'un projet, le choix de l'outil de gestion de projet adapté à vous et votre équipe est essentiel à la réussite du projet. Vous trouverez ci-après les meilleures pratiques pour choisir l'outil qui répond à vos besoins, ainsi qu'un guide des caractéristiques à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion de projet.
