Workflow-Automatisierung: Der unsichtbare Antrieb bei Spitzenteams

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Workflow-Automatisierung?
• Wie Workflow-Automatisierung funktioniert
• Vorteile der Workflow-Automatisierung
• Beispiele für Workflow-Automatisierung
• Best Practices für die Implementierung von Workflow-Automatisierung 
• Wichtige Funktionen, bei denen Sie auf der Suche nach Software zur Workflow-Automatisierung achten sollten
• Wie sich Wrikes Workflow-Automatisierung im Vergleich abhebt
• Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit intuitiver Automatisierung
• Häufig gestellte Fragen

Das, was Arbeitsabläufe entgleisen lässt, ist in der Regel nicht die Arbeit selbst; es sind die manuellen Aufgaben, die sich in der Kette anhäufen – wie duplizierte Dateien, verpasste Aktualisierungen, schleppende Kommunikation oder andere sich wiederholende Schritte. Durch den Einsatz regelbasierter Auslöser, um manuelle Aufgaben für Ihr Team zu automatisieren, können viele dieser Probleme beseitigt werden. 

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie leistungsstarke Teams Workflow-Automatisierung nicht nur nutzen, um Zeit zu sparen, sondern um intelligente Systeme zu entwickeln, die Chaos verringern, Zusammenarbeit fördern und eine verbesserte Kundenerfahrung bieten. 

Schauen wir uns einmal genauer an, wie Workflow-Automatisierungsplattformen wie Wrike einem helfen, vorauszubleiben.

Was ist Workflow-Automatisierung? 

Workflow-Automatisierung ist der Prozess, bei dem Software zur automatischen Durchführung routinemäßiger Schritte in einem Geschäftsablauf verwendet wird — wie das Zuweisen von Aufgaben, das Senden von Benachrichtigungen, das Sammeln von Daten oder das Auslösen von Freigaben. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter die Arbeit durch die Erledigung sich wiederholender manueller Aufgaben vorantreiben, können Unternehmen durch den Einsatz der Workflow-Automatisierung die Übergaben und Verwaltungsaufgaben hinter den Kulissen abwickeln lassen.

Bei Wrike nutzen wir die Automatisierung, um alle unsere internen Arbeitsabläufe zu optimieren, von den Prozessen des Marketingkampagnen-Managements bis hin zu den Arbeitsabläufen für die Verwaltung unserer Projektportfolios. Aufgaben werden automatisiert erstellt, zugewiesen und aktualisiert, basierend auf den Regeln, die wir um Projektphasen, Formulareinsendungen oder Statusänderungen herum erstellt haben, damit es keine „überflüssige Arbeit“ (wie redundantes Kopieren und Einfügen oder endlose E-Mail-Ketten) gibt, die unsere Teams verlangsamt.

Wie Workflow-Automatisierung funktioniert

Die Workflow-Automatisierung verbindet Aufgaben, Informationen und Freigaben durch vordefinierte Regeln miteinander. Einfach ausgedrückt, wenn eine Arbeitsablaufstufe abgeschlossen ist, dann wird eine Automatisierung ausgelöst. 

Je nach voreingestellter Regel kann die Automatisierung die Aufgabe an den nächsten Schritt weiterleiten, das zuständige Teammitglied benachrichtigen, ein Dashboard aktualisieren, ein Dokument weiterleiten oder Daten über eine Integration zwischen Anwendungen synchronisieren. 

In der Regel beginnen Teams mit der Workflow-Automatisierung, indem sie die Regeln identifizieren, die sie am häufigsten bearbeiten. Teams können auch analysieren, wo sie im Hinblick auf Zeiteinsparungen am meisten gewinnen können, Projektverfolgung, Dashboard-Genauigkeit oder problemlose Kommunikation. 

Erfolgreiche Workflow-Automatisierung erfolgt Schritt für Schritt:

• Überprüfen Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe, Rollen und Zuständigkeiten, um zu verstehen, wie Projekte anlaufen, wo die Auslöser liegen, wie Sie den Begriff „Abschluss“ definieren könnten und wo typischerweise Engpässe auftreten. 
• Skizzieren Sie Ihren Arbeitsablauf , indem Sie die Schritte trennen und ein Diagramm erstellen, das visualisiert, wie die eine Aufgabe in die nächste übergeht. Klaxoon erleichtert diesen Prozess.
• Identifizieren Sie Integrationspunkte und achten Sie auf die Stellen, wo die Aufgaben von Ihrem Team verlangen, Daten aus anderen Systemen abzurufen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Teams täglich durchschnittlich 16+ Apps nutzen, und Automatisierung kann die Lücken zwischen diesen Systemen überbrücken. 
• Sprechen Sie mit Ihrem Team, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren — wie Kommunikationslücken, Dateien, die als Vorlagen genutzt werden könnten, oder redundante Freigabestufen. 
• Legen Sie Automatisierungsregeln für Ihren Arbeitsablauf fest, die so einfach sein können wie „Wenn …, dann …“Regeln und Auslöser, die Sie in Ihrem Workflow-Managementsystem definieren können.
• Überwachen, testen und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. So wie Ihr Team beginnt, mit dem neuen Prozess zu arbeiten, verfolgen Sie die KPIs, passen Sie die Automatisierungsregeln an und fügen Sie neue Automatisierungen hinzu, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Wenn Sie verstehen, wie Automatisierungen funktionieren – und wo sich die besten Möglichkeiten für deren Einsatz bieten – können Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Automatisierungen einrichten, die sowohl effizient als auch für Ihr Team nützlich sind.

Vorteile der Workflow-Automatisierung

Mit den richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung können Unternehmen den Zeitaufwand für Routineaufgaben reduzieren, die Genauigkeit verbessern und den Teams mehr Zeit geben, sich auf strategische oder kreative Initiativen zu konzentrieren. Das liegt daran, dass die Workflow-Automatisierung folgende Vorteile bringt: 

• Eliminiert wiederholte Aufgaben, indem Freigabevorgänge, Benachrichtigungen und die Zuteilung von Aufgaben beschleunigt werden und so Zeit gespart wird, die Ihr Team sonst mit der Dateneingabe oder dem Warten auf Antworten verbringen würde. 
• Gewährleistet Verantwortlichkeit, indem die Zuständigkeit für Aufgaben nachverfolgt und aktualisiert wird, sobald sich der Status eines Arbeitselements ändert.
• Reduziert menschliche Fehler indem die Menge an manueller Dateneingabe oder Kopieren und Einfügen reduziert wird, die Ihr Team während eines Arbeitsablaufs durchführen muss.
• Verbessert die Kundenzufriedenheit indem spezifische Aufgaben wie Service-Anfragen und Kundenunterstützungstickets automatisiert werden und ein konsistenterer Service geboten wird.
• Unterstützt die Skalierbarkeit indem eine erhöhte Anzahl von Arbeitsabläufen bewältigt wird, ohne die Anzahl der Teammitglieder in jedem Projekt erhöhen zu müssen. 
• Liefert nahtlose Integration durch die Verbindung mit anderen Tools und Plattformen, die zur Überwachung Ihrer Daten verwendet werden – wie Tools für Finanzmanagement, CRMs und Plattformen zum Teilen von Dateien. 
• Verbessert das KPI-Tracking durch das Erstellen von Projekt-Dashboards zur Überwachung wichtiger Metriken in Echtzeit. 
• Macht Unternehmen zukunftssicher indem die Bühne für zukünftige digitale Transformation bereitet wird und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen.  

Da Unternehmen mit steigenden Arbeitsauslastungen und komplexeren Arbeitsabläufen konfrontiert sind, kann die Automatisierung von Aufgaben eine praktische Möglichkeit bieten, menschliches Eingreifen zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern, die Produktivität zu steigern, die Effizienz zu erhöhen und Teams zu verbinden. 

Selbst kleine Automatisierungsinitiativen können zu messbaren Vorteilen führen – wie schnelleren Reaktionszeiten, weniger Fehlern oder besserer Sichtbarkeit. 

Und wenn die richtigen Workflow-Automatisierungslösungen genutzt werden, um diese Automatisierungen zu betreiben, können sich diese Vorteile auf ein gesamtes Unternehmen ausweiten, da die Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen weiterhin wachsen.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Mit Vorteilen wie diesen ist es kein Wunder, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu einem wesentlichen Bestandteil täglicher Geschäftsabläufe in so vielen Unternehmen in den USA geworden ist. Jetzt werfen wir einen Blick hinter die Kulissen mit einigen realen Beispielen dafür, wie die Workflow-Automatisierung auf verschiedene Arten von Geschäftsprozessen angewendet wird. 

Beispiel 1: Arbeitsablauf IT-Support-Ticket-Management

Wenn Sie schon einmal in einer IT-Abteilung gearbeitet haben, wissen Sie, dass sich Support-Tickets oft stapeln – und zwar nicht, weil die Probleme an sich komplex sind, sondern weil das Sortieren der eingehenden Anfragen, deren Zuweisung an die richtige Person und die Information der Nutzer oft mehr Zeit in Anspruch nehmen als die eigentliche Lösung des Problems. 

Reicht ein Nutzer ein Support-Ticket über ein Portal oder per E-Mail ein, wird dieses von der Automatisierungssoftware sofort anhand von Schlüsselwörtern oder des Dringlichkeitsgrades kategorisiert (in Wrike ist dies möglich, wenn der Nutzer die Anfrage über eines unserer dynamischen Anfrageformulare einreicht). 

Von dort leitet das System das Ticket an den passenden IT-Spezialisten weiter, der die Kapazität hat, das Problem anzugehen – alles, ohne dass ein Teammitglied das Ticket manuell prüfen oder weiterleiten muss. 

Nach der Zuweisung lösen automatisierte Arbeitsabläufe zudem Echtzeit-Statusaktualisierungen aus, um den Anfragenden auf dem Laufenden zu halten – ganz ohne nachfassende E-Mails oder Anrufe. 

Und wenn ein Ticket nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums bearbeitet wird (beispielsweise mit dem Auslöser „wenn die Arbeitsablauf-Phase ‚Eingereicht‘ 72 Stunden oder länger dauert“), können Eskalationsregeln es automatisch an einen Manager weiterleiten (mit der Regel „dann eine Aufgabe der Rolle ‚Manager‘ zuweisen“). 

Nachdem das Problem gelöst ist, kann eine Automatisierung sogar eine Umfrage versenden, um das Feedback des Kunden zur Interaktion zu sammeln, während sich der Service-Agent um das nächste Ticket kümmert. 

Beispiel 2: Arbeitsablauf Projektannahme und Ausführung 

In projektbasierten Arbeiten treten oft Verzögerungen auf, bevor die Arbeit beginnt – wenn Anfragen vage sind, in E-Mail-Ketten stecken bleiben oder an die falsche Person geleitet werden. Dies verlangsamt die Projektplanung, beeinträchtigt die Transparenz und führt dazu, dass sogar schon erste Aufgaben überarbeitet werden müssen, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt beginnt. 

Mit automatisierten Projekt- und Ausführungs-Arbeitsabläufen können Teams schneller und sicherer von der Idee zur Aktion übergehen. 

Beispielsweise, wenn ein Stakeholder eine neue Projektanfrage einreicht – erneut über ein benutzerdefiniertes Wrike-Anfrageformular – sorgt die Automatisierung dafür, dass die Anfrage abgeschlossen, richtig kategorisiert und sofort an den richtigen Teamleiter weitergeleitet wird. Das System erstellt eine Aufgabe oder ein komplettes Projekt mit bereits eingetragenem kritischen Kontext – einschließlich Fristen, Gastnutzern und Abhängigkeiten.

Von dort aus leiten Arbeitsabläufe das Projekt durch Schlüsselstadien unter Verwendung von benutzerdefinierten Status und automatisierten Benachrichtigungen. Stakeholder bleiben informiert, nichts wird übersehen, und Projektmanager können ihren Fokus von der Aktualisierungsverfolgung auf das Vorantreiben von Ergebnissen verlagern. 

Es ist eine bessere Erfahrung sowohl für den Anfragenden als auch für das Team, das die Arbeit erledigt. Dadurch werden Reibungen reduziert, der Durchsatz gesteigert und Projektmanager können mit Klarheit und Zuversicht führen.

Das Designteam der Haushaltsgerätemarke Electrolux suchte nach einer effizienteren Lösung zur Verwaltung des Verpackungsdesignprozesses. Wegen Verzögerungen bei der Freigabe und einem schwerfälligen E-Mail-System, musste das Team mehr Zeit für die Kreativ-Arbeit schaffen. Ihr Ziel war es, Dokumentationen zu konsolidieren und frei zugänglich zu machen für diejenigen, die sie benötigten.

Wrike ist ihre neue Plattform für Workflow-Automatisierung, und die Automatisierungen haben jedem im Design-Team wie folgt geholfen: 

• Zuweisung von Personen zu jeder Aufgabe, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten abgedeckt sind 
• Klärung der erforderlichen Aktionen durch eindeutiges Definieren der Arbeitsablaufstufen 
• Visualisierung der Zeitleiste und Fristen, einschließlich der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, in einem gemeinsam genutzten Gantt-Diagramm-Tool. 

Beispiel 3: Onboarding-Arbeitsablauf

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen ist einer der funktionsübergreifendsten Prozesse. Personalwesen, IT, Finanzabteilung und Personalverantwortliche spielen alle eine Rolle, doch ihre entscheidenden Schritte werden oft in Tabellen und informellen Checklisten erfasst. Dies kann zu Verzögerungen, verpasster Papierarbeit und oft zu einer negativen Erfahrung für den neuen Mitarbeiter führen. 

Mit einem automatisierten Onboarding-Arbeitsablauf für Mitarbeiter kann der Prozess von dem Moment an vereinfacht werden, in dem ein Kandidat sein unterschriebenes Angebotsschreiben einreicht. 

Wenn die Personalabteilung beispielsweise einen Antrag auf eine Neueinstellung einreicht, kann ein Automatisierungsprozess die wesentlichen Angaben aus den Unterlagen des Mitarbeiters – wie Eintrittsdatum, Abteilung, Standort und Vorgesetzter – erfassen und in eine Onboarding-Projektvorlage eintragen sowie einen Zeitplan erstellen, um den Prozess zu leiten. 

Von dort aus werden die Aufgaben automatisch den richtigen Stakeholdern zugewiesen, sobald der Mitarbeiter die jeweilige Phase des Onboardings abgeschlossen hat – so erhält beispielsweise die IT-Abteilung die Aufgabe, dem neuen Mitarbeiter entsprechend seiner neuen Rolle Zugriff auf die erforderlichen Systeme zu gewähren, die Hausverwaltung wird benachrichtigt, um den Zugang zum Arbeitsplatz vorzubereiten, die Finanzabteilung wird aufgefordert, die Gehaltsabrechnung einzurichten, und wichtige Meilensteine werden dem einstellenden Manager mitgeteilt, damit dieser sicherstellen kann, dass sich der neue Mitarbeiter gut einlebt. 

Im Rahmen des Onboardings können automatisierte Erinnerungen ferner dafür sorgen, dass diese verschiedenen Abteilungen ihren Verantwortlichkeiten nachkommen, ohne dass die Personalabteilung die Unterlagen einfordern muss. Wird eine kritische Aufgabe nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen, benachrichtigen Automatisierungsregeln den entsprechenden Teamleiter, bevor dadurch eine nachfolgende Aufgabe verzögert wird. 

Das Ergebnis ist ein konsistenter, wiederholbarer Onboarding-Prozess, der manuelle Koordination reduziert, den Prozess organisiert hält und allen beteiligten Teams eine größere Sichtbarkeit darauf gibt, wie neue Teammitglieder ihre Schulungs- und Probezeiten durchlaufen.  

Das Telekommunikationsunternehmen Arvig spart dank Wrikes Automatisierungen jährlich über 900 Stunden bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Für neue Mitarbeiter nutzt das Unternehmen Wrikes Anfrageformulare und Vorlagen, und spart so mehr als drei Stunden Verwaltungsaufwand pro Mitarbeiter wodurch die Projektkosten um 20 % sinken. 

Sie sagten uns: „Dank der Integrationsmöglichkeiten von Wrike konnten wir ein Skript erstellen, das den Aufgaben automatisch die richtigen Manager zuweist oder neu zuweist, wenn das Team ein neues Projekt anhand der Vorlage anlegt. Jetzt kann unser Personal-Team einfach über ein Wrike-Anfrageformular ein Projekt anhand der Wrike-Vorlage anlegen, und schon ist alles erledigt – einfach so.“

Best Practices für die Implementierung der Workflow-Automatisierung 

Bevor Sie sich kopfüber in die Automatisierung stürzen, lohnt es sich, diese Best Practices in Betracht zu ziehen:

• Klein anfangen und skalieren: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Automatisierung einer wiederholbaren Aufgabe oder eines Arbeitsablaufs. Sobald Sie den Wert der Automatisierung nachgewiesen haben, erweitern Sie schrittweise auf komplexere Prozesse. 
• Frühzeitig wichtige Stakeholder einbeziehen: Arbeiten Sie mit den Teams zusammen, die täglich die Automatisierung nutzen werden. Ihre Erkenntnisse tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu gestalten, die den tatsächlichen geschäftlichen Anforderungen entsprechen und die Akzeptanz fördern. 
• Überwachen, messen und optimieren: Verwenden Sie Dashboards und KPIs, um die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe zu verfolgen. Indem Sie Ihre automatisierten Arbeitsabläufe regelmäßig überprüfen, können Sie Anpassungen vornehmen, um Prozessänderungen, Ineffizienzen oder neue Chancen zu berücksichtigen. 
• Menschliche Aufsicht bei Bedarf beibehalten: Automatisieren Sie routinemäßige Aufgaben, behalten Sie jedoch manuelle Überprüfungspunkte für kritische Entscheidungen oder Ausnahmen bei. Dies gibt Ihnen Kontrolle über die manuellen Prozesse, die nicht wiederholt werden können, ohne Ihre Standardarbeitsabläufe zu verlangsamen. 
• Dokumentieren Sie Ihre automatisierten Prozesse: Halten Sie klare Aufzeichnungen darüber, wie Ihre Arbeitsabläufe strukturiert sind, damit Teams bei Bedarf Fehler beheben, aktualisieren oder skalieren können. 
• Wählen Sie eine Workflow-Automatisierungssoftware, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst: Die besten Tools zur Workflow-Automatisierung lassen sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, um Silos und manuelle Datenübertragungen zu vermeiden, und sind so skalierbar, dass sie Arbeitsabläufe teamübergreifend miteinander verknüpfen. 

Von all diesen Tipps ist es der letzte – die Wahl der richtigen Automatisierungssoftware – der für Ihr Team den größten Unterschied ausmachen wird. Im nächsten Teil dieses Beitrags werden wir uns daher darauf konzentrieren, wie Sie die richtige Software für Ihre Workflow-Automatisierungen auswählen und welche wichtigsten Funktionen unsere Plattform Wrike bietet.

Wichtige Funktionen, bei denen Sie auf der Suche nach Software zur Workflow-Automatisierung achten sollten

Die Wahl der richtigen Software zur Workflow-Automatisierung oder Orchestrierung kann einen entscheidenden Unterschied darin ausmachen, wie reibungslos Ihre Teams im Alltag arbeiten. 

Unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Tausenden Unternehmen weltweit zeigen, dass Sie bei der Bewertung von Plattformen zur Workflow-Automatisierung besonders auf folgende Funktionen Wert legen sollten: 

• Eine benutzerfreundliche Low-Code-Oberfläche: Eine wirkungsvolle Automatisierung sollte einfach einzurichten und für die Personen zugänglich sein, die sie täglich nutzen. Halten Sie Ausschau nach Plattformen mit intuitiven, Low-Code- oder No-Code-Buildern, Drag-and-Drop-Funktionalität und vorkonfigurierten Automatisierungen für gängige Arbeitsabläufe. Wenn Teams die Automatisierung selbst verwalten können, erfolgt die Akzeptanz schneller und Veränderungen fühlen sich weit weniger störend an.
• Anpassbare Anfrageformulare und Arbeitsaufnahme: Durch die Standardisierung der Arbeitsaufnahme in Ihrem System wird dazu beigetragen, dass Unklarheiten und manuelle Nacharbeiten vermieden werden. Anpassbare Anfrageformulare gewährleisten, dass die richtigen Informationen von vornherein erfasst werden, Aufgaben korrekt weitergeleitet werden und die Teams schnell mit der Arbeit beginnen können, ohne nach fehlenden Angaben suchen zu müssen.
• Stark ausgeprägte Integrationsfähigkeiten: Workflow-Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie sich auf natürliche Weise in Ihre bestehende Technologieumgebung einfügt. Plattformen mit umfassenden, gut gestalteten Integrationen erleichtern die Vernetzung von Tools, den Datenaustausch und sorgen dafür, dass die Arbeit reibungslos voranschreitet. Wrike bietet beispielsweise mehr als 400 Integrationen mit weit verbreiteten Tools wie Slack, Microsoft Teams, Salesforce und Google Drive.
• Flexible Regeln und bedingte Logik: Arbeit folgt selten einem einzigen, linearen Pfad. Schauen Sie nach Automatisierungstools, die es Ihnen ermöglichen, regelbasierte Auslöser, Aktionen und Bedingungen festzulegen, die sich anpassen, wenn sich Prioritäten ändern oder Aufgaben sich durch verschiedene Phasen bewegen. Diese Flexibilität hilft, dass Arbeitsabläufe weiterhin auf die realen Prozesse abgestimmt bleiben.
• Anpassung über Teams und Projekte hinweg: Keine zwei Teams arbeiten auf die gleiche Weise. Die besten Automatisierungsplattformen unterstützen die individuelle Anpassung auf allen Ebenen – über Abteilungen, Projekte und einzelne Aufgaben hinweg – und bieten gleichzeitig rollenbasierte Berechtigungen, um Konsistenz, Klarheit und Sicherheit zu gewährleisten.
• Echtzeit-Dashboards und Berichte: Klare Sichtbarkeit hilft Teams, sich auszurichten und kontinuierlich zu verbessern. Suchen Sie nach Tools, die Echtzeit-Dashboards und Berichte bieten, sowohl mit Übersichten auf hoher Ebene als auch mit detaillierten Einblicken in Aufgaben. Dank integrierter Analysenfunktionen lassen sich Engpässe leichter erkennen, die Leistung überwachen und fundierte Verbesserungen vornehmen.
• KI-Fähigkeiten: KI kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen erheblich verbessern, indem sie die Einrichtungszeit verkürzt und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Funktionen wie vorausschauende Einblicke, intelligente Kategorisierung und Empfehlungen zur Automatisierung helfen Teams, intelligenter zu arbeiten und sich schneller anzupassen. 
• Sicherheit und Zugriffskontrollen: Starke Sicherheitsfunktionen – einschließlich rollenbasierter Zugriff, Verschlüsselung und Prüfprotokolle – sind essenziell, insbesondere beim Verwalten sensibler Daten. Und da Hybrid- und Remote-Arbeit jetzt die Norm ist, sorgt der mobile Zugriff dafür, dass Teams mit ihren Arbeitsabläufen verbunden bleiben können, wo immer die Arbeit stattfindet.
• Vorgefertigte Vorlagen für einen schnelleren Start: Vorlagen erleichtern den Start, ohne Flexibilität zu opfern. Bibliotheken mit anpassbaren Vorlagen – für Freigabeverfahren, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, IT-Anfragen oder Marketingabläufe – helfen Teams dabei, schnell durchzustarten und ihre Prozesse im Laufe der Zeit zu optimieren.

Wie sich Wrikes Workflow-Automatisierung im Vergleich abhebt

Vor dem Hintergrund dieser Checkliste wollen wir uns nun ansehen, wie die von unserer Wrike-Plattform bereitgestellten Funktionen zur Workflow-Automatisierung die Arbeit Ihres Teams reibungsloser, schneller und kooperativer gestalten können. 

Einfache Einrichtung und Rollout

Wrikes No-Code-Prozess ist schnell und unkompliziert. Unsere Plattform umfasst Dutzende einsatzbereiter Automatisierungs-Anwendungsfälle, unterteilt in Kategorien, darunter @Erwähnungen, Zuweisung und Arbeitsauslastung, benutzerdefinierte Felder und vieles mehr – alle individuell anpassbar, damit Sie genau den Arbeitsablauf erstellen können, den Ihr Team benötigt. 

Das Erstellen benutzerdefinierter Automatisierungsregeln ist ebenfalls schnell und einfach. 

Angenommen, Ihr Kreativ- und Designteam arbeitet an einer Landingpage zur Einführung eines neuen Produkts. Ihre erste Automatisierung könnte so aussehen, dass, wenn der Status der Landingpage nicht innerhalb von fünf Tagen von „Freigabeprozess ausstehend“ zu „Freigegeben“ oder „Überarbeitungen angefordert“ wechselt, ein Manager einen Kommentar gibt und den Prüfer mit einer Erinnerung markiert. Nachdem auf die Erinnerung reagiert wurde und der Status derselben Aufgabe auf „Freigegeben“ wechselt, kann Wrike die Aufgabe automatisch als „Zur Veröffentlichung“ kennzeichnen.

Für jede Automatisierungsregel kann es einen Auslöser („wenn“-Anweisung) und bis zu zehn Aktionen („dann“-Anweisungen) geben. Um dem obigen Beispiel zu folgen, könnte das Ändern des Status der Aufgabe zu „Zur Veröffentlichung“ damit beginnen, die Dateien in einen neuen Ordner zu leiten, sowie den Webmaster, der für das Erstellen der neuen Seite verantwortlich ist, und den Projektmanager über den Fortschritt zu informieren. 

Mit Wrikes Workflow-Management-Tools lassen sich alltägliche und komplexe Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende automatisieren und dabei in nur wenigen einfachen Schritten alles von der Aufgabenerstellung bis zum Abschluss abwickeln. 

Nahtlose Integrationen

Wrike bietet eine nahtlose, No-Code-Integration mit mehr als 400 Apps, Tools und Softwareplattformen, die Ihr Team in seinen Arbeitsabläufen nutzt.

Ganz gleich, welche Tools Ihr Team für seine Aufgaben bevorzugt, mit Wrike lässt sich ein effizienter, integrierter Arbeitsablauf schaffen – es ist so einfach wie die Übertragung der oben erwähnten „Wenn-Dann“-Regeln in Arbeitsabläufe, die sich über beide Plattformen erstrecken. 

Zum Beispiel: 

• Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, dann sende eine E-Mail über Gmail 
• Wenn eine Zahlung eingegangen ist, dann aktualisiere den Kundendatensatz in QuickBooks.
• Wenn eine Frist in zwei Tagen abläuft, dann sende eine Erinnerung über Slack  

Erweiterte Anpassung

Mit Wrike lassen sich verschiedene Arten von Workflow-Automatisierung auf allen Ebenen verwalten – von unternehmensweit über abteilungsweit bis hin zur Aufgabenebene. 

Jedes Team hat unterschiedliche Aufgaben zu erledigen und profitiert von unterschiedlichen Automatisierungsregeln. So lassen sich in Wrike Automatisierungsregeln auf Teamebene festlegen, die nur für Aktivitäten im Arbeitsablauf jenes Teams gelten und nicht für das gesamte Projekt. 

Wrikes Anpassungsmöglichkeiten gehen dank benutzerdefinierter Elementtypen sogar noch weiter. Mit Automatisierungsregeln für bestimmte Aufgaben kann jede Aufgabe einen eigenen, individuell angepassten Arbeitsablauf haben, sodass Sie sicher sein können, dass alle Punkte abgehakt sind, bevor Sie die Aufgabe als erledigt markieren.

Nehmen wir einmal an, ein Vertriebs- und Marketingteam nutzt Wrike zusätzlich zu seiner CRM-Software (Customer Relationship Management), um seine Leads zu verwalten. 

Das Ziel besteht darin, die Zuweisung von Folgeaufgaben an die Teammitglieder zu automatisieren – je nachdem, wie sich der Status des Leads von „Neu“ über „Kontaktiert“ zu „Qualifiziert“ ändert. Mit Wrikes Anpassungsfunktionen lassen sich Automatisierungsregeln einrichten, die nur für bestimmte Leads gelten, die spezifische Kriterien erfüllen. 

Die Anpassung erstreckt sich auch auf Wrikes Dashboards und Berichte. 

Wriikes Dashboard-Optionen bedeuten, dass Sie Ihren Arbeitsablauf aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten können. Die Dashboards erstellen automatisch verschiedene Ansichten der Projektdaten, sodass es nicht mehr notwendig ist, ein Tracking-System manuell zu aktualisieren, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert. 

Unabhängig davon, ob alle Aufgaben eines Projekts angezeigt oder nach Priorität oder Zeitrahmen gefiltert werden sollen – diese Dashboards liefern den Nutzern schnell und einfach die relevantesten Informationen.

Einzelne Teammitglieder können auch zwischen Makro- und Mikroansichten der ihnen zugewiesenen Projekte wechseln, mit Dashboard-Widgets, die Daten filtern, um Folgendes anzuzeigen: 

• Jede Aufgabe, für die sie während des Projekts verantwortlich sind 
• Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag oder die aktuelle Woche 
• Eine chronologische Ansicht jeder Projektaktualisierung 

Diese Sichtbarkeit hilft Ihnen dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Teammitglieder können ihre Aufgaben wirkungsvoll priorisieren und Manager können den Fortschritt bequem verfolgen, Engpässe identifizieren und Bereiche erkennen, in denen sie mehr Unterstützung anbieten müssen. Wenn alle Teammitglieder außerdem einen gemeinsamen Überblick über den Projektstatus und die Prioritäten haben, entfallen zeitaufwendige Statusbesprechungen oder langwierige E-Mail-Korrespondenzen. 

Echtzeit-Berichterstattung und Analyse 

Die in Wrike integrierten Analysenfunktionen erleichtern es, Berichte über Arbeitsabläufe zu erstellen und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Unsere Analysefunktionen werten große Datensätze aus und erkennen Muster in Echtzeit. Mit vorgefertigten Berichtsvorlagen und hochgradig anpassbaren Berichts-Dashboards können Sie Ihre Datenanalyse verfeinern und tiefer in erweiterte Einblicke eintauchen.

Dann werden diese Arbeitsablauf-Daten – von der Aufgabenabschlussquote über den Projektfortschritt und die Verteilung der Arbeitsauslastung im Team bis hin zur Ressourcenauslastung – automatisch in Ihre interaktiven Wrike-Dashboards übernommen. 

Bahnbrechende Work Intelligence®

In Wrike sind dank der KI zahlreiche Beispiele für die Workflow-Automatisierung möglich. Durch unsere bahnbrechende Work Intelligence® KI lassen sich Arbeitsabläufe leichter denn je automatisieren. Ferner identifiziert Wrike Automatisierungsmöglichkeiten in Ihrem gesamten Arbeitsablauf, auch solche, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben, um Ihre Effizienz mit auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vorschlägen zu steigern. 

Wenn die KI bestimmte Verhaltensweisen beobachtet, beginnt sie, Aktionen vorzuschlagen, die dem Team nutzen. Sie könnte etwa, wenn sie Muster bei der Aufgabenzuteilung beobachtet, die für bestimmte Aufgaben am besten geeigneten Teammitglieder aufgrund ihrer Expertise und Verfügbarkeit vorschlagen. 

Wrikes KI verfolgt auch die Prioritäten der Aufgaben, Nutzeraktivitäten und die Dringlichkeit der Aufgaben. Beispielsweise könnte sie Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Ihre Aufgaben entsprechend den sich ändernden Projektanforderungen und kritischen Terminen neu priorisieren können. Dazu gehören Funktionen zur Vorhersage von Projektrisiken, mit denen Faktoren identifiziert werden können, die zu einer Terminüberschreitung führen könnten – etwa die Komplexität des Projekts, der Umfang der Aufgaben und die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter.

Basierend auf dieser Analyse weist Wrike jedem Projekt ein niedriges, mittleres oder hohes Risikoniveau zu, sodass Projekte mit dem höchsten Risiko priorisiert angegangen werden können, während noch genügend Zeit zum Reagieren vorhanden ist. 

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit intuitiver Automatisierung

Workflow-Automatisierung muss nicht unbedingt mit komplexen Systemen oder hohem technischem Aufwand verbunden sein. Im Kern ist es oft so einfach wie „Wenn dies passiert, dann tu das.“ Eine gut durchdachte Automatisierung unterstützt das Team und befreit jeden, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die tatsächlich Ergebnisse bringt.

Mit einfacher Einrichtung, umfangreichen Integrationen, anpassbaren Arbeitsabläufen, Echtzeit-Dashboards, fortschrittlicher Berichterstattung und KI-gestützten Automatisierungsempfehlungen bietet Wrike eine umfassende Plattform zur Gestaltung, Optimierung und Skalierung der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen. 

Wenn Sie bereit sind, Reibungsverluste zu reduzieren, die Transparenz zu verbessern und Ihrem Team zu helfen, seine beste Leistung zu erbringen, vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Wrikes Workflow-Automatisierung Ihre Ziele unterstützen kann.