So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow, der wirklich funktioniert
Das Wichtigste in Kürze:
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Ein Projektmanagement-Workflow ist eine wiederholbare Abfolge von Schritten, denen Teams folgen, um Projekte effizient und konsistent abzuschließen.
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Workflows gliedern komplexe Projekte, klären Verantwortlichkeiten, verfolgen den Fortschritt und reduzieren Verzögerungen oder Missverständnisse.
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Visuelle Tools wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme erwecken Workflows zum Leben, insbesondere in Kombination mit Automatisierung.
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Workflows gut zu verwalten bedeutet, sie zu überprüfen, zu verfeinern und an die sich ändernden Projektanforderungen anzupassen.
Bis Sie diese Einführung gelesen haben, werden Unternehmen aufgrund schlechter Projektmanagement-Praktiken bereits unglaubliche 1 Mio. $ durch Ineffizienzen verschwendet haben.
Die Uhr tickt. Laut dem Project Management Institute gehen alle 20 Sekunden weitere 1 Mio. $ in Rauch auf. Das bedeutet erhebliche Kosteneinsparungen für ein Unternehmen, das es richtig macht. Wenn Ihr Workflow jedoch nicht strukturiert ist, haben selbst die talentiertesten Projektteams Schwierigkeiten, sich abzustimmen, Aufgaben zu priorisieren oder Termine einzuhalten.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, was ein Projektmanagement-Workflow ist, warum er wichtig ist, wie Sie einen solchen Workflow aufbauen und wie Sie ihn an agile, funktionsübergreifende oder komplexe Projektumgebungen anpassen können. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen, Vorlagen und Tools, wie Sie die Theorie in die Praxis umsetzen können.
Was ist ein Projektmanagement-Workflow?
Ein Projektmanagement-Workflow ist eine strukturierte Abfolge wiederholbarer Schritte, denen Ihr Team folgt, um ein Projekt zu planen, auszuführen und abzuschließen. Er bildet den Ablauf der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Freigaben ab, die erforderlich sind, um ein Projekt von der Idee bis zur Fertigstellung zu bringen – und sorgt dabei für die Abstimmung aller Beteiligten.
Aus meiner eigenen Erfahrung mit der Verwaltung von Projekten in Wrike weiß ich, dass Workflows das operative Rückgrat jeder Initiative bilden. Ganz gleich, ob Sie an einer Marketingkampagne oder einer Produkteinführung arbeiten, ein klar definierter Workflow hilft Ihnen bei:
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Der Unterteilung komplexer Projekte in überschaubare Phasen
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Der klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten
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Der Verfolgung des Fortschritts erledigter Aufgaben in Echtzeit
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Der Erkennung von Verzögerungen oder Hindernissen, bevor sie eskalieren
Workflows können mit Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen oder Workflow-Diagrammen visualisiert werden. Wenn sie durch eine Software für Projektmanagement-Workflows unterstützt werden, ermöglichen sie auch Automatisierung, was Zeit spart und manuelle Übergaben reduziert.
Ein Projektmanagement-Workflow bietet Ihrem Team mehr als eine To-do-Liste ... er bietet einen wiederholbaren, strategischen Weg zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten in großem Maßstab.
Benefits of a well-designed project management workflow
There are many benefits of implementing a project management workflow. Let’s take a look at a few here.
Benefit | What it means for your team |
You get work done faster | With a clear plan in place, there’s less back-and-forth and more doing. Projects move forward quickly. |
Everyone stays in the loop | In your task management tool, it’s easy to see what’s happening, what’s falling behind, and where to jump in to keep things on track. |
Clarity on who does what | Tasks are assigned from the start, so everyone knows what they’re responsible for. |
Smarter use of your team’s time | It’s easier to spot where resources are stretched — and where you have room to do more. For future projects, you’ll have a template of project tasks, so you’ll hit the ground running faster. |
More efficient workflows | When your team follows the same process every time, things don’t fall through the cracks. |
Collaboration feels easier | People can focus on their part of the project while still understanding how everything fits together, which is especially important for Agile project management workflows. |
It’s easy to scale up | Once you have a good workflow, you can copy it for other projects — no need to reinvent the wheel. |
Less busywork | Automating repetitive tasks (like updates and handoffs) saves serious time. |
Project stakeholders feel confident | When they can see progress in real time, stakeholders are not chasing updates, meaning you can get your time back to work on the project. |
So erstellen Sie einen Projektmanagement-Workflow
Die Erstellung eines Projektmanagement-Workflows bedeutet, einen klaren, schrittweisen Pfad für Ihr Team festzulegen, dem es folgen kann – von der ersten Aufgabe bis zur endgültigen Lieferung. Es geht darum, dass Projektmanager die Arbeit so organisieren, dass jeder weiß, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie sein Teil zum Gesamtbild passt.
Hier erfahren Sie, wie Sie einen Workflow erstellen, der in der Praxis funktioniert (und nicht nur auf dem Papier).
1. Beginnen Sie mit Ihrem Projektziel
Jeder Projektmanagement-Workflow beginnt mit einem klaren, spezifischen Ziel. Was genau möchten Sie erreichen? Vielleicht möchten Sie eine neue Website starten, ein Kundenangebot erstellen oder eine Kampagne zur Steigerung der Anmeldezahlen durchführen. Was auch immer das Ziel ist, es sollte konkret genug sein, um Entscheidungen während des gesamten Workflows zu leiten – und messbar genug, um den Fortschritt zu verfolgen.
Dies ist auch der Zeitpunkt, um wichtige Stakeholder zu identifizieren und aufeinander abzustimmen. Dazu können Kunden, Abteilungsleiter, Führungskräfte oder sogar externe Partner gehören. In Wrike erstelle ich gerne gleich zu Beginn eine Projektbeschreibung, in der das Ziel, der Umfang und die wichtigsten Stakeholder dargelegt werden. So haben alle vom ersten Tag an ein gemeinsames Verständnis und es werden spätere Missverständnisse vermieden.
2. Erstellen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben
Sobald Sie Ihr Ziel kennen und die Stakeholder an Bord haben, erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben oder „zu erledigende Aufgaben“ auf. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Projektstruktur, um das Projekt in überschaubare Komponenten zu unterteilen, bevor Sie Aufgaben zuweisen oder Abhängigkeiten abbilden.
Diese Art der detaillierten Aufgabenzuteilung ist besonders hilfreich, wenn Sie komplexe Prozesse verwalten oder mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Ich verwende in Wrike in der Regel eine Aufgabenliste oder die Dashboard-Ansicht, um alles an einem Ort zu erfassen und zu organisieren. Sie können Aufgaben auch in Phasen oder Kategorien gruppieren, um Lücken leichter zu erkennen und Ihre Zeit und Ressourcen effektiver zu planen.
3. Legen Sie fest, wer was macht
Weisen Sie nun jede Aufgabe einem Teammitglied zu. Legen Sie klar fest, wer für was verantwortlich ist – das reduziert Verwirrung und hilft, die Arbeit am Laufen zu halten. Weisen Sie in Ihrer Workflow-Management-Software Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und fügen Sie Details hinzu, damit nichts übersehen wird.
4. Zeitleisten und Abhängigkeiten abbilden
Einige Aufgaben können gleichzeitig erledigt werden, beispielsweise das Verfassen eines Blogbeitrags, während jemand anderes die Bilder entwirft. Andere Aufgaben müssen jedoch in einer bestimmten Reihenfolge folgen. Beispielsweise kann der Blogbeitrag erst veröffentlicht werden, wenn er geschrieben, bearbeitet, freigegeben und in das Content-Management-System (CMS) hochgeladen wurde.
Hier ist es wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben abzubilden. In Wrike können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden, um voneinander abhängige Aufgaben visuell miteinander zu verknüpfen, und dann Automatisierungsregeln festlegen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe ohne menschliches Zutun vorangebracht wird. Wenn beispielsweise Aufgabe B erst beginnen kann, wenn Aufgabe A erledigt ist, können Sie beide miteinander verknüpfen. Wenn sich Aufgabe A verzögert, aktualisiert Wrike automatisch die Zeitleiste für Aufgabe B und sendet eine Benachrichtigung an den Projektmanager, damit nichts übersehen wird.
Durch die Organisation Ihres Workflows und die Automatisierung von Übergaben reduzieren Sie das Risiko von Engpässen und erleichtern Ihrem Team die Synchronisierung – insbesondere, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren.
Tipp von Wrike: Sie müssen diesen Prozess nicht für jedes Projekt von Grund auf neu beginnen. Verwenden Sie Projektmanagement-Vorlagen, um Ihre Aufgabenliste zu optimieren.
5. Wählen Sie, wie Sie die Arbeit verfolgen möchten
Sobald Ihre Aufgaben festgelegt sind, benötigen Sie ein System, um die Arbeit tatsächlich zu verwalten und zu überwachen. Das richtige Tool hilft Ihrem Projektteam, auf dem Laufenden zu bleiben, Termine einzuhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Einige Teams bevorzugen Kanban-Boards, um Aufgaben in Phasen wie „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ zu visualisieren. Andere verwenden lieber Gantt-Diagramme, um zu sehen, wie Aufgaben auf einer Zeitleiste angeordnet sind und wie sich Verzögerungen in einem Bereich auf den Rest auswirken. Wenn Ihr Team mit wiederkehrenden Aufgaben arbeitet oder mehrere komplexe Projekte gleichzeitig jonglieren muss, erleichtern diese visuellen Tools die Verwaltung von Zeitleisten und die Aufrechterhaltung der Dynamik erheblich.
Einer der Gründe, warum ich mich auf Wrike verlasse, ist die Möglichkeit, je nach den Anforderungen des Teams zwischen verschiedenen Projektansichten zu wechseln. Designer bevorzugen möglicherweise eine Board-Ansicht. Projektmanager bleiben vielleicht lieber beim Gantt-Diagramm. Führungskräfte möchten vielleicht nur ein Dashboard auf hoher Ebene, das den Projektstatus anzeigt. Sie müssen nicht alle zur Verwendung derselben Ansicht zwingen – Wrike ist flexibel und speichert alle Ihre Projektdaten an einem Ort.
3. Gather and record your tools and resources
Your team will need access to two kinds of resources:
- Internal resources, such as software, meeting spaces, and office supplies
- External resources, such as hired equipment, client data, and freelance specialists or agencies
Project planners also need to have an overview of the personnel available to come on board, sometimes called “human capital.”
Without accurate resource planning, it’s impossible to complete a project and remain on track. You need a clear picture of what you have and the gaps you need to fill along the way. Even small delays early on can throw off the entire schedule. If your marketing team is waiting on design assets from the graphics department, every task that depends on them slips as well.
This is where Wrike's resource management features can be useful. You can see everyone’s capacity and workload in one view, so you know exactly who’s available to take on work before you assign it. You can also quickly spot overloaded team members before it becomes a project bottleneck.
Consider your resources as puzzle pieces in a single, unified workflow. When you know exactly which tools and people you have, it’s easier to connect the dots and keep progress flowing.
4. Assign roles and responsibilities
Delegating tasks and ensuring everyone understands who’s accountable for the different areas of your project makes it easier to collaborate, communicate, and deliver the right results. To delegate effectively, project managers and team leaders need an accurate overview of their team’s skills and capacity before assigning tasks and milestones.
However well you plan, changes within teams are inevitable during a large or lengthy project. When this happens, a good workflow must be able to adjust responsibilities — for example, transferring task ownership to another person. Along with automation, design, and reporting (more on how Wrike handles all these things later), this flexibility is an important part of effective workflow management.
5. Map timelines and dependencies
Some tasks can run as parallel workflows, like writing a blog post while someone else designs the images. Others need to follow sequential workflows, where each task can start only after the previous one is complete. For example, you can’t publish the blog until it’s written, edited, approved, and uploaded to the content management system (CMS).
That’s where mapping out task dependencies becomes key. In Wrike, you can use a Gantt chart tool to visually connect tasks that depend on each other, and automation rules to make sure each task is nudged forward without human intervention.
For example, if Task B can’t start until Task A is done, you can link them. If Task A gets delayed, Wrike automatically updates Task B’s timeline and sends a notification to the project manager, so nothing falls through the cracks.
By organizing your workflow and automating handoffs, you reduce the risk of bottlenecks and make it easier for your team to stay in sync — especially when you’re juggling multiple projects at once.
Wrike’s tip: You don’t need to begin this process from scratch for every project. Check out practical workflow examples or use project management templates to give your task list a head start.
6. Visualize your project progress
You can’t manage a project effectively without an overview of the task sequence, your progress, and the overall project status.
Some teams like to visualize their process maps as a Waterfall diagram or flowchart where completed tasks trigger new ones. Others prefer Kanban board methodology, where each task is represented by a card that moves through the process.
And there’s always the option of a Gantt chart, a popular project management tool for tracking deadlines, dependencies, and simultaneous tasks.
However you visualize your workflow, you need a way to understand the progress that each team member, each team, and the project as a whole are making. Because people have diverse working styles, having customizable ways to view the same project data will help everyone to do their best work.
Designers might prefer a Board view, PMs might stick with the Gantt chart, and executives might just want a high-level dashboard showing project status.
7. Add workflow automation, monitor, and make adjustments
Manual task management, status updates, and reminders can quickly eat into your team’s time, especially across larger or more complex workflows. Look for areas where workflow automation can reduce repetitive work. For example:
- When a task is marked “Complete,” Wrike can automatically assign the next task in the sequence.
- If a task is overdue, it can trigger a notification to the assignee and the project manager.
- When projects involve recurring tasks, automation rules can create them automatically and keep everyone on the same page with notifications.
Even the best workflows need regular check-ins. Projects shift, priorities change, and sometimes what looks good in planning doesn’t hold up in execution.
Use dashboards and reports to monitor progress in real time and flag risks early. This kind of ongoing risk management helps you catch problems early, before they derail a project’s timeline.
6. Workflow Automation für Zeitersparnis
Manuelle Aufgabenverwaltung, Statusaktualisierungen und Erinnerungen können schnell viel Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen, insbesondere bei größeren oder komplexeren Workflows. Hier kommt die Workflow Automation ins Spiel.
Suchen Sie in Ihrem Workflow nach Bereichen, in denen Automatisierung wiederkehrende Arbeiten reduzieren kann. Beispiel:
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Wenn eine Aufgabe als „Erledigt“ markiert ist, kann Wrike automatisch die nächste Aufgabe in der Reihenfolge zuweisen.
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Wenn eine Aufgabe überfällig ist, kann eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen und den Projektmanager gesendet werden.
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Wenn Projekte wiederkehrende Aufgaben umfassen, verwenden Sie Automatisierungsregeln, um diese Aufgaben regelmäßig zu erstellen, und Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Ich habe die Workflow Automation Tools von Wrike verwendet, um alles von der Content-Produktion bis hin zu Software-Entwicklungssprints zu optimieren. Dadurch konnten wir die Kommunikation zwischen den Teams reduzieren und unsere Projekt-Zeitleisten einhalten – selbst bei der Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig.
7. Behalten Sie den Fortschritt im Auge und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor
Selbst die besten Workflows müssen regelmäßig überprüft werden. Projekte verschieben sich, Prioritäten ändern sich, und manchmal funktioniert in der Planung etwas nicht, was in der Ausführung nicht funktioniert. Der Schlüssel liegt darin, nah an der Arbeit zu bleiben – und nah an den Menschen, die sie ausführen.
Verwenden Sie Ihre Projektmanagement-Software, um den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen. Stapeln sich Aufgaben in einer Phase? Verursachen Abhängigkeiten Verzögerungen? Sind bestimmte Teammitglieder überlastet? Ich verlasse mich auf Dashboards und Berichte, um Risiken frühzeitig zu erkennen, Aufgabenabhängigkeiten zu überprüfen und Stakeholder mit automatischen Statusaktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.
Wenn etwas nicht funktioniert, warten Sie nicht – passen Sie den Workflow an, weisen Sie Aufgaben neu zu oder vereinfachen Sie Schritte. Ein flexibler Projekt-Workflow erleichtert die Anpassung, ohne das gesamte Projekt aus der Bahn zu werfen. Und je mehr Ihr Team sieht, dass Feedback zu echten Verbesserungen führt, desto engagierter und proaktiver wird es sein.
Beispiele für Projektmanagement-Workflows
Projekt-Workflows sind keine Einheitslösung. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie strukturierte Workflows Teams dabei helfen, schneller voranzukommen, organisiert zu bleiben und Chaos in letzter Minute zu vermeiden.
Beispiel 1: Start einer funktionsübergreifenden Produktkampagne
Kampagnen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind – wie Produkt, Marketing und Design – erfordern eine enge Koordination. Ein strukturierter Workflow hilft dabei, Aufgaben, Freigaben und Übergaben zwischen Teams zu verwalten.
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Definieren Sie die Kampagnenziele und stimmen Sie die Stakeholder aus den einzelnen Abteilungen ab.
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Entwerfen Sie ein Kampagnenbriefing mit einer Zeitleiste, den zu erbringenden Leistungen, der Zielgruppe und den KPIs.
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Weisen Sie den relevanten Teams Aufgaben zu: Das Produktteam finalisiert die Funktionen, das Marketingteam verfasst die Texte und das Designteam beginnt mit der Erstellung der Assets.
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Automatisieren Sie die Übergabe von Aufgaben. Wenn beispielsweise Inhalte freigegeben werden, wird automatisch die Designaufgabe ausgelöst.
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Richten Sie eine Genehmigungskette für die rechtliche Prüfung, die Freigabe durch die Marke und die Geschäftsleitung ein.
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Veröffentlichen Sie Kampagnen-Assets und überwachen Sie die Leistungskennzahlen mit den Dashboards von Wrike.
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Planen Sie eine Retrospektive und weisen Sie Folgeaufgaben zu, um Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse zu dokumentieren.
Dieser Workflow sorgt für Klarheit in funktionsübergreifenden Teams und erleichtert die Überwachung des Fortschritts in allen Abteilungen.
Beispiel 2: Verwaltung eines Website-Redesign-Projekts
Website-Redesigns betreffen mehrere Teams und umfassen viele bewegliche Komponenten. Ein Projektmanagement-Workflow stellt sicher, dass jede Aufgabe eindeutig zugewiesen, sequenziert und nachverfolgt wird.
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Führen Sie eine Prüfung der aktuellen Website durch, einschließlich UX, Inhalt und SEO-Performance.
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Planen Sie die neue Website-Struktur und erstellen Sie Wireframes.
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Verwenden Sie die Vorlage für die Projektplanung von Websites von Wrike, um Design-, Inhalts- und Entwicklungsaufgaben mit klaren Abhängigkeiten zuzuordnen.
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Weisen Sie die Aufgaben Autoren, Designern und Entwicklern zu und organisieren Sie die Arbeit in Ordnern nach Phasen.
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Verwenden Sie die Korrektur- und Automatisierungsfunktionen von Wrike, um die Design-Assets direkt in der Plattform zu überprüfen und freizugeben.
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Lösen Sie alle Qualitätssicherungsaufgaben automatisch aus, nachdem die Entwicklung als abgeschlossen markiert wurde.
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Koordinieren Sie die Einführung über IT-, Marketing- und Content-Teams hinweg und überwachen Sie die Leistung nach der Einführung mithilfe von Echtzeitberichten und Dashboards.
Dieser Workflow unterstützt Transparenz, erleichtert die Verwaltung von Abhängigkeiten und hilft, Verzögerungen aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten zu vermeiden.
Beispiel 3: Onboarding eines neuen Kunden
Workflows für das Onboarding von Kunden tragen dazu bei, dass nichts übersehen wird und jeder neue Kunde eine konsistente, hochwertige Erfahrung erhält.
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Empfangen Sie das Kundenaufnahmeformular und lösen Sie automatisch eine neue Vorlage für das Onboarding-Projekt für Neukunden aus.
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Planen Sie ein Kickoff-Gespräch und weisen Sie interne Rollen zu (Account-Verantwortlicher, Kreativer, Techniker).
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Starten Sie die Onboarding-Checkliste: Schließen Sie den Vertrag ab, fordern Sie Kundenressourcen an, definieren Sie Ziele und legen Sie Erwartungen fest.
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Wöchentliche Statusaktualisierungsaufgaben und Meilensteine in der Zeitleiste zuweisen
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Erste Arbeitsergebnisse liefern und Kundenfeedback protokollieren
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Projektumfang oder anstehende Ergebnisse bei Bedarf auf Grundlage dieses Feedbacks anpassen
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Abschluss des Onboardings mit einem Wrike-Dashboard verfolgen und Folgeaufgaben erstellen, um in die langfristige Engagement-Phase überzugehen
Durch die Umwandlung des Onboardings in einen wiederholbaren Prozess können Teams Zeit sparen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich stärker auf die Wertschöpfung für den Kunden konzentrieren.
Diese Beispiele zeigen, wie unterschiedliche Workflows Teams dabei helfen können, Projekte effizienter zu verwalten, die Kommunikation zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Mit Wrike können Sie diese Workflows mithilfe von Vorlagen erstellen, wichtige Schritte automatisieren und allen Stakeholdern Transparenz über den Fortschritt der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen bieten.
Vorlagen für Projektmanagement-Workflows
Mit einer leeren Tafel zu beginnen, kann Sie verlangsamen, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte verwalten oder abteilungsübergreifend koordinieren. Aus diesem Grund sind Vorlagen für Projektmanagement-Workflows so nützlich. Sie bieten Ihrem Team einen zuverlässigen Ausgangspunkt, der auf bewährten Strukturen basiert und genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
Bei Wrike verlassen wir uns auf gebrauchsfertige Vorlagen, um alles von der Ressourcenverwaltung bis zur Website-Einführung zu optimieren. Anstatt den Prozess jedes Mal neu aufzubauen, duplizieren wir eine Vorlage, passen einige Details an, und schon ist der Kern-Workflow eingerichtet – komplett mit Aufgabenverteilungen, Projektphasen und Abhängigkeiten in der Zeitleiste.
Vorlagen sind besonders nützlich, wenn:
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Sie wiederkehrende Aufgaben oder ähnliche Projekte verwalten
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Sie bestehende Prozesse organisieren und wiederholbar halten möchten
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Ihre Projektteammitglieder Klarheit über Aufgabenverteilungen, Zeitpläne und Freigaben benötigen
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Sie ein großes, einmaliges Projekt starten und Anleitung benötigen, welche Schritte und Stakeholder einzubeziehen sind (z. B. bei einer Fusion oder Übernahme, der Einstellung eines neuen Teammitglieds oder dem Aufbau einer neuen Website von Grund auf)
As well as making it easy to prioritize and assign tasks during this highly focused project phase, Wrike makes sprints more effective by creating custom reports to use during a sprint retrospective.
For example, you could quickly generate a report on the number of amendments requested or the number of people whose workloads exceeded their capacity, and use this data during the retrospective to review the project and optimize your approach.
2. Creative asset production workflow template
Design teams might see requests for dozens of assets, in multiple formats, each with a different deadline and contact person.
Wrike’s creative asset production template includes preset, color-coded task statuses to distinguish each asset as it moves through the workflow. It also includes a request form designed to clarify communication around design and production.
When you use this template as a starting point, you can:
- Create automated request forms to act as design briefs for your team
- Visualize multiple deadlines and content calendars in a Gantt chart
- Organize assets and track versions in folders
- Use Wrike’s proofing and approval functionality to finalize assets, including easy sharing and communication with external stakeholders
This template helps creative teams cut down on repetitive handoffs and manual approvals — it’s all streamlined in one place. From the first design brief to final sign-off, you maintain flow and avoid chasing random emails or Slack messages.
3. Product launch plan workflow template
Product launches have several moving parts that need multiple teams to align. Wrike’s product launch template is ideal for breaking these milestone moments into actionable tasks and planning the workflows for each phase in detail.
Use Wrike to align teams and manage the entire launch process in one shared platform, from start to finish.
- Pre-launch: Break the launch into tasks and assign them to teams, job roles, or individuals to ensure no steps are missed.
- Launch: Check the status of each part of the project, ensure tasks are approved, and monitor the overall progress to set (and meet) the deadline for the launch.
- Post-launch: Gather feedback on the launch’s success using a request form and create task templates for your next new product.
Tools und Techniken für einen effektiven Projektmanagement-Workflow
Um einen effektiven Projektmanagement-Workflow aufzubauen, ist es wichtig, die richtigen Tools mit bewährten Techniken zu kombinieren, die die Arbeit organisieren, Teams aufeinander abstimmen und den Fortschritt leicht nachvollziehbar machen. Werfen wir einen Blick auf die Tools, die Sie in Ihrem Werkzeugkasten haben sollten.
Tool oder Technik | So unterstützt es das Workflow-Management |
Kanban-Boards | Helfen Sie Teams, die Arbeit während des gesamten Prozesses zu visualisieren. Ideal, um den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe auf einen Blick zu erkennen. |
Gantt-Diagramme | Bieten Sie eine Zeitleistenansicht der Projektaufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteine – ideal für die Verwaltung komplexer Projekt-Zeitleisten. |
Workflow Automation | Eliminieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben wie Übergaben und Statusaktualisierungen, um die Ausführung zu optimieren und Fehler zu reduzieren. |
Funktionen zur Aufgabenverteilung | Ermöglichen Sie Teams, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen, Fristen festzulegen und die Verantwortlichkeit für jeden Schritt des Workflows sicherzustellen. |
Vorlagen | Beschleunigen Sie die Projekteinrichtung, indem Sie erfolgreiche Workflow-Strukturen in ähnlichen Projekten oder Teams wiederverwenden. |
Dashboards und Berichterstellungstools | Bieten Sie Echtzeit-Einblick in den Projektstatus, halten Sie Stakeholder auf dem Laufenden und ermöglichen Sie Projektmanagern, bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen. |
Critical Path Method (CPM) | Identifiziert die Abfolge abhängiger Aufgaben, die sich direkt auf die Dauer eines Projekts auswirken, und hilft Teams so, Zeitpläne zu optimieren. |
Agile Workflow-Frameworks | Fördern Sie die Anpassungsfähigkeit durch kurze Zyklen, häufige Check-ins und kontinuierliche Verbesserungen – besonders nützlich in dynamischen Umgebungen. |
Ressourcen- und Arbeitslastverwaltung | Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht überlastet sind und Ressourcen über mehrere Projekte hinweg effektiv genutzt werden. |
Tools für Projektdokumentation und Wissensaustausch | Halten Sie wichtige Informationen für das gesamte Team zugänglich, was für Übergaben, Onboarding und Prozessverbesserungen von entscheidender Bedeutung ist. |
Warum ist ein Projektmanagement-Workflow wichtig?
Ein Projekt ohne Workflow ist wie ein Team ohne Spielbuch – Sie bekommen vielleicht trotzdem alles erledigt, aber es dauert länger, es kommt zu mehr Missverständnissen und wahrscheinlich zu inkonsistenten Ergebnissen. Ein Projektmanagement-Workflow bringt Struktur, Wiederholbarkeit und Verantwortlichkeit in Ihren Prozess, was mit zunehmender Größe und Komplexität der Projekte noch wichtiger wird.
Einer der größten Vorteile eines definierten Workflows ist die Projekttransparenz. Projektmanager und Stakeholder können genau sehen, wo der Stand der Dinge ist – was in Arbeit ist, was verzögert ist und was bereits erledigt wurde. Mit einer Softwarelösung wie Wrike ist diese Transparenz integriert, sodass Sie all diese kleinen Projektdetails über mehrere komplexe Projekte hinweg in Echtzeit überwachen können.
Workflows reduzieren auch Reibungsverluste zwischen Abteilungen und fördern die Zusammenarbeit im Team. Wenn jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und wann seine Arbeit fällig ist, funktioniert die Zusammenarbeit reibungsloser. Außerdem wird das Risiko von Terminüberschreitungen, doppeltem Aufwand oder vergessenen Genehmigungen minimiert – insbesondere in Umgebungen, in denen Projekte wiederkehrende Aufgaben oder mehrere Abhängigkeiten umfassen. Projekt-Workflows sind auch eng mit dem Geschäftsprozess-Management verknüpft, insbesondere wenn Sie die Aufgabenverteilung zwischen Teams oder Abteilungen standardisieren.
Aus meiner Erfahrung als Projektmanager in unserem Content-Team ist der größte Vorteil eines soliden Workflows die Zeitersparnis. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn ein neues Projekt startet, Ihren Prozess neu erfinden. Stattdessen können Sie bewährte Workflows duplizieren, die Zuweisung von Aufgaben automatisieren und sich auf die Verwaltung der Ergebnisse konzentrieren – und nicht auf die endlose Arbeit, Aktualisierungen zu verfolgen und Teammitgliedern zu erklären, was zu tun ist.