Automatización del flujo de trabajo: el motor invisible de los equipos de élite

Tabla de contenido

• ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
• ¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?
• Ventajas de la automatización del flujo de trabajo
• Ejemplos de automatización del flujo de trabajo
• Prácticas recomendadas para implementar la automatización del flujo de trabajo 
• Características clave que debes tener en cuenta en un software de automatización del flujo de trabajo
• Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de Wrike
• Optimiza tus flujos de trabajo con una automatización intuitiva
• Preguntas frecuentes

Lo que suele entorpecer los flujos de trabajo no es el trabajo en sí, sino las tareas manuales que se van acumulando a lo largo del proceso, como archivos duplicados, actualizaciones que se pasan por alto, retrasos en la comunicación o cualquier otro paso repetitivo. Cuando automatizas las tareas manuales de tu equipo mediante activadores basados en reglas, muchos de esos problemas se pueden eliminar. 

En este artículo, veremos cómo los equipos de alto rendimiento utilizan la automatización del flujo de trabajo no solo para ahorrar tiempo, sino también para crear sistemas inteligentes que reduzcan el caos, fomenten la colaboración y ofrezcan una mejor experiencia al cliente. 

Veamos cómo las plataformas de automatización del flujo de trabajo, como Wrike, te ayudan a ir un paso por delante.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo? 

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de usar software para completar automáticamente los pasos rutinarios de un flujo de trabajo empresarial, como asignar tareas, enviar notificaciones, recopilar datos o activar aprobaciones. En lugar de depender de que la gente avance el trabajo realizando tareas manuales repetitivas, las empresas pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo para gestionar los traspasos y el trabajo administrativo entre bastidores.

En Wrike, usamos la automatización para optimizar todos nuestros flujos de trabajo internos, desde la gestión de campañas de marketing hasta los flujos de trabajo que gestionan nuestras carteras de proyectos. Las tareas se crean, se asignan y se actualizan automáticamente según las reglas que hemos establecido en función de las fases del proyecto, el envío de formularios o los cambios de estado, así que no hay “trabajo pesado” (como copiar y pegar una y otra vez o cadenas interminables de correos) que ralentice a nuestros equipos.

¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo conecta tareas, información y aprobaciones mediante reglas predefinidas. En términos simples, cuando una etapa del flujo de trabajo se completa, entonces se activa una automatización. 

Dependiendo de la regla preestablecida, la automatización puede mover la tarea al siguiente paso, avisar al miembro adecuado del equipo correspondiente, actualizar un panel de control, enrutar un documento o sincronizar datos entre aplicaciones mediante una integración. 

Normalmente, los equipos empiezan a automatizar los flujos de trabajo identificando las tareas que suelen hacer manualmente con más frecuencia. Los equipos también pueden analizar en qué aspectos pueden sacar más partido en cuanto a ahorro de tiempo, seguimiento de proyectos, precisión de los paneles de control o facilidad de comunicación. 

La automatización eficaz de los flujos de trabajo se hace paso a paso:

• Revisa tus flujos de trabajo, funciones y responsabilidades actuales para entender cómo se ponen en marcha los proyectos, cuáles son los factores desencadenantes, cómo podrías definir la “finalización” y dónde suelen producirse los cuellos de botella. 
• Planifica tu flujo de trabajo separando los pasos y creando un diagrama que muestre cómo una tarea da paso a la siguiente. Klaxoon facilita este proceso.
• Identifica los puntos de integración y determina dónde las tareas requieren que tu equipo extraiga datos de otros sistemas. Según nuestra experiencia, los equipos usan una media de más de 16 aplicaciones al día y la automatización puede salvar las diferencias entre estos sistemas. 
• Habla con tu equipo para identificar los problemas recurrentes, como problemas de comunicación, archivos que se podrían convertir en plantillas o fases de aprobación redundantes. 
• Decide las reglas de automatización para tu flujo de trabajo, que pueden ser tan sencillas como las reglas “cuando... entonces” y los desencadenantes que puedes definir en tu sistema de gestión de flujos de trabajo.
• Supervisa, prueba y optimiza tus flujos de trabajo. A medida que tu equipo empiece a trabajar con el nuevo proceso, haz un seguimiento de tus KPI, ajusta las reglas de automatización y añade nuevas automatizaciones para mejorar continuamente tu proceso.

Si entiendes cómo funcionan las automatizaciones —y dónde encontrar las mejores oportunidades para implementarlas—, podrás configurar tus procesos empresariales con automatizaciones que sean eficientes y útiles para tu equipo.

Ventajas de la automatización del flujo de trabajo

Con las herramientas adecuadas de automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden reducir el tiempo que dedican a tareas rutinarias, mejorar la precisión y dar a los equipos más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas o creativas. La automatización del flujo de trabajo ofrece las siguientes ventajas: 

• Elimina las tareas repetitivas al agilizar las aprobaciones, las notificaciones y la delegación de tareas, lo que te ahorra el tiempo que tu equipo dedicaría, de otro modo, a introducir datos o a esperar respuestas. 
• Garantiza la asignación de responsabilidades mediante el seguimiento y la actualización de la persona a cargo de cada tarea cada vez que una tarea cambia de estado.
• Reduce los errores humanos al reducir la cantidad de datos que tu equipo tiene que introducir manualmente o copiar y pegar durante un flujo de trabajo.
• Mejora la satisfacción del cliente al automatizar tareas específicas, como solicitudes de servicio y tickets de asistencia, y al ofrecer un servicio más uniforme.
• Permite la escalabilidad al gestionar un mayor número de flujos de trabajo sin tener que aumentar el número de miembros del equipo en cada proyecto. 
• Ofrece una integración perfecta al conectarse con las demás herramientas y plataformas que usas para hacer un seguimiento de tus datos, como herramientas de gestión financiera, CRM y plataformas para compartir archivos. 
• Mejora el seguimiento de los KPI al completar los paneles de control de proyectos para supervisar las métricas clave en tiempo real. 
• Prepara tu negocio para el futuro sentando las bases para la transformación digital del mañana, lo que te da una ventaja competitiva.  

A medida que las empresas se enfrentan a cargas de trabajo cada vez mayores y a flujos de trabajo más complejos, la automatización de tareas puede ser una forma práctica de reducir la intervención humana, mejorar la precisión, potenciar la productividad, aumentar la eficiencia y conectar a los equipos. 

Incluso las pequeñas iniciativas de automatización pueden dar lugar a mejoras cuantificables, como tiempos de respuesta más rápidos, menos errores o una mayor visibilidad. 

Además, cuando utilizas las soluciones adecuadas de automatización del flujo de trabajo para poner en marcha estas automatizaciones, estas ventajas pueden extenderse a toda la organización, ya que las oportunidades para agilizar los procesos y optimizar los flujos de trabajo no dejan de crecer.

Ejemplos de automatización del flujo de trabajo

Con ventajas como estas, no es de extrañar que la automatización de procesos empresariales se haya convertido en una parte fundamental de las operaciones empresariales diarias de tantas empresas en EE. UU. Ahora, echemos un vistazo entre bastidores con algunos ejemplos reales de cómo la automatización del flujo de trabajo se está aplicando a diferentes tipos de procesos empresariales. 

Ejemplo 1: Flujo de trabajo para gestión de tickets de asistencia de TI

Si alguna vez has trabajado en un departamento de TI, ya sabes que los tickets de asistencia suelen acumularse, y no porque los problemas en sí sean complicados, sino porque el proceso de clasificar las solicitudes entrantes, asignarlas a la persona adecuada y mantener informados a los usuarios suele llevar más tiempo que resolver el problema en sí. 

Cuando un usuario envía un ticket de asistencia a través de un portal o por correo electrónico, el software de automatización la clasifica de inmediato según las palabras clave o el nivel de urgencia (en Wrike, esto se puede hacer cuando el usuario envía la solicitud a través de uno de nuestros formularios de solicitud dinámicos). 

A partir de ahí, el sistema dirige el ticket al especialista de TI adecuado que pueda resolver el problema, todo ello sin que ningún miembro del equipo tenga que revisar o reenviar el ticket manualmente. 

Una vez asignados, los flujos de trabajo automatizados también activan actualizaciones de estado en tiempo real para mantener informado al solicitante, sin necesidad de correos electrónicos de seguimiento ni llamadas. 

Y, si un ticket no se resuelve en un plazo determinado (por ejemplo, con el desencadenante “cuando la etapa del flujo de trabajo ‘Enviado’ dura 72 horas o más”), las reglas de escalado pueden derivarlo automáticamente a un responsable (con la regla “entonces asignar una tarea al rol de trabajo ‘responsable’”). 

Una vez resuelto el problema, un proceso automatizado puede incluso enviar una encuesta para obtener la opinión del cliente sobre la interacción, mientras el agente de servicio pasa a atender el siguiente ticket. 

Ejemplo 2: Flujo de trabajo de entrada y ejecución de proyectos 

En el trabajo basado en proyectos, los retrasos suelen producirse incluso antes de empezar a trabajar: cuando las solicitudes son poco claras, se quedan atascadas en cadenas de correos o se envían a la persona equivocada. Esto ralentiza la planificación del proyecto, enturbia la visibilidad y hace que haya que volver a trabajar en las tareas iniciales antes de que el verdadero trabajo haya siguiera empezado. 

Gracias a los flujos de trabajo automatizados para la gestión y ejecución de proyectos, los equipos pueden pasar de la idea a la acción con mayor rapidez y seguridad. 

Por ejemplo, cuando una parte interesada envía una nueva solicitud de proyecto —de nuevo, a través de un formulario de solicitud personalizado de Wrike—, la automatización se encarga de que la solicitud se complete, se clasifique correctamente y se derive al instante al responsable del equipo adecuado. El sistema crea una tarea o un proyecto completo con toda la información esencial ya rellenada, incluyendo plazos, colaboradores y dependencias.

A partir de ahí, los flujos de trabajo guían el proyecto a través de las etapas clave mediante estados personalizados y notificaciones automatizadas. Las partes interesadas se mantienen informadas, no se pasa nada por alto y los gestores de proyectos pueden dejar de centrarse en estar al día de las novedades para centrarse en conseguir resultados. 

Es una experiencia mejor tanto para quien solicita el trabajo como para el equipo que lo realiza, ya que reduce las fricciones, aumenta el rendimiento y permite que los gestores de proyecto dirijan con claridad y confianza.

La marca de electrodomésticos Electrolux buscaba una solución más eficiente para gestionar el proceso de diseño de envases. El equipo de diseño, que se enfrentaba a retrasos en las aprobaciones y a un sistema que dependía en gran medida del correo electrónico, necesitaba liberar tiempo para dedicarlo al trabajo creativo. Su objetivo era consolidar la documentación y ponerla a disposición de quien la necesitara libremente.

Wrike es su nueva plataforma de automatización de flujos de trabajo y las automatizaciones han ayudado a todos los miembros del equipo de diseño con lo siguiente: 

• Asignar personas a cada tarea para garantizar que todo el trabajo quede cubierto. 
• Aclarar las acciones necesarias definiendo con claridad las etapas del flujo de trabajo. 
• Visualizar la cronología y los plazos, incluidas las dependencias entre tareas, en una herramienta de diagrama de Gantt compartida. 

Ejemplo 3: Flujo de trabajo de incorporación de empleados

La incorporación de un nuevo empleado a la organización es uno de los procesos que más áreas de la empresa abarca. Los responsables de RR. HH., TI, finanzas y contratación desempeñan un papel importante, pero los pasos clave de su trabajo suelen registrarse en hojas de cálculo y listas de verificación informales. Esto puede provocar retrasos, que se pase por alto algún trámite y, a menudo, una experiencia negativa para el nuevo empleado. 

Con un flujo de trabajo automatizado para la incorporación de empleados, el proceso se puede agilizar desde el momento en que un candidato envía su carta de oferta firmada. 

Por ejemplo, cuando RR. HH. envía una solicitud de nueva contratación, un proceso automatizado puede extraer los datos esenciales de la documentación del empleado —como la fecha de incorporación, el departamento, la ubicación y el responsable— y rellenar una plantilla de proyecto de incorporación y un calendario para guiar el proceso. 

A partir de ahí, las tareas se asignan automáticamente a las personas adecuadas cuando el empleado completa cada etapa del proceso de incorporación; por ejemplo, el departamento de TI puede recibir una tarea para darle acceso a los sistemas esenciales según su nuevo puesto, se puede avisar al departamento de instalaciones para que prepare el acceso al espacio de trabajo, se puede pedir al departamento de finanzas que configure la nómina y se pueden compartir los hitos clave con el responsable de contratación para que pueda asegurarse de que el nuevo empleado se está adaptando bien. 

En lo que respecta a la incorporación de nuevos empleados, los recordatorios automáticos también pueden garantizar que estos distintos departamentos cumplan con sus obligaciones sin que el departamento de RR. HH. tenga que estar persiguiendo la documentación. Si una tarea crítica no se completa en un plazo determinado, las reglas de automatización avisan al responsable del equipo correspondiente antes de que se retrase una tarea posterior. 

El resultado es un proceso de incorporación coherente y repetible que reduce la coordinación manual, mantiene el proceso organizado y ofrece a todos los equipos implicados una mayor visibilidad sobre cómo van avanzando los nuevos miembros del equipo en su formación y en sus períodos de prueba.  

La empresa de telecomunicaciones Arvig ahorra más de 900 horas al año en la incorporación de nuevos empleados gracias a las automatizaciones de Wrike. Para los nuevos empleados, utiliza los formularios de solicitud y las plantillas de Wrike para eliminar más de tres horas de trabajo administrativo por empleado, lo que reduce los costes del proyecto en un 20 %. 

En sus propias palabras: “Con las funciones de integración de Wrike, pudimos crear un script que asigna o reasigna automáticamente a los responsables adecuados a las tareas cuando el equipo crea un nuevo proyecto a partir de la plantilla. Ahora, nuestro equipo de RR. HH. solo tiene que crear un proyecto a partir de la plantilla de Wrike usando un formulario de solicitud de Wrike y listo; así de fácil”.

Prácticas recomendadas para implementar la automatización del flujo de trabajo 

Antes de sumergirte de lleno en la automatización, vale la pena evaluar estas prácticas recomendadas:

• Empieza poco a poco y ve ampliando: céntrate primero en automatizar una tarea o un flujo de trabajo que se repita. Una vez que hayas demostrado el valor de la automatización, ve ampliándola poco a poco a procesos más complejos. 
• Involucra a las partes interesadas clave desde el principio: colabora con los equipos que van a usar la automatización a diario. Sus conocimientos ayudan a diseñar flujos de trabajo que se adaptan a las necesidades reales de las empresas y fomentan su adopción.c 
• Supervisa, mide y optimiza: usa paneles de control KPI para hacer un seguimiento del rendimiento de tus flujos de trabajo. Si revisas con regularidad tus flujos de trabajo automatizados, podrás adaptarlos a los cambios en los procesos, a las ineficiencias o a las nuevas oportunidades. 
• Mantén la supervisión humana cuando sea necesario: automatiza las tareas rutinarias, pero mantén puntos de revisión manual para la toma de decisiones críticas o las excepciones. Esto te permite controlar los procesos manuales que no se pueden repetir sin ralentizar tus flujos de trabajo habituales. 
• Documenta tus procesos automatizados: mantén registros claros de cómo están estructurados tus flujos de trabajo para que los equipos puedan solucionar problemas, actualizarlos o ampliarlos según sea necesario. 
• Elige un software de automatización del flujo de trabajo que se adapte a tus necesidades: las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo se integran fácilmente con tus sistemas actuales para evitar la creación de silos y las transferencias manuales de datos, y se adaptan para conectar los flujos de trabajo entre equipos. 

De todos estos consejos, el último —elegir el software de automatización adecuado— es el que marcará la mayor diferencia para tu equipo. Así que, en la siguiente parte de esta publicación, vamos a centrarnos en cómo elegir el software adecuado para impulsar tus automatizaciones del flujo de trabajo y en las características clave de nuestra plataforma, Wrike.

Características clave que debes tener en cuenta en un software de automatización del flujo de trabajo

Elegir el software adecuado de automatización del flujo de trabajo o de coordinación puede marcar una gran diferencia en la eficacia del trabajo del día a día de los equipos. 

Según nuestra experiencia trabajando con miles de empresas de todo el mundo, estas son las características a las que debes dar prioridad a la hora de evaluar plataformas de automatización del flujo de trabajo: 

• Una interfaz fácil de usar y de bajo código: una automatización eficaz debería ser fácil de configurar y accesible para las personas que la usan a diario. Busca plataformas con editores intuitivos, de bajo código o sin código, con la función de arrastrar y soltar, y automatizaciones preconfiguradas para los flujos de trabajo más habituales. Cuando los equipos pueden gestionar la automatización por sí mismos, la adopción es más rápida y el cambio resulta mucho menos disruptivo.
• Formularios de solicitud personalizables y gestión de entrada de trabajo: estandarizar la forma en que el trabajo entra en tu sistema ayuda a eliminar la confusión y el trabajo manual repetido. Los formularios de solicitud personalizables garantizan que se recopile la información adecuada desde el principio, que las tareas se asignen correctamente y que los equipos puedan ponerse manos a la obra rápidamente sin tener que ir buscando los datos que faltan.
• Capacidades de integración sólidas: la automatización del flujo de trabajo funciona mejor cuando se integra de forma natural en tu infraestructura tecnológica actual. Las plataformas con integraciones amplias y bien diseñadas facilitan la conexión entre herramientas, el intercambio de datos y la continuidad del trabajo. Wrike, por ejemplo, ofrece más de 400 integraciones con herramientas ampliamente utilizadas como Slack, Microsoft Teams, Salesforce y Google Drive.
• Reglas flexibles y lógica condicional: el trabajo rara vez sigue un único camino lineal. Busca herramientas de automatización que te permitan configurar desencadenantes, acciones y condiciones basadas en reglas que se adapten a medida que cambien las prioridades o las tareas pasen por diferentes fases. Esta flexibilidad ayuda a que los flujos de trabajo se adapten a los procesos del mundo real.
• Personalización según los equipos y los proyectos: no hay dos equipos que trabajen igual. Las mejores plataformas de automatización permiten personalizar todo a cualquier nivel —ya sea por departamentos, proyectos o tareas individuales— y, al mismo tiempo, ofrecen permisos basados en roles para garantizar la coherencia, la claridad y la seguridad.
• Paneles de control e informes en tiempo real: una visibilidad clara ayuda a los equipos a mantenerse coordinados y a mejorar continuamente. Busca herramientas que ofrezcan paneles de control e informes en tiempo real, con vistas generales de alto nivel e información detallada sobre las tareas. Las herramientas de análisis integradas te ayudan a detectar cuellos de botella, hacer un seguimiento del rendimiento y realizar mejoras bien fundamentadas.
• Funcionalidades de IA: la IA puede mejorar considerablemente la automatización de los flujos de trabajo al reducir el tiempo de configuración y descubrir oportunidades de mejora. Funciones como los análisis predictivos, la categorización inteligente y las recomendaciones de automatización ayudan a los equipos a trabajar de forma más eficiente y a adaptarse más rápido. 
• Seguridad y controles de acceso: es fundamental contar con medidas de seguridad sólidas —como el acceso basado en roles, el cifrado y los registros de auditoría—, sobre todo a la hora de gestionar datos confidenciales. Y ahora que el trabajo híbrido y a distancia se ha convertido en algo habitual, el acceso móvil garantiza que los equipos puedan mantenerse conectados a sus flujos de trabajo, independientemente de dónde trabajen.
• Plantillas prediseñadas para empezar más rápido: las plantillas te facilitan comenzar el trabajo sin perder flexibilidad. Las bibliotecas de plantillas personalizables —para aprobaciones, incorporación de nuevos empleados, solicitudes de TI o flujos de trabajo de marketing— ayudan a los equipos a ponerse en marcha rápidamente y a perfeccionar los procesos con el tiempo.

Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de Wrike

Teniendo en cuenta estos requisitos, veamos cómo las funcionalidades de automatización del flujo de trabajo de nuestra plataforma, Wrike, pueden hacer que el trabajo de tu equipo sea más fluido, rápido y colaborativo. 

Configuración e implementación sencillas

El proceso de configuración sin código de Wrike es rápido y sencillo. Nuestra plataforma incluye docenas de casos de uso de automatización listos para usar, divididos en categorías, como @menciones, asignación y carga de trabajo, campos personalizados y otros; todos ellos personalizables para ayudarte a crear el flujo de trabajo que tu equipo necesita. 

Crear reglas de automatización personalizadas también es rápido y fácil. 

Imagina que tu equipo creativo y de diseño está trabajando en una página de destino para el lanzamiento de un nuevo producto. Tu primera automatización podría consistir en que, si el estado de la página de destino no cambia de “Pendiente de revisión” a “Aprobado” o “Revisiones solicitadas” en un plazo de cinco días, un responsable deje un comentario y etiquete al revisor con un recordatorio. Luego, en cuanto respondan al recordatorio y el estado de esa misma tarea cambie a “Aprobado”, Wrike puede marcar automáticamente la tarea como “Para publicar”

Cada regla de automatización puede tener un desencadenante (la instrucción “cuando”) y hasta diez acciones (las instrucciones “entonces”). Siguiendo el ejemplo anterior, al cambiar el estado de la tarea a “Para publicar”, lo primero que se podría hacer sería enviar los archivos a una nueva carpeta, además de avisar al administrador web encargado de crear la nueva página e informar al jefe de proyecto sobre el progreso. 

Con las herramientas de gestión del flujo de trabajo de Wrike, puedes automatizar de principio a fin los flujos de trabajo cotidianos y complejos, gestionando todo el proceso, desde el inicio de la tarea hasta su finalización, en solo unos sencillos pasos. 

Integraciones sencillas

Wrike ofrece una integración perfecta y sin necesidad de programar con más de 400 aplicaciones, herramientas y plataformas de software que tu equipo utiliza en sus flujos de trabajo.

Independientemente de las herramientas que prefiera usar tu equipo para sus tareas, puedes crear un flujo de trabajo más eficiente e integrado cuando trabajas en Wrike: es tan sencillo como aplicar las reglas “cuando/entonces” que hemos mencionado antes a los flujos de trabajo que abarcan ambas plataformas. 

Por ejemplo: 

• Cuando se asigne una tarea, entonces envíar un correo con Gmail .
• Cuando se reciba un pago, entonces actualizar el registro del cliente en QuickBooks.
• Cuando falten dos días para que se cumpla un plazo, entonces enviar un recordatorio por Slack.

Personalización avanzada

Con Wrike, puedes gestionar diferentes tipos de automatización del flujo de trabajo a todos los niveles, desde el de toda la empresa hasta el de cada departamento y, finalmente, hasta el nivel de las tareas. 

Cada equipo tiene que hacer cosas diferentes y puede usar distintas reglas de automatización. Así pues, en Wrike puedes configurar reglas de automatización a nivel de equipo, que solo se aplican a las actividades del flujo de trabajo de ese equipo, en lugar de a todo el proyecto. 

La personalización de Wrike va aún más allá con tipos de elementos personalizados. Gracias a las reglas de automatización para tareas específicas, cada tarea puede tener su propio flujo de trabajo personalizado para que puedas asegurarte de que has cumplido todos los requisitos antes de marcarla como completada.

Imaginemos que un equipo de ventas y marketing usa Wrike junto con su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar sus clientes potenciales. 

Su objetivo es automatizar el proceso de asignar tareas de seguimiento a los miembros del equipo en función del estado del cliente potencial a medida que pasa de “Nuevo” a “Contactado” y luego a “Cualificado”. Con las funciones de personalización de Wrike, puedes configurar reglas de automatización que se apliquen solo a determinados clientes potenciales que cumplan unos criterios específicos. 

La personalización también se extiende a los paneles de control y a los informes de Wrike. 

Las opciones del panel de control de Wrike te permiten ver tu flujo de trabajo desde distintos puntos de vista. Los paneles de control generan automáticamente diferentes vistas de los datos del proyecto, lo que evita tener que actualizar manualmente un sistema de seguimiento cada vez que la tarea cambia de estado. 

Ya sea para mostrar todas las tareas de un proyecto o filtrarlas por prioridad o plazo, estos paneles de control te ofrecen la información más relevante de forma rápida y sencilla.

Los miembros del equipo también pueden alternar entre la vista general y la detallada de los proyectos que tienen asignados, gracias a los widgets del panel de control que filtran los datos para mostrar: 

• Cada tarea de la que son responsables durante el proyecto. 
• Sus tareas del día o la semana actual. 
• Una vista cronológica de cada actualización del proyecto. 

Esta información te ayuda a tomar decisiones más fundamentadas. Los miembros del equipo pueden priorizar sus tareas de forma eficaz, y los responsables pueden hacer un seguimiento fácil del progreso, identificar los cuellos de botella y detectar las áreas en las que deben ofrecer más apoyo. Además, cuando los miembros del equipo comparten una visión común del estado y las prioridades de los proyectos, te ahorras tener que hacer reuniones de seguimiento que te quitan mucho tiempo o largas cadenas de correos. 

Informes y análisis en tiempo real 

Las funciones de análisis integradas en Wrike te ayudan a generar informes sobre tus flujos de trabajo y a aprender de ellos. Nuestras funciones de análisis examinan grandes conjuntos de datos e identifican patrones en tiempo real. Gracias a las plantillas de informes prediseñadas y a los paneles de informes altamente personalizables, podrás perfeccionar tu análisis de datos y profundizar en información más detallada.

A continuación, estos datos del flujo de trabajo —que abarcan desde los índices de finalización de tareas, el avance de los proyectos y la distribución de la carga de trabajo del equipo hasta la utilización de los recursos— se muestran automáticamente en tus paneles interactivos de Wrike. 

Work Intelligence® revolucionaria

Gracias a la IA, en Wrike se pueden llevar a cabo muchos tipos de automatización del flujo de trabajo. Nuestra revolucionaria IA Work Intelligence® te permite automatizar tus flujos de trabajo más fácilmente que nunca. Además, Wrike identifica oportunidades de automatización en todo tu flujo de trabajo, incluso aquellas que quizá no hayas tenido en cuenta, para mejorar tu eficiencia con sugerencias adaptadas a tu organización. 

A medida que la IA observa ciertos comportamientos, empieza a sugerir acciones que pueden beneficiar al equipo. Por ejemplo, al analizar los patrones de asignación de tareas, podría sugerir a los miembros del equipo más adecuados para tareas concretas en función de su experiencia y disponibilidad. 

La IA de Wrike también hace un seguimiento de las prioridades de las tareas, la actividad de los usuarios y la urgencia de las tareas. Por ejemplo, podría sugerir formas de reordenar tus prioridades en función de los cambios en los requisitos del proyecto y los plazos críticos. Esto incluye funciones de predicción de riesgos del proyecto para identificar los factores que podrían provocar que no se cumpla el plazo, como la complejidad del proyecto, la cantidad de tareas y el número de personas asignadas.

Basándose en este análisis, Wrike asigna a cada proyecto un nivel de riesgo bajo, medio o alto para que puedas priorizar y abordar los proyectos con mayor riesgo mientras aún dispones de tiempo suficiente para reaccionar. 

Optimiza tus flujos de trabajo con una automatización intuitiva

La automatización del flujo de trabajo no tiene por qué implicar sistemas complejos ni un gran esfuerzo técnico. En esencia, suele ser tan sencillo como “cuando pase esto, haz aquello”. Si se aplica con cuidado, la automatización ayuda a tu equipo, lo que permite que todos puedan centrarse en el trabajo que realmente genera resultados.

Con una configuración sencilla, numerosas integraciones, flujos de trabajo personalizables, paneles de control en tiempo real, informes avanzados y recomendaciones de automatización basadas en IA, Wrike ofrece una plataforma completa para diseñar, optimizar y ampliar la automatización del flujo de trabajo en toda tu organización.  

Si estás deseando reducir las dificultades, mejorar la visibilidad y ayudar a tu equipo a dar lo mejor de sí mismo, reserva una demostración para ver cómo la automatización del flujo de trabajo de Wrike puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.