Projektstrukturplan (PSP) im Projektmanagement: Kompletter Leitfaden

Ich erinnere mich noch an das erste Mal, als mir ein neues Projekt übergeben wurde und mir gesagt wurde, es „einfach aufzuteilen“. Es gab keine Struktur, keine Tools, nur einen Berg von Projektaufgaben und eine Frist, die viel zu eng schien.

Das war vor Jahren. Seitdem habe ich alles verwaltet, von großangelegten bis hin zu komplexen Projekten. Und ich kann Ihnen sagen, dass der größte Einfluss in meinem Arbeitsablauf darin bestand, zu lernen, wie man einen Projektstrukturplan richtig verwendet. 

In diesem Leitfaden werde ich Ihnen erklären, was ein Projektstrukturplan ist, warum er so nützlich ist und wie Sie einen für Ihr Projektteam erstellen können. Ich werde auch erklären, wie Sie unsere vorgefertigte Vorlage nutzen können, um den PSP-Prozess schnell zu starten.

Zu lang, nicht gelesen? Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse:

Wichtigste Erkenntnisse:

• Ein Projektstrukturplan (PSP) hilft, ein großes Projekt in kleinere Teile zu unterteilen, sodass jedes dieser Teile wirksam geplant und verwaltet werden kann.
• Ein guter PSP erleichtert es, Projekt-Lieferleistungen zu definieren, Arbeiten zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und verpasste Schritte zu vermeiden.
• Es gibt zwei Haupttypen von PSP: ergebnisorientierte und phasenorientierte, die jeweils für unterschiedliche Projektstile und -ziele geeignet sind.
• Ein PSP kann in sechs Schritten erstellt werden, beginnend mit dem Projektumfang, dann das Aufgliedern der Arbeit und die Zuweisung der Verantwortlichkeiten.
• Ein PSP-Wörterbuch bietet zusätzliche Details zu jeder Aufgabe oder jedem Paket, sodass keine Verwirrung darüber besteht, was enthalten ist oder erwartet wird.
• Wrike bietet gebrauchsfertige Vorlagen, die Sie an Ihre Projektbedürfnisse anpassen können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)? 
• Warum ist ein PSP im Projektmanagement wichtig?
• Was sind die Schlüsselelemente eines Projektstrukturplans?
• Welches sind die Ebenen eines Projektstrukturplans?
• Wie erstellt man einen Projektstrukturplan in 6 Schritten?
• Arten von Projektstrukturplänen
• Formate für Projektstrukturpläne
• Beispiel eines Projektstrukturplans
• Best Practices für Projektstrukturpläne
• Wann ein PSP übersprungen wird
• Beste PSP-Software und Tools für Projektmanager
• Erstellen Sie einen Projektstrukturplan in einem Tool, in dem die Arbeit fließt

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan ist eine visuelle Darstellung eines Projekts oder von Aufgaben. Im Allgemeinen ist es eine Möglichkeit, eine große Aufgabe in klare, handhabbare Komponenten zu unterteilen. Es kann verwendet werden, um eine Hausrenovierung, einen Produktstart oder eine Aufgabe mit mehreren wichtigen Phasen zu planen.

Im Projektmanagement hilft ein Projektstrukturplan, die gesamte für die Fertigstellung eines Projekts benötigte Arbeit zu organisieren. Das Projekt Management Institute Handbuch des Wissens im Projektmanagement, (PMBOK), definiert den PSP als „eine lieferleistungsorientierte, hierarchische Aufgliederung der vom Projektteam auszuführenden Arbeiten, um die Projektziele zu erreichen und die Lieferleistungen zu erstellen.“

Warum ist ein PSP im Projektmanagement wichtig?

Ich habe an genügend Projekten gearbeitet, um zu wissen, dass Verwirrung in der Regel dort beginnt, wo es keine Struktur gibt. Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement hilft Ihnen dabei:  

Aufgaben für Ihr Projektteam zu klären

Ohne Struktur ist die Gefahr groß, sich zu verlieren. Ein Projektstrukturplan hilft Ihnen, frühzeitig Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Mitglieder des Projektteams wissen, was sie wann tun sollen. Dadurch werden Doppelarbeit und unnötige Kontrollen später im Prozess vermieden.

Projektumfang definieren

Wenn Sie nicht vorsichtig sind, konzentrieren Sie sich nur auf die großen Meilensteine und vergessen die kleinen Schritte. Ein PSP legt die Schlüsselkomponenten der Arbeit fest und stellt sicher, dass jeder Teil der Projektarbeit berücksichtigt wird. 

Lieferleistungen in jeder Phase verwalten

Mit der richtigen Struktur lassen sich große Ziele in Teillieferungen unterteilen. Dies erleichtert es, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. 

Passen Sie den Projektumfang, den Zeitplan und die Kosten zueinander an  

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eines der wichtigsten Dokumente im Projektmanagement. Ein großer Vorteil liegt darin, wie ein PSP Ihren Planungsprozess unterstützt. Ein PSP integriert den Umfang, die Kosten und den Zeitplan der Basislinien, sodass die Projektpläne aufeinander abgestimmt sind. Auf diese Weise können Projektmanager ermitteln, wie viel Geld für jede Phase benötigt wird und den Gesamtprojektbudget entsprechend planen.

Kontrolle gewinnen, wenn sich der Projektumfang zu verschieben beginnt

Veränderungen sind unvermeidlich. Aber wenn der Projektumfang bereits definiert und mit strukturierten Arbeitspaketen verknüpft wurde, ist es einfacher zu wissen, ob eine neue Anfrage in die Projektplanung passt oder ob sie die Dinge durcheinanderbringt.

Welches sind die Schlüsselelemente eines Projektstrukturplans?

Ein Projektstrukturplan ist nur so gut wie die Teile, aus denen er besteht. Folgende Elemente des PSP sollten berücksichtigt werden:

Projektlieferleistungen  

Man kann nichts aufgliedern, wenn man nicht weiß, was man herstellen möchte. Deshalb beginnt jeder PSP mit den Projektlieferleistungen. Wenn Sie beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt wie eine neue Mobil-App liefern, könnten Ihre Teil-Liefererleistungen wie folgt aussehen:

• Eine App
• Benutzerhandbuch
• Website-Start
• Testbericht

Jede Aufgabe muss klar aufgelistet werden, sodass keine Verwirrung über das Endergebnis besteht.Sobald die Hauptlieferleistungen festgelegt sind, können Sie beginnen, diese in handhabbare Komponenten zu unterteilen.

Aufgabengruppen

Jetzt, da Sie herausgefunden haben,was geliefert werden muss, besteht der nächste Schritt darin, die damit verbundenen Projektaufgaben unter jeder Lieferleistung zu gruppieren. Dies hilft Ihnen, die Struktur der Arbeit zu erkennen und verhindert, dass Aufgaben ohne Zweck herumschweben. Nehmen wir noch einmal das Beispiel mit der Mobil-App. Unter der Lieferleistung „Website-Start“ könnten Arbeiten wie folgt gruppiert sein:

• Gestaltung
• Texten
• Testen
• Bereitstellung

Ich organisiere meinen PSP immer auf diese Weise, weil es alles im Rahmen des Projektumfangs zusammenhält.

Arbeitspakete 

Nachdem die gruppierte Arbeit klar ist, lässt sie sich weiter in das unterteilen, was wir als Arbeitspakete bezeichnen. Dies sind die kleinsten Einheiten in der Struktur, die man zuversichtlich an jemanden weitergeben und sagen kann: „Das gehört Ihnen.“ PSP-Arbeitspakete sollten detailliert genug sein, um geschätzt, geplant und zugewiesen zu werden. Wenn Ihr Team Tools wie ein Gantt-Diagramm-Tool für das Projektmanagement verwendet, haben Arbeitspakete die perfekte Größe um sie darzustellen und zu planen.

Aufgabenverantwortliche

Jede übergeordnete Aufgabe oder jedes Arbeitspaket sollte einen Verantwortlichen haben. Aufgabenverantwortliche müssen nicht immer die Arbeit selbst ausführen, aber sie sollten dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass sie erledigt wird. Nach meiner Erfahrung besteht eines der häufigsten Probleme darin, dass eine Team nicht weiß, wer verantwortlich ist. Durch das frühzeitige Hinzufügen von Aufgabenverantwortlichen wird dieser Kopfschmerz vollständig vermieden.

PSP-Wörterbuch

Das PSP-Wörterbuch beschreibt jedes Element im PSP, einschließlich seines Namens, seiner Beschreibung, zugewiesenen Ressourcen, geschätzter Dauer und Kommunikationen. Das Project Management Institute formuliert es so: auf diese Weise: „Um die Einfachheit und Genauigkeit der Kommunikation zu gewährleisten, sollte die Definition der Begriffe über das gesamte PSP und idealerweise über alle Projekte in einem Unternehmen hinweg konsistent sein."

Kontroll-Accounts

Kontroll-Accounts stellen Gruppen von Arbeitspaketen und Liefererleistungen dar, die während der Projektdurchführungverfolgt werden. In den meisten Teams, mit denen ich gearbeitet habe, kann die Budgetverfolgung zum Albtraum werden, wenn sie nicht frühzeitig in die Struktur integriert ist. Sie müssen nicht jede einzelne Position nachverfolgen. 

Kontroll-Accounts bieten Ihnen genau die richtige Menge an Sichtbarkeit. Sie helfen Ihnen dabei, zu erkennen, wenn die Kosten ansteigen oder wenn bestimmte Bereiche ins Hintertreffen geraten. Sie können Wrikes Budget-Tracker nutzen, um Kosten zu schätzen und Überläufe zu vermeiden.

Welches sind die Ebenen eines Projektstrukturplans?

Jeder Projektstrukturplan hat vier Ebenen. Diese Ebenen helfen Ihnen, von einer breiten Projektplanung zu spezifischen, machbaren Aufgaben zu gelangen. Nachfolgend die verschiedenen Ebenen des PSP:

Ebene 1: Projektziel

Dies ist das endgültige Ergebnis, das Sie anstreben. Es könnte etwas wie „Neue Firmen-Website", „App-Launch" oder „Q3-Produkteinführung" sein. Es ist die einzeilige Zusammenfassung, die die Richtung für die gesamte Projektplanung vorgibt. 

Ebene 2: Wichtige Liefereleistungen

Hier werden die wichtigen Liefererleistungen identifiziert, die das Projektziel ermöglichen. Dies sind breite, stark wirkende Teile der Arbeit. Wenn Ihr Projektziel zum Beispiel darin besteht, eine Markenkampagne zu starten, könnte Ebene 2 sein:

• Digitales Marketing
• PR und Medienarbeit
• Inhalte für soziale Medien
• Kampagnenberichterstattung und -analyse

Jedes stellt einen großen Block der Arbeit dar. 

Ebene 3: Teil-Liefererleistungen

Jede Haupt-Lieferleistung wird dann in Teil-Lieferleistungen unterteilt. Nehmen wir „Digitale Werbung" als Beispiel. Die Teil-Lieferleistungen könnten folgendes umfassen:

• Bezahlte Suchanzeigen
• Display-Banner
• Landingpages
• Einrichtung von A/B-Tests

Jedes unterstützt das größere darüber liegende Stück.  

Ebene 4: Arbeitspakete

Wie ich zuvor erklärt habe, bilden Arbeitspakete die unterste Ebene im PSP. Wenn Sie beispielsweise Arbeitspakete unter „Landingpages“ erstellen müssen, könnten Sie Folgendes aufnehmen:

• Text für die Landingpage schreiben
• Design für Mobil- und Desktop-Layouts
• Formularverfolgung einrichten
• Veröffentlichen und FA

Jedes Arbeitspaket hat ein Ergebnis. Es ist spezifisch genug, um es jemandem zu übergeben, ohne dass es weiter unterteilt werden muss.

Wie ein Projektstrukturplan in 6 Schritten erstellt wird

Eine gute Projektstruktur wird durch einen iterativen Prozess erstellt, bei dem man Schritten und Richtlinien folgt. Nachfolgend ist der Schritt-für-Schritt-Ansatz, den ich verwende, wenn ich einen Projektstrukturplan von Grund auf neu erstelle.

Schritt 1:  Ein Pflichtenheft erstellen

Bevor Sie ein Tool öffnen oder Aufgaben auflisten, halten Sie inne und fragen Sie: Warum machen wir das? Was soll als Endergebnis erreicht werden? Hier formulieren Sie ein Pflichtenheft. 

In einem Projekt, das ich durchgeführt habe, stimmte die schriftliche Zielsetzung nicht mit dem Projektergebnis überein. Nach einem kurzen Gespräch mit den Stakeholdern stellte sich jedoch heraus, dass sie etwas anderes wollten. Das veränderte vollständig, was in den PSP einfloss.

Bevor ich also irgendetwas anderes mache, rufe ich die richtigen Leute kurz an — nur 15–20 Minuten — und ich frage drei Dinge:

1. Welches Ergebnis erwarten Sie am Ende?
2. Was würde Sie veranlassen zu sagen, „Dieses Projekt war ein Erfolg“?
3. Was gehört definitiv nicht zum Leistungsumfang?

Wenn Sie mit einem großen Team arbeiten, ist dies auch der Moment, in dem eine Projektcharta oder ein formaler Freigabe-Prozess helfen kann, die Dinge festzulegen. 

Schritt 2: Die Lieferleistungen auflisten 

Jetzt, da Sie den Umfang kennen, ist es Zeit, alle Projekt-Lieferleistungen aufzulisten. Dieser Teil wird oft überstürzt, aber hier können zukünftige Probleme vermieden werden. Versammeln Sie das Team um ein Whiteboard (oder digitales Board) herum und bitten Sie jeden, das zu nennen, was er am Ende des Projekts geliefert bekommen möchte. Schreiben Sie alles auf, ohne es zu beurteilen oder zu diskutieren. Dann gehen Sie jeden Punkt durch und fragen:

• Ist dies ein Ergebnis oder nur eine Tätigkeit?
• Wer wird dies abzeichnen?
• Kann es gemessen, überprüft oder übergeben werden?

Alles, was diesen Test nicht besteht, wird verworfen oder neu formuliert.

Schritt 3: Liefergleistungen in eine Hierarchie von Ebenen organisieren

Hier beginnen wir mit dem Prozess der Projektstrukturunterteilung. Ich nehme jede Lieferleistung und frage, „Wie schaffen wir das von Anfang bis Ende?“ Ich beginne nicht mit den detaillierten Aufgaben. Ich beginne mit den Teil-Lieferleistungen. Nehmen wir einmal an, eines Ihrer Projektleistungen wäre „Inhaltspaket für den Kampagnenstart“. Ich würde fragen:

• Welche Inhaltselemente sind enthalten?
• Was muss geschehen, bevor sie fertig sind?
• Wer überprüft sie?

Von hier aus könnten sich beispielsweise folgende Teil-Lieferleistungen ergeben:

• Textvorlage für die Markteinführung
• Bezahlte Medieninhalte
• E-Mail-Marketing-Vorlagen

Sie könnten dies in Form einer Baumstruktur oder einer Gliederung skizzieren, sorgen Sie sich aber nicht um die Formatierung. Konzentrieren Sie sich jetzt darauf, eine vollständige und klare Aufschlüsselung zu erhalten.

Schritt 4: Jede Teil-Lieferleistung in Arbeitspakete wandeln

An diesem Punkt wird der Projektplan ausführbar. Jede Teil-Lieferleistung wird in Arbeitspakete unterteilt. Ich gehe immer nach folgender Regel vor: Ein Arbeitspaket sollte klein genug sein, um es einer Person (oder einem kleinen Team) zuzuweisen, aber groß genug, um von Bedeutung zu sein. 

Zum Beispiel bearbeitete das Team bei Syneos Health täglich tausende von Projekten und über 200 Aufgaben weltweit. Ihr Wendepunkt kam, als sie von einem Flickenteppich von Tools zu Wrike wechselten.

Schritt 5: Ein PSP-Wörterbuch erstellen

Sobald Ihre Arbeitspakete definiert sind, ist es Zeit, die Dokumentation hinzuzufügen. An diesem Punkt erstelle ich das PSP-Wörterbuch. Das PSP-Wörterbuch enthält alle kleinen Dinge, die in einer Grafik nicht offensichtlich sind. Dinge wie:

• Notizen vom Kunden
• Referenzspezifikationen oder Richtlinien zur Markenführung
• Wichtige Entscheidungsträger
• Relevante Dateilinks

Jedem Element in der Struktur wird ein kurzer Eintrag im Wörterbuch zugewiesen. Das hilft Ihnen, Verantwortlichkeiten neuen Projektteilnehmern zuzuweisen und sie mit der übergeordneten Aufgabe vertraut zu machen. 

Schritt 6: Ein visuelles Layout erstellen 

Der finale Schritt beseht darin, alles, was Sie aufgebaut haben, in ein PSP-Diagramm zu überführen. Erstellen Sie ein baumförmiges Diagramm, bei dem das Endziel ganz oben steht und sich in Leistungen, Teil-Leistungen und Arbeitspakete verzweigt. Ich verwende normalerweise Farbcodes für Verantwortlicher, Phase oder Projekt-Zeitleiste. Auf diese Weise kann selbst jemand außerhalb des Teams es betrachten und den Projektumfang begreifen. 

Wenn Sie Wrike verwenden, hilft Ihnen die integrierte Vorlage Projektstrukturplan schneller voranzukommen. Dank der Zusammenarbeit zwischen Wrike und Klaxoon können Sie nun ein visuelles Dashboard erstellen, das Ihre Struktur abbildet und es Ihnen erleichtert, Workshops zu leiten, Teams aufeinander abzustimmen und alle auf dem gleichen Stand zu halten. So lässt sich Ihre Struktur auf einfache Weise in etwas verwandeln, auf das jeder reagieren kann.

Mögen Sie lieber schauen als zu lesen? In diesem schrittweisen Videotutorial, wird Ihnen gezeigt, wie Sie im Projektmanagement einen PSP erstellen können.

Arten von Projektstrukturplänen

Wenn ich einen PSP erstelle, geht es bei meiner ersten Überlegung darum, welche Struktur ich verwenden werden. In der Regel gibt es zwei Typen: lieferleistungs-basierter oder phasen-basierter PSP. 

Beide funktionieren gut, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken, je nachdem, wie Ihr Team arbeitet.

Lieferleistungs-basierter PSP

Ein lieferleistungs-basierter PSP stellt die Lieferleistungen auf der obersten Ebene der Hierarchie dar. Diese Struktur funktioniert am besten für Projekte, bei denen das Endprodukt klar und deutlich ist. 

Der lieferleistungs-basierter PSP konzentriert sich auf die zu leistende Arbeit, unabhängig von Zeit und Reihenfolge der Ausführung. Das bedeutet, dass Sie zusätzliche Arbeit investieren müssen, wenn Sie es in einem Gantt-Diagramm zeitlich planen.

Um ein klareres Bild zu erhalten, schauen Sie sich die Tabelle unten an, in der die Schlüsselkomponenten dieser Struktur dargestellt werden.

Phasenbasierter PSP

Bei einem phasenbasierten PSP befinden sich die Projektphasen auf der obersten Ebene der Hierarchie. Jede Phase wird in die zur Fertigstellung dieser Phase erforderlichen Arbeitspakete unterteilt. Er eignet sich ideal für Projekte mit gut definierten Stufen, wie Softwareentwicklung oder Bau. Aus dieser Struktur lässt sich ein Gantt-Diagramm direkt erstellen. Er hilft Ihnen, den Fortschritt nach Zeit, Phase oder Team zu verfolgen. Außerdem regt es dazu an, die Kosten in kleineren Einheiten zu schätzen.

Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie diese Struktur typischerweise organisiert ist.

Formate für Projektstrukturpläne

Ihr Projektstrukturplan kann für jedes Projekt unterschiedlich sein. Als Projektmanager müssen Sie möglicherweise experimentieren, um herauszufinden, welcher Typ von PSP-Diagramm sich am besten für Ihr Team eignet. Das Ziel ist es, die visuelle Hierarchie Ihrer Projekte darzustellen.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre Arbeitsstrukturübersicht formatieren können:

• PSP-Tabelle: Sie können Ihre PSP wirksam in einer Tabelle strukturieren, indem die verschiedenen Projektphasen, Aufgaben oder Lieferleistungen in Spalten und Zeilen notiert werden. Tools wie Microsoft Excel können verwendet werden, um die PSP-Tabelle zu erstellen und zu verwalten.
• PSP-Flussdiagramm: Ein PSP kann in einem Diagramm-Arbeitsablauf strukturiert werden. Die meisten Vorlagen und Beispiele für Projektstrukturpläne im Projektmanagement sind Flussdiagramme, oft in einer Baumstruktur.
• PSP-Liste: Ein PSP kann als einfache Liste von Aufgaben oder Lieferleistungen strukturiert werden, einschließlich Teilaufgaben oder Teil-Lieferleistungen. Dies ist der einfachste Ansatz zur Erstellung eines PSP.
• PSP Gantt-Diagramm: Ein PSP kann als Gantt-Diagramm strukturiert werden, das sowohl eine Tabelle als auch eine Zeitleiste darstellt. Zum Beispiel, wenn ein neues Projekt wie eine Website-Neugestaltung gestartet wird, kann ein PSP Gantt-Diagramm die verschiedenen Phasen skizzieren, Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen und Projektmeilensteine anzeigen.

Es gibt viele Arbeitsmanagement-Software-Tools, wie Wrike, die Ihnen helfen können, Ihren PSP über alle Phasen Ihres Projekts zu erstellen und zu verwalten.

Beispiel eines Projektstrukturplans

Es ist eine Sache, die Theorie hinter einem Projektstrukturplan zu verstehen, aber es ist etwas ganz anderes, sie in den meisten Projekten abgebildet zu sehen. Hier ist eine einfache visuelle Hierarchie, die zeigt, wie ein Projektstrukturplan typischerweise angelegt ist. Sie können sehen, wie das oberste Ergebnis in Phasen oder Lieferleistungen unterteilt wird, dann in Arbeitspakete und schließlich in spezifische Aktivitäten. Diese Art der Ansicht gibt Ihrem Team Klarheit auf jeder Ebene.

Müssen Sie für Ihr nächstes Projekt einen PSP erstellen? Das folgende Beispiel zeigt einen Projektstrukturplan aus dem Projektmanagement für ein Webentwicklungsprojekt.

1. Initiierungsphase
   • Arbeitsumfang definieren
   • Projekt-Pflichtenheft erstellen
   • PSP-Projektplan erstellen
   • Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
   • Projektcharta erstellen
2. Entdeckungsphase
   • Marktforschung durchführen
   • Anforderungen der Stakeholder sammeln
   • Nutzer-Personas und Nutzer-Geschichten definieren
   • Konkurrenzanalyse durchführen
3. Entwurfsphase
   • Wireframes und Prototypen entwickeln
   • Visuelle Designkonzepte erstellen
   • Designs basierend auf Feedback überprüfen und verfeinern
4. Entwicklungsphase
   • Entwicklungsumgebung einrichten
   • Frontend-Layout und UI-Komponenten erstellen
   • Backend-Funktionalität entwickeln
   • Datenbankstruktur implementieren
   • Drittanbieter-APIs oder -Diensten integrieren
5. Testphase
   • Einheitentests durchführen
   • Integrationstests durchführen
   • Benutzerakzeptanztests (UAT) durchführen
   • Bugs und Probleme ansprechen und beheben
6. Bereitstellungsphase
   • Auf die Bereitstellung vorbereiten
   • Website in die Produktionsumgebung migrieren
   • Endgültige Tests in der Live-Umgebung durchführen
   • Website öffentlich starten
7. Wartungsphase
   • Website-Leistung überwachen
   • Nutzer-Feedback und Fehlerberichte bearbeiten
   • Aktualisierungen und Verbesserungen implementieren
   • Regelmäßige Datensicherungen und Sicherheitsprüfungen durchführen 

Dies ist ein Phasen-basierter PSP, was bedeutet, dass Aufgaben entsprechend den verschiedenen Stadien oder Phasen des Projekt-Lebenszyklus organisiert sind. 

Wenn Sie ein Tool wie Wrike verwenden, können Sie dieselbe Struktur direkt in ein Gantt-Diagramm Tool übertragen. Jede Phase ist klar mit Start- und Endterminen, Abhängigkeiten und Verantwortlichen verknüpft. Dadurch lassen sich Zeitleisten einfacher verwalten, Pläne anpassen und Fortschritte nachverfolgen.

Best Practices für Projektstrukturpläne

Nachdem ich über die Jahre hinweg mehrere PSP erstellt habe, finden Sie hier einige Best Practices und häufige Fehler, die man beim Erstellen vermeiden sollte. 

Wann ein PSP übersprungen wird 

Ich liebe einen gut strukturierten PSP. Er ist eines der nützlichsten Tools, die ich bei komplexen Projekten verwendet habe. Aber ich habe auch gelernt, dass man ihn manchmal … nicht benötigt. Nicht alles erfordert einen Projektstrukturplan, und einen solchen zu erzwingen kann den Prozess verlangsamen. Beinhaltet ein Projekt nur wenige Schritte und alle Beteiligten verstehen den Ablauf bereits, benötigt man wahrscheinlich keinen formalen PSP. Eine kurze Aufgabenliste oder ein gemeinsam genutztes Dokument könnten völlig ausreichen.

Es gibt Momente, in denen die Zeit knapp ist und die einzige Priorität darin besteht, etwas fertigzustellen. In solchen Fällen könnten die Stunden, die benötigt werden, um einen PSP zu erstellen, besser dafür verwendet werden, die Arbeit voranzutreiben.

Beste PSP-Software und Tools für Projektmanager

Sie wollen einen PSP für Ihr nächstes Projekt erstellen? Hier sind einige der nützlichsten WBS-Tools und Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten:

Gantt-Diagramm 

Wenn Sie Ihren Projektstrukturplan in eine visuelle Zeitleiste umwandeln müssen, ist ein Gantt-Diagramm-Tool der richtige Weg. Er hilft Ihnen, Aufgabenabhängigkeiten zu erfassen, die Dauer nachzuverfolgen und den Zeitplan in Echtzeit anzupassen.

Kanban-Boards

Kanban Boards sind eine hervorragende Alternative für Teams, die einen visuellen Arbeitsablauf bevorzugen. Sie zeigen Ihre Arbeitspakete als Karten, die verschiedene Stadien durchlaufen. Dieses Format ist leicht zu aktualisieren und funktioniert gut für Agile-Teams oder Umgebungen, in denen sich Prioritäten oft ändern. Sie helfen auch dabei, Engpässe schnell sichtbar zu machen.

Aufgabenverwaltung

Ihre PSP-Software sollte das Aufschlüsseln wichtiger Komponenten in Teil-lieferungen und Arbeitspakete erleichtern. Suchen Sie nach Plattformen, die mehrschichtige Aufgabenstrukturen mit Drag-and-Drop-Neuanordnung unterstützen, die in verschiedenen Branchen angewendet werden können. Sie können sogar die Übergabe von Aufgaben automatisieren, sodass bei der Markierung einer Aufgabe als erledigt, die nächste sofort startet und der Arbeitsablauf ohne manuelle Nachverfolgung weiterläuft.

Dashboards

Eingebaute Berichtsfunktionen, wie ein Dashboard, ermöglichen Ihnen, den Fortschritt der Arbeit zu sehen, wo Verzögerungen auftreten und welche Teile der Struktur mehr Aufmerksamkeit benötigen. Dashboards bieten einen Überblick auf hoher Ebene über Fertigstellungsquoten, Arbeitsauslastungen und Fristen.

Ressourcenzuweisung  

PSP-Software mit Ressourcenzuweisungs-Funktionen hilft, die Arbeitsauslastung im Team ausgeglichen zu halten. Dies hilft, Burnout und verpasste Fristen zu verhindern.

Zusammenarbeit 

Moderne PSP-Tools erleichtern es den Teammitgliedern, direkt innerhalb der Struktur zusammenzuarbeiten. Sie können kommentieren, Aufgaben in Echtzeit aktualisieren, Personen für Eingaben taggen und sogar Prioritäten anpassen, während sich die Dinge entwickeln.

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan in einem Tool, in dem die Arbeit fließt

Mittlerweile haben Sie gesehen, wie ein solider Projektstrukturplan Ihr Projekt von zerstreut auf organisiert umstellen kann. Sie haben gelernt, wie man die richtigen Leistungen definiert, eine Struktur aufbaut und die Arbeit in Pakete unterteilt, auf die Ihr Team reagieren kann. Aber es ist tatsächlich so, dass die Struktur allein nur die halbe Geschichte ist. Die andere Hälfte ist die Ausführung. Und deshalb empfehle ich Ihnen, Wrike zu verwenden. 

Mit Wrike können Sie Ihre gesamte visuelle Hierarchie aufbauen, von hochrangigen Lieferleistungen bis hin zu detaillierten Arbeitspaketen, unter Verwendung von Ordnern und Aufgaben, die Ihrem Arbeitsablauf entsprechen. Möchten Sie tiefer in die Details einsteigen? Verantwortliche zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen, Abhängigkeiten verfolgen und die Arbeitsauslastung überwachen, alles an einem Ort. Und wenn Sie von Grund auf neu beginnen, macht es Wrike Ihnen leicht. Mit einer einsatzbereiten Vorlage müssen Sie Ihre Struktur nicht von Grund auf neu aufbauen. Sie können sie an Ihr Projekt anpassen, für zukünftige Arbeiten wiederverwenden und über Teams skalieren.