3 Herausforderungen, die PMOs jetzt bewältigen müssen

An dem Tag, an dem Lydia Agnese ihre neue Rolle als PMO-Managerin bei der Northstar Travel Group begann, wurde sie mit einer großen Neuigkeit konfrontiert. „Man teilte mir mit, wir würden von Wasserfall zu Agile wechseln – und ich würde den Übergang leiten“, sagt sie. „Ich ging nach Hause zu meinem Mann und sagte: ‚Ich werde ganz schön beschäftigt sein.‘“ 

Northstar Travel Group, eine führende B2B-Informations-, Business Intelligence-, Commerce- und Veranstaltungsplattform für die globale Reise- und Tagungsbranche, wuchs schnell. Allein im Jahr 2017 tätigte das Unternehmen mit Sitz in Secaucus, New Jersey, fünf hochkarätige Akquisitionen. Die Projekte wurden immer komplexer und die Entwicklungsteams arbeiteten an der Kapazitätsgrenze.

Da Unternehmen einem eskalierenden Wettbewerb ausgesetzt sind und das Tempo des Wandels weiter ansteigt, wenden immer mehr Unternehmen neue Projektmanagementmethoden an, um den Marktbedürfnissen gerecht zu werden. Umfangreiche Übergänge sind jedoch selten einfach, und traditionelle PMOs müssen in diesem sich verändernden Umfeld neu Fuß fassen.

„Beim traditionellen PMO dreht sich alles um Standards und Konsistenz“, sagt Michael Dougherty, National Project Manager bei Magenic. „Es konzentriert sich auf Kommando und Kontrolle: Holen Sie sich Ihren Statusbericht, halten Sie unsere Fristen ein, befolgen Sie unsere Standardvorgaben, hier sind die Formulare, die Sie verwenden. Diese Techniken passen nicht unbedingt in ein iteratives, schnelllebiges, stark wettbewerbsorientiertes Umfeld. Leider hat sich das PMO nicht schnell genug weiterentwickelt, um den Anforderungen häufiger Freigaben und den sich schnell entwickelnden Unternehmensstrategien und -richtungen nachkommen zu können.“

Durch die Notwendigkeit, sich schnell verändern zu können sowie die Einführung neuer Technologien scheint die Zukunft des traditionell prozessintensiven, beherrschenden und kontrollierenden PMO ungewiss.

„Viele PMO-Leiter beginnen ihre Karriere als Projektmanager und werden in die Rolle des Leiters eines PMO befördert, daher liegt ein großer Schwerpunkt auf Prozessen, Tools und Vorlagen, denn das ist es, was sie kennen“, sagt Laura Barnard, PMP, die Workshops durchführt, wie PMOs mehr Wirkung erzielen können. „Führungskräfte verstehen zwar, dass diese Dinge notwendig sind, aber unter dem Strich wollen sie einfach nur Dinge erledigen und vertrauen darauf, dass sich die Investition in ein PMO lohnen wird. PMOs müssen ihren Fokus dahingehend verschieben, dass sie Strategien auf eine Weise liefern und fördern, dass die Umsetzung dieser Strategien für jedes Projekt jedesmal einen hohen Return on Investment generiert. Wir werden einige wichtige Trends besprechen und wie PMOs sich entwickeln können, um sie zu erfüllen:

Trend Nr. 1: Ein Fokus auf Wertlieferung

future_of_PMO_2 PMOs werden oft als Kostenstelle betrachtet, die den Fortschritt im Unternehmen hemmt, aber das PMO der Zukunft muss Wege finden, einen greifbaren, messbaren Wert zu liefern.

„PMOs scheitern, weil Unternehmen zwar in sie investieren, aber nicht die erwarteten Geschäftsergebnisse sehen“, sagt Barnard. „Ein Teil des Problems ist, dass PMOs sich auf die falschen Ergebnisse konzentriert haben. Der Projekterfolg sollte nicht nur danach beurteilt werden, ob das Projekt pünktlich und budgetgerecht war und die Erwartungen erfüllt hat oder nicht. Das reicht nicht, vor allem nicht in den Augen der Führungskräfte. Für sie ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn die erwarteten Geschäftsergebnisse erzielt werden. Wenn Sie als PMO-Leiter Ihrem Unternehmen helfen, den Gewinn zu steigern, dann brauchen Sie sich nie wieder Sorgen um Ihren Job machen.“

Die größte Herausforderung für PMOs ist es, dass ihre Prozesse laut einem PM-Lösungsbericht als Fixkosten angesehen werden. Die Unfähigkeit, ihren Mehrwert zu beweisen, gehört auch zu den Herausforderungen, vor denen PMOs stehen.

Wie PMOs Mehrwert schaffen können

Verwenden Sie einen ganzheitlichen Ansatz

Traditionell konzentrieren sich PMOs auf Tools, Vorlagen und Prozesse. Wenn sie mit einer Aufgabe konfrontiert werden, richten sie ihre ganze Aufmerksamkeit darauf, das Projekt innerhalb der Parameter durchzuführen, die ihnen gegeben werden. Aber damit PMOs erfolgreich sein können, müssen sie ihren Fokus erweitern, um sicherzustellen, dass jedes Projekt zu den größeren, übergreifenden Geschäftszielen ausgerichtet ist.

„Das PMO muss sich weiterentwickeln, um dem Unternehmen ein höheres Serviceniveau durch eine ganzheitliche Sicht auf die Organisation zu bieten, die von einzelnen Teams oft übersehen wird“, sagt Dougherty. „Es gewährleistet, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden und dass das Projekt die technischen Ziele erfüllt, dem Produktmanagement genügt und Probleme für die Endnutzer besser löst.“

Die richtigen Fragen stellen

Ein gutes Verständnis der Endziele eines Projekts ist entscheidend, um das wertvollste Ergebnis zu erzielen – und dazu gehört es, dass man die richtigen Fragen stellt. „PMOs müssen Geschäftsprobleme lösen und schwierige Punkte angehen“, sagt Barnard. „Welches wirtschaftliche Argument spricht für die Durchführung dieses Projekts? Welche Geschäftsziele wollen wir erreichen? Wie definieren wir Erfolg? Hinweis: Er wird nicht durch das Magische Dreieck definiert.

„Diese Antworten von Anfang an im Hinterkopf zu haben, wird die Art und Weise bestimmen, wie das Projekt aufgebaut wird. Soll als Ziel beispielsweise ein Produkt mit hohen Akzeptanzraten aufgebaut werden, müssen PMOs von Anfang an Nutzbarkeit-Tests fest in den Projektplan einbeziehen. Gleich zu Beginn die Frage nach dem wirtschaftlichen Argument zu stellen, wird die gesamte Art und Weise verändern, wie ein Projekt ausgeführt wird.

Direkte Einbindung von Geschäftsbereichen

Die Wahrnehmung zu durchbrechen, dass PMOs nur durch Prozess- und Workflow-Compliance angetrieben werden, erfordert Zeit, Mühe und Vertrauen. Sich hineinzuknien und mit einzelnen Teams zu kommunizieren ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Vertrauen zu gewinnen und alte Vorstellungen zu verändern. Dies führt zu erhöhter Produktivität, schnellerer Ausrichtung und offener Kommunikation.

„PMOs müssen Vertrauen aufbauen, indem sie fragen: ‚Wie können wir Ihnen helfen?‘ und dies dann weiterverfolgen,“ sagt Dougherty. „Es geht nicht darum, zu verlangen, dass sie den Statusbericht ausfüllen oder diese Schritte befolgen usw... Es geht um dienende Führung auf Programmebene und den Aufbau von Beziehungen.“

Gewinnausgerichtet gestalten

PMOs direkt in die Bemühungen zur Umsatzgenerierung einzubinden, ist ein sicherer Weg, den Wert, den sie für das Unternehmen bringen, darzustellen. Nehmen Sie Projektmanager, die geschäftsorientierter sind oder kundenorientierte Erfahrung haben und fügen Sie sie der Rechnung eines Kunden als Mehrwert bei.

„Wenn wir an einer komplexen Lösung für einen Kunden arbeiten, und vor allem wenn Abhängigkeiten bestehen oder ein Dritter beteiligt ist, muss jemand alle Komponenten verwalten. Deshalb stellen wir ihnen den Zeitaufwand unseres Projektmanagers als Mehrwertdienst in Rechnung“, sagt Bruce Garrod, Projektmanagementberater bei Solutions Management Inc.

„Wenn Sie 10 Projektmanager beschäftigen und jeder von ihnen 100.000 $ erhält, dann sind das interne Kosten in Höhe von 1 Million $. Für Sie bedeutet das wahrscheinlich hohe Fixkosten, aber es ist keine großer Aufwand, dies einigen Kunden in Rechnung zu stellen“, sagt er.

Trend Nr. 2: Erhöhte Veränderungsgeschwindigkeit

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Traditionelle PMO-Strukturen schneiden nicht gut ab, wenn Führungskräfte verlangen, Ergebnisse schon gestern zu sehen. Agile Methoden werden immer beliebter, da Unternehmen darum kämpfen, mit dem Tempo der Veränderung und einer zunehmend wettbewerbsorientierten Landschaft Schritt zu halten. Zwei Jahre zu brauchen, um ein Projekt abzuliefern, sieht nicht gut aus.

„Das Tempo der Veränderung hat sich so stark erhöht, dass Sie nicht überleben werden, wenn Sie einfach so weiter machen wie bisher“, sagt Barnard. „Historisch gesehen waren PMOs eine Art ‚Abwarten, Daten sammeln und weiter warten‘-Organisation. Das wird nicht mehr funktionieren."

Führungskräfte erwarten Ergebnisse – und zwar jetzt. Es wird zur Norm, ein unvollkommenes Produkt herzustellen und es dann durch Iterationen zu verbessern. „In einem wirklich agilen Umfeld entwickelt man seinen Umfang während man läuft", sagt Oliver Yarbrough, PMP, PMO-Trainer an der Bobcat Academy.

„Es gibt nicht so viel zu dokumentieren, nicht viele gewonnene Erkenntnisse, alle Prozesse wurden verkleinert. Wo ist Platz für ein Team, das in dieser Situation Kontrolle und Aufsicht benötigt? Das ist die große Frage."

Wie PMOs sich an dieses agile Umfeld anpassen können

Seien Sie Experte für Change Management

Wenn Unternehmen von traditionellen zu agilen Methoden wechseln, brauchen sie jemanden, der sie durch diesen (potenziell schmerzhaften) Prozess führt. PMOs sind einzigartig aufgestellt, um diese Rolle zu spielen. „Projektmanager und PMO-Leiter sind wirklich gut positioniert, um etwas in einer Organisation zu verändern. Sie wissen, wie man Veränderungen umsetzen kann“, sagt Barnard. „Dies ist eine großartige Gelegenheit, ihre inhärenten Fähigkeiten zu nutzen, um das Unternehmen durch Veränderungen hindurch zu führen.“

Geschäftseinheiten, die nicht an agile Arbeitsabläufe und Zeitpläne gewöhnt sind, können sich anfangs mit weniger vorhersehbaren Projektmanagement-Methoden unwohl fühlen. Sich die Zeit zu nehmen, sie auf den neuesten Stand zu bringen und zu erklären, was zu erwarten ist, ist deshalb sehr hilfreich.

„Einer der großen Vorteile eines PMO ist es, in der Lage zu sein, den Rest des Unternehmens darüber aufzuklären was geschieht, weshalb es geschieht und welche Bedeutung es für alle hat“, sagt Garrod. „PMOs müssen ein gutes Verständnis dafür haben, wie sich die agile Umgebung von ihrem aktuellen Arbeitsablauf unterscheidet und zu allen Abteilungen gehen und sagen: ‚Ihr habt eine Aufgabe zu erfüllen.‘

Auf allen Ebenen Unterstützung bieten

Die Fähigkeit, sich schnell zu bewegen, zu iterieren und einen Kurs schnell zu korrigieren, ist in einer agilen Umgebung von größter Bedeutung. Das bedeutet, dass der Schwung massiv leidet, wenn bei jedem neuen Programm oder Projekt die Prozesse, Vorlagen und Reports immer wieder von Grund auf neu erstellt werden müssen. Neue Tools und Technologien sind dabei, diese manuellen Prozesse schnell zu übernehmen.

PMOs werden den Teams mehr Wert bieten können, wenn sie als kompetente Förderer dienen, Fortschritte überwachen, sich regelmäßig mit Teams in Verbindung setzen und sicherstellen, dass die Projekte in allen Phasen reibungslos ablaufen.

„In einer agilen Umgebung ist die traditionelle Rolle eines typischen PMO von Kommando und Kontrolle nicht notwendig“, sagt Yarbrough. „PMOs werden weiterhin als Förderer einen Mehrwert bieten und den Teams den Weg frei machen, während sie ihre Ziele voranbringen. Je mehr das PMO tun kann, um Hindernisse für die Teamproduktivität zu beseitigen, desto besser.“

Darüber hinaus werden PMOs weiterhin als wertvoller Puffer zwischen Führungskräften und Projektteams dienen, die Bedürfnisse und Wünsche der Führungskräfte umsetzen und gleichzeitig den Projektteams Orientierung und Unterstützung bieten. Umgekehrt ist es aber auch so,“ sagt Yarbrough. „PMOs müssen das Feedback, das sie von den Teams erhalten, annehmen und in die Führungsebene umsetzen. Das PMO wird als Champion für Projektteams fungieren.“

Die richtigen Tools finden

Auch wenn die Annahme einer agilen Methodik und Denkweise einigen PMOs fremd erscheinen mag, stehen sie damit nicht allein da. Durch neue Technologien wie Automatisierung und erweiterte Berichterstattung kann PMOs geholfen werden, Echtzeit-Einblicke für eine schnellere Entscheidungsfindung zu erhalten.

„Schnell reagieren zu müssen ist eine Lebensart. Geschäftsführer warten nicht einen Monat, um ein Meeting einzuberufen und eine Entscheidung zu treffen, sie sitzen am Flughafen, schauen sich Daten auf ihrem Smartphone an und treffen im Handumdrehen eine Entscheidung“, sagt Barnard. „Um die Dinge voranzutreiben, müssen PMO-Leiter herausfinden, wie Automatisierung und Technologie genutzt werden können, um Echtzeitinformationen so schnell wie möglich in die Hände von Entscheidungsträgern zu bekommen.“

Mit Wrike-Berichten und -Dashboards erhalten Sie schnell Einblicke in die Projektleistung und können Hindernisse im Voraus identifizieren. Und das Beste daran? Alle Aufgaben- und Projektdaten liegen in Echtzeit vor.

Trend Nr. 3: Neue Technologien und Automatisierung

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Neue Technologien wie Automatisierung und KI werden technisch immer ausgereifter. So sehr, dass einige PMOs (zu Recht) befürchten, dass genau diese Tools ihre Arbeit übernehmen könnten.

„Automatisierung hat das Potenzial, jeden Job zu eliminieren, der auf einen vorhersehbaren Prozess reduziert werden kann“, sagt Yarbrough. „Wir werden sehen, dass die Automatisierung viele der traditionellen Aufgaben wie Budgetierung, Zeitplanung und Anforderungserfassung übernehmen wird.“

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu betrachten: Entweder wird die Technologie die traditionelle Rolle eines PMO einnehmen, oder sie wird PMOs dazu befähigen, ihre Rolle auf die nächste Stufe zu heben. Wir gehen eher von letzterem aus.

Wie PMOs neue Technologien annehmen können

Neues frühzeitig annehmen

Automatisierung kann sich wiederholende Aufgaben bewältigen, aber die Technologie muss wissen, welche Aufgaben zu automatisieren sind und wie genau sie auszuführen sind. Jemand muss die Automatisierung einrichten, bevor sie nützlich sein kann. Ein frühzeitiger Anwender zu sein und die technischen Fähigkeiten zu erlernen, um Automatisierungstools zu nutzen, wird es PMOs ermöglichen, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und ihn nicht zu verlieren.

„Automatisierung klingt danach, als würde Arbeit reduziert werden, aber die Daten, die automatisiert werden müssen, müssen von irgendwo herkommen“, sagt Garrod. „Jemand muss alles einrichten und sicherstellen, dass seine Zeit, die Kosten, die prognostizierten Kosten und die geschätzten Kosten ordnungsgemäß geladen werden.“

Wrikes Plattform für Zusammenarbeit verfügt über Automatisierungsfunktionen, einschließlich erweiterter, benutzerdefinierter Arbeitsabläufe und dynamischer Anfrageformulare. Diese ersparen PMOs unnötige, sich wiederholende Arbeit, sie erfordern jedoch einen PMO mit Expertenwissen über das Projekt, um sie ordnungsgemäß einzurichten.

Neu gewonnene Zeit optimal nutzen

Das Ziel der Automatisierung ist nicht, den PMOs ihre Jobs wegzunehmen, sondern ihnen mehr Zeit zu geben, die Dinge zu tun, die sie am besten können. Google ermutigte seine Mitarbeiter bekanntermaßen, 20% ihrer Zeit mit der Arbeit an kreativen Projekten zu verbringen, was zur Entwicklung innovativer Produkte wie Google Mail und Google Maps führte. Automatisierung hat das Potenzial, PMOs zu befreien, um Wege zu finden, noch wertvoller zu werden.

„Die Automatisierung wird es PMOs ermöglichen, von den Aktivitäten, die kommerzialisiert werden können, wegzukommen und ihre Energie dort zu konzentrieren, wo sie am meisten gebraucht wird, wie z.B. bei organisatorischem Change Management“, sagt Barnard. „PMO-Teams können mehr Zeit damit verbringen, menschlich zu sein und mit anderen Menschen an Projekten zu arbeiten, die die größte Auswirkung haben, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Indem sie diese Gespräche führen, können PMOs die Herausforderungen, die verschiedene Geschäftsbereiche haben, oder die Risiken, um die sie sich sorgen, entdecken. Sie können sich so in Stellung bringen, dass sie die Definition und Umsetzung der Strategie erleichtern. So kann ein PMO einen großen Einfluss ausüben.“

Wertschöpfung erzeugen, wo Maschinen es nicht können

Technologie wird in Zukunft eine wertvolle Rolle für ein PMO spielen, aber sie kann nicht die immateriellen Vermögenswerte ersetzen, die ein erfahrener Profi mitbringt.

„Tools sind großartig, aber Tools denken nicht“, sagt Garrod. „Man kann einige Funktionen automatisieren, aber es sind Menschen, die Projekte durchführen, nicht die Tools. Es ist die Wechselwirkung zwischen dem Projektmanager und dem Lieferteam, durch die Dinge erledigt werden, nicht automatisierte E-Mails, die jemanden auffordern, etwas zu tun.“

Finden Sie Möglichkeiten, regelmäßig der Geschäftsführung mitzuteilen, welche Vorteile ein PMO hat, oder erstellen Sie Dashboards, um Ihren Wert visuell zu teilen. Wrikes Dashboardfunktion bietet Transparenz im gesamten Unternehmen, sodass jeder sehen kann, was Ihr Team leistet.

Die einzige Konstante ist Veränderung

Die traditionellen Funktionen und Strukturen des Projektmanagementbüros verändern sich vielleicht, aber die Fähigkeiten und das Wissen, die erfahrene PMOs mit sich bringen, bieten immer einen wirtschaftlichen Wert, wenn sie richtig genutzt werden.

Clevere PMOs können dem Spiel voraus sein, indem sie:

  • Verstehen, dass sich die Rollen, Funktionen und Strukturen des Projektmanagementbüros in den kommenden Jahren drastisch verändern werden
  • Über den Tellerrand des Projekts hinaus schauen, um die strategischen Geschäftsziele zu verstehen und sicherstellen, dass jedes Projekt Wert für die Organisation liefert
  • Weiter die Vorteile eines PMO an die Geschäftsführung kommunizieren und eine wertvolle Rolle als Förderer spielen, um den Weg für Teams zu ebnen, damit diese ihre Ziele schnell erreichen
  • Eine agile Denkweise annehmen, um dem zunehmenden Tempo der Veränderung gerecht zu werden
  • Als Change-Management-Experte dienen und Unternehmen und Teams zu neuen Projektmanagement-Methoden führen
  • Neue Technologien und Automatisierung als leistungsstarke Tools und nicht als Konkurrenz annehmen

Wrikes Automatisierungs- und Reporting-Tools sind nur einige wenige Funktionen, die PMOs der Zukunft zum Erfolg verhelfen können. Registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion von Wrike und sehen Sie selbst, wie wir Ihnen helfen können, Veränderungen anzunehmen.

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