5 Best Practices für die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen
Die Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender Arbeitsanfragen kostet viel Mühe, vor allem wenn diese über so viele verschiedene Kanäle hereinkommen: E-Mails, Meetings, Sofortnachrichten, zufällige Gespräche uvm. Die Verwaltung dieser Flut von Anfragen ist zeitaufwendig, umständlich und wird immer schwieriger, je mehr Ihr Unternehmen wächst. Die folgenden Best Practices werden Ihnen dabei helfen, Ordnung in das Chaos der eingehenden Arbeit zu bringen, damit Sie mehr Zeit für wichtige Projekte haben und weniger Zeit damit verschwenden, zu überlegen, um welche Arbeit Sie sich als nächstes kümmern sollten. Best Practices für Arbeitseingangsprozesse 1. Alle Anfragen müssen formell eingereicht werden. Ziehen Sie eine klare Grenze: Auch wenn ein Projekt offiziell in einem Meeting besprochen, kurz im Treppenhaus erwähnt oder in einer E-Mail angefragt wurde, nichts wird bearbeitet, solange es nicht über Anfragen eingereicht wurde. Legen Sie all die Arten von Anfragen fest, die Ihr Team erhält, sowie all die Daten, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu bearbeiten, und stellen Sie dann sicher, dass jeder, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, den neuen Prozess versteht und genau weiß, wo die relevanten Anfrageformulare zu finden sind. Wenn Sie auf einen klaren Arbeitseingangsprozess bestehen, werden Ihnen von Anfang an immer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen - wodurch Sie sich viel Nacharbeit (und Denkarbeit) ersparen. Außerdem wissen Sie dann genau, an wen Sie sich bei Fragen oder für Klarstellungen wenden müssen. Kostenlose Vorlagen für 10 häufig verwendete Arbeitsanfrage-Formulare 2. Speichern Sie all Ihre eingehenden Anfragen an einem einzigen Ort. Neue Anfragen sollten automatisch an einen zentralen Ort geleitet werden (dürfen wir Wrike vorschlagen?), an dem sie in Ordnern organisiert, priorisiert und verfolgt werden können. Wenn sich all Ihre Anfragen an einem Ort befinden, statt über E-Mails, Haftnotizen, mündliche Anfragen oder Tabellen verteilt zu sein, dann geht nichts verloren oder unter. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist und wie ihr Status ist, und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden. 3. Organisieren Sie Anfragen sofort bei ihrem Eingang. Statt all Ihre ausstehenden Anfragen zu durchforsten, wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig und bereit für ein neues Projekt sind, sorgen Sie für Ordnung bei Ihren Projekten, indem Sie diesen sofort nach Erhalt eine Priorität zuweisen. Dies ermöglicht einen stetigen Arbeitsfluss und Ihr Team kann schneller arbeiten, da genau ersichtlich ist, auf welche Arbeit es sich als nächstes konzentrieren muss - kein Rätselraten mehr oder Däumchendrehen beim Warten auf Entscheidungen oder weitere Anweisungen. 4. Engagieren Sie einen Anfrage-Pförtner, der für die Priorisierung der eingehenden Arbeit verantwortlich ist. Ob es sich um einen Teamleiter, Projektmanager oder Abteilungsleiter handelt, eine Person zu haben, die die eingehenden Anfragen überwacht und Prioritäten setzt, ist von großer Wichtigkeit, damit Ihr Team auf dem Laufenden bleibt und sich auf die wichtigste Arbeit konzentrieren kann, ohne dass Verwirrung oder Konflikte entstehen. 5. Planen Sie eingehende Anfragen auf Grundlage Ihrer strategischen Ziele. Halten Sie regelmäßige Meetings (einmal pro Monat oder Quartal) ab, um Ihre Ziele zu überprüfen, anstehende Arbeit zu planen und sicherzustellen, dass die Anfragen, denen Sie Priorität geben und für die Sie Ressourcen aufwenden, auch tatsächlich die wichtigsten Ziele Ihrer Abteilung und Ihres Unternehmens vorantreiben. Verwalten Sie Ihre Arbeitsanfragen in Wrike Wie verwalten Sie Ihre eingehenden Anfragen? Lassen Sie es uns im unten stehenden Kommentarbereich wissen. Falls Sie noch kein System bei sich eingerichtet haben, dann testen Sie doch mal Wrike Anfrageformulare, um all Ihre eingehenden Arbeitsanfragen zu organisieren und Ihrem Team zu einem reibungslosen Arbeitsablauf zu verhelfen. Quellen: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
Elemente einer herausragenden Social-Media-Vorlage
Online gibt es keinen Mangel an Social-Media-Vorlagen, aber nur sehr wenige bieten die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, die erforderlich sind, um mit einer sich entwickelnden Social-Media-Strategie Schritt zu halten. Wir haben die entscheidenden Elemente einer herausragenden Social-Media-Planvorlage isoliert, um Ihnen zu helfen, eine dauerhafte Präsenz über mehrere Kanäle hinweg aufzubauen.
5 Funktionen, die Ihr Tool für den Arbeitseingangsprozess haben sollte
Mit dem richtigen Tool kann ein Arbeitseingangssystem so verfeinert werden, dass Sie und Ihr Team Projektanfragen ohne zusätzliche Kopfschmerzen und Ärger annehmen können. Klingt gut, oder? Das haben wir auch gedacht, und deshalb wollen wir mit Ihnen teilen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie nach einem Tool für den Arbeitseingang suchen.
Warum Projektmanagement von großer Bedeutung ist: Interview mit Robert Kelly, Leiter eines Projekt Management Office (PMO)
Bei vielen Geschäftsleuten steht Projektmanagement eher im Hintergrund. Geschäftsausweitung und Rendite stehen bei Führungskräften ganz oben auf der Liste, während Projektmanagement entweder weiter unten steht oder gar nicht auf der Liste ist. Die meisten Leute sind sich nicht bewusst, dass sie ohne ein gut funktionierenden Arbeit-Management-Prozess Geld verlieren. Wir haben uns mit Robert Kelly, dem PMO-Leiter und geschäftsführenden Gesellschafter von Kelly Project Solutions, LLC über die große Bedeutung des Projektmanagements und dessen Auswirkungen auf Unternehmen unterhalten. Wir setzten uns auch mit den Themen auseinander, wie man chronisch niedrige Produktivität bekämpfen kann, wie sich Projektmanagement-Technologie weiterentwickelt hat und wie sich Kelly Projektmanagement im Jahr 2020 vorstellt. Lesen Sie das vollständige Interview: 1. Erzählen Sie uns etwas über sich selbst. Ich bin stolzer Vater von drei wunderbaren Kindern und bin seit 12 Jahren glücklich mit meiner Frau Jasmin verheiratet. Beruflich bin ich aus Versehen ein Projektmanager geworden, der nach 15 Jahren immer noch daran arbeitet, diesen Bereich zu perfektionieren. Als Mitgründer und Moderator für #PMChat bei Twitter arbeite ich konstant mit einigen der besten Köpfe im Bereich Führung, Projektmanagement und weiteren Geschäftsthemen zusammen. Zusätzlich bin ich geschäftsführender Gesellschafter von Kelly Project Solutions, einer Unternehmensberatung spezialisiert auf Projektmanagement und Führung durch Kommunikation für kleine und mittelgroße Unternehmen. 2. Was sind die häufigsten Probleme, mit denen Sie als PMO-Leiter konfrontiert werden? Ich bin der Meinung, dass es einige Herausforderungen für PMO-Leiter gibt, die in allen Unternehmen wiederholt vorkommen: 1. Hochqualifizierte Mitarbeiter. Die Kommerzialisierung des Projektmanagements (schlüsselfertige Vorlagen, Wundermittel-Methoden usw.) hat das Niveau im Talent-Pool der Kandidaten, die die Branchen-Sprache wirklich beherrschen, stark gesenkt. Personalvermittler haben es immer schwerer, solide Leiter für Projekte zu finden. 2. Investitionen. Anstatt als Einnahmequelle anerkannt zu werden, werden PMOs oft immer noch als ein Unkostenfaktor angesehen. Egal was für ein Unternehmen Sie haben, Projektmanagement ist eine Dienstleistung. Ihr Projektmanagement hat deutlich mehr Touchpoints (Kontaktpunkte) mit Ihren Kunden (vor allem externe) als die Vertriebsabteilung oder die internen Führungskräfte. Studien der Technology Services Industry Association (TSIA) belegen, dass ein engagiertes Vertriebsmodell (bei IT-Dienstleistungen) 15:1 Touchpoints im Vergleich zu einer normalen Vertriebsabteilung vorweisen kann. Gewinne und Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction Score CSAT) verdoppeln sich und die Unkosten für Verkaufszyklen und Kundengewinnung werden drastisch reduziert. Die Unternehmen müssen in die Ausbildung von Projektmanagern und kundenorientierte Tools investieren sowie Reise-Budgets zur Verfügung stellen, um Beziehungen aufzubauen. Das betrifft auch die PMOs, deren Arbeit sich auf den internen Bereich des Unternehmens bezieht. 3. Identitätskrise. PMOs standen schon immer vor der Entscheidung, ein Ressourcen-Pool oder die Leitungsverantwortlichen zu sein. Diese Herausforderung hat sich mit der wachsenden “Schatten-IT” erheblich vergrößert. Die PMOs müssen klare Anleitungen vom IT-Vorstand (CIO, Chief Information Officer) erhalten, ansonsten wird diese Herausforderung auch 2016 weiterbestehen. 3. Sind Sie als PMO-Leiter der Meinung, dass es für Unternehmen unbedingt erforderlich ist, standardisierte Projektmanagement-Methoden zu übernehmen? Wenn ja, warum? Unter der Berücksichtigung, das meistens mehrere Methoden notwendig sind, würde ich vorsichtig mit Ja antworten. Wenn Sie Lean Six Sigma, das traditionelle Stage-Gate-Modell, Agile, MS Dynamics Implementation usw. in Betracht ziehen, können Sie ein Toolkit aus Kernprozessen und Tools zusammenstellen, das für Ihr Unternehmen und Ihre üblichen Projektarten maßgeschneidert ist. Man sollte allerdings die Veränderungen auf ein Minimum reduzieren, weil die wichtigsten Vorteile von Projektmanagement nur erzielt werden, wenn man die Prozesse wiederholen kann, sie skalierbar sind und sie außerdem schnell gelernt werden und im ganzen Unternehmen implementiert werden können. Wenn eine allgemeine Methode angewendet wird, können Lexikon-Projektmanager, Teammitglieder und Partner dazu gebracht werden, leistungsfähiger zu werden. Erfahrungen und Messungen können mit Grundlinien verglichen werden, um ein Umfeld für stetige Verbesserung zu gestalten. 4. Welche Auswirkungen hat schlechtes Projektmanagement auf Unternehmen? Auch wenn es übertrieben klingt, kann schlechtes Projektmanagement ein Unternehmen zum Untergang verurteilen. Niedrige Anforderungen können dazu führen, dass entsetzliche Produkte vermarktet werden und das kann den Markenwert über Jahre schädigen! Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Sektor tätig ist, können Sie mit Strafen, Lizenzentzug usw. jahrelange Arbeit zu Nichte machen, nur weil Sie die Prozesse nicht richtig dokumentiert haben. Wenn bei den tagtäglichen Arbeitsabläufen kein fachmännisches Projektmanagement eingesetzt wird, werden Ressourcen oft nicht optimal genutzt, Arbeitsvorgänge verdoppelt, Unkosten fallen aufgrund von Änderungsanforderungen an, Zeitverschwendung wegen fehlender oder schlechter Kommunikation und viele weitere Aspekte wirken sich negativ auf das Unternehmen aus. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix="— @rkelly976"]"Ihr Unternehmen kann aufgrund von schlechtem Projektmanagement untergehen"[/inlinetweet] 5. Wie beeinflussen Technologien das Projektmanagement und wie werden sie von Personen angenommen? Technologien unterstützten Projektmanager mit großartigen Tools für die Optimierung von Zusammenarbeit, Planung und Effizienz in ihren Projekten. Alles in einer einzigen Plattform zu planen, zu kommunizieren sowie Budgets und Zeit zu überprüfen spart wöchentlich viele Stunden ein! Produktplanungs- und -managementsysteme (PPM) helfen dem PMO, die Nutzung von Ressourcen besser zu überprüfen und zu planen, sie können Projektstatus und Aufgaben auf Dashboards überblicken usw. Dank PPM-Tools müssen Projektmanager die Teammitglieder nicht mehr die ganze Zeit mit Statusfragen überhäufen und stehen somit ihrem Team auch nicht mehr bei der Arbeit im Weg. 6. Welche drei Tipps würden Sie jemanden geben, der auf der Arbeit gegen niedrige Produktivität ankämpft? 1. Lassen Sie gegen Ende Ihres Arbeitstags etwas Zeit für Organisation. Überdenken Sie den Tag: Müssen Sie noch etwas für jemanden erledigen, bevor Sie gehen? Denken Sie über morgen nach: Wie sieht der Kalender aus? Was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich in den nächsten 24/48 Stunden erledigen sollte? Damit können Sie verhindern, dass Sie im Verlauf Ihres Arbeitstags überrumpelt werden und Sie bereiten sich in Gedanken auf den nächsten Tag vor. 2. Erinnerungen. Egal, ob sie mit einer ausgeklügelten Projektplattform arbeiten oder nicht, fast jede E-Mail-Plattform verfügt über eine Erinnerungsfunktion. Stellen Sie Zeit und Datum ein, damit Sie bei Fertigstellungsterminen benachrichtigt werden. 3. Gehen Sie kurz raus. Bei den heutigen Großraumbüros ist es manchmal notwendig, einen Konferenzraum zu benutzen, um sich 30 Minuten hinter geschlossenen Türen voll auf seine Aufgabe konzentrieren zu können. 7. Was ist Ihre Vorstellung von Projektmanagement im Jahr 2020? Glaube Sie, dass es sich sehr verändern wird? Meiner Ansicht nach gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn wir es nicht schaffen von dem schlüsselfertigen Checklisten-Konzept Abstand zu nehmen, dann wird sich Projektmanagement in eine Fähigkeit verwandeln, die alle Angestellten ausführen können. Da immer mehr Technologie über Self-Service (Selbstbedienung) zur Verfügung steht, ist Cloud-Automatisierung ein noch größeres Risiko. Ich kenne jemanden, der eine Self-Service-Plattform entwickelt hat: Genau wie bei einer Hostingfarm die nur wenige Ingenieure benötigt, braucht auch diese Art von Plattformen nur wenige Projektmanager. Die andere Möglichkeit wäre, dass professionelle Projektmanager über die Projektsatzung und Projektabläufe hinaus gehen und Führungs- und Geschäftsfähigkeiten entwickeln. Wenn wir als Beruf/Disziplin mehr Wert auf den Tisch legen können, werden wir auch geschäftsorientierte und strategische Initiativen in die Hand nehmen. Wenn wir mehr Geschäftswerte einbringen, werden wir enger mit dem Vorstandsvorsitzenden (CEO) und dem IT-Vorstand (CIO) zusammenarbeiten. 8. Nennen Sie mir einen großen neuen Trend, dem nicht genug Aufmerksamkeit gewidmet wird? PMO als Dienstleistung. Unternehmen überlassen inzwischen oft ihr Projektmanagement den Unternehmensberatungen, weil der Arbeitsaufwand nicht hoch genug ist, um eine Person einzustellen. Allerdings verbraucht die Zusammenarbeit und Einführung von neuen Unternehmensberatungen einen Teil der Einnahmen des Unternehmen und verringert somit den erwarteten Profit. In der heutigen Gesellschaft wollen Menschen nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen, allerdings wollen sie es auch benutzerdefiniert haben. Ein PMO als Dienstleistungs-Modell ist diesen Ansprüchen gewachsen. Ein Unternehmen kann sich an ein Projekt Management Office wenden, wann immer sie möchten und der Dienstleistungsanbieter kann Ihnen den selben Projektmanager zuordnen. Das Unternehmen muss kein Geld für Bescheinigungen, Ausbildung für Projektmanager, Lizenzen von PPM-Software usw. ausgeben. Wir haben festgestellt, dass ein großes Interesse an diesem Modell besteht. Wie haben sich erfolgreiche Projektmanagement-Prozesse auf Ihr Unternehmen ausgewirkt? Teilen Sie bitte in den Kommentare Ihre Vor- und Danach-Geschichte mit uns. Wir sind uns sicher, dass wir alle voneinander lernen können! Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen und verbessern Sie die Projektergebnisse in Ihrem Unternehmen, indem Sie heute noch eine kostenlose Testphase von Wrike starten! Biografie: Robert Kelly leitet seit 15 Jahren Projekte und Projektteams. Seine Projektteams stammen aus über 40 Ländern, er verfügt über ein breit gefächertes Portfolio mit allerlei Projekten, einschließlich Vertrieb, Marketing und IT-Initiativen, innerhalb von unterschiedlichen Branchen. Robert ist geschäftsführender Gesellschafter bei KPS, einer Projektmanagement-Unternehmensberatung in Raleigh, North Carolina (USA). Er ist er auch der Mitgründer und Moderator von #PMChat, einer globalen Gemeinschaft von Projektmanagern und Geschäftsführern, die sich bei Twitter über Best Practices und Erfahrungen austauschen. Folgen Sie Robert Kelly auf Twitter @rkelly976
Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert
Dieser Beitrag ist im Rahmen der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …” entstanden. Während meines Berufslebens habe ich schon sehr viel zum Thema Digitalisierung gelesen, gehört, geschrieben. Wenn man im IT-Bereich arbeitet, bleibt das nicht aus. Dadurch verliert der Begriff Digitalisierung irgendwann seine Aussagekraft: er kommt einem in so vielen Kontexten entgegen, dass man ihn gar nicht mehr bewusst wahrnimmt. Ähnlich verhält es sich mit dem Inhalt, den der Begriff Digitalisierung umschreibt: die Entwicklungen sind so schleichend, dass wir sie häufig gar nicht mehr wahrnehmen. Wir haben das Gefühl, dass alles beim Alten bleibt, obwohl die digitale Welt sich schneller und schneller dreht. Schleichende Entwicklungen nehmen wir kaum wahr Eines der bekanntesten Beispiele für dieses Phänomen sind die beiden Fotos der Papstwahl 2005 und 2013: Während 2005 noch kaum Handys zu sehen waren, heben 2013 fast alle Wartenden ihr Smartphone in die Höhe, um das beste Foto zu schießen – und es im Anschluss virtuell zu teilen. Das selbe historische Ereignis ist innerhalb von nicht einmal zehn Jahren durch die Digitalisierung zu einem anderen geworden.Um die schleichende Veränderung durch die Digitalisierung wirklich zu spüren, bedarf es manchmal eines Sprungs, wie oben bei den Bildern. Diesen Sprung hatte ich Ende letzten Jahres, als mein Mann und ich beschlossen, von Deutschland nach Irland zu ziehen. Das fing schon damit an, dass hier sehr viele Menschen bereits ganz selbstverständlich den Service nutzen, sich Lebensmittel nach Hause liefern zu lassen. Dublin bildet eines der digitalen Zentren Europas und hier begann ich bei Wrike zu arbeiten. Wrike ist ein Anbieter von Projektmanagement- und Collaboration-Software, ein Start-up mit Wurzeln im amerikanischen Silicon Valley. Auch die Europazentrale in Dublin ist stark von einer amerikanischen Unternehmenskultur geprägt. Von agilen Arbeitsweisen bis hin zum papierlosen Büro ist hier schon einiges umgesetzt, was in Deutschland meist noch theoretisch diskutiert wird. Virtuelles Arbeiten: weniger E-Mails und mehr Freiheiten Die größte Überraschung war für mich, wie selbstverständlich hier über Ländergrenzen hinweg gearbeitet wird. Ein Großteil meines Teams sitzt in den USA, ein anderer Teil in St. Petersburg. Meetings finden virtuell statt und Projekte werden über unser Projektmanagement-Tool abgewickelt. So kann jeder in seiner Zeitzone arbeiten und das jeweils nächste Team kann den Stand des Projekts mit wenigen Klicks einsehen, Dokumente bearbeiten und Kommentare hinzufügen. Um gut zusammenzuarbeiten, müssen wir nicht unbedingt im gleichen Gebäude sitzen, nicht einmal auf dem gleichen Kontinent leben. Die Digitalisierung des Projektmanagements bedeutet auch, dass Meetings effizienter werden, weil alle nötigen Informationen im Team transparent vorliegen. Verbunden mit agilen Arbeitsweisen und schnellen Entscheidungswegen entsteht so eine Atmosphäre, in der man als einzelner viel erreichen kann und es Spaß macht, Ideen umzusetzen. Eine zweite Überraschung: ich bekomme kaum E-Mails. Und wenn ich E-Mails erhalte, sind es Nachrichten von Externen. Alles Interne wird in Wrike abgebildet – denn natürlich nutzen wir die Software, die wir weltweit vertreiben, auch für die Organisation unseres eigenen internationalen Teams. Der deutlich reduzierte Posteingang hat zur Folge, dass ich mich weniger von E-Mails getrieben fühle, sondern meinen Arbeitstag selbst einteilen und gestalten kann. Wenn alles virtuell stattfindet sind auch Homeoffice oder das kurzzeitige Arbeiten aus dem Ausland kein Problem. Kurzum: die Freiheiten werden größer. Die Digitalisierung mitgestalten Ein Nebeneffekt des virtuellen Arbeitens freut auch die Umwelt: mein Schreibtisch ist komplett papierlos, ich habe nicht einmal einen Stift zur Hand, etwas, das ich mir in Deutschland nicht hätte vorstellen können. In Dublin dagegen ist es schon real. So kommen wir auch zurück zum Anfang dieses Artikels: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der die Art wie wir leben und arbeiten nachhaltig verändert, auch wenn es uns manchmal nicht bewusst ist. Doch gerade weil die Digitalisierung so tiefgehende, schleichende Veränderungen nach sich zieht, lohnt es sich, sie zu diskutieren und vor allem mitzugestalten. Schließlich ist die Digitalisierung nichts, was einfach passiert: Sie ist direkte Folge dessen, wie wir heute unsere (Arbeits-)Welt gestalten und wird morgen unser Alltag sein. Sie wollen die Diskussion mitverfolgen? Lesen Sie weitere Artikel der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …”.
PRINCE2: Die führende Projektmanagement-Methode
Was ist PRINCE2 und warum ist es so populär? Wir wollen einmal in die führende Projektmanagement-Methodik eintauchen, um die Risiken und Chancen, die mit der Durchführung von Projekten in kontrollierten Umgebungen einhergehen, zu ermitteln.
5 wertvolle Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie vergessen haben
Sich als Projektmanager auf die berufliche Entwicklung und die Kultivierung wichtiger Kompetenzen zu konzentrieren ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Diese fünf Projektmanagement-Kompetenzen sollten dabei nicht vergessen werden.
Top-Down- und Bottom-Up-Projektmanagement: Die Vorteile beider Ansätze im Vergleich
Die Popularität des Bottom-Up-Ansatzes im Management steigt. Dennoch ist die Diskussionen über beide Ansätze in vollem Gange. Warum sind Unternehmen so besorgt darüber, Ihren Management-Stil zu ändern? Vergleicht man die beiden Managementansätze, liegt die Antwort klar auf der Hand.
Die 3 Top-Trends im digitalen Marketing 2021 und was sie für Marketer bedeuten
Erfahren Sie mehr über die maßgeblichen Entwicklungen im digitalen Marketing, was sie für Marketer bedeuten und wie Wrike und MediaValet zusammenarbeiten, um Marketingteams zu mehr Erfolg zu verhelfen.
Top-Tipps für den optimalen Einsatz begrenzter Projektressourcen
Eine effektive Ressourcenverwaltung ist für die pünktliche und budgetkonforme Projektabwicklung in Unternehmen unerlässlich. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Ressourcenverwaltungsplänen mit Wrike.
Wie 5 PM-Experten einen zuverlässigen Projektmanagement-Plan erstellen
Schlechte Projektplanung kann Ihr Projekt schon vor der Ausführung zum Scheitern verurteilen. Veränderte Erwartungen, frustrierende Fehlkommunikation und schrumpfende Budgets können sogar das einfachste Projekt entgleisen lassen – und das Leben aller Beteiligten unnötig belasten. Ein sorgfältiger Projektplan kann eine schleichende Ausweitung der Zweckbestimmung, überzogene Budgets und verpasste Ziele verhindern. Aber eine solche Planung in Angriff zu nehmen, kann ein Gefühl der Überforderung mit sich bringen. Wie soll man genau voraussagen, welcher Zeitaufwand für Aufgaben erforderlich sein wird? Wie setzt man Stakeholder-Erwartungen in konkrete Leistungen um? Was, wenn etwas schiefläuft? Wir haben den Rat 5 erfahrener Projektmanagement-Experten eingeholt, die genau wissen, was erforderlich ist, um einen erfolgreichen Projektmanagement-Plan zu erstellen. Essenzielle Komponenten für erfolgreiches Projektmanagement Was muss ein Projektmanagement-Plan beinhalten? In den Augen der preisgekrönten Projektmanagement-Bloggerin Elizabeth Harrin muss ein gründlicher Projektplan folgende Elemente enthalten: Projekt-Definition: Gemeint ist das 'was' und 'warum' Ihres Projektes: eine kurze Zusammenfassung über den Zweck, die Ziele und die zu erbringende Leistung(en). Ausführungsstrategie: Erklären Sie das 'wie' Ihres Projektes. Welche Methode soll verwendet werden? Erfolgt die Lieferung als finales Produkt oder stufenweise? Umfang: Was beinhaltet das Projekt (und was nicht)? Nennen Sie dabei die Struktur der Arbeitsaufteilung und die wichtigsten Leistungen. Zeitplan: Je nachdem, wie gut Ihr Projekt definiert ist, kann es sich hierbei um eine grobe Übersicht darüber handeln, wann bestimmte Elemente fertiggestellt sein werden, oder der Zeitplan kann in einem ausführliches Gantt-Diagramm einschließlich Meilensteinen und Lieferterminen dargestellt werden. Organigramm: Eine Übersicht über die Hierarchie Ihres Projektteams, die Rollen und Verantwortlichkeiten. Sind an Ihrem Projekt mehrere Teams und Abteilungen beteiligt, muss daraus erkennbar sein, wie diese Teams zusammenarbeiten werden, wer die Stakeholder sind und wer die Leitung für die jeweils zu liefernden Leistungen innehat. RACI-Diagramm: Aus diesem Diagramm geht speziell hervor, wer genau was für Ihr Projekt machen wird. Es handelt sich um eine Matrix sämtlicher Projektaktivitäten, gepaart mit den auszuführenden Rollen, einschließlich wer verantwortlich ist (wem die Fertigstellung der Arbeit zugewiesen wurde), wer rechenschaftspflichtig ist (hat Ja/Nein/Veto-Rechte), wer konsultiert wird (seine Freigabe erteilen oder einen Beitrag leisten muss) und wer informiert wird (über eine Maßnahme oder Entscheidung Bescheid wissen muss). An jedem Schnittpunkt zwischen Aktivität und Rolle muss eine bestimmte Person dieser Rolle zugewiesen sein. Risikomanagement-Plan und Risiko-Protokoll: Auch wenn Sie Ihr Budget sehr genau planen und jeden Meilenstein genau festlegen, kein Projekt, egal wie klein, ist risikofrei. Erstellen Sie gleich von Beginn an einen Plan, der die Risiken identifiziert und mindert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Risikobeurteilung und das Risikomanagement. Budget-Details: Einschließlich veranschlagter Überstunden, Schulungskurse, Beratungsgebühren, Geräte und Verbrauchsmaterialien, Software-Kosten, Reisekosten usw. Bei einigen Zahlen kann eine Vorhersage schwierig sein. Seien Sie aber so genau wie möglich und weisen Sie alle darauf hin, dass es sich bei Ihrem Budget um eine Schätzung handelt. Kommunikationsplan und Berichtsplan: Einschließlich Einzelheiten darüber, mit wem Sie kommunizieren werden, und was, wie häufig und in welcher Form Sie dabei mitteilen werden. Beschaffungsplan: Wenn Sie etwas für das Projekt einkaufen müssen (Software, Materialien usw.), ist dies der Ort, wo Sie erklären, wie Sie entsprechende Nachforschungen vornehmen, einen Lieferanten wählen und den Vertrag verwalten werden. Informationsmanagement-Plan: Einzelheiten darüber, wie Sie Projektinformationen speichern und mitteilen, die Dokumentation kontrollieren und Projektdaten sicher verwahren werden. Qualitätsmanagement-Plan: Erklären Sie, wie das Qualitätsmanagement für Ihr Projekt erfolgen soll, welche Qualitätsstandards zugrunde gelegt werden und wie Sie für die Einhaltung dieser Standards sorgen wollen. Nennen Sie auch den Terminplan für Qualitäts-Audits bzw. Kontrollpunkte. Das scheinen sehr viele Informationen zu sein, um die Sie sich kümmern müssen! Vergessen Sie jedoch nicht, dass es sich hierbei nur um einen beispielhaften Projektmanagement-Plan handelt. Ein guter Projektplan muss nicht notwendigerweise alles beinhalten, was in dieser Liste aufgeführt ist. Harrin sagt dazu: "Durch ein umfangreicheres Dokument sieht man nicht unbedingt intelligenter oder organisierter aus. Es erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass niemand außer Ihnen es lesen wird." Am besten ist ein einfacher Projektplan, der leicht zu befolgen ist. Beginnen Sie mit einer Leistungsbeschreibung Gemäß Brad Egeland, einem erfahrenen IT-Projektmanager, Autor und Berater, ist ein erfolgreicher Projektplan stets auf einer Leistungsbeschreibung aufgebaut. Warum ist das so? Weil dadurch jeder Projektbeteiligte auf dem gleichen Stand beginnt. Später, wenn neue Anforderungen auftauchen und Scope Creep - also die schleichende Umfangsausweitung - eintritt, kann die Leistungsbeschreibung wieder herausgeholt und genau nachgesehen werden, welche Ziele das Projekt ursprünglich verfolgte. Beinhalten sollte Ihre Leistungsbeschreibung eine allgemeine Erklärung zum Zweck/Geschäftswert, eine Beschreibung der Projektleistungen, eine Definition der Meilensteine, Schätzungen für Aufwand, Zeitrahmen und Kosten sowie eine ausführliche Beschreibung der Team-Rollen und Verantwortlichkeiten. Starten Sie eine Stoppuhr Max Wideman, bekannter Projektmanager und Co-Autor des Original PMBOK Leitfadens, befürwortet eine rationelle Methode für die Projektplanung. Sein SCOPE-PAK Ansatz wird Ihnen dabei helfen, einen Projektplan in 60 Minuten oder weniger zu erstellen (Wideman ermuntert dazu, wirklich einen Timer zu stellen). Versammeln Sie die wichtigsten Stakeholder und Teammitglieder, um festzulegen, was Sie erreichen und wie Sie vorgehen wollen. Schritt 1: Stakeholder. Schreiben Sie auf, wer kontaktiert werden soll für Hilfe, Informationen oder Freigaben, und definieren Sie den Projekt-Sponsor. Wird die Liste lang, unterteilen Sie sie nach wichtigen und weniger wichtigen Mitspielern. Schritt 2: Komponenten. Das ist Ihr Arbeits-Strukturplan. Führen Sie alle Arbeitselemente sowie Vorschläge auf (jetzt erstmal alles aufzeichnen, bewertet wird später). Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente auf 30, und wenn es scheint, dass Ihr Team nach weiteren Elementen suchen muss, beenden Sie diesen Schritt und fahren mit dem nächsten fort. Schritt 3: Ziele und Outputs. Schreiben Sie die Projektziele auf und definieren Sie dann, was die Ergebnisse sein sollten. Überprüfen Sie Ihre Arbeit mit der Frage: "Wenn wir alle Arbeitselemente aus Schritt 2 erledigen, würden wir dann unsere Ziele erreichen?" Schritt 4: Mögliche Alternativen. Welche Alternativen würden ebenfalls das Projektziel erfüllen? Gibt es eine wirkungsvollere Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen? Schritt 5: Wirtschaft und Probleme. Wie sieht die Finanzierungsstrategie des Projektes aus? Wie wird dies in Zusammenhang mit anderen Projekten priorisiert? Welche Ressourcen werden Sie benötigen? Auf welche Probleme werden Sie treffen? Schritt 6: Vorgehensplan. Schauen Sie sich Ihre Liste mit den Arbeitselementen an. Entscheiden Sie, was als Erstes gemacht werden soll. Kennzeichnen Sie das als A. Danach mit B, C, D usw. fortfahren. Dann fragen Sie, was gleichzeitig mit A oder B usw. erfolgen kann. Auf diese Weise richten Sie Ihren Arbeitsplan ein. Schritt 7: Annahmen und Risiken. Welche Probleme könnten bei den einzelnen Aufgaben entstehen? Wie können Sie Risiken mindern und Behelfslösungen schaffen? Schritt 8: Wichtige Erfolgsindikatoren. Ermitteln Sie die 3-4 wichtigsten Stakeholder und fragen Sie sich: "Was würde sie am wahrscheinlichsten glücklich machen?” Das sind dann die Indikatoren für Projekterfolg. Überlegen Sie sich, wie jeder von diesen nach Abschluss des Projektes gemessen werden kann. Sie können (und sollten) weiter auf eine klare Darstellung des Projekt-Arbeitsplans hinarbeiten - aber bereits in einer einzigen Stunde haben Sie es geschafft, einen soliden Vorgehensplan zu erstellen, Stakeholder zu identifizieren, Ziele herauszustellen und Outputs zu definieren. Überplanen Sie nicht Nach Ansicht von Ricardo Vargas, einem international angesehenen Projektmanagement-Spezialisten, ist Dringlichkeitsbewusstsein eines der wichtigsten Komponenten für ein erfolgreiches Projekt. Projektmanager müssen in der Lage sein, auf Anfragen des Kunden und der Stakeholder schnell zu reagieren, und das bedeutet eine aktive Handlung - und nicht am Konferenztisch zu sitzen und Zeitleisten und Budgets auszuklügeln. Niemand hat einen Nutzen, wenn das Projekt nur auf dem Papier steht. Straffen Sie also Ihren Planungsprozess so gut wie möglich, bauen Sie nur das ein, was für Ihren Projektplan wichtig ist, und legen Sie dann einfach los! Vargas benutzt eine konsolidierte Version des im PMBoK dargestellten Planungsleitfaden, und in seinem Blog können Sie mehr über die Einzelheiten jedes Aspekts seines Planungsprozesses erfahren. Halten Sie es einfach Projektpläne können sehr schnell unhandlich werden, besonders wenn Stakeholder und Projektsponsoren anfangen, sich einzuschalten. Um sicherzugehen, dass Sie die Dinge nicht zu verkomplizieren, empfiehlt Projektmanagement-Blogger Kiron Bondale, mit 5 W-Fragen zu beginnen, um Ihrem Projektplan Inhalt und Perspektive zu geben. Warum: Was sind die grundlegenden Geschäftsvorteile, die dieses Projekt erbringen soll? Was: Was ist im Projektumfang beinhaltet? Wer: Welche kritischen Rollen sind erforderlich, um das Was zu liefern? Wann: Wann muss das Was geliefert werden, um das Warum zu erreichen? Wo: Wo ist der beste Ort für die Ausführung der Arbeit? Wo wird das Was von Kunden und Endbenutzern verwendet werden? Erst nachdem Sie diese Fragen umfassend beantworten haben, sollten Sie zu dem "Wie" des Projektes übergehen. Best Practices für Projektmanagement-Planung Wie Sie festgestellt haben, gibt es auch unter Projektmanagement-Experten unterschiedliche Ansätze bei der Erstellung eines Projektplanes. Es gibt keinen einen richtigen Weg, aber es gibt ein Best Practice, dem erfahrene PMs zustimmen: Bevor Sie mit der Ausführung beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, zusammen mit den Stakeholdern des Projektes, die Hauptziele des Projektes zu definieren und darüber übereinzukommen. Ein weiteres Best Practice ist: ein Kick-off-Meeting abzuhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team auf die Projektziele einzustimmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, Standards für den Erfolg zu bestimmen und die Projektmanagement-Methodologie und -Tools zu wählen. Holen Sie sich unsere Tipps zur Organisation eines perfekten Kick-off-Meetings, wodurch Ihr Team dann in die richtige Grundhaltung versetzt wird. Und zum Schluss: dokumentieren Sie so viel wie möglich. Dadurch, dass Sie den Fortschritt des Projektes dokumentieren, werden Sie in der Lage sein, Ihre Performance zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Weitere Projektplanungs-Materialien Projektmanagement Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicher Projektplan Essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik) 10 Schritte für einen bombigen Projekt-Kickoff: Eine Checkliste für Projektmanager Projektmanagement Grundlagen: Gantt-Diagramme - Leitfaden für Anfänger Vorlage für Projektmanagement-Zeitleiste
Warum Ihre Projektzeitleiste ungenau ist (und wie man dieses Problem behebt)
Die Einhaltung einer Projektzeitleiste ist einfach, wenn alles nach Plan verläuft. Aber wann war das schon mal der Fall? Wir wollen nun einige häufige Fehler behandeln, die Projektmanager bei der Planung ihrer Projektzeitleiste machen und wie man sie vermeiden kann.
Warum Ihr Kreativ-Team Ihre Projektmanagement-Software nicht einsetzt
Für den Erfolg einer Projektmanagement-Plattform ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter an Bord sind. Hier sind fünf Gründe, warum Ihr Kreativteam die kreative Projektmanagement-Software nicht einsetzt und was Sie tun können, um die Annahme zu verbessern.
Kollaboratives Arbeitsmanagement: Die ultimative End-to-End-Lösung für Ihr Marketing
Marketingteams brauchen ein zentralisiertes Arbeitsmanagement-System, das den MarTech-Stack rationalisiert, aufgeblähte Arbeitsabläufe strafft, Informationen konsolidiert und so einen übersichtlichen Markteinführungsprozess unterstützt. Die Lösung? Kollaboratives Arbeitsmanagement.
3 Herausforderungen, die PMOs jetzt bewältigen müssen
Das Project Management Office (PMO) ist weiterhin ein zunehmend wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Organisation. Und während immer neue Technologien entstehen und Unternehmen nach mehr Innovation streben, müssen sich PMOs weiterentwickeln, um relevant und wertvoll zu bleiben. Was ist also ein PMO und wie trägt es zum Wert Ihres Unternehmens bei?
7 Best Practices für Anfänger im Produktmanagement
Produktmanagement ist als Disziplin nicht zu unterschätzen. Während man innovative Produkte entwickelt, die bei den Kunden gut ankommen sollen, muss man gleichzeitig Stratege, Analyst, Marketing-Experte und Geschäftsführer sein, um die Unternehmensziele mit den Kundenanforderungen unter einen Hut zu bringen. Die besten Produktmanager lernen täglich dazu und verbessern ihre Arbeitsmethoden fortlaufend. Wenn Sie gerade eine Produktmanagement-Karriere angefangen haben oder einfach mehr über dieses Gebiet erfahren möchten, bieten Ihnen diese sieben Best Practices von Produktmanagement-Experten auf Quora einen interessanten Einblick in die Kunst des Produktmanagements. Grundregeln für erfolgreiches Produktmanagement 1. Die Unternehmensziele klar verstehen Wie wird in Ihrem Unternehmen Erfolg gemessen? Inwiefern stimmt die Produktstrategie mit den übergeordneten Unternehmenszielen überein? Wer sind Ihre idealen Kunden und welchen Anforderungen muss das Produkt entsprechen? Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um sich ein klares Bild davon zu verschaffen, was für die Führungskräfte und Stakeholder (einschließlich den Nutzern!) wichtig ist und versuchen Sie sich so weit wie möglich anzupassen. 2. Reden Sie mit Kunden Bestandskunden und Nutzer sind Ihre besten Quellen. Schließlich wäre es sinnlos, ein sensationelles Produkt zu entwickeln, wenn es hinterher niemand benutzt. Viele von Ihren aktuellen Kunden werden Ihnen gerne mitteilen, welche Funktionen sie am häufigsten nutzen, welche ihnen am besten gefallen und welche sie überhaupt nicht mögen. Diese Punkte sind ausschlaggebend, um den echten Wert Ihres Produktes zu verstehen — und eine angemessene Produktmanagement-Strategie zu entwickeln. Führen Sie einen Nutzerverhaltens-Test oder eine kleine Umfrage durch, um mehr darüber in Erfahrung zu bringen, wie Kunden die Produkte verwenden. Für mehr Informationen darüber, wie Kunden auf der Website des Unternehmens interagieren, können Sie ein Besuchertracking mit Heatmaps vornehmen. Darüber hinaus sollten Sie immer versuchen, so viel Feedback wie möglich zu erhalten. 3. Nutzen Sie das Wissen Ihres Sales- und Support-Teams Ihr Sales-Team ist ständig mit potentiellen Kunden in Kontakt und hat deswegen einen wertvollen Einblick in die Marktlandschaft, die spezifischen Schwächen und Stärken Ihres Produktes und die Probleme, die Kunden lösen möchten, wenn sie sich für Ihr Produkt interessieren. Ähnlich verhält es sich bei Ihrem Support-Team: Niemand weiß mehr darüber, wie Bestandskunden die Produkte wirklich nutzen — was sich möglicherweise sehr davon unterscheiden kann, wie sie Ihrer Meinung nach das Produkt benutzen sollten. Nehmen Sie an Support-Calls teil, um häufig aufkommende Probleme, Beschwerden und Fragen zu ermitteln, mit denen das Team konfrontiert wird, und finden Sie mehr darüber heraus, welche Aspekte Ihres Produkts Sie priorisieren müssen. 4. Benutzen Sie das Produkt! Sie haben bestimmt schon mal von der goldenen Regel „Eat your own dog food“ (Essen Sie Ihr eigenes Hundefutter bzw. verwenden Sie Ihre eigene Software) gehört. Das scheint auf den ersten Blick ziemlich offensichtlich, aber Sie müssen sich wirklich reinknien und Ihr Produkt täglich selber verwenden. Welche Unterschiede bestehen zwischen der Testphase und dem kostenpflichtigen Produkt? Welche Features sind ideal für Mobilgeräte und welche nicht? Ist die Benutzeroberfläche intuitiv genug? Wie oft stoßen Sie auf Softwarefehler oder kleinere Störungen? Sie sollten Ihr Produkt besser als alle anderen kennen. 5. Analysieren Sie andere Produkte Denken Sie an die Produkte und Websites, die Sie gerne verwenden: Warum finden Sie diese gut? Was für ein Design wird auf den Seiten für Registrierungen und Anmeldungen für Testversionen verwendet? Wie verläuft die Kaufabwicklung? Falls Sie eine schlechte Erfahrung gemacht haben, warum war diese so schlimm? Halten Sie die Augen offen und stellen Sie ein sogenanntes „Swipe File“ mit Ideen und Einfällen zusammen, die später bei Ihren eigenen Produktmanagement-Strategien hilfreich sein können. 6. Planung, Ausführung, Iteration Definieren Sie eine langfristige Vision für Ihr Produkt, indem Sie alle Informationen und Einblicke einsetzen, die Sie mittels der oben genannten Schritte gesammelt haben. Dann können Sie diese Vision in kleinere Iterationen für die Entwicklung und Ausführung unterteilen — wenden Sie alles an, was Sie gelernt haben, um die nächste Iteration zu verbessern und zu definieren. Mit diesen Schritten können Sie feststellen, welche Funktionen und Fähigkeiten Sie bei der nächsten Produktfreigabe priorisieren sollten (und können diese Entscheidungen auch vor Führungskräften und Stakeholdern vertreten). 7. Bleiben Sie in Verbindung mit Kollegen in der Produktmanagement-Community Online-Communities eignen sich ideal, um mit Branchen-Trends und Best Practices auf dem Laufenden zu bleiben, Ihr Netzwerk zu erweitern und um von leitenden Produktmanagern mit jahrelanger Erfahrung zu lernen. LinkedIn-Gruppen wie die Product Management Networking Group und Product Development & Management Association, die Kategorie Product Management auf Quora und die Product Manager HQ Slack-Community sind ausgezeichnete Möglichkeiten, um sich weiterzubilden und mit anderen Fachleuten aus dem Bereich des Produktmanagements Kontakt aufzunehmen. Sind Sie daran interessiert, eine Karriere als Produktmanager zu starten? Woraus besteht die tägliche Arbeit eines Produktmanagers genau? Wie bekommen Sie einen Fuß in die Tür? Welche Informations-Plattformen verhelfen zukünftigen Produktmanagern zum Erfolg? Welche Tools werden üblicherweise von Produktmanagern verwendet? Möchten Sie Produktmanager werden? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unseren Crashkurs, der Ihnen eine Einführung in dieses Arbeitsfeld bieten wird: 7 Best Practices für Anfänger im Produktmanagement Das könnte Sie auch interessieren: Was ist Produktmanagement? 12 Dinge, die Produktmanager innerhalb der ersten 30 Tage in einem neuen Unternehmen tun sollten Der Übergang zum Produktmanagement Leitfaden für den Produktmanagement-Bereich 20 unentbehrliche Bücher für Produktmanager & Produktmarketer
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