Projektmanagement Archives | Page 4 of 158 | Blog Wrike
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Projektmanagement

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Wie man Vorlagen im Projektmanagement einsetzt (Infografik)
Produktivität 3 Min. Lesezeit

Wie man Vorlagen im Projektmanagement einsetzt (Infografik)

Warum das Rad neu erfinden, wenn es darum geht, Arbeitsprojekte auszubauen? Erfahren Sie, wie Vorlagen dazu beitragen, ausgerichtet zu bleiben, zusammenzuarbeiten, die Produktivität zu steigern und das Rennen zu gewinnen.

Mit Wrike ist Projektmanagement einfach und effizient

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Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil)
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil)

  OK, Sie haben Erfahrung mit Projektmanagement: Sie wissen, wie man den Umfang eines einzelnen Projektes beurteilt, die Implementierung plant und wie man die Teamkommunikation und das Risikomanagement leitet. Sobald Sie jedoch mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, nehmen Ihre Projektmanagement-Aufgaben eine andere Dimension an. Sie haben mehr Verantwortung, Sie werden als Leiter mehr in Anspruch genommen und Ihre Koordinationsfähigkeiten werden auf die Probe gestellt. Atmen Sie tief durch: Sie stehen nicht alleine da. Sie können von den Fehlern anderer lernen und erfolgreiche Strategien von erfahrenen Fachleuten nutzen, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Fehler Nr. 1: Mikromanagement und fehlendes Delegieren Sie haben einem talentierten Mitarbeiter eine wichtige Aufgabe gegeben und ihn über die Deadline informiert. Lassen Sie ihn seine Arbeit machen und kommunizieren Sie nur an den vorher festgelegten Meilensteinen mit ihm? Oder kommen Sie regelmäßig an seinem Schreibtisch vorbei und schicken ihm E-Mails, um den Fortschritt zu überprüfen? Wenn das Letztere der Fall ist, könnte es sein, dass Sie ein Mikromanager sind. Mikromanagement liegt dann vor, wenn der Projektleiter jede einzelne Entscheidung übernimmt, eine führende Rolle bei jeder Aufgabe spielt und in extremen Fällen sogar jeden einzelnen Schritt der Mitarbeiter vorgibt. Mikromanagement ist Missmanagement - und Manager sowie Mitarbeiter und das Unternehmen selbst leiden darunter. Lösungsansatz Nr. 1: Lernen Sie zu delegieren Machen Sie nicht alles selber. Sie werden nie genug Zeit haben, sämtliche Arbeit all Ihrer Projekte alleine zu erledigen. Selbst der beste Manager braucht Hilfe und Unterstützung. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Team Ihre leistungsfähigste Ressource ist. Ihre Teammitglieder sind Experten. Jeder auf seinem eigenen Feld. Gut koordiniert können Sie zusammenarbeiten wie ein großes, kollektives Gehirn. Sie müssen Ihr Team nur führen und den richtigen Weg für die Projektentwicklung vorgeben. Es ist nützlich immer daran zu denken, dass die Aufgabe eines Managers darin besteht, sicherzustellen, dass die Arbeit so effektiv und effizient wie möglich vorangeht. Wenn der Manager versucht jeden Schritt vorzuschreiben und die Arbeit von jedem Mitarbeiter bis in das letzte Detail kontrollieren möchte, dann ist das Team nicht so effektiv und effizient, wie es das unter einem vernünftigen und aufgeklärten Management wäre. Ich empfehle Ihnen "The 7 Habits of Highly Effective People" (deutsch: 7 Wege zur Effektivität) von Steven Covey zu lesen und "Good to Great: Why Some Companies Make the Leap... and Others Don't" von Jim Collins. In diesen Büchern finden Sie Anregungen zu Themen, wie Delegieren, Management und Führung, die Ihnen nicht nur helfen werden produktiver zu werden, sondern Sie eventuell sogar motivieren Ihren ganzen Management-Stil zu ändern.   Tipp: Bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte ist das Delegieren eine Win-Win-Strategie. Erstens geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, gute Arbeit zu leisten und sich selbst zu übertreffen. Zweitens übernimmt Ihr Team einen Teil Ihrer Arbeit. Wenn Sie Ihrem Team mehr Freiheit in Bezug auf die Zusammenarbeit und Projektplanung geben, haben Sie mehr Zeit, um über Strategien nachzudenken und die Prioritäten und Reihenfolge der Aufgaben in Ihren zahlreichen Projekten festzulegen. Delegieren Sie, um Ihre Routinearbeiten zu reduzieren! Aber vergessen Sie nicht, die Arbeit Ihres Teams zu koordinieren. Fortsetzung folgt... In der Zwischenzeit freuen wir uns über Ihr Feedback im Kommentarbereich.

Die besten Tipps, um Arbeitsüberlastung bei Projekten zu vermeiden
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

Die besten Tipps, um Arbeitsüberlastung bei Projekten zu vermeiden

Arbeitsüberlastung in Projekten kann Budgets, Termine und Teamgeist sprengen. Stärken Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen und nehmen Sie die richtigen Tools zur Hilfe, um sich und Ihr Team vor Überbelastung zu schützen.

5 Best Practices für die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen
Projektmanagement 5 Min. Lesezeit

5 Best Practices für die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen

Die Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender Arbeitsanfragen kostet viel Mühe, vor allem wenn diese über so viele verschiedene Kanäle hereinkommen: E-Mails, Meetings, Sofortnachrichten, zufällige Gespräche uvm. Die Verwaltung dieser Flut von Anfragen ist zeitaufwendig, umständlich und wird immer schwieriger, je mehr Ihr Unternehmen wächst. Die folgenden Best Practices werden Ihnen dabei helfen, Ordnung in das Chaos der eingehenden Arbeit zu bringen, damit Sie mehr Zeit für wichtige Projekte haben und weniger Zeit damit verschwenden, zu überlegen, um welche Arbeit Sie sich als nächstes kümmern sollten. Best Practices für Arbeitseingangsprozesse 1. Alle Anfragen müssen formell eingereicht werden. Ziehen Sie eine klare Grenze: Auch wenn ein Projekt offiziell in einem Meeting besprochen, kurz im Treppenhaus erwähnt oder in einer E-Mail angefragt wurde, nichts wird bearbeitet, solange es nicht über Anfragen eingereicht wurde. Legen Sie all die Arten von Anfragen fest, die Ihr Team erhält, sowie all die Daten, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu bearbeiten, und stellen Sie dann sicher, dass jeder, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, den neuen Prozess versteht und genau weiß, wo die relevanten Anfrageformulare zu finden sind. Wenn Sie auf einen klaren Arbeitseingangsprozess bestehen, werden Ihnen von Anfang an immer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen - wodurch Sie sich viel Nacharbeit (und Denkarbeit) ersparen. Außerdem wissen Sie dann genau, an wen Sie sich bei Fragen oder für Klarstellungen wenden müssen. Kostenlose Vorlagen für 10 häufig verwendete Arbeitsanfrage-Formulare 2. Speichern Sie all Ihre eingehenden Anfragen an einem einzigen Ort. Neue Anfragen sollten automatisch an einen zentralen Ort geleitet werden (dürfen wir Wrike vorschlagen?), an dem sie in Ordnern organisiert, priorisiert und verfolgt werden können. Wenn sich all Ihre Anfragen an einem Ort befinden, statt über E-Mails, Haftnotizen, mündliche Anfragen oder Tabellen verteilt zu sein, dann geht nichts verloren oder unter. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist und wie ihr Status ist, und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden. 3. Organisieren Sie Anfragen sofort bei ihrem Eingang. Statt all Ihre ausstehenden Anfragen zu durchforsten, wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig und bereit für ein neues Projekt sind, sorgen Sie für Ordnung bei Ihren Projekten, indem Sie diesen sofort nach Erhalt eine Priorität zuweisen. Dies ermöglicht einen stetigen Arbeitsfluss und Ihr Team kann schneller arbeiten, da genau ersichtlich ist, auf welche Arbeit es sich als nächstes konzentrieren muss - kein Rätselraten mehr oder Däumchendrehen beim Warten auf Entscheidungen oder weitere Anweisungen. 4. Engagieren Sie einen Anfrage-Pförtner, der für die Priorisierung der eingehenden Arbeit verantwortlich ist. Ob es sich um einen Teamleiter, Projektmanager oder Abteilungsleiter handelt, eine Person zu haben, die die eingehenden Anfragen überwacht und Prioritäten setzt, ist von großer Wichtigkeit, damit Ihr Team auf dem Laufenden bleibt und sich auf die wichtigste Arbeit konzentrieren kann, ohne dass Verwirrung oder Konflikte entstehen. 5. Planen Sie eingehende Anfragen auf Grundlage Ihrer strategischen Ziele. Halten Sie regelmäßige Meetings (einmal pro Monat oder Quartal) ab, um Ihre Ziele zu überprüfen, anstehende Arbeit zu planen und sicherzustellen, dass die Anfragen, denen Sie Priorität geben und für die Sie Ressourcen aufwenden, auch tatsächlich die wichtigsten Ziele Ihrer Abteilung und Ihres Unternehmens vorantreiben. Verwalten Sie Ihre Arbeitsanfragen in Wrike Wie verwalten Sie Ihre eingehenden Anfragen? Lassen Sie es uns im unten stehenden Kommentarbereich wissen. Falls Sie noch kein System bei sich eingerichtet haben, dann testen Sie doch mal Wrike Anfrageformulare, um all Ihre eingehenden Arbeitsanfragen zu organisieren und Ihrem Team zu einem reibungslosen Arbeitsablauf zu verhelfen. Quellen: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com

Elemente einer herausragenden Social-Media-Vorlage
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

Elemente einer herausragenden Social-Media-Vorlage

Online gibt es keinen Mangel an Social-Media-Vorlagen, aber nur sehr wenige bieten die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, die erforderlich sind, um mit einer sich entwickelnden Social-Media-Strategie Schritt zu halten. Wir haben die entscheidenden Elemente einer herausragenden Social-Media-Planvorlage isoliert, um Ihnen zu helfen, eine dauerhafte Präsenz über mehrere Kanäle hinweg aufzubauen.

5 Funktionen, die Ihr Tool für den Arbeitseingangsprozess haben sollte
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

5 Funktionen, die Ihr Tool für den Arbeitseingangsprozess haben sollte

Mit dem richtigen Tool kann ein Arbeitseingangssystem so verfeinert werden, dass Sie und Ihr Team Projektanfragen ohne zusätzliche Kopfschmerzen und Ärger annehmen können. Klingt gut, oder? Das haben wir auch gedacht, und deshalb wollen wir mit Ihnen teilen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie nach einem Tool für den Arbeitseingang suchen.

Das Einsteiger-Handbuch für Projektmanagement-Methoden

Das Einsteiger-Handbuch für Projektmanagement-Methoden

Was ist Scrum? Was ist PRiSM? Und inwiefern unterscheiden sich diese beiden von PRINCE2?

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Warum Projektmanagement von großer Bedeutung ist: Interview mit Robert Kelly, Leiter eines Projekt Management Office (PMO)
Beiträge 7 Min. Lesezeit

Warum Projektmanagement von großer Bedeutung ist: Interview mit Robert Kelly, Leiter eines Projekt Management Office (PMO)

Bei vielen Geschäftsleuten steht Projektmanagement eher im Hintergrund. Geschäftsausweitung und Rendite stehen bei Führungskräften ganz oben auf der Liste, während Projektmanagement entweder weiter unten steht oder gar nicht auf der Liste ist. Die meisten Leute sind sich nicht bewusst, dass sie ohne ein gut funktionierenden Arbeit-Management-Prozess Geld verlieren.  Wir haben uns mit Robert Kelly, dem PMO-Leiter und geschäftsführenden Gesellschafter von Kelly Project Solutions, LLC über die große Bedeutung des Projektmanagements und dessen Auswirkungen auf Unternehmen unterhalten. Wir setzten uns auch mit den Themen auseinander, wie man chronisch niedrige Produktivität bekämpfen kann, wie sich Projektmanagement-Technologie weiterentwickelt hat und wie sich Kelly Projektmanagement im Jahr 2020 vorstellt. Lesen Sie das vollständige Interview: 1. Erzählen Sie uns etwas über sich selbst. Ich bin stolzer Vater von drei wunderbaren Kindern und bin seit 12 Jahren glücklich mit meiner Frau Jasmin verheiratet. Beruflich bin ich aus Versehen ein Projektmanager geworden, der nach 15 Jahren immer noch daran arbeitet, diesen Bereich zu perfektionieren. Als Mitgründer und Moderator für #PMChat bei Twitter arbeite ich konstant mit einigen der besten Köpfe im Bereich Führung, Projektmanagement und weiteren Geschäftsthemen zusammen. Zusätzlich bin ich geschäftsführender Gesellschafter von Kelly Project Solutions, einer Unternehmensberatung spezialisiert auf Projektmanagement und Führung durch Kommunikation für kleine und mittelgroße Unternehmen. 2. Was sind die häufigsten Probleme, mit denen Sie als PMO-Leiter konfrontiert werden? Ich bin der Meinung, dass es einige Herausforderungen für PMO-Leiter gibt, die in allen Unternehmen wiederholt vorkommen: 1. Hochqualifizierte Mitarbeiter. Die Kommerzialisierung des Projektmanagements (schlüsselfertige Vorlagen, Wundermittel-Methoden usw.) hat das Niveau im Talent-Pool der Kandidaten, die die Branchen-Sprache wirklich beherrschen, stark gesenkt. Personalvermittler haben es immer schwerer, solide Leiter für Projekte zu finden. 2. Investitionen. Anstatt als Einnahmequelle anerkannt zu werden, werden PMOs oft immer noch als ein Unkostenfaktor angesehen. Egal was für ein Unternehmen Sie haben, Projektmanagement ist eine Dienstleistung. Ihr Projektmanagement hat deutlich mehr Touchpoints (Kontaktpunkte) mit Ihren Kunden (vor allem externe) als die Vertriebsabteilung oder die internen Führungskräfte. Studien der Technology Services Industry Association (TSIA) belegen, dass ein engagiertes Vertriebsmodell (bei IT-Dienstleistungen) 15:1 Touchpoints im Vergleich zu einer normalen Vertriebsabteilung vorweisen kann. Gewinne und Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction Score CSAT) verdoppeln sich und die Unkosten für Verkaufszyklen und Kundengewinnung werden drastisch reduziert. Die Unternehmen müssen in die Ausbildung von Projektmanagern und kundenorientierte Tools investieren sowie Reise-Budgets zur Verfügung stellen, um Beziehungen aufzubauen. Das betrifft auch die PMOs, deren Arbeit sich auf den internen Bereich des Unternehmens bezieht. 3. Identitätskrise. PMOs standen schon immer vor der Entscheidung, ein Ressourcen-Pool oder die Leitungsverantwortlichen zu sein. Diese Herausforderung hat sich mit der wachsenden “Schatten-IT” erheblich vergrößert. Die PMOs müssen klare Anleitungen vom IT-Vorstand (CIO, Chief Information Officer) erhalten, ansonsten wird diese Herausforderung auch 2016 weiterbestehen. 3. Sind Sie als PMO-Leiter der Meinung, dass es für Unternehmen unbedingt erforderlich ist, standardisierte Projektmanagement-Methoden zu übernehmen? Wenn ja, warum? Unter der Berücksichtigung, das meistens mehrere Methoden notwendig sind, würde ich vorsichtig mit Ja antworten. Wenn Sie Lean Six Sigma, das traditionelle Stage-Gate-Modell, Agile, MS Dynamics Implementation usw. in Betracht ziehen, können Sie ein Toolkit aus Kernprozessen und Tools zusammenstellen, das für Ihr Unternehmen und Ihre üblichen Projektarten maßgeschneidert ist. Man sollte allerdings die Veränderungen auf ein Minimum reduzieren, weil die wichtigsten Vorteile von Projektmanagement nur erzielt werden, wenn man die Prozesse wiederholen kann, sie skalierbar sind und sie außerdem schnell gelernt werden und im ganzen Unternehmen implementiert werden können. Wenn eine allgemeine Methode angewendet wird, können Lexikon-Projektmanager, Teammitglieder und Partner dazu gebracht werden, leistungsfähiger zu werden. Erfahrungen und Messungen können mit Grundlinien verglichen werden, um ein Umfeld für stetige Verbesserung zu gestalten.     4. Welche Auswirkungen hat schlechtes Projektmanagement auf Unternehmen? Auch wenn es übertrieben klingt, kann schlechtes Projektmanagement ein Unternehmen zum Untergang verurteilen. Niedrige Anforderungen können dazu führen, dass entsetzliche Produkte vermarktet werden und das kann den Markenwert über Jahre schädigen! Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Sektor tätig ist, können Sie mit Strafen, Lizenzentzug usw. jahrelange Arbeit zu Nichte machen, nur weil Sie die Prozesse nicht richtig dokumentiert haben. Wenn bei den tagtäglichen Arbeitsabläufen kein fachmännisches Projektmanagement eingesetzt wird, werden Ressourcen oft nicht optimal genutzt, Arbeitsvorgänge verdoppelt, Unkosten fallen aufgrund von Änderungsanforderungen an, Zeitverschwendung wegen fehlender oder schlechter Kommunikation und viele weitere Aspekte wirken sich negativ auf das Unternehmen aus. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix="— @rkelly976"]"Ihr Unternehmen kann aufgrund von schlechtem Projektmanagement untergehen"[/inlinetweet] 5. Wie beeinflussen Technologien das Projektmanagement und wie werden sie von Personen angenommen? Technologien unterstützten Projektmanager mit großartigen Tools für die Optimierung von Zusammenarbeit, Planung und Effizienz in ihren Projekten. Alles in einer einzigen Plattform zu planen, zu kommunizieren sowie Budgets und Zeit zu überprüfen spart wöchentlich viele Stunden ein! Produktplanungs- und -managementsysteme (PPM) helfen dem PMO, die Nutzung von Ressourcen besser zu überprüfen und zu planen, sie können Projektstatus und Aufgaben auf Dashboards überblicken usw. Dank PPM-Tools müssen Projektmanager die Teammitglieder nicht mehr die ganze Zeit mit Statusfragen überhäufen und stehen somit ihrem Team auch nicht mehr bei der Arbeit im Weg.  6. Welche drei Tipps würden Sie jemanden geben, der auf der Arbeit gegen niedrige Produktivität ankämpft? 1. Lassen Sie gegen Ende Ihres Arbeitstags etwas Zeit für Organisation. Überdenken Sie den Tag: Müssen Sie noch etwas für jemanden erledigen, bevor Sie gehen? Denken Sie über morgen nach: Wie sieht der Kalender aus? Was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich in den nächsten 24/48 Stunden erledigen sollte? Damit können Sie verhindern, dass Sie im Verlauf Ihres Arbeitstags überrumpelt werden und Sie bereiten sich in Gedanken auf den nächsten Tag vor. 2. Erinnerungen. Egal, ob sie mit einer ausgeklügelten Projektplattform arbeiten oder nicht, fast jede E-Mail-Plattform verfügt über eine Erinnerungsfunktion. Stellen Sie Zeit und Datum ein, damit Sie bei Fertigstellungsterminen benachrichtigt werden. 3. Gehen Sie kurz raus. Bei den heutigen Großraumbüros ist es manchmal notwendig, einen Konferenzraum zu benutzen, um sich 30 Minuten hinter geschlossenen Türen voll auf seine Aufgabe konzentrieren zu können.  7. Was ist Ihre Vorstellung von Projektmanagement im Jahr 2020? Glaube Sie, dass es sich sehr verändern wird? Meiner Ansicht nach gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn wir es nicht schaffen von dem schlüsselfertigen Checklisten-Konzept Abstand zu nehmen, dann wird sich Projektmanagement in eine Fähigkeit verwandeln, die alle Angestellten ausführen können. Da immer mehr Technologie über Self-Service (Selbstbedienung) zur Verfügung steht, ist Cloud-Automatisierung ein noch größeres Risiko. Ich kenne jemanden, der eine Self-Service-Plattform entwickelt hat: Genau wie bei einer Hostingfarm die nur wenige Ingenieure benötigt, braucht auch diese Art von Plattformen nur wenige Projektmanager.  Die andere Möglichkeit wäre, dass professionelle Projektmanager über die Projektsatzung und Projektabläufe hinaus gehen und Führungs- und Geschäftsfähigkeiten entwickeln. Wenn wir als Beruf/Disziplin mehr Wert auf den Tisch legen können, werden wir auch geschäftsorientierte und strategische Initiativen in die Hand nehmen. Wenn wir mehr Geschäftswerte einbringen, werden wir enger mit dem Vorstandsvorsitzenden (CEO) und dem IT-Vorstand (CIO) zusammenarbeiten. 8. Nennen Sie mir einen großen neuen Trend, dem nicht genug Aufmerksamkeit gewidmet wird? PMO als Dienstleistung. Unternehmen überlassen inzwischen oft ihr Projektmanagement den Unternehmensberatungen, weil der Arbeitsaufwand nicht hoch genug ist, um eine Person einzustellen. Allerdings verbraucht die Zusammenarbeit und Einführung von neuen Unternehmensberatungen einen Teil der Einnahmen des Unternehmen und verringert somit den erwarteten Profit. In der heutigen Gesellschaft wollen Menschen nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen, allerdings wollen sie es auch benutzerdefiniert haben. Ein PMO als Dienstleistungs-Modell ist diesen Ansprüchen gewachsen. Ein Unternehmen kann sich an ein Projekt Management Office wenden, wann immer sie möchten und der Dienstleistungsanbieter kann Ihnen den selben Projektmanager zuordnen. Das Unternehmen muss kein Geld für Bescheinigungen, Ausbildung für Projektmanager, Lizenzen von PPM-Software usw. ausgeben. Wir haben festgestellt, dass ein großes Interesse an diesem Modell besteht. Wie haben sich erfolgreiche Projektmanagement-Prozesse auf Ihr Unternehmen ausgewirkt? Teilen Sie bitte in den Kommentare Ihre Vor- und Danach-Geschichte mit uns. Wir sind uns sicher, dass wir alle voneinander lernen können! Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen und verbessern Sie die Projektergebnisse in Ihrem Unternehmen, indem Sie heute noch eine kostenlose Testphase von Wrike starten!  Biografie: Robert Kelly leitet seit 15 Jahren Projekte und Projektteams. Seine Projektteams stammen aus über 40 Ländern, er verfügt über ein breit gefächertes Portfolio mit allerlei Projekten, einschließlich Vertrieb, Marketing und IT-Initiativen, innerhalb von unterschiedlichen Branchen. Robert ist geschäftsführender Gesellschafter bei KPS, einer Projektmanagement-Unternehmensberatung in Raleigh, North Carolina (USA). Er ist er auch der Mitgründer und Moderator von #PMChat, einer globalen Gemeinschaft von Projektmanagern und Geschäftsführern, die sich bei Twitter über Best Practices und Erfahrungen austauschen. Folgen Sie Robert Kelly auf Twitter @rkelly976

Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert
Zusammenarbeit 5 Min. Lesezeit

Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert

Dieser Beitrag ist im Rahmen der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …” entstanden. Während meines Berufslebens habe ich schon sehr viel zum Thema Digitalisierung gelesen, gehört, geschrieben. Wenn man im IT-Bereich arbeitet, bleibt das nicht aus. Dadurch verliert der Begriff Digitalisierung irgendwann seine Aussagekraft: er kommt einem in so vielen Kontexten entgegen, dass man ihn gar nicht mehr bewusst wahrnimmt. Ähnlich verhält es sich mit dem Inhalt, den der Begriff Digitalisierung umschreibt: die Entwicklungen sind so schleichend, dass wir sie häufig gar nicht mehr wahrnehmen. Wir haben das Gefühl, dass alles beim Alten bleibt, obwohl die digitale Welt sich schneller und schneller dreht. Schleichende Entwicklungen nehmen wir kaum wahr Eines der bekanntesten Beispiele für dieses Phänomen sind die beiden Fotos der Papstwahl 2005 und 2013: Während 2005 noch kaum Handys zu sehen waren, heben 2013 fast alle Wartenden ihr Smartphone in die Höhe, um das beste Foto zu schießen – und es im Anschluss virtuell zu teilen. Das selbe historische Ereignis ist innerhalb von nicht einmal zehn Jahren durch die Digitalisierung zu einem anderen geworden.Um die schleichende Veränderung durch die Digitalisierung wirklich zu spüren, bedarf es manchmal eines Sprungs, wie oben bei den Bildern. Diesen Sprung hatte ich Ende letzten Jahres, als mein Mann und ich beschlossen, von Deutschland nach Irland zu ziehen. Das fing schon damit an, dass hier sehr viele Menschen bereits ganz selbstverständlich den Service nutzen, sich Lebensmittel nach Hause liefern zu lassen. Dublin bildet eines der digitalen Zentren Europas und hier begann ich bei Wrike zu arbeiten. Wrike ist ein Anbieter von Projektmanagement- und Collaboration-Software, ein Start-up mit Wurzeln im amerikanischen Silicon Valley. Auch die Europazentrale in Dublin ist stark von einer amerikanischen Unternehmenskultur geprägt. Von agilen Arbeitsweisen bis hin zum papierlosen Büro ist hier schon einiges umgesetzt, was in Deutschland meist noch theoretisch diskutiert wird. Virtuelles Arbeiten: weniger E-Mails und mehr Freiheiten Die größte Überraschung war für mich, wie selbstverständlich hier über Ländergrenzen hinweg gearbeitet wird. Ein Großteil meines Teams sitzt in den USA, ein anderer Teil in St. Petersburg. Meetings finden virtuell statt und Projekte werden über unser Projektmanagement-Tool abgewickelt. So kann jeder in seiner Zeitzone arbeiten und das jeweils nächste Team kann den Stand des Projekts mit wenigen Klicks einsehen, Dokumente bearbeiten und Kommentare hinzufügen. Um gut zusammenzuarbeiten, müssen wir nicht unbedingt im gleichen Gebäude sitzen, nicht einmal auf dem gleichen Kontinent leben. Die Digitalisierung des Projektmanagements bedeutet auch, dass Meetings effizienter werden, weil alle nötigen Informationen im Team transparent vorliegen. Verbunden mit agilen Arbeitsweisen und schnellen Entscheidungswegen entsteht so eine Atmosphäre, in der man als einzelner viel erreichen kann und es Spaß macht, Ideen umzusetzen. Eine zweite Überraschung: ich bekomme kaum E-Mails. Und wenn ich E-Mails erhalte, sind es Nachrichten von Externen. Alles Interne wird in Wrike abgebildet – denn natürlich nutzen wir die Software, die wir weltweit vertreiben, auch für die Organisation unseres eigenen internationalen Teams. Der deutlich reduzierte Posteingang hat zur Folge, dass ich mich weniger von E-Mails getrieben fühle, sondern meinen Arbeitstag selbst einteilen und gestalten kann. Wenn alles virtuell stattfindet sind auch Homeoffice oder das kurzzeitige Arbeiten aus dem Ausland kein Problem. Kurzum: die Freiheiten werden größer. Die Digitalisierung mitgestalten Ein Nebeneffekt des virtuellen Arbeitens freut auch die Umwelt: mein Schreibtisch ist komplett papierlos, ich habe nicht einmal einen Stift zur Hand, etwas, das ich mir in Deutschland nicht hätte vorstellen können. In Dublin dagegen ist es schon real. So kommen wir auch zurück zum Anfang dieses Artikels: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der die Art wie wir leben und arbeiten nachhaltig verändert, auch wenn es uns manchmal nicht bewusst ist. Doch gerade weil die Digitalisierung so tiefgehende, schleichende Veränderungen nach sich zieht, lohnt es sich, sie zu diskutieren und vor allem mitzugestalten. Schließlich ist die Digitalisierung nichts, was einfach passiert: Sie ist direkte Folge dessen, wie wir heute unsere (Arbeits-)Welt gestalten und wird morgen unser Alltag sein. Sie wollen die Diskussion mitverfolgen? Lesen Sie weitere Artikel der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …”.  

Besserer HTML-Content in kürzerer Zeit mit Wrike Proof
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Unternehmen rund um die Welt beschleunigen ihre Freigabeprozesse mit Wrike Proof. Und mit dem neuen Wrike Proof for HTML können Sie jetzt noch schnellere Freigaben und nahtlosere Zusammenarbeit erleben.

PRINCE2: Die führende Projektmanagement-Methode
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

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Was ist PRINCE2 und warum ist es so populär? Wir wollen einmal in die führende Projektmanagement-Methodik eintauchen, um die Risiken und Chancen, die mit der Durchführung von Projekten in kontrollierten Umgebungen einhergehen, zu ermitteln.

Wie man einen Freigabeprozess in Wrike erstellt
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

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Freigaben sind in fast jedem Unternehmen erforderlich. Lernen Sie hier, wie Sie einen effektiven Freigabeprozess in Wrike erstellen können.

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Das Enterprise Project Management ist mit einigen ganz spezifischen Herausforderungen verbunden. Erfahren Sie mehr über vier typische Probleme und mögliche Lösungsansätze.

5 wertvolle Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie vergessen haben
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Sich als Projektmanager auf die berufliche Entwicklung und die Kultivierung wichtiger Kompetenzen zu konzentrieren ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Diese fünf Projektmanagement-Kompetenzen sollten dabei nicht vergessen werden.

Top-Down- und Bottom-Up-Projektmanagement: Die Vorteile beider Ansätze im Vergleich
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

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Die Popularität des Bottom-Up-Ansatzes im Management steigt. Dennoch ist die Diskussionen über beide Ansätze in vollem Gange. Warum sind Unternehmen so besorgt darüber, Ihren Management-Stil zu ändern? Vergleicht man die beiden Managementansätze, liegt die Antwort klar auf der Hand.

Die 3 Top-Trends im digitalen Marketing 2021 und was sie für Marketer bedeuten
Produktivität 7 Min. Lesezeit

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Erfahren Sie mehr über die maßgeblichen Entwicklungen im digitalen Marketing, was sie für Marketer bedeuten und wie Wrike und MediaValet zusammenarbeiten, um Marketingteams zu mehr Erfolg zu verhelfen.

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Eine effektive Ressourcenverwaltung ist für die pünktliche und budgetkonforme Projektabwicklung in Unternehmen unerlässlich. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Ressourcenverwaltungsplänen mit Wrike.

Wie 5 PM-Experten einen zuverlässigen Projektmanagement-Plan erstellen
Projektmanagement 10 Min. Lesezeit

Wie 5 PM-Experten einen zuverlässigen Projektmanagement-Plan erstellen

Schlechte Projektplanung kann Ihr Projekt schon vor der Ausführung zum Scheitern verurteilen. Veränderte Erwartungen, frustrierende Fehlkommunikation und schrumpfende Budgets können sogar das einfachste Projekt entgleisen lassen – und das Leben aller Beteiligten unnötig belasten. Ein sorgfältiger Projektplan kann eine schleichende Ausweitung der Zweckbestimmung, überzogene Budgets und verpasste Ziele verhindern. Aber eine solche Planung in Angriff zu nehmen, kann ein Gefühl der Überforderung mit sich bringen. Wie soll man genau voraussagen, welcher Zeitaufwand für Aufgaben erforderlich sein wird? Wie setzt man Stakeholder-Erwartungen in konkrete Leistungen um? Was, wenn etwas schiefläuft? Wir haben den Rat 5 erfahrener Projektmanagement-Experten eingeholt, die genau wissen, was erforderlich ist, um einen erfolgreichen Projektmanagement-Plan zu erstellen. Essenzielle Komponenten für erfolgreiches Projektmanagement Was muss ein Projektmanagement-Plan beinhalten? In den Augen der preisgekrönten Projektmanagement-Bloggerin Elizabeth Harrin muss ein gründlicher Projektplan folgende Elemente enthalten: Projekt-Definition: Gemeint ist das 'was' und 'warum' Ihres Projektes: eine kurze Zusammenfassung über den Zweck, die Ziele und die zu erbringende Leistung(en). Ausführungsstrategie: Erklären Sie das 'wie' Ihres Projektes. Welche Methode soll verwendet werden? Erfolgt die Lieferung als finales Produkt oder stufenweise? Umfang: Was beinhaltet das Projekt (und was nicht)? Nennen Sie dabei die Struktur der Arbeitsaufteilung und die wichtigsten Leistungen.  Zeitplan: Je nachdem, wie gut Ihr Projekt definiert ist, kann es sich hierbei um eine grobe Übersicht darüber handeln, wann bestimmte Elemente fertiggestellt sein werden, oder der Zeitplan kann in einem ausführliches Gantt-Diagramm einschließlich Meilensteinen und Lieferterminen dargestellt werden.  Organigramm: Eine Übersicht über die Hierarchie Ihres Projektteams, die Rollen und Verantwortlichkeiten. Sind an Ihrem Projekt mehrere Teams und Abteilungen beteiligt, muss daraus erkennbar sein, wie diese Teams zusammenarbeiten werden, wer die Stakeholder sind und wer die Leitung für die jeweils zu liefernden Leistungen innehat. RACI-Diagramm: Aus diesem Diagramm geht speziell hervor, wer genau was für Ihr Projekt machen wird. Es handelt sich um eine Matrix sämtlicher Projektaktivitäten, gepaart mit den auszuführenden Rollen, einschließlich wer verantwortlich ist (wem die Fertigstellung der Arbeit zugewiesen wurde), wer rechenschaftspflichtig ist (hat Ja/Nein/Veto-Rechte), wer konsultiert wird (seine Freigabe erteilen oder einen Beitrag leisten muss) und wer informiert wird (über eine Maßnahme oder Entscheidung Bescheid wissen muss). An jedem Schnittpunkt zwischen Aktivität und Rolle muss eine bestimmte Person dieser Rolle zugewiesen sein. Risikomanagement-Plan und Risiko-Protokoll: Auch wenn Sie Ihr Budget sehr genau planen und jeden Meilenstein genau festlegen, kein Projekt, egal wie klein, ist risikofrei. Erstellen Sie gleich von Beginn an einen Plan, der die Risiken identifiziert und mindert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Risikobeurteilung und das Risikomanagement.  Budget-Details: Einschließlich veranschlagter Überstunden, Schulungskurse, Beratungsgebühren, Geräte und Verbrauchsmaterialien, Software-Kosten, Reisekosten usw. Bei einigen Zahlen kann eine Vorhersage schwierig sein. Seien Sie aber so genau wie möglich und weisen Sie alle darauf hin, dass es sich bei Ihrem Budget um eine Schätzung handelt. Kommunikationsplan und Berichtsplan: Einschließlich Einzelheiten darüber, mit wem Sie kommunizieren werden, und was, wie häufig und in welcher Form Sie dabei mitteilen werden.  Beschaffungsplan: Wenn Sie etwas für das Projekt einkaufen müssen (Software, Materialien usw.), ist dies der Ort, wo Sie erklären, wie Sie entsprechende Nachforschungen vornehmen, einen Lieferanten wählen und den Vertrag verwalten werden. Informationsmanagement-Plan: Einzelheiten darüber, wie Sie Projektinformationen speichern und mitteilen, die Dokumentation kontrollieren und Projektdaten sicher verwahren werden.  Qualitätsmanagement-Plan: Erklären Sie, wie das Qualitätsmanagement für Ihr Projekt erfolgen soll, welche Qualitätsstandards zugrunde gelegt werden und wie Sie für die Einhaltung dieser Standards sorgen wollen. Nennen Sie auch den Terminplan für Qualitäts-Audits bzw. Kontrollpunkte.  Das scheinen sehr viele Informationen zu sein, um die Sie sich kümmern müssen! Vergessen Sie jedoch nicht, dass es sich hierbei nur um einen beispielhaften Projektmanagement-Plan handelt. Ein guter Projektplan muss nicht notwendigerweise alles beinhalten, was in dieser Liste aufgeführt ist. Harrin sagt dazu: "Durch ein umfangreicheres Dokument sieht man nicht unbedingt intelligenter oder organisierter aus. Es erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass niemand außer Ihnen es lesen wird." Am besten ist ein einfacher Projektplan, der leicht zu befolgen ist. Beginnen Sie mit einer Leistungsbeschreibung Gemäß Brad Egeland, einem erfahrenen IT-Projektmanager, Autor und Berater, ist ein erfolgreicher Projektplan stets auf einer Leistungsbeschreibung aufgebaut. Warum ist das so? Weil dadurch jeder Projektbeteiligte auf dem gleichen Stand beginnt. Später, wenn neue Anforderungen auftauchen und Scope Creep - also die schleichende Umfangsausweitung - eintritt, kann die Leistungsbeschreibung wieder herausgeholt und genau nachgesehen werden, welche Ziele das Projekt ursprünglich verfolgte. Beinhalten sollte Ihre Leistungsbeschreibung eine allgemeine Erklärung zum Zweck/Geschäftswert, eine Beschreibung der Projektleistungen, eine Definition der Meilensteine, Schätzungen für Aufwand, Zeitrahmen und Kosten sowie eine ausführliche Beschreibung der Team-Rollen und Verantwortlichkeiten. Starten Sie eine Stoppuhr Max Wideman, bekannter Projektmanager und Co-Autor des Original PMBOK Leitfadens, befürwortet eine rationelle Methode für die Projektplanung. Sein SCOPE-PAK Ansatz wird Ihnen dabei helfen, einen Projektplan in 60 Minuten oder weniger zu erstellen (Wideman ermuntert dazu, wirklich einen Timer zu stellen). Versammeln Sie die wichtigsten Stakeholder und Teammitglieder, um festzulegen, was Sie erreichen und wie Sie vorgehen wollen. Schritt 1: Stakeholder. Schreiben Sie auf, wer kontaktiert werden soll für Hilfe, Informationen oder Freigaben, und definieren Sie den Projekt-Sponsor. Wird die Liste lang, unterteilen Sie sie nach wichtigen und weniger wichtigen Mitspielern. Schritt 2: Komponenten. Das ist Ihr Arbeits-Strukturplan. Führen Sie alle Arbeitselemente sowie Vorschläge auf (jetzt erstmal alles aufzeichnen, bewertet wird später). Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente auf 30, und wenn es scheint, dass Ihr Team nach weiteren Elementen suchen muss, beenden Sie diesen Schritt und fahren mit dem nächsten fort. Schritt 3: Ziele und Outputs. Schreiben Sie die Projektziele auf und definieren Sie dann, was die Ergebnisse sein sollten. Überprüfen Sie Ihre Arbeit mit der Frage: "Wenn wir alle Arbeitselemente aus Schritt 2 erledigen, würden wir dann unsere Ziele erreichen?" Schritt 4: Mögliche Alternativen. Welche Alternativen würden ebenfalls das Projektziel erfüllen? Gibt es eine wirkungsvollere Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen? Schritt 5: Wirtschaft und Probleme. Wie sieht die Finanzierungsstrategie des Projektes aus? Wie wird dies in Zusammenhang mit anderen Projekten priorisiert? Welche Ressourcen werden Sie benötigen? Auf welche Probleme werden Sie treffen? Schritt 6: Vorgehensplan. Schauen Sie sich Ihre Liste mit den Arbeitselementen an. Entscheiden Sie, was als Erstes gemacht werden soll. Kennzeichnen Sie das als A. Danach mit B, C, D usw. fortfahren. Dann fragen Sie, was gleichzeitig mit A oder B usw. erfolgen kann. Auf diese Weise richten Sie Ihren Arbeitsplan ein. Schritt 7: Annahmen und Risiken. Welche Probleme könnten bei den einzelnen Aufgaben entstehen? Wie können Sie Risiken mindern und Behelfslösungen schaffen? Schritt 8: Wichtige Erfolgsindikatoren. Ermitteln Sie die 3-4 wichtigsten Stakeholder und fragen Sie sich: "Was würde sie am wahrscheinlichsten glücklich machen?” Das sind dann die Indikatoren für Projekterfolg. Überlegen Sie sich, wie jeder von diesen nach Abschluss des Projektes gemessen werden kann. Sie können (und sollten) weiter auf eine klare Darstellung des Projekt-Arbeitsplans hinarbeiten - aber bereits in einer einzigen Stunde haben Sie es geschafft, einen soliden Vorgehensplan zu erstellen, Stakeholder zu identifizieren, Ziele herauszustellen und Outputs zu definieren. Überplanen Sie nicht Nach Ansicht von Ricardo Vargas, einem international angesehenen Projektmanagement-Spezialisten, ist Dringlichkeitsbewusstsein eines der wichtigsten Komponenten für ein erfolgreiches Projekt. Projektmanager müssen in der Lage sein, auf Anfragen des Kunden und der Stakeholder schnell zu reagieren, und das bedeutet eine aktive Handlung - und nicht am Konferenztisch zu sitzen und Zeitleisten und Budgets auszuklügeln. Niemand hat einen Nutzen, wenn das Projekt nur auf dem Papier steht. Straffen Sie also Ihren Planungsprozess so gut wie möglich, bauen Sie nur das ein, was für Ihren Projektplan wichtig ist, und legen Sie dann einfach los! Vargas benutzt eine konsolidierte Version des im PMBoK dargestellten Planungsleitfaden, und in seinem Blog können Sie mehr über die Einzelheiten jedes Aspekts seines Planungsprozesses erfahren.  Halten Sie es einfach Projektpläne können sehr schnell unhandlich werden, besonders wenn Stakeholder und Projektsponsoren anfangen, sich einzuschalten. Um sicherzugehen, dass Sie die Dinge nicht zu verkomplizieren, empfiehlt Projektmanagement-Blogger Kiron Bondale, mit 5 W-Fragen zu beginnen, um Ihrem Projektplan Inhalt und Perspektive zu geben. Warum: Was sind die grundlegenden Geschäftsvorteile, die dieses Projekt erbringen soll? Was: Was ist im Projektumfang beinhaltet? Wer: Welche kritischen Rollen sind erforderlich, um das Was zu liefern? Wann: Wann muss das Was geliefert werden, um das Warum zu erreichen? Wo: Wo ist der beste Ort für die Ausführung der Arbeit? Wo wird das Was von Kunden und Endbenutzern verwendet werden? Erst nachdem Sie diese Fragen umfassend beantworten haben, sollten Sie zu dem "Wie" des Projektes übergehen.  Best Practices für Projektmanagement-Planung Wie Sie festgestellt haben, gibt es auch unter Projektmanagement-Experten unterschiedliche Ansätze bei der Erstellung eines Projektplanes. Es gibt keinen einen richtigen Weg, aber es gibt ein Best Practice, dem erfahrene PMs zustimmen: Bevor Sie mit der Ausführung beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, zusammen mit den Stakeholdern des Projektes, die Hauptziele des Projektes zu definieren und darüber übereinzukommen. Ein weiteres Best Practice ist: ein Kick-off-Meeting abzuhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team auf die Projektziele einzustimmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, Standards für den Erfolg zu bestimmen und die Projektmanagement-Methodologie und -Tools zu wählen. Holen Sie sich unsere Tipps zur Organisation eines perfekten Kick-off-Meetings, wodurch Ihr Team dann in die richtige Grundhaltung versetzt wird.  Und zum Schluss: dokumentieren Sie so viel wie möglich. Dadurch, dass Sie den Fortschritt des Projektes dokumentieren, werden Sie in der Lage sein, Ihre Performance zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Weitere Projektplanungs-Materialien Projektmanagement Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicher Projektplan Essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik) 10 Schritte für einen bombigen Projekt-Kickoff: Eine Checkliste für Projektmanager Projektmanagement Grundlagen: Gantt-Diagramme - Leitfaden für Anfänger Vorlage für Projektmanagement-Zeitleiste

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