Top-Tipps für den optimalen Einsatz begrenzter Projektressourcen

Die Hälfte aller Projekte scheitern, weil die nötigen Ressourcen fehlen. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, verfügbare Mittel optimal einzusetzen und dadurch Projektfehlschläge zu verhindern. Die Ressourcenverwaltung von Projekten ist ein entscheidender Prozess für jedes Unternehmen, das mit begrenzten Ressourcen wirtschaften muss. Wir haben einige praktische Ideen zusammengestellt, wie Sie die Erfolgsquote Ihrer Projekte steigern können, ohne mehr Mitarbeiter, Finanzmittel oder Materialien einsetzen zu müssen.

Was ist Ressourcenverwaltung im Projektmanagement?

Ressourcenverwaltung im Projektmanagement ist der planvolle, effiziente Einsatz aller verfügbaren Projektfaktoren zur Erreichung Ihres Ziels. Eine Ressource ist etwas, das Sie brauchen, um eine Aufgabe abzuschließen, wie z. B. bestimmte Fachkompetenzen von Teammitgliedern, Geldmittel und sogar Materialien. Meister der Ressourcenverwaltung besitzen die Fähigkeit, das Potenzial all dieser Faktoren zu maximieren. 

Einige Beispiele von Ressourcen, mit denen Sie wahrscheinlich bereits arbeiten:

  • Projektmanagement-Software
  • Kommunikationstools
  • Büroräume
  • Historische Daten und Reports von früheren Projekten

All diese Ressourcen können Ihnen helfen, Ihre aktuelle Arbeitsauslastung optimal zu verteilen und die termingerechte Lieferung an Ihre Kunden zu gewährleisten. Zudem gibt es viele kreative Möglichkeiten, den Nutzen dieser Faktoren in zukünftigen Projekten zu maximieren und zusätzliche, bislang vielleicht übersehene Ressourcen heranzuziehen.

Was Projektmanager tun können, wenn ihre Ressourcen begrenzt sind

Wenn Sie im Projektmanagement mit beschränkten Ressourcen arbeiten müssen, ist es absolut wesentlich, Ihre Prioritäten zu klären, eine realistische Zeitleiste aufzustellen und mindestens zwei Schritte voraus zu denken.

Laufen bei Ihnen mehrere Projekte gleichzeitig? Dann lohnt es sich, den Fokus Ihres Teams mit benutzerdefinierten, visuellen Darstellungen auszurichten. Kennzeichnen Sie Projekte je nach Datum, Komplexität und/oder Dringlichkeit mit verschiedenen Farben – und wenn Ihr System erst einmal steht, können Sie es auch auf die Aufgaben innerhalb der Projekte anwenden.

Erstellen Sie anhand der Verfügbarkeitsdaten all Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Abwesenheiten und Urlaub, eine realistische Zeitleiste für Ihr Projekt. Am besten sollten diese Informationen in einer einzigen, kompletten Ansicht bereitstehen, so dass Sie Aufgaben optimal verteilen und planen können. Beziehen Sie dabei auch die Dauer der Aufgaben ein und lassen Sie Ihr Team den Plan prüfen — viele Augen sehen mehr als zwei! 

Eine solche kollaborative Zeitplanung kann helfen, unnötige Hindernisse zu vermeiden. Zudem maximieren Sie so Ihre wichtigste begrenzte Ressource (Zeit) und stimmen das gesamte Team auf Ihren Plan ein. 

Die optimale Nutzung begrenzter Ressourcen erfordert eine gute Vorausplanung. Es gilt, Risiken vorherzusehen und Hindernisse auszuräumen, die Ihre ohnehin knappen Mittel weiter erschöpfen könnten.

Ihr bestes Mittel hierfür ist nicht die Glaskugel, sondern Ihre Projektmanagement-Software! Sie hilft Ihnen, all Ihre Zeitleisten und Aufgaben zu planen und potenzielle Engpässe zu identifizieren. Dies sind typische Risiken in jedem Unternehmen, doch wenn die Ressourcen knapp sind, kann selbst das kleinste Hindernis Ihr gesamtes Projekt gefährden. Es empfiehlt sich also, mehrere Szenarios mit kompletten Aktionsplänen durchzuplanen, bevor Sie das nächste Projekt in Angriff nehmen.

Top-Tipps von Wrike für die intelligente Ressourcenverwaltung

Diese wertvollen Tipps helfen Ihnen als Projektmanager bei der Planung Ihrer Ressourcenverwaltung, um trotz begrenzter Zeit, Belegschaft und Mittelausstattung erfolgreiche Projekte zu liefern. Was Sie für den Einstieg brauchen, ist vor allem die richtige Projektmanagement-Lösung.

1. Erfassen Sie die Arbeitszeit

In Wrike können Sie eine Aufgabe aufrufen, mit einem Mausklick den zugehörigen Timer starten und die Zeiterfassung nach Abschluss der Aufgabe wieder stoppen. So halten Mitarbeiter automatisch ihre Fortschritte an einzelnen Aufgaben fest und protokollieren ihre verrechenbaren Stunden im System, was Ihnen wiederum hilft, die Dauer solcher Aufgaben in Zukunft vorherzusehen.

2. Planen Sie auch Dauer und Aufwand von Aufgaben ein

Geben Sie an, wie lang jede Aufgabe vermutlich dauern wird – in Stunden, Tagen oder Wochen. Legen Sie eine Deadline mit mindestens 5 % Zeitpuffer fest, für alle Fälle. 

Bestimmen Sie anschließend, welchen Aufwand die Aufgabe erfordern wird. Die Aufwandsart „Basic“ gilt für Aufgaben ohne Abhängigkeiten, die sich gleichmäßig über das Team verteilen lassen. Die Aufwandsart „Vollzeit“ verwenden Sie, wenn die Aufgabe den gesamten Arbeitstag, die Woche oder die Projektmitwirkung des verantwortlichen Mitarbeiters erfordert. Sie können auch die Aufwandsart „Flexibel“ zuweisen, wenn diese Aufgabe unterschiedliche Mengen an Zeit von unterschiedlichen Verantwortlichen erfordern wird.

3. Verwenden Sie ein visuelles Tool

Bei der Ressourcenverwaltung ist Transparenz entscheidend. Transparente, übersichtliche Arbeitsabläufe und digitale Tools helfen Teammitgliedern, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen, während Kunden genau sehen, welche Tätigkeiten auf dem Weg zum Projektabschluss stattfinden.

In Wrike schaffen Sie Transparenz, indem Sie alles in einem zentralen, zugänglichen Dashboard darstellen, so dass Teammitglieder und Kunden einen Überblick über den Projektplan erhalten, bevor Sie überhaupt anfangen. Dies erspart Ihnen die umständliche Kommunikation mit jedem einzelnen Projektbeteiligten und zeigt zudem klar auf, wie alle Ihre begrenzten Ressourcen im Projektzyklus eingesetzt werden.

Meistern Sie die Projektressourcenverwaltung

Sie wissen jetzt also, was Ressourcenverwaltung ist und wie Sie selbst mit begrenzten Ressourcen ein erfolgreiches Projekt planen. Außerdem haben Sie einige praktische Tipps erhalten, die Sie mit einer Projektmanagement-Lösung wie Wrike ganz einfach umsetzen können. Mit unserer kostenlose Testphase können Sie noch viele weitere Möglichkeiten entdecken, um all Ihre Projektressourcen bestmöglich zu nutzen!

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