Warum Ihre Projektzeitleiste ungenau ist (und wie man dieses Problem behebt)

Sie haben vermutlich schon oft gehört, wie wichtig eine Projektzeitleiste ist, aber ist das auch Ihre eigene Erfahrung?

Klar, Sie beginnen jedes Projekt mit der Skizzierung eines groben Zeitplans — hauptsächlich, weil Sie das Gefühl haben, es tun zu müssen. Aber bisher fühlte sich dieser Schritt wie eine unnötige Formalität, vielleicht sogar wie eine kolossale Zeitverschwendung an.

Warum das so ist? Weil Sie gelernt haben, dass der Zeitplan für Ihr Projekt letztlich so gut wie nie stimmt. Mit den besten Absichten setzen Sie Termine fest, aber früher oder später laufen einige Dinge aus dem Ruder, sodass dieser Kalender nicht nur nutzlos wird, sondern auch eine entmutigende Erinnerung daran ist, dass die Dinge langsamer vorankommen, als Sie es vorhergesehen haben.

Ihr Frust ist verständlich und ehrlich gesagt weit verbreitet. Aber bevor Sie die Schuld auf Ihre Zeitleiste schieben, lohnt sich die Überlegung, wie möglicherweise Sie selbst zu diesen Frustrationen und Ungenauigkeiten beitragen.

Lassen Sie uns einige häufige Fehler betrachten, die Projektmanager bei der Planung machen, und wie man diese vermeiden kann - und schließlich lernt, die Projektplan-Zeitleiste zu lieben.

1. Sie arbeiten rückwärts

Immer wenn Ihr Team ein neues Projekt bekommt, sieht Ihr aktueller Zeitleisten-Prozess folgendermaßen aus: Sie legen fest, was das Projekt beinhaltet (beispielsweise soll ein neues E-Book erstellt und veröffentlicht werden) und legen dann ein Fälligkeitsdatum fest.

Und was passiert danach? Ausgehend von diesem Fälligkeitsdatum arbeiten Sie rückwärts und geben Ihr Bestes, um alle Aufgaben und Meilensteine vor diesen Termin zu packen.

Das ist eine gängige Vorgehensweise, aber sie ist auch kontraproduktiv. Es könnte sein, dass Sie Ihr Team von Anfang an zum Scheitern verurteilen.

Hier die gute Nachricht: Es gibt einen besseren Ansatz, der die Erstellung einer Aufgliederungsstruktur beinhaltet. Beginnen Sie mit einem Blick auf das Gesamtprojekt und zerlegen Sie es dann in kleinere Leistungen. Bei unserem E-Book-Beispiel könnte das folgendermaßen aussehen:

  • Entwurf des schriftlichen Inhalts
  • Vollständig gestalteter E-Book-Entwurf
  • Landingpage
  • E-Mail-Versand zur Ankündigung des E-Books

Nachdem dies festgelegt wurde, können Sie nun damit beginnen, zu ermitteln, welche konkreten Aufgaben mit den einzelnen Leistungen verbunden sind, sodass Sie die jeweils benötigte Arbeitszeit abschätzen können. Vielleicht braucht das Content-Team zwei Wochen, um den Entwurf zu schreiben und eine weitere Woche, um ihn zu bearbeiten.

Nachdem Sie das für alle Aufgaben gemacht haben, können Sie diese Schätzungen addieren, um ein realistischeres Verständnis dafür zu erhalten, wie lange Ihr gesamtes Projekt dauern wird. Auf dieser Grundlage können Sie dann einen Termin festlegen, der erreichbar, aber dennoch motivierend ist.

2. Sie legen nicht genügend Meilensteine fest

Nehmen wir einmal an, Sie erstellen einen Programmablauf für eine bevorstehende Konferenz. Würden Sie Folgendes als umfassenden Zeitplan für die Veranstaltungen des Tages betrachten?

  • 8:00 Uhr: Teilnehmer kommen an
  • 17:00 Uhr: Ende der Konferenz

Wahrscheinlich nicht, oder? In diesem Zusammenhang scheint es offensichtlich, dass einige Zwischenschritte fehlen, aber viel zu viele einfache Projektzeitleisten treten in genau diese Falle. Teams legen einen Starttermin und einen Endtermin fest und gehen dann davon aus, dass man das als echte Zeitleiste bezeichnen kann.

Ein hilfreicher Projektzeitplan muss weit mehr als nur einen Start- und einen Fälligkeitstermin beinhalten. Schließlich ist es die ganze Arbeit dazwischen, die entgleisen kann.

Die Meilensteine oder Leistungen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Aufgliederungsstruktur identifiziert haben, sollten auch wirklich mit daran entsprechenden Fristen in Ihre Zeitleiste eingetragen werden.

Diese Termine dienen als Kontrollpunkte, an denen Sie Ihre Fortschritte bewerten und notwendige Anpassungen vornehmen können — bevor Ihnen die letzte Frist im Nacken sitzt. Das ist viel besser als ständig raten zu müssen, wie weit das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt fortgeschritten sein sollte.

3. Sie sind zu optimistisch mit Zeitschätzungen

Die Einhaltung einer Projektzeitleiste ist einfach, wenn alles genau nach Plan verläuft. Aber wann ist das schon mal der Fall?

Wenn Projektmanager zulassen, dass sich Planungstrugschluss und unrealistischer Optimismus einschleichen, bekommen sie richtig Schwierigkeiten mit ungenauen Zeitleisten, denn sie werden die für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigte Zeit schwerwiegend unterschätzen.

Klar, aggressive Fristen festzulegen kann motivierend wirken. Aber wenn man Fälligkeitsdaten festlegt, die völlig unrealistisch sind, bedeutet das, dass man sein Team von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

Zeitschätzungen sind schwierig, vor allem, wenn man nicht derjenige ist, der die eigentliche Arbeit macht. Wenn Sie sich unsicher fühlen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, wenden Sie sich an die verantwortliche Person oder das zuständige Team, um zu erfahren, wie viel Zeit benötigt wurde, um etwas Ähnliches zu erledigen.

Oder Sie können dem Arsenal Ihres Teams ein Zeiterfassungstool hinzufügen, um die Zeit, die für verschiedene Aktivitäten aufgewendet wird, zu protokollieren. Damit erhalten Sie wertvolle Daten, die Sie überprüfen und nutzen können, um beim nächsten Projekt genauere Vorhersagen zu machen.

Empfehlenswert ist auch die Methode des kritischen Pfads, mit der die längste Strecke abhängiger Aktivitäten identifiziert und von Anfang bis Ende gemessen werden kann. Das gibt Ihnen nicht nur ein besseres Gefühl dafür, wie lange das gesamte Projekt dauern wird, sondern ermöglicht Ihnen auch zu erkennen, welche Aktivitäten verzögert werden könnten, ohne dass das gesamte Projekt länger dauert.

4. Sie denken nicht an Abhängigkeiten

Projektmanagement wäre ein Kinderspiel, wenn Ihr Projekt immer linear wäre, nicht wahr? Aber das ist nur selten der Fall.

Bestimmte Aufgaben sind voneinander abhängig. Einige Teams warten darauf, dass andere zuerst bestimmte Komponenten erledigen. Ressourcen sind knapp und müssen strategisch zugewiesen werden.

Wenn es den Projektmanagern nicht gelingt, diese Abhängigkeiten und Komplexitäten zu identifizieren, kann es zu einem echten Zusammenbruch kommen. Sie sollten wissen, wie sich vorhergehende Aufgaben auf nachfolgende Aufgaben auswirken oder wie viel Kapazität Teammitglieder haben, um die ihnen zugewiesene Arbeit zu bewältigen.

Listen Sie alle einzelnen Aufgaben und Teams (oder einzelne Teammitglieder) in Bezug auf Ihr Projekt auf und markieren oder umkreisen Sie dann alle, die voneinander abhängig sind. Beispielsweise kann das Grafikteam nicht am E-Book arbeiten, bis es den Entwurf vom Content-Team hat. Und der Content-Autor kann nicht gleichzeitig den E-Book-Entwurf und den Landingpage-Text schreiben.

Wenn Sie wissen, wo diese Überschneidungen oder Hindernisse auftreten könnten, dann können Sie das bei der Planung Ihrer Zeitleiste berücksichtigen und dadurch eine viel genauere Zeitleiste erstellen.

5. Sie vereinfachen Projektübergaben zu stark

Wenn Sie Ihre Zeitleiste erstellen, scheint der gesamte Projektprozess nahtlos zu sein. Aufgaben werden einwandfrei zwischen verschiedenen Teams übergeben. Das Content-Team beendet seinen Teil und das Grafikteam steht bereit und setzt die Arbeit fort, ohne Zeit zu verlieren.

In Wirklichkeit sind Übergaben bei funktionsübergreifenden Projekten oft ein weit größerer Engpass. Damit Ihre Zeitleiste so realistisch wie möglich ist, muss sie die Verzögerungszeit berücksichtigen, die häufig mit diesen Übergaben verbunden ist.

Das bedeutet, dass diese Übergänge tatsächlich auf Ihrer Zeitleiste eingetragen werden sollten (sogar ein Tag ist ausreichend). Das gibt Ihrem Team den Spielraum, den es benötigt, um Kontext bereitzustellen, Fragen zu beantworten und andere Teams auf den neuesten Stand zu bringen, was getan wurde – ohne zwangsläufig bei anderen Aufgaben zurückzufallen.

Natürlich werden diese Übergaben noch einfacher und optimaler, wenn Ihr Team während des gesamten Projekts transparent kommuniziert. Aus diesem Grund ist Projektmanagement-Software so vorteilhaft, weil die Kommunikation zentral bleibt und jeder einen Einblick in den Projektfortschritt hat – egal ob er momentan an der Reihe ist oder nicht.

6. Sie erfinden jedes Mal das Rad neu

Klar, kein Projekt ist wie das andere. Aber wenn Sie bei jedem Projekt das Rad neu erfinden, dann verschwenden Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhen auch die Gefahr, etwas ungenau zu erledigen oder zu vergessen.

Sobald Sie etwas erarbeitet haben, das für Sie und Ihr Team funktioniert, erstellen und speichern Sie eine Projektzeitleisten-Vorlage, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können, wenn Sie ein weiteres Projekt planen. So können Sie den Prozess optimieren und wiederholbare Qualität und Erfolge erzielen.

Mit Projektmanagement-Software ist es einfach, Ihre Projektzeitleiste online zu erstellen, sowie Vorlagen zu speichern, sodass Sie bei jedem zukünftigen Projekt mit einem vorhandenen Gerüst beginnen können.

Und es gibt noch einen weiteren Vorteil, wenn Sie Ihre Zeitleiste nicht manuell sondern über eine Projektmanagement-Plattform erstellen: Wenn sich an Ihrem Projekt unweigerlich etwas verändert, passt sich Ihre Zeitleiste automatisch an diese Verschiebungen oder Verzögerungen an.

Das bedeutet, dass Sie immer eine genaue Darstellung dessen haben, was mit Ihrem Projekt tatsächlich passiert.

Vermeiden Sie diese Fehler und erstellen Sie eine genauere Projektzeitleiste

Ihre Projektzeitleiste sollte eine hilfreiche Ressource für Sie und Ihr Projektteam sein — nicht etwas, das Sie entmutigt oder verwirrt. Glücklicherweise haben Sie in dieser Situation mehr Kontrolle, als Sie denken. Vielleicht machen Sie einige häufig vorkommende Fehler, die Ihre gut gemeinte Zeitleiste sabotieren, und die Behebung dieser Fehler kann den entscheidenden Unterschied machen.

Wenn Sie die oben genannten Ideen für Projektzeitleisten umsetzen und diese sechs Fehler dabei vermeiden, dann werden Sie einen Zeitplan haben, der Ihnen und Ihrem Team hilft, die richtige Richtung beizubehalten.

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