3 Tipps für ein besseres Projektmanagement in Kreativteams
Wenn von allen Seiten Ideen hereinkommen, müssen Sie als Leiter eines Kreativteams die Rolle eines Trichters übernehmen. Ihr Team bringt Ideen ein und Sie müssen diese zu etwas Sinnvollem zusammensetzen. Vor diesem Hintergrund sind hier einige Tipps, wie Sie Ihr Projektmanagement für Kreativteams verbessern können.
Wie Ihre Projektmanagement-Software bei Kunden auf dreierlei Weise versagt
Eine Projektmanagement-Software wird Ihnen nicht helfen, Ihre Kunden zufrieden zu stellen, wenn sie die Software nicht nutzen können. Hier erklären wir Ihnen, warum Ihre Software manchmal nicht den Erwartungen Ihrer Kunden entspricht und wie Sie das beheben können.
Projektmanagement-Grundlagen: Was ist ein PMO? (Infografik)
Projektmanagement ist eine Disziplin voller Akronyme: PMP, PRINCE2, CPM, WBS, PMBOK, PMI.... und noch mehr als 150 weitere. Ob Sie nun Projektmanager sind oder nicht - das Akronym, von dem Sie sicherlich eines Tages hören werden, ist PMO. In unserer neuen Infografik erfahren Sie alles darüber: [caption id="attachment_447391" align="aligncenter" width="1400"] Projektmanagement-Grundlagen Was ist ein PMO? (Infografik)[/caption] Gefällt Ihnen diese Infografik? Fügen Sie es mit diesem Code auf Ihrer Website ein: Wrike Projektmanagement-Software Unser Ultimative Leitfaden zum Projektmanagement nennt alle Quellen, die Sie benötigen, um PM Grundlagen, Management-Beratung, Tipps zur Produktivität und vieles mehr aufzunehmen.
So perfektionieren Sie Ihren Projekt-Zeitplan
Projektabwicklungen können zeitaufwändig und nervenreibend sein, die minutiöse Organisation und Effizienz erfordern. Erfahren Sie, wie Sie Ihr nächstes Projekt mit einem Zeitplan für die Projektlieferung fest in den Griff bekommen.
Wann verwendet man einen Projektkalender oder ein Gantt-Diagramm?
Wie können Sie bei so vielen Optionen feststellen, welches Projektplanungs-Tool am besten zu Ihren Bedürfnissen passt? Wir haben die Unterschiede zwischen Projektkalender und Gantt-Diagramm aufgeschlüsselt und einige Szenarien skizzieren, wann welches Tool besser geeignet ist.
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Kommunikationsausfall (5. Teil)
Als Gründer und CEO von Wrike hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Dies veranlasste mich dazu, diese 5-teilige Serie zu häufigen Fehlern beim Projektmanagement zu verfassen. Die anderen Teile finden Sie hier: Teil 1, Teil 2, Teil 3 und Teil 4. Fehler Nr. 5: Schlechte Kommunikation in Ihrem Team und mit Stakeholdern Der letzte, jedoch nicht weniger wichtige häufige Fehler, den Projektleiter beim Managen mehrer Projekte begehen, ist ineffiziente Kommunikation. Schlechte Kommunikation in einem Team führt zu Missverständnissen - und deshalb zu Fehlern - bei der Projektarbeit. Mangelt es bei Ihren Projekten an guter Kommunikation mit Kunden, kann es sein, das Sie und Ihr Kunde am Ende komplett verschiedene Vorstellungen von dem Projekt haben. Fehlkommunikation hat Zeit- und Geldverluste zur Folge und bedeutet für Sie mehr Stress. Lösungsansatz Nr. 5: Verbessern Sie die Projektkommunikation Sie können die Verständigung rund um Ihre Projekte erleichtern, indem Sie Kommunikationsbarrieren erkennen und abbauen. Denken Sie daran, dass wenn Ihr Team und Kunden oder Stakeholder örtlich voneinander getrennt sind, Sie noch mehr Mühe und Aufwand in die Kommunikation investieren müssen. Setzen Sie Ihre Kommunikations-Tools wirksam ein. Hören Sie Ihren Kunden, Stakeholdern und Teammitgliedern wirklich zu. Am Ende entscheiden Ihre Kunden und Stakeholder, ob ein Projekt erfolgreich war. Oftmals sitzen sie jedoch nicht mit Ihnen im gleichen Büro und können nicht persönlich mit Ihnen zusammenarbeiten. Trotzdem müssen Sie Ihre Kunden und Stakeholder in Ihre Projektarbeit mit einbeziehen. Bieten Sie ihnen umfassende Einblicke in Projektinformationen und Arbeitsabläufe. Schenken Sie ihrem Feedback Aufmerksamkeit. Das erspart es Ihnen, Dinge mehrmals machen zu müssen und hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen. >>>>>>>Lesen Sie: Was ist Projekt-Stakeholder-Management?
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Software & Technologie (4. Teil)
Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 4 (von 5) der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten, zweiten und dritten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 4: Informationen hin und her kopieren Kommt Ihnen Folgendes bekannt vor? Sie rennen von Meeting zu Meeting, hängen stundenlang am Telefon und senden zahllose E-Mails, um aktuelle Projektstatus abzufragen oder verschicken unzählige Erinnerungen zu anstehenden Deadlines. Als Projektmanager können Ihre administrativen Projektaufgaben extrem viel Aufwand bedeuten und... Ihnen sogar die Freude an Ihrer Arbeit nehmen. Es mag so aussehen, als bestehe Ihre Rolle als Projektmanager nur darin, Informationen zu sammeln und Ihre Pläne zu aktualisieren, da Sie ja nun mal einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit dem Zusammenstellen von Daten und der Aktualisierung von Projektzeitplänen verbringen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie auch Zeit für die Leitung und Führung Ihrer Teammitglieder benötigen. Und nicht nur das, Sie müssen sie auch noch motivieren. Das Problem ist: Wer hat denn bitteschön Zeit für sowas? Lösungsansatz Nr. 4: Nutzen Sie die richtige Technologie Statt ständig mit all diesen Routinearbeiten zu kämpfen, würde die bessere Vorgehensweise darin bestehen, die richtige Software und Technologie zu verwenden, die Ihnen dabei hilft, die auf Sie einströmende Informationsflut zu bewältigen. Integrieren Sie Ihre Daten Wenn Sie ein Projekt starten und später noch ein paar mehr Projekte hinzukommen, dann benötigen Sie ein zuverlässiges Tool für die Synchronisierung Ihrer Daten. Suchen Sie ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, ein vollständiges Projekt-Portfolio zu verwalten, ohne dass Sie mit überflüssigen Routinearbeiten überlastet werden - diese unproduktiven alltäglichen Tätigkeiten, die das Projekt selbst gar nicht voranbringen. Tools sollten Ihr Leben vereinfachen, nicht Ihnen noch mehr Arbeit bereiten. Integrieren Sie Projektzeitpläne Achten Sie bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools unbedingt darauf, dass Projektzeitpläne dort voll und ganz integriert werden können, und dass die Zeitpläne schnell und einfach aktualisierbar sind. Bei vielen der herkömmlichen Tools ist eine Überarbeitung der ursprünglichen Projektplanung äußerst kompliziert. Und wählen Sie auf keinen Fall Projektmanagement-Software, die Sie dazu zwingt, einen separaten Workspace für jedes Projekt zu erstellen. Denken Sie daran, dass die Trennung von Projektdaten und Zeitplänen der häufigste Fehler Nr. 3 ist. Halten Sie es flexibel Wählen Sie eine flexible Anwendung, die eine bequeme Aktualisierung Ihrer Pläne ermöglicht. In einigen web-basierten Anwendungen (Wrike ist eine von ihnen) können Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben direkt im Projektplan aktualisieren. Dies spart Ihnen viel Zeit, da Sie die aktuellen Daten nicht sammeln und manuell in Ihre Zeitpläne eintragen brauchen. Solche Tools werden Ihnen auch dabei helfen, Ihre Delegationskompetenz zu verbessern, wenn Sie Lösungsansatz Nr. 1 befolgen.
Abhängigkeiten oder benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Wann Sie welche Funktion in Wrike nutzen sollten
Wrike ist ein unglaublich flexibles Tool: es bietet mehrere Möglichkeiten, um Projekte zu erstellen, den Aufgabenstatus zu verfolgen und Ihre Ziele zu erreichen. Wenn man Wrike benutzt, kann es einem so vorkommen, als ob man in einer Eisdiele vor 20 verschiedenen Eiscremesorten steht und alle probieren möchte. Nutzer von Wrike stehen oft vor der Entscheidung, ob sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe oder eine Kette von Abhängigkeiten für die Überprüfung ihrer Projekte anwenden wollen. Wir geben Ihnen einige hilfreiche Tipps, um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen. Vergessen Sie nicht – es geht nicht um entweder/oder, da Sie beide Methoden kombinieren können, um Ihre Arbeit effizient zu organisieren. Wann bei Wrike die Nutzung einer Kette von Abhängigkeiten empfehlenswert ist Die Erstellung einer Kette von verknüpften Einzelaufgaben mit Hilfe von Abhängigkeiten ermöglicht Ihnen, sich einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, welche Abläufe wann stattfinden, in welcher Reihenfolge und von wem sie ausgeführt werden. Abhängigkeiten sind von enormer Bedeutung und Wert für jedes projektbasierte Team, das bestimmte Ergebnisse zu festgelegten Terminen liefern muss. Es gibt zwei Gründe, warum Sie in Betracht ziehen sollten, ihre Arbeitsabläufe auf diese Art zu organisieren: 1. Zeitleisten, die sich automatisch aktualisieren Abhängigkeiten in Wrike geben an, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Zum Beispiel: Sie haben 5 Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden sollen (Aufgabe 1 und dann Aufgabe 2 usw.). Zeitleisten, die sich automatisch anpassen, helfen Ihnen dabei, die Fristen von verknüpften Aufgaben zu ändern, wenn Ihre Pläne vorrücken oder sich verzögern. Falls bei Aufgabe 3 mehr Zeit beansprucht wurde, können Sie dort den Fertigstellungstermin ändern. Das Anfangsdatum und der Fertigstellungstermin von Aufgabe 4 und 5 werden automatisch dem neuen Terminplan angepasst. Das funktioniert auch andersherum: Wenn Sie feststellen, dass Aufgabe 2 schneller erledigt werden konnte, können Sie die Verkürzung der Dauer in der Aufgabe angeben, was automatisch den Fertigstellungstermin von Aufgabe 2 auf ein früheres Datum verschiebt und somit auch die Termine der Aufgaben 3 bis 5 – es wäre schließlich sinnlos, herumzusitzen und auf den nächsten Anfangstermin zu warten, um weiterarbeiten zu können. 2. E-Mail-Benachrichtungen, sobald Sie loslegen können Die größten Engpässe in einem Projekt entstehen, wenn Sie nicht merken, dass Sie anfangen können an dem Teil des Projektes zu arbeiten, der ihnen zugewiesen wurde. Im Normalfall müssen Sie entweder die Arbeitsvorgänge Ihrer Kollegen genau überwachen (was Ihren Kollegen ganz bestimmt auf die Nerven gehen wird, das können wir ihnen versichern) oder Ihre Kollegen müssen Ihnen sofort mitteilen, wenn sie ihre Aufgabe beendet haben (was sie garantiert nicht tun werden, großes Indianer-Ehrenwort), oder Sie müssen Sie auf das nächste Statusmeeting warten, um zu erfahren, dass Sie schon vor drei Tagen mit der Projektbearbeitung hätten anfangen können. Stattdessen können Sie eine Kette von verknüpften Aufgaben bei Wrike nutzen, um sofort per E-Mail benachrichtigt zu werden, wenn die Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, erledigt wurde. Richten Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ein und versichern Sie sich, dass Sie der Aufgabe zugeordnet sind, für die Sie im Arbeitsablauf zuständig sind. Sobald Peter bei Aufgabe 1 auf “Erledigt” klickt, bekommt der Beauftragte für Aufgabe 2 eine E-Mail, die ihm mitteilt, dass es an der Zeit ist, mit der Arbeit loszulegen. Wrike bietet Ihnen hiermit die Möglichkeit, die Projektabläufe zu beschleunigen, weil Ihr Team keine Zeit mehr damit verschwendet, die einzelnen Aufgaben zu überwachen. Allerdings sollten Sie beachten, dass eine Kette von abhängigen Aufgaben eventuell zu unflexibel für Ihr Team ist. Wenn Sie nicht zu sehr an Ihren Zeitplan gebunden sind, ist es einfacher, ihren Arbeitsablauf zu ändern, wenn Sie benutzerdefinierte Status- und Arbeitsabläufe nutzen. Alles Ungeplante (z.B. eine weitere Zwischenaufgabe, unvorhergesehener Zeitmangel usw.) wird Ihre Zeitleiste beeinflussen und muss in Ihre Kette von Abhängigkeiten eingegliedert werden, was zusätzliche Arbeit bedeuten kann. Wir empfehlen, dass jemand, der Abhängigkeiten verwenden möchte, sich vorher unbedingt etwas Zeit nimmt und mindesten einen Grundkurs in Projektmanagement belegt, um sich mit Themen wie kritischer Pfad, Scope Creep und Risikomanagement vertraut zu machen. Vorteile von Abhängigkeiten: Präzise Zeitleisten mit übersichtlichen Fertigstellungs- und Meilensteinterminen Verantwortungen werden auf transparente Weise delegiert – jeder weiß, wer wann an was arbeitet und in welcher Reihenfolge Die Übersicht, in verschiedenen Schichten dargestellt, ermöglicht dem Projektmanager komplexe Initiativen zu überwachen, während Mitarbeiter sich nur auf das konzentrieren müssen, was sie gerade bearbeiten Anhand Ihres Basisplan-Diagramms können Sie überprüfen, wie die Aufgaben-Fertigstellung von Ihrem Team, im Vergleich zum ursprünglichen Plan, verlaufen ist. Sehr gut geeignet, wenn Sie nur zwei oder drei voneinander abhängige Aufgaben verknüpfen wollen, um die Sofort-loslege-E-Mails zu erhalten Nachteile von Abhängigkeiten: Die Methode basiert auf stark ausgeprägten Projektmanagement-Praktiken und Teamvereinbarungen über Fristen und Verantwortlichkeiten Erfordert die permanente Überwachung durch die Projektträger, um sicherzustellen, dass keine Planänderungen notwendig sind Nicht einfach bei Projekten einzusetzen, die viele nicht planbare, unvorhergesehene Elemente enthalten, wie zum Beispiel Freigaben, Bewertungen oder mehrfache Bearbeitungen Wann es sinnvoll ist, den benutzerdefinierten Arbeitsablauf von Wrike zu nutzen Wrike Enterprise ermöglicht Ihre Prozesse mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen flexibler zu machen. Es gibt zwei Gründe, um eine Aufgabe mit Hilfe von individuellen Status-Bezeichnungen in einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf zu bewältigen: 1. Informationen erhalten Wenn Sie Inhalte erstellen, deren Ergebnis vom Beitrag von mehreren Personen abhängt, ist es ungünstig, Abhängigkeiten zu verwenden. Sie würden Ihre Version in einer Datei an die Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person in der Aufgabenkette benachrichtigen. Diese Person wäre gezwungen, erstmal zurück zu Ihrer Aufgabe zu gehen und Ihre Datei runterzuladen, um die Version zu bearbeiten. Danach müsste dieses Teammitglied seine Datei an die eigene Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person benachrichtigen usw. Stattdessen können Sie mit der Versionsverwaltungs-Funktion in Wrike den ganzen Arbeitsablauf Ihres Teams rationalisieren, indem Sie alle Ihre Dateien und Versionen an einem einzigen Ort speichern und dann nur noch den benutzerdefinierten Status und den Beauftragten innerhalb einer einzigen Aufgabe ändern müssen. Ebenso sind Notizen im Beschreibungsfeld, die von einer Person zu anderen weitergegeben werden müssen, wesentlich einfacher zu finden und zu bearbeiten. Sie sind besser für alle zugänglich, wenn sie in einer einzigen Aufgabe gespeichert werden, als wenn sie zwischen Aufgaben hin und her geschickt und mehrfach dupliziert werden. Indem Sie alles in einer einzigen Aufgabe abwickeln, können Sie vermeiden, dass Teammitglieder Ihre Zeit vergeuden müssen, um die aktuellste Information in verschiedenen Aufgaben ausfindig zu machen. 2. Nichtlineare Prozesse Wenn Sie von A bis Z gehen, fangen Sie manchmal bei A,B,C an und gehen alle 26 Buchstaben der Reihe nach durch, um Ihr Projekt zu beenden. Aber meistens verlaufen Projekte nicht so. Sie tanzen im Viereck, müssen zwischen den einzelnen Schritten und verschiedenen Personen hin und her, usw. bis Sie endlich bei Z angekommen sind. So etwas kann bei einem Arbeitsablauf vollkommen normal sein, allerdings könnte es ein Chaos auslösen, wenn sie eine Aufgabenkette, mit einem festgelegten Ablauf aufgestellt haben. Wenn Sie allerdings einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf anwenden, können Sie sich frei zwischen den verschiedenen Status bewegen und den “Staffelstab” für die weitere Bearbeitung an jegliche Person je nach Bedarf weitergeben. Die Erstellung von Inhalten ist auch hier ein wunderbares Beispiel! Die Erstellung von Inhalten beginnt oft mit einer Idee, die dann verfasst, bearbeitet, formatiert, mit Grafiken versehen, freigegeben und veröffentlicht wird. Die Problematik besteht darin, dass ein Teil des Inhalts unzählige Male bearbeitet und entworfen werden kann, womit es quasi unmöglich ist, vorher festzulegen, wie viele “Überprüfungs-Schritte” notwendig sind. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf verwenden, können Sie den Inhalt-Status ganz leicht von “Entwurf” auf “Überprüfen” ändern oder umgekehrt und das so oft Sie wollen. Das einzige was Sie tun müssen, ist angeben, wer für diese Phase verantwortlich ist. Vorteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Große Flexibilität (wie oben dargestellt) Ausführliches Reporting, vor allem mit Dashboards. Es wird genau angegeben, in welchem Status sich eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Prozesses befindet und Manager haben einen klaren Überblick darüber was noch „zu Überprüfen“ ist und wofür eine Freigabe gebraucht wird Farbcodierung ermöglicht den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben auf einen Blick zu erfassen Verringert die Anzahl der Aufgaben und macht ihren Arbeitsbereich übersichtlicher Deutliche Fortschrittsanzeiger verringern die Notwendigkeit, zusätzliche Status-Update-Meetings zu organisieren Nachteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen: Fertigstellungstermine sind nicht mit Statusänderungen verbunden. Was bedeutet, dass sie ständig den Fertigstellungstermin der Aufgabe ändern müssen, um anzugeben, wann der nächste Schritt eingeleitet werden soll Nicht sehr wichtig, aber erwähnenswert: Beauftragte sind nicht an einen Status gebunden, dementsprechend wenn eine Person für das Schreiben zuständig ist und eine andere für die Überprüfung, müssen entweder, (1) beide für diese Aufgabe zuständig sein und wissen wer für welchen Status verantwortlich ist oder (2) der Beauftragte muss jedes Mal gewechselt werden, wenn sich der Status ändert Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können Deswegen haben wir sie entwickelt! Sich nur auf eine lange Kette von Anordnungsbeziehungen zu verlassen, kann ohne die richtige Projektmanagement-Ausbildung sehr schwierig sein. Vergessen Sie nicht, dass diese zwei Methoden kombiniert werden können, um unglaublich effektive Collaboration zu erzielen! Einige Projektschritte innerhalb einer Zeitleiste brauchen eventuell einen besonderen Status, können aber ohne Weiteres in eine längere Aufgabenkette, die durch Abhängigkeiten verbunden sind, eingegliedert werden. Letztendlich haben unterschiedliche Projekte unterschiedliche Anforderungen und wir sind dafür da, Sie auf die Art und Weise zu unterstützen, wie Sie am besten arbeiten. Wenn Sie sich immer noch nicht ganz im Klaren darüber sind, wie Sie am besten benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können und gerne mehr darüber erfahren möchten, dann setzen Sie sich bitte mit uns per E-Mail in Verbindung ([email protected]) oder reden Sie mit uns in den Kommentaren weiter unten. Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen!
10 essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik)
Ein guter Projektplan macht das Leben eines Projektmanagers leichter. Um Änderungen des Projektumfangs, überhöhte Budgets und nicht erreichte Ziele zu vermeiden, und außerdem Frustration und Stress zu vermindern: Ein paar Gramm Vorbeugung sind wirklich ein Kilo Gesundheit wert! Aber was genau gehört zu einem guten Projektplan? Verarbeiten Sie diese 10 essentiellen Zutaten in Ihren Projektplan, damit Ihr Team reibungslos funktioniert und Ihre Stakeholder zufrieden sind! Wenn Sie diese Infografik auf Ihrer Website einbinden möchten, nutzen Sie bitte folgenden Code: Infografik von Wrike Möchten Sie noch mehr Projektmanagement-Tipps? Da Sie jetzt über einen übersichtlichen Projektplan verfügen, benutzen Sie unsere Checkliste, um das perfekte Kickoff-Meeting zu organisieren.
Was es bedeutet, ein digitaler Projektmanager zu sein
Die Welt ist bereits online: ist Ihr Job auch auf dem neuesten Stand? Vorbei sind die Zeiten, in denen man Aufgaben noch mit Stiften, Papier, Whiteboards, wasserlöslichen Markern und Klebezetteln in seinen vier Wänden der Bürozelle organisierte. Microsoft Word- und Excel-Dokumente in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern, gehört inzwischen auch längst der Vergangenheit an. Heutzutage haben digitale Projektmanager ihre Teamarbeit und Vorgänge längst auf online umgestellt. Aufgaben werden wesentlich effektiver ausgeführt und erzielen bessere Ergebnisse, wenn Online-Projektmanagement, Collaboration-Software und Cloud-Datenspeicherung angewandt werden. Wie digitales Projektmanagement mit Hilfe der Cloud verbessert wird: 1. Arbeitsdetails sind transparenter Wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben in einem webbasierten Projektmanagement-Tool organisieren, das Sie mit Ihrem Team teilen, können Verantwortliche leicht den Status des Projektes verfolgen. Jeder hat einen Überblick darüber, wer mit was beauftragt ist, wann Aufgaben fällig sind, in welchem Status sich der Arbeitsablauf befindet, wo Engpässe erzeugt werden und was als nächstes gemacht werden muss. Sie bieten Ihrem Team die Informationen, die es braucht, um effektiver zu sein. 2. Sie erhalten aktualisierte Fortschrittsberichte in Echtzeit Cloud-basierte Projektmanagement- und Collaboration-Tools zeigen genau an, an welchem Punkt sich der Arbeitsablauf gerade befindet. Wenn die Arbeit mit demselben Tool erledigt wird, das Ihnen auch zur Überprüfung des Fortschritts dient, verfügen Sie immer über den aktuellsten Arbeitsstand und können mit Echtzeit-Daten in der Hand mit Stakeholdern kommunizieren. Es ermöglicht Ihnen, auf Status-Update-Meetings zu verzichten, weil Sie nur einen Blick auf Ihr Projektmanagement-Tool werfen müssen, um sich ein klares Bild von der aktuellen Situation zu verschaffen. 3. Wichtige Informationen sind leicht zugänglich Wenn Sie alle Ihre Dokumente, Bilder und Informationen in einem Cloud-basierten Projektmanagement-Tool und/oder in einem Dateispeicherungs-Tool aufbewahren, können Personen die Dateien, die sie brauchen, zu jedem Zeitpunkt herunterladen — ohne Sie zu stören. Außerdem müssen sie nicht 24 Stunden auf Ihre E-Mail-Antwort warten, um endlich mit der Arbeit fortzufahren, was den Arbeitsablauf wesentlich beschleunigt. 4. Zeitleisten und Aufgaben-Zuordnungen sind einstellbar Hat eine Schlüsselfigur Ihres Teams unerwartet für ein paar Tage Urlaub genommen? Das könnte eine enorme Verzögerung im Terminplan verursachen. Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagrammen bieten Ihnen einfache Optionen, die Situation zu beheben: Werfen Sie einen Blick auf Ihr Gantt-Diagramm, um zu überprüfen, ob Sie sich es leisten können, auf Ihr Teammitglied zu warten. Wenn Sie warten können, dann ordnen Sie die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm neu an, um die neuen Fertigstellungstermine festzulegen, und teilen Sie Ihrem Team mit, dass sie den aktualisierten Zeitplan überprüfen sollen. Die zentrale Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT) wird beibehalten. Wenn Sie nicht warten können, weisen Sie die Aufgabe jemand anderem zu. Da der ursprünglich Beauftragte alle Fortschritte im Projektmanagement-Tool hinterlegt hat, hat der neue Beauftragte Zugriff auf alle Informationen, die er benötigt, um mit der Aufgabe seines Arbeitskollegen fortzufahren. 5. Sie haben immer eine Version der zentralen Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT) Da Arbeit und Feedback im selben Tool gespeichert werden, können Sie es so oft abrufen, wie Sie möchten. Damit vermeiden Sie Auseinandersetzungen über “er/sie hat gesagt” oder “ich war mir nicht bewusst darüber, dass ich dafür verantwortlich bin”, da alles an einem einzigen Ort eindeutig dokumentiert ist und jeder Zugang hat. Was bedeutet es für Sie, ein digitaler Projektmanager zu sein? Wenn Sie bereits mit digitalem Projektmanagement vertraut sind, teilen Sie bitte Ihre Erfahrungen mit uns. Was hat sich geändert, seit Sie in der Cloud arbeiten? Weitere großartige Artikel zum Thema, was es bedeutet, ein digitaler Projektmanager zu sein: Der erfolgreiche digitale PM, Teil 1: Welche Rolle spielt ein digitaler Projektmanager? Was machen digitale Projektmanager eigentlich? Was ist ein digitaler Projektmanager? Top 20 Fähigkeiten von digitalen Projektmanagern
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projekt-Zeitpläne (3. Teil)
Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 3 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten und zweiten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 3: Projektplanungen voneinander getrennt halten Wenn Sie mehrere Projekte an getrennten Orten verwalten und verschiedene Tools für die Planung verwenden, dann verschwenden Sie viel Zeit damit, von einem Zeitplan zum anderen zu springen. Außerdem haben Sie dann niemals einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte, was unweigerlich zu Überschneidungen von Fälligkeitsterminen und Zeitplan-Konflikten bei Ihren Mitarbeitern führt. Dies wiederum verzögert Ihre Projekt-Lieferzeitpunkte. Voneinander getrennte Projekt-Zeitpläne erschweren es Ihnen erheblich, Aufgabenabfolgen und Prioritäten in all Ihren Projekten zu erkennen. Ein Beispiel: Wie stimmen Sie die Deadlines von drei getrennten Projekten aufeinander ab, wenn sie alle in die gleiche Woche fallen? In solchen Fällen werden Sie schnell zu einem Teamleiter, der von Projekt zu Projekt rennt und nach rettenden Strohhalmen sucht. Lösungsansatz Nr. 3: Projekt-Zeitpläne integrieren Eine integrierte Projektplanung gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeit. Erstellen Sie für Ihre Projekte einen Masterplan, der eine Zeitleiste für jedes Projekt enthält. Er sollte absolut transparent strukturiert sein, sodass jedes einzelne Projekt - egal ob Quartalsziel oder tägliche Aufgabe eines Teammitglieds - nachverfolgt werden kann. Neben der Festlegung der großen Projekt-Meilensteine und ihrer Termine sollte diese Planung sämtliche Aufgaben all Ihrer Projekte einbeziehen. Nur dann sind Sie in der Lage, die prioritären Aufgaben aller Projekte zu ermitteln und zu erkennen, auf welche Projekt-Meilensteine Sie sich konzentrieren müssen. Für die Erstellung eines Masterplans benötigen Sie möglicherweise ein integriertes Projektplanungs-Tool. Diese Art von Tool wird Ihnen auch dabei helfen, das Reporting für alle Projekte zu vereinheitlichen und einen Standard durchzusetzen. Darüber hinaus werden Sie dank eines Masterplans viel Zeit sparen, da alle Informationen stets griffbereit an einem einzigen Ort gesammelt werden. Die Fortsetzung dieser Serie folgt in Teil 4: Software & Technologie.
Was ist Risikoidentifikation im Projektmanagement?
Wer Google fragt, aus welchen Gründen Projekte fehlschlagen, findet seitenweise Artikel und Beiträge zu genau diesem Thema – darunter auch Warum Projektarbeitspläne scheitern – 5 Ursachen und wie man sie vermeiden kann hier bei Wrike. Viel hat mit Verfahrensaspekten zu tun, darunter Umfangsdefinition, Methode und Kommunikation, aber hinter allem steht ein grundlegendes Problem: die unzureichende Identifikation der Risiken. Nicht nur große Konzerne sind von mangelhaftem Risikomanagement betroffen. Auch kleinere Unternehmen neigen zu solchen Fehlern und müssen die Konsequenzen tragen – die für sie oft mindestens ebenso schwerwiegend sind. Die Identifikation von Projektrisiken geht also nicht nur Großkonzerne an, sondern sollte bei allen Unternehmen zum Geschäftsalltag gehören. Was ist Risikomanagement? Risikomanagement umfasst das Identifizieren, Verfolgen und Steuern potenzieller Risiken, die das allgemeine Wohlergehen und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen können. Die britische Association for Project Management (APM) beschreibt es so: „Risikoanalyse und Risikomanagement sind ein Prozess mit dem Ziel, einzelne Risikofälle sowie das Gesamtrisiko zu verstehen und proaktiv zu steuern und den Erfolg zu optimieren, indem Bedrohungen minimiert und Chancen sowie Ergebnisse maximiert werden.“ Ohne Unterstützung von oben, wahres Stakeholder-Engagement sowie einen disziplinierten Ansatz zur Identifikation und Steuerung von Risiken ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass ein Projekt fehlschlagen wird. Wichtig ist, Risiken gleich zu Beginn eines Projekts anzugehen und auf dieser Basis über Umfang, Verfahren und Ressourcenausstattung zu entscheiden. Unser Beitrag So erstellen Sie einen Risikomanagementplan befasst sich mit diesem Thema und liefert mehrere hilfreiche Beispiele. Ein weiterer wichtiger Punkt: Das Risikomanagement ist nicht nur ein Prozess, sondern auch eine Kultur. Daran erinnert uns Tom Wilson, Chief Risk Officer bei Allianz: „Das Risikomanagement ist eine Kultur, kein Kult. Es funktioniert nur, wenn jeder aktiv daran teilnimmt, statt es ein paar Hohepriestern zu überlassen.“ Andererseits gibt es tatsächlich Risiken, die sich positiv auf ein Projekt auswirken können. Ein Beispiel wäre die Änderung von Unternehmensrichtlinien, wodurch sich die Bürokratie verringert und Sie Zeit sparen. Ein solches positives Risiko wird generell als Chance bezeichnet, ein negatives Risiko als Bedrohung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blog-Post Was sind positive Risiken im Projektmanagement?. Risikoidentifikation – Lebenszyklus und Prozess Wenn wir uns den Prozess des Risikomanagements genauer ansehen, bildet die Risikoidentifikation den ersten Schritt. Wir beschreiben Schritt 1 in unserem Leitfaden zur Projekt-Risikobewertung wie folgt: „Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Risiken und Chancen, die Ihnen einfallen. Wenn Sie nur an die Bedrohungen denken, versäumen Sie vielleicht eine Gelegenheit, Ihrem Kunden unerwarteten Mehrwert zu bieten.“ Wie Sie sehen, wird in dieser Definition ganz deutlich auch auf positive Risiken und deren Einbeziehung in die Planung hingewiesen – Sie sollten jede Gelegenheit nutzen, Ihre Stakeholder zu begeistern. Wie identifiziert man also Risiken? Hierfür gibt es verschiedene Ansätze. Sie sollten die Methode wählen, die am besten zu den Arbeitspraktiken und der Ressourcenausstattung Ihrer Organisation passt. Beispielsweise hat das Project Management Institute (PMI) einen ausführlichen Leitfaden zu seinem Modell herausgegeben. Das mag Overkill sein, wenn Sie an einem einfachen Projekt oder in einer kleinen Firma arbeiten, aber es lohnt sich dennoch, die Grundkonzepte zu kennen. Betrachten wir zunächst den Kontext. Der Lebenszyklus der Risikoidentifikation ist ein Prozess, in dem zentrale Elemente des Risikomanagementplans entstehen (vergleichbar mit einem Projekt innerhalb eines Projekts). Die Risikoidentifikation selbst folgt einer definierten Struktur mit sechs Phasen: Erstellung der Vorlage Grundlegende Identifikation Detaillierte Identifikation Externe Gegenprüfung Interne Gegenprüfung Fertigstellung der Risikoaussage So identifiziert man Risiken im Projektmanagement Der Kürze wegen sehen wir uns hier nur die ersten drei Schritte an, da diese sich speziell mit der Risikoidentifikation befassen (in den restlichen Schritten geht es um die Bestätigung und Formalisierung der Ergebnisse in Bezug auf den gesamten Projektumfang). Erstellung der VorlageHierbei handelt es sich um eine Risikoaussage, die auf Informationen über Ursachen, Wirkungen, Konsequenzen, Risikobereiche und Ereignisse beruht. Eine strukturierte Vorlage hilft Ihnen, all diese Informationen auf einheitliche Weise zu erfassen. Grundlegende IdentifikationIn dieser Phase werden zwei Fragen zu potenziellen Risiken beantwortet: Warum wir bzw. warum nicht wir? Und wurden diese Risiken schon früher verzeichnet? Die erste Frage lässt sich durch eine SWOT-Analyse beantworten. Die zweite erfordert eine Aussage, am besten auf Grundlage einer Erfahrungsbibliothek oder einer Post-mortem-Analyse nach vorigen Projekten. Detaillierte IdentifikationDieser Schritt erfordert mehr Zeit als die anderen, liefert dafür aber die Details, die Sie brauchen, um die Risiken angemessen einschätzen zu können. Das PMI nennt hier fünf Mittel: Interviews Annahmen-Analyse Prüfung von Dokumenten Delphi-Methode Brainstorming Im nächsten Schritt werden dann die Risiken kategorisiert – dies ist die externe Gegenprüfung. Unser Artikel Einführung in den Risikostrukturplan geht näher auf dieses Thema ein. Im fünften Schritt folgt die interne Gegenprüfung, bei der die Risiken in Bezug auf entsprechende Elemente im Arbeitsumfang abgebildet werden. In dieser Phase entwickeln Sie eine Vorstellung davon, welche Teile des Projekts riskanter sind, welche eher nicht und welche Strategien zur Risikoverminderung angebracht sein könnten. Im letzten Schritt, der Fertigstellung der Risikoaussage, werden die Ergebnisse in Diagrammen zu Risikobereichen, Ursachen und Auswirkungen veranschaulicht. Tipp: Führen Sie in einem Tool wie Wrike ein Risikoregister, das alle Ihre Projekte abdeckt und das Sie heranziehen können, wenn Sie ein neues Projekt planen. Beispiele für die Risikoidentifikation Sehen Sie sich die folgenden beiden Beispiele an – das erste basiert auf der oben erwähnten PMI-Methode, das zweite auf einem Online-Risikoregister. Risikoidentifikation, Beispiel 1 Risikoidentifikation, Beispiel 2 Die beiden Beispiele sind nicht unbedingt unterschiedliche Ansätze. Vielmehr stellt das erste eine Mustervorlage für die Risikoidentifikation bereit und das zweite ein Risikoregister mit den gleichen Informationen. Die Verwendung eines Online-Tools für das Projektmanagement macht es sehr viel einfacher, beide Prozesse zu verwalten und Transparenz für Stakeholder zu schaffen. So entsteht ein Risikomanagementplan Denken Sie an die Risiken, die Sie als die Bausteine Ihres Risikomanagementplans identifiziert haben. Dieser beinhaltet normalerweise die folgenden Elemente: Risikoidentifikation Risikobewertung Zuweisung der Risikoverantwortung an Mitglieder des Projektteams Risikomaßnahmen Plan zur fortlaufenden Beobachtung und angemessenen Handhabung etwaiger neuer Risiken Nach der Risikoidentifikation verfügen Sie über detaillierte Informationen, um jedes einzelne Risiko bewerten, zuweisen und durch angemessene Maßnahmen bewältigen zu können. Doch damit ist die Arbeit nicht beendet. Im Verlauf des Projekts müssen Sie nach neuen Risiken Ausschau halten. Auch die Risikoverantwortung ist ein wichtiger Aspekt; diesbezüglich müssen definierte Prozesse für die Kommunikation und Eskalation vorhanden sein. Und das bringt uns zur nächsten Frage: Wer beobachtet die Risiken? Wer ist für die Risikoüberwachung zuständig? Große Organisationen ernennen Risikomanager auf der Führungsebene und bilden oft Risikoausschüsse mit Vertretern aus diversen Abteilungen, die an den CEO und den Vorstand berichten. Auch wird bei ihnen die Risiko-Governance regelmäßig von externen Stellen geprüft. Je kleiner jedoch das Unternehmen, desto spärlicher sind oft die Strukturen für das Risikomanagement – aber die Risikoidentifikation und das Risikomanagement sollten auch hier Priorität haben. Es gehört zur Best Practice, gleich zu Beginn des Projekts die Zuständigkeiten zuzuweisen, abhängig von den Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten. Bei großen Unternehmen könnte die Struktur so aussehen: Projektsponsor Trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Kennt und genehmigt den Risikomanagementplan. Projektmanager Trägt die Gesamtverantwortung für das Risikomanagement, inklusive Kommunikation und Eskalation. Risikoeigner Kann ein Mitglied des Projektteams sein oder auch ein Stakeholder, der nicht zum Team gehört, aber dennoch für einzelne Risiken zuständig ist. Risikoausschuss Überwacht Risiken in allen Projekten einer Organisation. In kleineren Organisationen übernimmt der Inhaber oft die Rolle des Projektsponsors, und Risikoausschüsse sind eher selten – aber mit dem richtigen Willen und einem rationalisierten Prozess lassen sich auch hier die Risiken genauso effektiv steuern. Managen (und minimieren) von Risiken mit Wrike Das Risikomanagement ist ein kritischer und wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements – und ein teurer, denn es kann bis zu 20 % der gesamten Projektzeit verschlingen. Man muss sich also wundern, dass viele große Organisationen immer noch mit veralteten Tools wie Textdokumenten, Tabellen und E-Mails arbeiten, um ihre Risiken zu managen. . Wenn man einmal darüber nachdenkt, ist das mit allerlei Risiken verbunden. Wie oft kommt es vor, dass eine Datei verloren geht oder versehentlich die falsche Version aktualisiert und verteilt wird? Mit einem modernen, vielseitigen und leistungsstarken Projektmanagement-Tool wie Wrike steigern Sie Ihre Effizienz und reduzierten zugleich das Risiko: Ihr Prozess für Risikoidentifikation und -management ist zentralisiert und leicht zugänglich. Sie können Arbeitsabläufe erstellen, um die Schritte Ihres Risikomanagementplans zu unterstützen. Sie können mehrere Kategorisierungsebenen einrichten und Risiken taggen, um sie dann in mehreren Projekten zu suchen. Sie werden über die wichtigeren Risiken benachrichtigt. Sie bleiben immer auf dem Laufenden und können mit wenigen Mausklicks Berichte erstellen. Sie können in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten. Sieht Ihr derzeitiger Prozess im Vergleich dazu schwerfällig und alt aus? Dann sollten Sie für Ihr nächstes Projekt Wrike in Betracht ziehen. Starten Sie heute Ihre kostenlose zweiwöchige Testphase und erleben Sie selbst, wie wirkungsvoll Wrike das Risikomanagement in Projekten aller Größe unterstützt.
Ausführliche Anleitung zur Erstellung von Gantt-Diagrammen in Wrike
Wir haben viele Videos über unsere Gantt-Diagramme erstellt. Sie beschreiben, wie unsere Gantt-Diagramme (auch bekannt als Zeitleisten-Ansicht) verwendet werden, u.a. auch wie neue Aufgaben direkt aus der Zeitleiste heraus erstellt und mit abhängigen Aufgaben verlinkt werden. Ferner erhalten Sie über unser Hilfe-Center einen Überblick über die verschiedenen Funktionen. Da aber keine dieser Quellen Best Practices für die Verwendung der Wrike Zeitleiste beinhaltet, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zum effizienten und praktischen Einstieg. Was Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen Ein Gantt-Diagramm ist eine erweiterte Möglichkeit, die Zeitleiste Ihres Projekts zu verfolgen. Verwenden sollten Sie es, um eine Gesamtübersicht der laufenden Projekte zu erhalten, und davon, wie diese von zukünftigen Projekten oder gleichzeitig laufenden Projekten abhängig sind. Der größte Vorteil eines Gantt-Diagramms ist es, dass Sie in Hinblick auf große Meilensteine planen und den Umfang Ihrer Projekte visualisieren können. Zwei schnelle Wrike Tipps, bevor Sie loslegen: 1. Wegen ihrer kalenderähnlichen Funktion werden Aufgaben nur dann auf der Zeitachse angezeigt, wenn ihnen ein Datum zugeordnet ist. Das bedeutet, dass Ihre auf „Backlog“ gestellten Aufgaben nicht angezeigt werden, bis ihnen ein Fälligkeitstermin zugeordnet wird. 2. Geben Sie Ihren Aufgaben eindeutige Namen (auch Ihren Ordnern). Schon der Name einer Aufgabe sollte seine wichtigsten Details erkennen lassen. „An Kunde senden“ sagt wenig aus. Was soll an den Kunden gesendet werden? „Standardvertrag an Kunde senden“ ist viel deutlicher, wenn Sie sich das Gantt-Diagramm ansehen. Ihre Aufgaben in Wrike erstellen Wenn Sie Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagramm betrachten wollen, befinden Sie sich in einer der beiden folgenden Situationen: Sie haben bereits Ihren Zeitplan angelegt oder Sie müssen noch den Zeitplan für Ihre Aufgaben erstellen. In beiden Situationen müssen wir zuerst sicherstellen, dass sich alle Ihre Aufgaben in Wrike befinden. Dazu eignet sich am besten die Aufgabenlisten-Ansicht. In dieser Ansicht können Sie mit der Quick-Add Funktion mit minimalem Aufwand und auf einen Schlag alle Ihre Aufgaben in den Workspace holen: Wählen Sie das Projekt / den Ordner, wo Sie Ihre Aufgaben erstellen möchten. Klicken Sie auf „+ neue Aufgabe“ am oberen Rand Ihrer Aufgabenlisten-Ansicht. Geben Sie den Aufgabennamen ein und drücken Sie Enter. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis sich alle Aufgaben im Workspace befinden. Damit diese Aufgaben jetzt im Gantt-Diagramm erscheinen, müssen ihnen Fälligkeitstermine zugeordnet werden. Sie können auch mit unseren Shortcuts in der Aufgabenlisten-Ansicht Termine schnell zuordnen: Bewegen Sie die Maus über die rechte Seite einer Aufgabe in der Liste; es erscheint ein kleines Kalendersymbol. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen für jede Aufgabe das richtige Fälligkeitsdatum. Wenn Sie die Dauer der Aufgabe bereits wissen, (wie lange es dauern wird, bis der Auftrag abgeschlossen ist) können Sie das jetzt auch festlegen. Aufgaben sollten nur dann als Meilensteine gesetzt werden, wenn es sich um das Ende eines Projekts handelt (z.B. der große Launchtermin, ein Event-Datum oder eine endgültige Frist). Bei den meisten Projekten sollten Sie nur eine Aufgabe als Meilenstein haben. Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind, können Sie die Aufgaben auch später als Meilensteine festlegen. Befinden Sie sich in der Situation 2 (siehe oben – noch kein Zeitplan), ordnen Sie allen Aufgaben dasselbe Datum zu – in der Nähe des möglichen Startdatums. Dadurch erscheinen die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm, von wo aus Sie sie dann einfach per Drag and Drop umplanen können. Den Zeitplan im Gantt-Diagramm optimieren Jetzt, da alle Ihre Aufgaben und Termine in Wrike eingegeben worden sind, ist es an der Zeit, das Gantt-Diagramm genauer anzusehen. Anfangs- und Endtermine festlegen Da Ihnen nun eine visuelle Darstellung Ihres Projektes vorliegt, sollten Sie prüfen, ob alles wirklich sinnvoll erscheint, und bei Bedarf entsprechend korrigieren. Fall Sie Ihren Zeitplan noch nicht konfiguriert haben, müssten Sie jetzt Ihre Aufgaben per Drag & Drop in der Zeitleiste verschieben, um die Anfangs- und Endtermine zuzuweisen. Denken Sie bei der Erstellung des Zeitplans immer daran, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen. → In unserem Hilfe-Center finden Sie alle Schnell-Aktionen zur Veränderung des Projektplans. Jetzt, wo Ihr Zeitplan fertig ist, sollten Sie Ihren endgültigen Fälligkeitstermin als Meilenstein festlegen, falls nicht schon erfolgt; dieser erscheint dann als kleine Flagge auf der Zeitleiste. Das ist besonders nützlich, weil sich ein Meilenstein auch dann nicht verschiebt, wenn man den Zeitplan für Projektaufgaben nach vorne oder nach hinten bewegt. Meilensteine sind für Projekte vorgesehen, die einen festen Fälligkeitstermin ohne Änderungsmöglichkeit haben. (Beispielsweise wenn Sie bereits öffentlich den Starttermin angekündigt haben, oder wenn Ihnen ein Kunde eine absolute Frist vorgibt). Klicken Sie auf die Aufgabe, die der Meilenstein sein soll, wählen Sie „Zum Meilenstein umwandeln“ und überprüfen Sie noch einmal Ihren Termin auf Genauigkeit. Aufgaben-Abhängigkeiten festlegen Ein Hauptziel bei der Verwendung eines Gantt-Diagramms ist die Festlegung von Aufgaben-Abhängigkeiten. Welche Aufgaben sind von anderen Aufgaben abhängig, damit man sie beginnen oder abschließen kann? Es gibt vier Möglichkeiten, Aufgaben miteinander zu verbinden: Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist. Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B gestartet wurde. Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist. Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B gestartet wurde. Hängt die einzige Abhängigkeit in Ihrem Terminplan mit Ihrem Meilenstein-Ereignis zusammen (z.B. Sie können Ihr Meilenstein-Ereignis nicht eher abschließen, bis alle Aufgaben abgeschlossen wurden), dann verbinden Sie alle Ihre Aufgaben mit dem Meilenstein. In unseren Gantt-Diagrammen können Sie Aufgaben-Abhängigkeiten per Drag and Drop festlegen. Ziehen Sie die Linie am Anfang oder Ende der Aufgabe A an den Anfang bzw. das Ende von Aufgabe B um die Beziehung einzurichten. Nachdem Sie die richtigen Aufgabenabhängigkeiten eingerichtet haben, führt Ihr Gantt-Diagramm bei einer Änderung des Start- oder Fälligkeitsdatums einer der Aufgaben automatisch eine Neuterminierung aller verbundenen Aufgaben durch. Arbeitsfortschritt kontrollieren Sobald Ihr Gantt-Diagramm vollständig eingerichtet ist, die Aufgaben zugewiesen wurden und die Arbeit im Gange ist, können Sie anhand des Gantt-Diagramms den Fortschritt prüfen. Farbkodierung des Gantt-Diagramms zur schnellen Übersicht Beim Öffnen des Gantt-Diagramms wird das heutige Datum durch eine rote vertikale Linie gekennzeichnet. Bei fortschreitender Arbeit werden die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm durch drei mögliche Farben gekennzeichnet: Grün: Diese Aufgaben wurden bereits abgeschlossen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass sie rechtzeitig abgeschlossen wurden, aber in diesem Moment sind sie vollständig. Rot: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet und sie sind überfällig. Als Manager oder Kollege können Sie die Aufgabe anklicken und die Aufgaben-Verantwortlichen fragen, wodurch die Fertigstellung verzögert wird. Blau: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet, sie sind aber nicht überfällig. Sorgen Sie sich über den Fortschritt, klicken Sie die Aufgabe an, um zu sehen, wie die Arbeit vorankommt. Als Enterprise-Nutzer können Sie die Blau/Rot/Grün Farbcodierung außer Kraft setzen, indem Sie Ihren Workflow durch das Erstellen von benutzerdefinierten Status anpassen. Stattdessen werden Ihre Aufgaben gemäß der voreingestellten Status-bezogenen Farbe dargestellt. Beim Prüfen des Fortschritts denken Sie daran, sich die Abhängigkeitslinien anzusehen. Ist die Aufgabe C vom Abschluss der Aufgabe B abhängig und Aufgabe B vom Abschluss der Aufgabe A, kann jede Verzögerung zu einem Engpass des gesamten Projekts führen. Erkennen Sie, dass sich die Frist einer Aufgabe nähert, von denen andere Aufgaben abhängig sind, überprüfen Sie, ob diese Arbeit rechtzeitig abgeschlossen wird, so dass der Projektfluss nicht gestört und andere Aufgaben - oder noch schlimmer, Ihr Meilenstein - gefährdet werden. Mit Filtern finden, was wichtig ist Wenn Sie im Gantt-Diagramm nur bestimmte Arbeitsstatus, bestimmte Aufgaben-Verantwortliche, Termine oder andere Kriterien sehen wollen, filtern Sie die Ansicht des Gantt-Diagramms. Was möchten Sie sonst noch wissen? Haben Sie weitere Fragen zum Wrike Gantt-Diagramm? Lesen Sie mehr in unserem Hilfe-Center.
IT-Ticketsysteme – ein unverzichtbarer Leitfaden
Wenn es bei der Arbeit technische Probleme gibt, tritt in der Regel ein Team in Aktion, das viele Namen hat – Helpdesk, Support-Team, IT-Service-Desk, User-Support usw. Ganz gleich, wie wir es nennen: Ein IT-Team ist an jedem Arbeitsplatz wichtig, aber ganz besonders im IT-Projektmanagement. Es kümmert sich zügig um alle technischen oder IT-bezogenen Angelegenheiten und steigert so die Effizienz der Mitarbeiter, des Teams und der Organisation insgesamt. Ticketsysteme sind hier eine große Hilfe. In diesem Leitfaden sehen wir uns an, was ein Support-Ticketsystem ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie die besten Programme für Ihr Unternehmen finden. Was ist ein IT-Ticketsystem? Ob zwei Beschäftigte oder 200.000 – jedes Unternehmen braucht robuste Ticketsysteme, um seinen internen und externen Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Mit IT-Ticketsystemen werden Kundenanliegen, Nutzeranfragen oder technische Probleme erfasst, verwaltet und gelöst. Wie funktionieren IT-Tickets? Ein IT-Ticketsystem erfasst alle Support-Tickets mit den dazugehörigen Informationen an einem einzigen, zentralen Ort, wodurch sich das gesamte Verfahren leichter verwalten lässt. Dies ist der typische Prozess für eine Service-Anfrage oder ein Support-Ticket: Tickets werden durch Nutzerfragen generiert, automatisch von Computersystemen erstellt oder manuell von Support-Mitarbeitern eingegeben. Alle Tickets werden in eine einzige, konsolidierte Warteschlange eingereiht und dort nach Dringlichkeit sowie nach den unternehmenseigenen Regeln für Ticket-Bearbeitung priorisiert. Tickets werden verschiedenen IT-Support-Mitarbeitern zur Bearbeitung zugewiesen. Sobald ein IT-Support-Mitarbeiter das Ticket erhält, wird eine automatische Empfangsbestätigung an den Nutzer geschickt. Der Support-Mitarbeiter ergreift die nötigen Maßnahmen zur Lösung des Problems oder fordert zusätzliche Informationen an. Falls das Problem auf dieser Ebene nicht lösbar ist, kann es eskaliert werden. Alle Daten und Informationen zu dem Ticket werden im Ticketsystem gespeichert und stehen für zukünftige Prozessverbesserungen, Datenanalysen oder Leistungsbeurteilungen des Support-Teams zur Verfügung. Braucht Ihr Unternehmen ein IT-Ticketsystem? Wenn Ihr Kunden-Support die Anzahl und den Umfang der Anfragen nicht mehr bewältigen kann, ist es eindeutig Zeit für ein Ticketsystem. Ihr Team kümmert sich wahrscheinlich um viele verschiedene externe oder interne Support-Anfragen. Die Einführung eines leistungsstarken IT-Ticketsystems kann dazu beitragen, die Arbeitsauslastung zu reduzieren, die interne Effizienz zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Best Practices für Ticketsysteme Neue Software bringt wenig, wenn es keine Möglichkeit gibt, ihren Nutzen zu messen und zu belegen. Durch die Einrichtung von Parametern und Leistungskennzahlen (KPIs) kann Ihr IT-Service-Desk Kundenprobleme lösen, durchgehend hohe Zufriedenheitswerte erzielen und Service-Level-Agreements erfüllen. Dies sind die wichtigsten Best Practices für Ticketsysteme, die Sie kennen sollten, bevor Sie das perfekte System für Ihre Zwecke auswählen: Bieten Sie Self-Service-Optionen Die meisten Kunden nutzen lieber eine Wissensdatenbank als jede andere Kundenservice-Option. Es lohnt sich also, Nutzer bei einfach zu lösenden Problemen zur Selbsthilfe anzuregen, indem Sie eine Palette an Informationsquellen bereitstellen, wie z. B. Community-Foren, Video-Tutorials, Blog-Posts und mehr. Das ist nicht nur kostensparend, sondern hilft zugleich Ihrem Team, die Anzahl an Support-Tickets zu reduzieren und Kunden schneller zu helfen. Richten Sie Support-Portale ein Wussten Sie, dass mehr als 71 % der Kunden ihre Probleme am liebsten selbst lösen würden? Mit einem einfachen Support-Portal können Sie Ihren Kunden die Mittel in die Hand geben, um schnell Probleme zu lösen und den Ticket-Bearbeitungsprozess zu verfolgen. Ihr gewähltes IT-Ticketsystem sollte ein benutzerdefinierbares Support-Portal bieten, das diverse Anfragen handhabt und Kunden erlaubt, problemlos zusätzliche Informationen hochzuladen. Sorgen Sie für eine erstklassige Kundenerfahrung Laut einer Gartner-Studie von 2015 ist die Qualität der Kundenerfahrung für 89 % von Unternehmen ein Wettbewerbsfaktor. Dies macht Kundenanfragen zu einem geschäftskritischen Prozess, dem maximale Aufmerksamkeit gebührt. Mit einem Ticketsystem kann Ihr Team eine kanalübergreifende Erfahrung bieten, die einheitliche Kommunikation sicherstellen und Kundenprobleme an allen Touch-Points lösen – eine lohnenswerte Investition für Ihr Unternehmen. Robuste Analysen und Berichte Führende Ticketsysteme unterstützen Echtzeit-Analytik und -Berichte, die Einblick in den Helpdesk-Betrieb geben und dadurch Möglichkeiten zur Verbesserung von Serviceleistungen und KPIs aufzeigen. Mit der Ticket- und Helpdesk-Vorlage von Wrike beispielsweise kann Ihre IT-Organisation Best Practices für die Ticket-Bearbeitung umsetzen und gleichzeitig verhindern, dass Service-Anfragen versehentlich durch das Netz fallen. Sicherheit Sicherheit ist bei jedem Ticketsystem ein Muss. Selbst wenn Tickets keine vertraulichen oder sensiblen Informationen enthalten, müssen Sie mittels Secure Sockets Layer (SSL) sichere Netzwerke zwischen Webbrowsern und dem Server einrichten. HIPAA-Konformität gibt Ihnen und Ihren Kunden die Sicherheit, dass der gesamte Ticket-Bearbeitungsprozess lückenlos geschützt ist. Integrationen und Anpassungsoptionen Wenn Kunden Daten aus anderen Anwendungen oder Programmen bereitstellen müssen, kann ein Tool, das sich mit den Arbeitsabläufen Ihres IT-Heldesk integrieren lässt, die Nutzererfahrung sehr viel angenehmer machen. Prüfen Sie also, ob sich die Software den Bedürfnissen Ihrer Organisation anpassen lässt – dies kann die Bearbeitungszeiten Ihres Support-Teams verkürzen. So wäre z. B. mehrsprachiger Support oder eine Übersetzungsoption ein wertvolles Extra für Kunden in vielfältigen Ländern wie Kanada oder den USA. [caption id="attachment_465487" align="alignnone" width="749"] Foto von Christina @ wocintechchat.com auf Unsplash[/caption] Welche Vorteile bietet ein IT-Ticketsystem? Sind Sie immer noch unsicher, ob Ihre Organisation ein IT-Ticketprogramm braucht? Sehen wir uns nun an, ob die Vorteile von Ticketsystemen die Kosten rechtfertigen. Verbesserte Teamproduktivität dank Automatisierung Wir alle wissen, dass Mitarbeiter durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben oder Tätigkeiten produktiver werden können. Die Zentralisierung aller Tickets bedeutet, dass zusätzliche Informationen (wie Screenshots, Bilder, Dokumente usw.) am gleichen Ort erfasst sind. Automatisierte Routineaufgaben und ein Ticket-Trail steigern die Produktivität Ihres IT-Teams und straffen die Kundenprozesse. Eine erstklassige Kundenerfahrung US-Unternehmen verzeichnen jedes Jahr Verluste von schätzungsweise 62 Mrd. US-Dollar durch mangelhaften Kundenservice. Niemand möchte in dieser Statistik erscheinen! Viele Kunden haben nicht nur ein Anliegen, sondern mehrere, und ein gut organisiertes, zentralisiertes IT-Support-System unterstützt die schnelle Lösung selbst komplexer Probleme. Zentralisierte Lösung aller Probleme Alle Organisationen haben verschiedenste interne und externe Stakeholder, darunter Investoren, Kunden, Anbieter und andere Dritte. Service-Level-Agreements (SLAs) stellen sicher, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen gegenüber diesen Stakeholdern erfüllt. Wie können also IT-Ticketsysteme die Einhaltung von SLAs unterstützen? Die Einrichtung von SLAs ist oft eine gute Methode, um Ihr Team für seine Ergebnisse und die Erfüllung der definierten Erwartungen verantwortlich zu machen. Eine einfache Helpdesk-Software kann helfen, vielfältige SLAs zu verwalten, benutzerdefinierte Berichte für Compliance-Zwecke zu generieren und langfristig positive Stakeholder-Beziehungen sicherzustellen. Liste von IT-Ticketsystemen Leistungskennzahlen (KPIs) wie z. B. Reaktions- und Bearbeitungszeiten können Ihnen helfen, die Kundenerfahrung zu optimieren. Sehen wir uns nun an, welche IT-Ticketsysteme gut zu Ihrem Team passen könnten. Servicenow Reduzieren Sie Software-, Hardware- und Cloud-Kosten mit Servicenow, einer spezialisierten Plattform zur Verwaltung digitaler Workflows, die Arbeitsabläufe im IT-Support unterstützt und Ihr Unternehmen transformiert. Schaffen Sie eine moderne, ansprechende IT‑Service‑Experience und bieten Sie Ihren Kunden einen sicheren, automatisierten und zuverlässigen digitalen Betrieb. Connectwise Connectwise unterstützt die Einrichtung und Verwaltung eines effizienten Helpdesk-Teams, damit verpasste Tickets der Vergangenheit angehören. Intelligente Funktionen wie Multi-Channel-Ticketing, mobiler Zugriff, automatisierte Eskalationen, Zeiteingabe-Verwaltung und intelligentes Dispatching werden Ihre Tech-Mitarbeiter überzeugen. Jira Service Desk Jira Service Desk wurde 2013 von Atlassian eingeführt und hilft IT-Support-Teams, den manuellen Aufwand zu verringern, Wartezeiten von Kunden zu senken und insgesamt produktiver zu arbeiten. Das System bietet diverse branchenführende Funktionen wie ein intuitives Self-Service-Portal, dialoggeführte Tickets sowie Integrationen mit Slack und Microsoft Teams. SolarWinds Web Help Desk Die erschwingliche Web-Helpdesk-Lösung SolarWinds ist zugleich eine Asset-Management-Software, die es IT-Teams ermöglicht, das Ticketing zu automatisieren, eine zentralisierte Wissensdatenbank einzurichten, das System mit LDAP und Active Directory zu integrieren und benutzerdefinierte Berichte zur Messung von SLAs zu erstellen. Happy Fox Reduzieren Sie das Chaos mit dem umfassenden Helpdesk-Ticketsystem Happy Fox, das Ihrem Team hilft, Anfragen schneller zu bearbeiten. Verbessern Sie Ihre SLA-Ziele und steigern Sie Ihren ROI mit der Erstellung einer praktischen Self-Service-Wissensdatenbank, einem effizienten Support-Ticketsystem sowie informativen Community-Foren. Funktionen, die ein IT-Ticketsystem bieten sollte Nicht alle IT-Teams sind gleich. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an ein Ticketsystem und wird daher unterschiedliche Lösungen wählen. Auch wenn Anzahl und Dringlichkeit der eingehenden Tickets variieren, bleibt jedoch das grundlegende Ziel einer IT-Ticketlösung das gleiche: die zügige und effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen. Dies sind einige der Funktionen, die Ihnen dabei helfen können. Incident-Management Das Incident- oder Störfallmanagement ist ein Prozess zur möglichst schnellen Wiederherstellung des Betriebs durch die zügige Handhabung existenzgefährdender Probleme (also wie die Feuerwehr bei einem Brand). Dies umfasst die Identifizierung, Diagnose und umgehende Behebung des Problems. Kanalübergreifender Support Mehr als 80 % aller Unternehmen verfolgen eine kanalübergreifende Customer Experience Strategie – und niemand will abgehängt werden. Aktuelle Trends im IT-Projektmanagement bestätigen, dass Unternehmen dort präsent sein wollen, wo sich ihre Kunden aufhalten. Ihr Ticketsystem sollte Helpdesk-Tickets über Anrufe, E-Mails, Live-Chat und soziale Medien annehmen können. Und es sollte Ihnen ermöglichen, all dies auf einem einzigen, intuitiven Dashboard zu verwalten. Benutzerfreundlichkeit und Self-Service Ticketsysteme sollten Funktionen zur Verbesserung der Effizienz bieten, wie Automatisierung, strukturiertes Ticket-Routing und einfache Arbeitsabläufe. Für Nutzer – sowohl Helpdesk-Mitarbeiter als auch Kunden – sollte das System einfach und intuitiv zu verwenden sein. Die Einbeziehung von Self-Service-Komponenten kann die Anzahl von Tickets drastisch reduzieren und zugleich eine schnellere Bearbeitung ermöglichen. [caption id="attachment_465493" align="alignnone" width="750"] Foto von Simon Abrams auf Unsplash[/caption] Mehrsprachiger Support Betreut Ihre Organisation Kunden in verschiedenen Ländern? In diesem Fall könnte sich ein Ticketsystem mit integrierter Übersetzungsfunktion lohnen. Einzigartige, wirklich kundenorientierte Funktionen wie diese werden die Bearbeitungszeiten Ihrer Support-Teams verbessern und Ihre Kunden beeindrucken. Wissensdatenbank In einer leistungsstarken Wissensdatenbank mit Self-Service-Funktion können Kunden auf einfachere Fragen selbst Antworten finden und das Problem lösen, ohne überhaupt ein Ticket zu erstellen. Beziehen Sie Kunden-FAQs, Service- und Produkt-Updates, Video-Tutorials und Blog-Guides ein, um die Ticketzahlen und Support-Kosten Ihrer Organisation zu reduzieren. Skalierbarkeit Jede Organisation entwickelt und verändert sich. Bei Ihrer Suche nach einem geeigneten Ticketsystem sollten Sie also eine skalierbare Lösung wählen, mit der Ihr Geschäft schneller und effektiver wachsen kann. Datenspeicherkapazität, Nutzerkonten, Anzahl der zulässigen Teams und Anzahl der verwalteten Kunden – dies sind nur einige der vielen Funktionen, die bei der Wahl der richtigen Software eine Rolle spielen. Berichte und Analysen Eine leistungsstarke Berichts- und Analysefunktion sollte auf der Anforderungsliste für Ihr IT-Ticketsystem ganz oben stehen. Echtzeitdaten zu Mitarbeiterleistung, Anzahl bearbeiteter Tickets und durchschnittlicher Bearbeitungszeit helfen Ihnen, die tatsächliche Leistung mit vordefinierten SLAs zu vergleichen. Integrationen Moderne Helpdesk-Lösungen bieten Ihnen zahlreiche Optionen für die Integration mit existierenden Unternehmensanwendungen. Durch Integrationen erhält Ihr Team leistungsstarke Data-Sharing- und Automatisierungsfunktionen, um die Produktivität des Systems insgesamt zu stärken. So implementieren Sie ein IT-Ticketsystem mit Erfolg Ein System ist immer nur so gut wie seine Implementierung. Sichern Sie Ihren Erfolg, indem Sie diese sieben Schritte befolgen. Ihre Endziele definieren Bevor Sie Ihr Ticketsystem implementieren, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Team die Gründe versteht. Klare, umsetzbare Ziele helfen Ihren Mitarbeitern, die Richtung ihres Teams und ihrer Arbeit zu verstehen. Zudem bewahren sie dadurch ihren Fokus auf spezifische Ziele, wie zuverlässige Kundenbetreuung, Reduzierung der Support-Kosten oder eine verbesserte Erfüllung von Service-Level-Agreements. Die Nutzererwartungen klären Stellen Sie die richtigen Fragen, um die Bedürfnisse, Erwartungen oder Pain-Points Ihrer Kunden genauer zu verstehen. Würden sie lieber direkt mit einem Helpdesk-Mitarbeiter interagieren oder den Self-Service nutzen? Wie einfach war es für sie, ein Ticket zu erstellen? Ihr Support-Team aufbauen Im Grunde ist es nicht schwer, Ihre Kunden zu begeistern. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihr Support-Team die richtigen Fachkenntnisse besitzt, umfassend in der Verwendung Ihrer Dienste/Produkte geschult ist und Kundenanfragen sicher handhaben kann. Schätzen Sie die ideale Größe Ihres Support-Teams für IT-Projekte, indem Sie sich die durchschnittliche Anzahl von Service-Anfragen pro Woche und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Ticket ansehen. Einen automatisierten Arbeitsablauf einrichten Es lohnt sich, so viele Tätigkeiten wie möglich zu automatisieren, um die Produktivität des Teams zu steigern und Zeit zu sparen, die von Ihren IT-Mitarbeitern dann in kritische Aufgaben investiert werden kann. Funktionen wie automatische Ticket-Zuweisung nach dem Rundlauf-Verfahren, das Versenden automatisierter Feedback-E-Mails oder vordefinierte SLA-Regeln sind hier nützlich. Eine praktische Wissensdatenbank schaffen Mehr als 60 % der Kunden bevorzugen ein einfach zugängliches Self-Service-System, mit dem sie ihre Probleme selbständig lösen können. Wissensdatenbanken sind dabei das meistverwendete Tool. Eine praktische Wissensdatenbank sollte für die mobile Nutzung optimiert sein, regelmäßig aktualisiert werden und die populärsten Inhalte leicht zugänglich präsentieren. Vordefinierte KPIs einsetzen Wenn Ihre Organisation einen IT-Helpdesk betreibt, sollten Sie spezifische Kennzahlen heranziehen, um für eine reibungslose Arbeitsweise zu sorgen. Wählen Sie zentrale Parameter, die sich einfach verfolgen lassen – darunter z. B. Nutzerzufriedenheit, Ticket-Bearbeitungszeit und das Ausmaß der Eskalation komplexerer Tickets. Das IT-Ticketsystem testen und einführen Jedes IT-System braucht vor dem Start mehrere Testrunden, um die Gefahr von Problemen zu minimieren und das Team angemessen vorzubereiten. Bevor Sie Ihr System in Betrieb nehmen, sollten Sie Ihrem Team Zeit geben, alle Funktionen kennenzulernen und sich mit der Verwendung bei der tagtäglichen Arbeit vertraut zu machen. Was bietet Wrike als IT-Ticketsystem? Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich auf die Veränderungen im IT-Projektmanagement und bei Kundenbedürfnissen einzustellen, und geben Sie ihnen ein bedarfsgerechtes, flexibles Ticketsystem. Mit der vordefinierten Vorlage von Wrike können Ihre Teams eingehende IT-Tickets von internen Nutzern oder externen Kunden mühelos organisieren, verwalten und verfolgen. Stärken Sie Ihre Teams und sichern Sie ihren Erfolg mit Echtzeit-Arbeitstransparenz, benutzerdefinierbaren Ticket-Dashboards und einfachen, automatisierten Arbeitsabläufen. Bereit für den Start? Beginnen Sie noch heute Ihre kostenlose zweiwöchige Testphase.
Rebranding: Wrike's neues Gesicht
Der überarbeitete Markenauftritt von Wrike steht für unser Versprechen, den Weg der Innovation und Marktführung im kollaborativen Arbeitsmanagement unbeirrt fortzusetzen. Lesen Sie mehr über die neue Benutzererfahrung, das Design und unsere Überlegungen hinter der Marken-Neugestaltung.
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projektplanung (2. Teil)
Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 2 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Werfen Sie, bevor Sie diesen Artikel lesen, bitte einen Blick auf Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil). Fehler Nr. 2: Nachlässige Projektplanung Die Versuchung ist groß, sich nicht zu sehr mit der Projektplanung zu beschäftigen und einfach direkt in die Ausführung überzugehen. In einem Unternehmensumfeld, in dem jedes Projekt zum Unternehmenserfolg beitragen muss, führt diese übereifrige Vorgehensweise jedoch auf direktem Weg zum Misserfolg. Machen Sie sich bewusst, dass einer der wichtigsten Gründe für fehlschlagendes Projektmanagement darin besteht, dass die Projektpläne einfach nur im Regal verstauben. Ein Projektplan, der nicht existiert, nicht genutzt wird, veraltet, unvollständig oder schlecht aufgebaut ist, bringt unweigerlich Fehler bei der Projektausführung mit sich. Die meisten Fehler beim Projektmanagement sind auf das Fehlen einer effizienten und aktuellen Projektplanung zurückzuführen. Halten Sie Ihre Projektplanungen nicht auf dem neusten Stand, dann können Sie die Fortschritte Ihrer Projekte nicht mehr überwachen und beeinflussen. Letztendlich haben Sie dann mehr Arbeit als eigentlich nötig gewesen wäre und sprengen auch noch Ihr Budget. Das führt wiederum dazu, dass Ihre Teammitglieder bei der Fertigstellung ihrer Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen. Und all dies hat direkten Einfluss auf Ihren Projekt-Abgabetermin. Lösungsansatz Nr. 2: Pläne realistisch und auf dem neusten Stand halten Aber wie bleibt Ihre Projektplanung aktuell und realistisch? Hier nun drei konkrete Maßnahmen: Überprüfen, überprüfen, überprüfen Wenn alle Ihre Projekte pünktlich fertiggestellt und im Rahmen des Budgets bleiben sollen, müssen Sie den Fortschritt jedes Ihrer Projekte jeden Tag überprüfen. Ihr Projektteam muss an seine Projektziele und den Zeitplan glauben können. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Planung regelmäßig überprüfen und aktualisieren, anderenfalls wird sich Ihre Planung als absolut nutzlos erweisen. Die Planung flexibel gestalten Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, müssen Sie stets bereit sein, sofort auf unerwartete Veränderungen bei einem Projekt zu reagieren und Ihre Planung an diese anzupassen. Dies erspart Ihnen Fehlerkosten bei der anfänglichen Zeitplanung. Alle Informationen stets zur Hand haben Halten Sie alle Informationen griffbereit, damit Sie auf Veränderungen bei Ihren Projekten reagieren und Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Lassen Sie nicht zu, dass wertvolle Informationen zu Aktualisierungen in separaten Dateien untergehen. Fassen Sie all Ihre Daten an einem zentralen Ort zusammen und speichern Sie dort auch alle Projekt-bezogenen Dateien. Sorgen Sie dafür, dass die relevanten Personen leicht darauf zugreifen können. Alle Informationen zur Hand zu haben, ermöglicht es Ihnen, zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand Ihrer Projekte zu kennen. Fortsetzung folgt in Teil 3: Fehler bei der Projektzeitplanung. Lesen Sie weiter Für weitere Informationen zum Thema Projektplanung lesen Sie: Projektmanagement-Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicheren Projektplan 10 essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik) 5 psychologische Tricks, die Ihrem Team dazu verhelfen, Deadlines einzuhalten
Wie man Vorlagen im Projektmanagement einsetzt (Infografik)
Warum das Rad neu erfinden, wenn es darum geht, Arbeitsprojekte auszubauen? Erfahren Sie, wie Vorlagen dazu beitragen, ausgerichtet zu bleiben, zusammenzuarbeiten, die Produktivität zu steigern und das Rennen zu gewinnen.
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil)
OK, Sie haben Erfahrung mit Projektmanagement: Sie wissen, wie man den Umfang eines einzelnen Projektes beurteilt, die Implementierung plant und wie man die Teamkommunikation und das Risikomanagement leitet. Sobald Sie jedoch mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, nehmen Ihre Projektmanagement-Aufgaben eine andere Dimension an. Sie haben mehr Verantwortung, Sie werden als Leiter mehr in Anspruch genommen und Ihre Koordinationsfähigkeiten werden auf die Probe gestellt. Atmen Sie tief durch: Sie stehen nicht alleine da. Sie können von den Fehlern anderer lernen und erfolgreiche Strategien von erfahrenen Fachleuten nutzen, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Fehler Nr. 1: Mikromanagement und fehlendes Delegieren Sie haben einem talentierten Mitarbeiter eine wichtige Aufgabe gegeben und ihn über die Deadline informiert. Lassen Sie ihn seine Arbeit machen und kommunizieren Sie nur an den vorher festgelegten Meilensteinen mit ihm? Oder kommen Sie regelmäßig an seinem Schreibtisch vorbei und schicken ihm E-Mails, um den Fortschritt zu überprüfen? Wenn das Letztere der Fall ist, könnte es sein, dass Sie ein Mikromanager sind. Mikromanagement liegt dann vor, wenn der Projektleiter jede einzelne Entscheidung übernimmt, eine führende Rolle bei jeder Aufgabe spielt und in extremen Fällen sogar jeden einzelnen Schritt der Mitarbeiter vorgibt. Mikromanagement ist Missmanagement - und Manager sowie Mitarbeiter und das Unternehmen selbst leiden darunter. Lösungsansatz Nr. 1: Lernen Sie zu delegieren Machen Sie nicht alles selber. Sie werden nie genug Zeit haben, sämtliche Arbeit all Ihrer Projekte alleine zu erledigen. Selbst der beste Manager braucht Hilfe und Unterstützung. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Team Ihre leistungsfähigste Ressource ist. Ihre Teammitglieder sind Experten. Jeder auf seinem eigenen Feld. Gut koordiniert können Sie zusammenarbeiten wie ein großes, kollektives Gehirn. Sie müssen Ihr Team nur führen und den richtigen Weg für die Projektentwicklung vorgeben. Es ist nützlich immer daran zu denken, dass die Aufgabe eines Managers darin besteht, sicherzustellen, dass die Arbeit so effektiv und effizient wie möglich vorangeht. Wenn der Manager versucht jeden Schritt vorzuschreiben und die Arbeit von jedem Mitarbeiter bis in das letzte Detail kontrollieren möchte, dann ist das Team nicht so effektiv und effizient, wie es das unter einem vernünftigen und aufgeklärten Management wäre. Ich empfehle Ihnen "The 7 Habits of Highly Effective People" (deutsch: 7 Wege zur Effektivität) von Steven Covey zu lesen und "Good to Great: Why Some Companies Make the Leap... and Others Don't" von Jim Collins. In diesen Büchern finden Sie Anregungen zu Themen, wie Delegieren, Management und Führung, die Ihnen nicht nur helfen werden produktiver zu werden, sondern Sie eventuell sogar motivieren Ihren ganzen Management-Stil zu ändern. Tipp: Bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte ist das Delegieren eine Win-Win-Strategie. Erstens geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, gute Arbeit zu leisten und sich selbst zu übertreffen. Zweitens übernimmt Ihr Team einen Teil Ihrer Arbeit. Wenn Sie Ihrem Team mehr Freiheit in Bezug auf die Zusammenarbeit und Projektplanung geben, haben Sie mehr Zeit, um über Strategien nachzudenken und die Prioritäten und Reihenfolge der Aufgaben in Ihren zahlreichen Projekten festzulegen. Delegieren Sie, um Ihre Routinearbeiten zu reduzieren! Aber vergessen Sie nicht, die Arbeit Ihres Teams zu koordinieren. Fortsetzung folgt... In der Zwischenzeit freuen wir uns über Ihr Feedback im Kommentarbereich.
Die besten Tipps, um Arbeitsüberlastung bei Projekten zu vermeiden
Arbeitsüberlastung in Projekten kann Budgets, Termine und Teamgeist sprengen. Stärken Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen und nehmen Sie die richtigen Tools zur Hilfe, um sich und Ihr Team vor Überbelastung zu schützen.