Wie man einen Freigabeprozess in Wrike erstellt

Es gibt einige konkrete Geschäftselemente, die branchenunabhängig in allen Organisationen konsistent bleiben. Dazu gehören im Allgemeinen E-Mails und Meetings.

Ein Element, das oft übersehen wird, aber fast immer Zeit in Anspruch nimmt, ist der Freigabeprozess. Dokumente, Leistungen, Inhalte, Kaufanfragen etc. müssen einen Freigabeprozess durchlaufen, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen und Qualitätsrichtlinien entsprechen, die das Unternehmen für seine Mitarbeiter und Kunden einhält.

Wenn Freigabeprozesse nicht vorhanden sind oder nicht befolgt werden, fallen Dinge durch das Netz. Laut unserer Arbeitsmanagement-Umfrage gaben 49% der Beschäftigten an, dass das Warten auf andere eines der schwerwiegendsten Produktivitätshindernisse ist.

Ein festgelegter Freigabeprozess gibt Ihnen die Möglichkeit zu verfolgen, an welchem Punkt sich das Projekt befindet, und bietet anderen einen Überblick über den aktuellen Status der Anfrage. In diesem Beitrag werde ich einen einfachen und schnellen Weg beschreiben, wie Sie einen Freigabeprozess in Wrike einrichten können.

1. Durchdenken Sie die Schritte

Wenn Sie einen Prozess erstellen, sollten Sie eine Liste aller nötigen Schritte erstellen. Entscheiden Sie, welche Schritte wirklich erforderlich sind und welche sie eliminieren können, um den Prozess zu optimieren.

Beispielsweise könnte ein Dokument, das sich im Freigabeprozess befindet, die folgenden Status durchlaufen:

Idee vorschlagen >> In Bearbeitung >> In Prüfung >> Zur Freigabe eingereicht >> Freigegeben >> Abgeschlossen

Wenn Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten vorher durchgehen wird es Ihnen bei der Entscheidung helfen, was letztlich in Ihren Freigabeprozess aufgenommen werden soll.

2. Richten Sie Ihren Arbeitsablauf ein

Benutzerdefinierte Status sind eine enorme Zeitersparnis, mit der Sie schnell den genauen Status einer Aufgabe auf einen Blick ermitteln können. Nachdem Sie die Schritte Ihres Freigabeprozesses festgelegt haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Arbeitsablaufes mit benutzerdefinierten Status.

Nehmen Sie dabei nur solche Status auf, die ausführbar sind. Zum Beispiel kann „Zur Freigabe eingereicht“ ein Schritt sein, aber es ist kein notwendiger Status. Folgende Status würde ich empfehlen:

1. Vorgeschlagen
2. In Arbeit
3. Im Freigabe-Prozess
5. Freigegeben
6. Erledigt
7. On Hold
8. Zurückgestellt
9. Abgebrochen

Empfohlene Status für Ihren Freigabeprozess in Wrike

 

3. Richten Sie Ihr Dashboard ein

Zum Schluss sollten Sie ein Dashboard erstellen, damit Sie jederzeit leicht überprüfen können, welche Projekte sich in welchem Stadium befinden. Das Dashboard ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Projekte basierend auf dem Status des Projekts zu kategorisieren.

Nehmen wir an, Sie möchten ein Dashboard aller Projekte einrichten, die freigegeben werden müssen, damit diese für Ihr Manageren oder Geschäftsleiter leicht zugänglich und auf einen Blick verfügbar sind. Benennen Sie das Dashboard entsprechend und erstellen Sie ein Widget namens Freigabe ausstehend und ein weiteres Widget namens Freigegeben. In ersten Widget schließen Sie alle Projekte ein, die im Status Im Freigabe-Prozess sind, damit Ihr Geschäftsführer weiß, welche Projekte seine Aufmerksamkeit benötigen. Sobald Ihr Geschäftsführer den Status aktualisiert hat, werden diese Projekte sofort zum entsprechenden Widget gewechselt, so dass Sie immer den aktuellen Status jedes Elements haben.

 

Hier ist ein Beispiel für das Dashboard eines Kreativteams:

Beispiel für den Dashboard eines Kreativ-Teams

Freigaben sind in fast jedem Unternehmen erforderlich. Lassen Sie Ihre Produktivität nicht dadurch gefährden, dass Sie keinen ordentlichen Freigabeprozess haben.

Sind Sie auf der Suche nach weiteren Beispielen? Dann lesen Sie hier, wie ein Prozess für die Content-Freigabe aussehen kann.

Wie richten Sie einen Freigabeprozess in Wrike ein?

Stellen Sie uns Ihren Arbeitsablauf im Kommentarbereich vor.

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