Définir les attentes en matière de télétravail pour les employés

1) Communiquez de façon intentionnelle

La communication est essentielle au bon déroulement du télétravail. Vous devez dès le départ faire preuve de clarté et vous montrer investi à ce sujet. Faites savoir à vos collègues comment, quand et où vous joindre facilement. Voici quelques questions que vous pourrez vous poser au moment de définir les attentes au sujet des communications auprès de vos équipes distantes. 

• Quels canaux et outils de communication avez-vous choisis pour l'équipe ? S'agit-il des e-mails, de Slack ou d'un espace de travail collaboratif comme Wrike ? Une équipe distante doit disposer d'outils de communication spécialisés pour pouvoir organiser et récupérer des fichiers et des messages importants. 
• Prévoyez-vous des réunions à heures fixes ? Quand ces dernières sont-elles prévues ? Ou bien peut-être comptez-vous organiser les réunions en fonction de l'urgence ou de la situation ? Dans ce cas, qui est censé fixer ces rendez-vous, et qui doit transmettre l'annonce ?
• Comment se contacter en cas d'urgence ?
• Comment comptez-vous partager les mises au point importantes ?

2) Entendez-vous sur les horaires de travail

Même si votre équipe télétravaille à domicile, vous ne souhaitez pas pour autant que vos employés restent assis devant leur bureau pendant huit heures d'affilée. Selon la fonction ou le poste occupé, ils peuvent plus ou moins profiter d'horaires flexibles. Pour définir les bonnes attentes en matière de télétravail, il convient de tenir compte des questions suivantes dans le cadre de votre accord de télétravail.

• Les membres de l'équipe travaillent-ils aux heures de bureau standard, à savoir de 9 h à 17 h ? Ou bien peuvent-ils profiter d'horaires flexibles ?
• Les employés doivent-ils pointer leurs heures de travail ?
• Les salariés répartis dans différents fuseaux horaires suivent-ils les horaires de travail standard de leur fuseau horaire ou bien doivent-ils se caler sur le fuseau horaire de l'entreprise ou du manager ?
• Comment les membres de l'équipe sont-ils censés signaler leur indisponibilité ?

3) Définissez clairement les attentes et les résultats escomptés

Dans les équipes distantes, il est essentiel de fixer des normes claires concernant les performances et le rendement de vos employés. Quels résultats sont-ils censés obtenir compte tenu de leur rôle ? Quel est le délai qui leur est accordé pour les atteindre ? Les jalons et les livrables de l'équipe doivent être réalistes et atteignables. 

4) Définissez des objectifs de chaque employé

À ce stade, vous êtes censé vous être mis d'accord sur les attentes de l'équipe et de l'entreprise. Mais comment les employés sont-ils censés savoir lorsqu'ils n'atteignent pas leurs objectifs ? Quels indicateurs et KPI permettent d'évaluer leur réussite ? Une fois parfaitement au fait de leurs objectifs, les employés peuvent rester vigilants et faire preuve de suffisamment de motivation intrinsèque pour gérer au mieux leur temps. 

5) Incluez les membres de l'équipe distante

Même au sein des équipes distantes, la coopération et la camaraderie restent de mise. Voici les questions clés que vous devez vous poser pour définir les attentes en matière d'inclusion des équipes en télétravail.

• Comment assurer l'engagement actif lors des réunions d'équipe ?
• Comment accueillir les nouveaux membres dans l'équipe ?
• Quels canaux de communication utiliser pour les conversations professionnelles ?
• Comment gérer les sorties et déjeuners ?
• Faudra-t-il organiser une réunion d'équipe en présentiel ?
• Faut-il utiliser l'option vidéo pour les réunions virtuelles ou se contenter uniquement en audio ? 

Définir les attentes en matière de travail à distance permet à tous les membres de votre équipe d'être coordonnés, confiants et prêts à faire de leur mieux pour atteindre leurs objectifs.