Руководство по проектам

Agile-инструменты и методы управления проектами

Распространенные препятствия внедрению Agile-разработки проектов

Внедрение Agile-разработки проектов дает множество преимуществ, однако при переходе на новую методологию управления проектами могут возникать сложности. Согласно отчету State of Agile за 2020 год, чаще всего при внедрении и масштабировании методологии Agile компании сталкиваются со следующими затруднениями:

  1. Общее сопротивление изменениям в организации
  2. Недостаточное участие руководства в Agile
  3. Несогласованность процессов и практик в разных командах
  4. Конфликт корпоративной культуры с ценностями Agile
  5. Отсутствие адекватной поддержки и содействия от руководства
  6. Недостаточность навыков и опыта применения методов Agile
  7. Недостаточность обучения и образования
  8. Недостаточная доступность владельцев клиента, бизнеса или продукта
  9. Чрезмерная укорененность традиционных методов работы с проектами
  10. Фрагментированность данных и методов, отсутствие «полной картины»

Многие из препятствий, с которыми компании сталкиваются при внедрении Agile, характерны для любых крупных организационных изменений. Зачастую они обусловлены не спецификой методологии Agile, а недочетами в управлении изменениями. 

При рассмотрении внедрения гибкого управления проектами необходимо следовать принципам Agile и практическим рекомендациям по управлению изменениями. 

Image

Советы по управлению изменениями при внедрении Agile в среде с каскадной методологией

Грамотное управление изменениями может иметь решающее значение для успеха внедрения Agile в среде с каскадной методологией. 

Участники опроса State of Agile 2019 года дали следующие пять советов по внедрению методологии Agile в организации:

  1. Введите внутреннее наставничество по изучению и внедрению Agile
  2. Заручитесь содействием руководства во внедрении гибкого управления проектами
  3. Реализуйте предоставление компанией программ обучения для всех сотрудников, которые будут вовлечены в работу с проектами Agile
  4. Продвигайте и насаждайте единообразные процессы и практики во всех командах Agile
  5. Обеспечьте все команды стандартными инструментами

Ваш план внедрения Agile должен следовать положениям и структуре плана управлением организационными изменениями. Например, перед внедрением Agile руководство должно вдохновить сотрудников на это изменение, представив привлекательное видение будущего, включая описание преимуществ методологии Agile для бизнеса и сотрудников. 

Общение играет ключевую роль. До, во время и после внедрения любого крупного изменения руководство должно постоянно разъяснять, какие изменения, когда и почему происходят и что они означают для сотрудников. Также важно объяснять, что будет оставаться неизменным

Например, если организация будет использовать для разных проектов как каскадную, так и гибкую методологии в зависимости потребностей клиентов и бизнеса, важно понимать, где какая методология будет использоваться. 

Сильная административная поддержка может способствовать изменениям, но также жизненно важно обеспечить обучение и наставничество для всех затрагиваемых сотрудников. Эксперты по Agile могут помочь в обучении команд применению методологии Agile для гладкого перехода. Кроме того, это гарантирует единообразие процессов и практик во всей организации.

Если в корпоративной культуре компании укоренились каскадные методологии, это может создать общее неприятие изменений, преодолеть которое нелегко. В таком случае руководство должно сконцентрироваться на насаждении и продвижении практик Agile. 

Также важно фиксировать данные и метрики проектов. Демонстрация статистических данных, подтверждающих, что Agile повышает эффективность проектов, может помочь переубедить сомневающихся из числа заинтересованных сторон. 

Пять главных книг по Agile

Ввиду растущей популярности методологии Agile за последние пять лет было опубликовано множество книг по этой теме.

Вот пять лучших книг по гибкому управлению проектами на рынке:

  1. Agile Project Management QuickStart Guide: A Simplified Beginners Guide To Agile Project Management

Одно из лучших руководств по гибкому управлению проектами для начинающих. Эта книга дает превосходный обзор сущности методологии Agile, способов ее использования, выбора наиболее подходящего фреймворка для проекта и т. д. Кроме того, вместе с ней вы получаете пожизненный бесплатный доступ к руководствам, контрольным спискам и шпаргалкам для планирования и выполнения своего первого проекта Agile.

  1. Head First Agile: A Brain-Friendly Guide to Agile Principles, Ideas, and Real-World Practices

Полное руководство по Agile, включающее самые популярные фреймворки Agile, такие как Scrum, XP, Lean и Kanban. Если вы готовитесь к экзамену

PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), эта книга гарантирует 100%-ный охват предметной области. Одна из причин, по которым эта книга является одной из лучших по Agile-управлению проектами, — ее уникальный формат. Head First Agile не перегружена текстом — она построена на мультисенсорном обучении и конгнитивной теории, что помогает быстрее усваивать новые понятия. 

  1. Scrum: a Breathtakingly Brief and Agile Introduction

Эта книга написана кратко и по существу. Это руководство карманного формата, которое можно носить с собой. Scrum: a Breathtakingly Brief and Agile Introduction — отличный способ ознакомиться с фреймворком Scrum менее чем за час. Если вас только что перебросили на проект Scrum, эта книга поможет вам быстро сориентироваться. 

  1. Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

Одна из главных книг о Scrum, созданная одним из основателей Scrum. Из нее можно узнать как о преимуществах этого фреймворка, так и о способах его использования. Она погружает в Scrum глубже, чем многие книги для начинающих, содержит как обзор, так и руководство по внедрению. 

  1. Coaching Agile Teams: A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition

Большинство книг по методологии Agile составлено как введение для начинающих. Эту книгу выделяет ее направленность на обучение наставничеству по Agile для других. Она охватывает все важные роли наставника по Agile: учитель, куратор, решатель проблем, разборщик конфликтов и тренер по эффективности. Если вы ищете ресурс, который поможет вам создать самооранизующуюся, высокоэффективную команду, — возможно, вам нужна именно эта книга. 

Хотя большинство признанных программ сертификации по Agile (таких как PMI-ACP) являются платными, в настоящее время есть два бесплатных варианта сертификации по Agile. 

  1. Scrum Fundamentals Certified от Scrumstudy

Этот курс предназначен для всех желающих узнать больше об основах Scrum. Также он дает бесплатную сертификакцию по Scrum при прохождении экзамена из 40 вопросов с вариантами ответов. 

  1. Agile Scrum Training от Master of Project Academy

Это бесплатный онлайн-курс, дающий краткий обзор Agile и Scrum. В конце 30-минутного курса вы получите цифровой сертификат о его прохождении. 

Другие варианты обучения Agile:

edX предлагает множество бесплатных курсов по Agile, таких как Agile Leadership Principles. Однако, хотя пройти курс можно бесплатно, за подтверждающий его прохождение сертификат с подписью и логотипом инструктора нужно заплатить. 

Как и edX, udemy также предлагает множество бесплатных курсов по Agile, таких как Basics of Scrum, Agile and Project Delivery. Однако никакого сертификата по прохождении курса вы не получите. 

Scrum Training Institute раз в квартал предоставляет бесплатную сертификацию по Scrum одному счастливчику. Это, пожалуй, одна из лучших среди доступных сертификаций по Scrum, но обычно она обходится более чем в 1000 долларов США. 

Если вы ищете сертификацию по Agile для начинающих, International Scrum Assembly предлагает бесплатное онлайн-обучение. Но хотя эти бесплатные курсы могут помочь подготовиться к экзаменам на несколько разных сертификатов по Scrum или Agile, за сами экзамены придется заплатить.

Industries that can benefit from Agile project management techniques

The Agile methodology is used by a growing number of companies across all industries. While technology is still the most common industry for Agile, finance, professional services, insurance, government, and many other sectors are also embracing it. 

Numerous companies are adopting the Agile methodology with confidence. Organizations are taking rapid strides towards growth even as the world evolves at lightning speed. However, an Agile transformation is overdue for many companies. Let's look at industries that can significantly benefit from going Agile:

Construction

Construction industry projects are perfect for the Agile methodology. A typical project life cycle involves design, pre-construction, procurement, development, and the final post-construction stage.

It is a very linear industry where the next step can be started after the previous one is completed. Agile construction teams can utilize Agile for the design and pre-construction phase to create iterative tasks, adapt to upcoming changes, and deliver value on time.

By including the Agile principle of visualization, teams can eliminate waste, avoid loss of time, and immediately respond to emerging issues.

Engineering

Agile project management techniques are a great fit for the traditional engineering sector's linear and well-defined sequential processes.

Different stages in an engineering project span from concept development, requirements gathering, system architecture, design and development, integration, evaluation, testing, and operations and maintenance.

Changes in the engineering industry can be costly. When teams apply Agile tools, they proactively collect customer feedback and incorporate that into their prototype or minimum viable product (MVP). This helps them deliver a constant value stream in smaller batch sizes and save on costs.

Agile has a strong focus on continuous improvement. Teams use Kanban boards to map their workflows from start to finish — this way, they spot obstacles before they occur and eliminate any wasteful activities, optimizing the entire engineering value chain.

Event planning

Whether you're planning for a one-time event or a recurring one, there are many elements to be considered. The Agile methodology enables event planning companies to make real-time changes to their plans and iterate faster to meet deadlines.

Agile's method of visualizing project tasks helps teams track progress and avoid stress due to unnecessary slip-ups.

Finance

Agile can be an excellent option for finance companies. Apart from helping them automate routine tasks and establish customized internal workflows, the Agile methodology also eliminates manual errors.

Agile finance teams can also implement emerging technologies, upskill their employees and introduce newer ways of working. 

Agile finance teams can monitor budgets and maintain the focus on profitability by tracking every entry in real time. Since Agile brings together cross-functional teams working in sprints, any issue can be resolved at the source.

Product development 

Agile project management tools are a great fit for the dynamic product development space.

While traditional product development focuses on building the entire product before launch, Agile emphasizes getting work done in smaller sprints. It shortens timelines and increases productivity while creating more autonomy for product teams.

Instead of being told what to build, Agile gives product development and UX teams a more hands-on approach. Agile requirements are generated in the form of user stories and the entire team decides how best they can serve the customer.

Ведущие компании, которые используют методологию Agile

Agile используется все большим числом компаний во всех отраслях. В основном это по-прежнему технологические отрасли, однако финансы, профессиональные услуги, страхование, государственное управление и многие другие секторы также переходят на Agile. 

Назовем наиболее известные компании, использующие методологию Agile:

  • Amazon — некая форма гибкой методологии управления проектами применялась Amazon еще в 1999 году, но широкое внедрение Scrum в этой организации было достигнуто между 2004 и 2009 годами. Сейчас это один из самых известных примеров Agile-управления проектами.
  • Cisco — методология Agile внедрена в 2015 году для сокращения числа дефектов, времени сверхурочной работы сотрудников и сроков доставки продукции. 
  • Google — одна из самых известных компаний, использующих Scrum. У Google множество приложений, таких как Gmail, Google Карты, Google Календарь и т. д., и все они нуждаются в регулярных обновлениях. Для обработки этих обновлений, быстрого и согласованного тестирования и выпуска такого множество продуктов Google применяет фреймворк Scrum. 
  • Lego — методология Agile внедрена еще в 2015 году для улучшения коммуникации, концентрации и производительности. Она помогла компании достичь более точных оценок, сократить бумажный документооборот и стать более эффективной.
  • Netflix — отличный пример компании, использующей гибкое управление проектами, чтобы оставаться инновационной и опережать конкурентов. Netflix использует Agile при создании телевизионных шоу и фильмов, чтобы быстро и согласованно предоставлять контент для зрителей всех демографических групп. 
  • Microsoft — Microsoft использует Agile как для мелких, так и для глобальных проектов. Сначала компания внедрила мелкомасштабную модель Agile, а затем масштабировала и модифицировала ее для более крупных проектов и решений. 
  • Spotify — компания перешла на Agile-практики разработки программного обеспечения, чтобы конкурировать с такими гигантами, как Apple, Google и Amazon. 


Как выбрать лучший инструмент гибкого управления проектами

Инструменты гибкого управления проектами — это любые инструменты, используемые для выполнения проектов Agile и управления ими. В самой простой форме инструментами управления проектами можно считать лекционную доску и стикеры. Ключевая разница между инструментами Agile и другими инструментами управления проектами — в их способности обрабатывать фреймворки Agile, такие как Kanban и Scrum. 

Другими словами, инструменты гибкого управления проектами должны поддерживать передовые практики управления проектами Agile. Например, если вы используете фреймворк Scrum, важно выбрать ПО для гибкого управления проектами, позволяющее создавать доски Scrum, обновлять их и предоставлять к ним доступ. 

Лучшее ПО Agile поможет вашим командам использовать ключевые «столпы» и ценности методологии Agile. Это значит, что ваше ПО для гибкого управления проектами должно улучшать прозрачность, коммуникацию и совместную работу между участниками команды и заинтересованными сторонами. Также оно должно быть достаточно адаптивным для легкого изменения требований проекта при необходимости. 

При поиске лучших инструментов Agile учитывайте, позволяют ли они легко добавлять новые задачи, изменять ресурсы или создавать новые спринты по существующим проектам. 

Не забывайте, что как Agile, так и не-Agile инструменты управления проектами должны обеспечивать следование передовым практикам планирования проектов. Это значит, что любой выбранный инструмент должен помогать вам создавать и поддерживать структуру проекта, записывать изменения, отслеживать ход выполнения, просматривать тенденции и обеспечивать прозрачность эффективности проектов.

Вот некоторые важные факторы, которые следует учитывать при определении лучших инструментов управления проектами Agile для своей команды или организации:

  1. Сколько проектов необходимо обрабатывать одновременно?
  2. Сколько людей будет пользоваться инструментом одновременно?
  3. Будете ли вы управлять как проектами Agile, так и не-Agile? Нужен ли вам инструмент, способный обрабатывать проекты обоих типов?
  4. Ожидаете ли вы роста вашей организации в ближайшие 2–5 лет? Лучшие инструменты Scrum должны быть способны расти вместе с вашим бизнесом. 
  5. Насколько удобен данный инструмент? Каков средний рейтинг удовлетворенности пользователей рассматриваемых инструментов? 
  6. Как будет осуществляться доступ пользователей к инструменту? Нужны ли вам инструменты управления проектами Scrum, доступные из нескольких местоположений или с мобильных устройств? 
  7. С какими другими инструментами или системами должны интегрироваться новые инструменты? Если у вас есть ПО для ERP (планирование ресурсов предприятия), с которым необходимо интегрировать инструменты управления проектами Scrum, очень важно проверить их совместимость перед приобретением.



Features to look for in Agile project management tools

When looking for the best Agile project tool, consider whether the software will allow you to add new tasks, change resources, or create a new sprint in an existing project. 

Don’t forget that both Agile and non-Agile project management tools should enable you to follow project planning best practices. This means any tool you choose should help you create and maintain project structure, record changes, track and monitor progress, view trends, and give visibility into your projects’ performance.

When determining which Agile project management tools are best for your team or organization, here are some other important factors to consider:

  • How many projects will you need your tools to handle at one time?
  • How many people need to be able to use the tool at once?
  • Will you be managing both Agile and non-Agile projects? Do you need a tool that can handle both?
  • Do you expect your organization to grow in the next two to five years? The best Scrum tools should be capable of growing with your business. 
  • How user-friendly is the Agile project tool? What’s the average user satisfaction rating of the tools you’re considering? 
  • How will users access the Agile project tool? Do you need Scrum project management tools that are accessible from multiple locations or mobile devices? 
  • What other tools or systems will your new Agile project management tools need to integrate with? If you have ERP (enterprise resource planning) software you need your Scrum management tools to integrate with, it’s essential to check for this compatibility before purchasing.

Before starting with the Agile methodology, check out the top features your Agile project tool should have:

Project progress and visualization

Seeing project progress helps team members know everyone’s status, including the expected time required for completion. Any tasks lagging behind their due dates are displayed clearly, so teams can take action to speed up completion.

Easy collaboration

Composing frequent and time-consuming emails isn’t great for project productivity. See if your Agile software provides you with a seamless interface for collaborating with the entire team and integrates with your team's favorite messaging app.

Customized reports

Every department tracks various metrics. Therefore, your Agile project tool should be able to provide customized reports for internal teams, senior management, and external stakeholders.

Manage project portfolio

With the number of projects increasing, your Agile project management tools should be able to handle the overall project portfolio. It should allow project managers to jump into different projects seamlessly based on their needs.

Bug tracking

Every project has issues and bugs. You need a tool that helps you identify, evaluate, and resolve them immediately. With a robust issue tracking feature, teams will be able to work on specific issues and resolve them without impacting the entire project.

Построение первого рабочего процесса и плана проекта Agile

После выбора инструментов гибкого управления проектами приходит время создать ваш первый рабочий процесс и план проекта Agile.

Лучше всего разработать план проекта до создания рабочих процессов, так как план будет определять, какие рабочие процессы и этапы процесса потребуются. 

План проекта Agile играет во многом ту же роль, что и любой традиционный план проекта. Прежде всего, проект Agile начинается с этапа предварительного планирования, на котором определяется и документируется общее видение проекта. При этом также документируются известные бизнес- и технические требования. 

На этом же этапе базового планирования проекта нужно назначить участников команды проекта. Также следует собрать и задокументировать высокоуровневые оценки бюджета, времени и объема работ. Затем команда проекта определяет необходимое количество спринтов или итераций для проекта, продолжительность каждого спринта, а также ожидаемые результаты работы. 

Большая разница между Agile и традиционной методологией проявляется по завершении высокоуровневого планирования. Для проекта Agile будет подробно распланирован не весь проект, а только начальный спринт. В Agile детали каждого следующего спринта планируются только по завершении предыдущего. Этот итеративный процесс позволяет команде проекта адаптировать план каждого спринта на основании результатов предыдущего спринта.

Подробности спринта вашего плана следует ввести в выбранный инструмент гибкого управления проектами. Если ваше программное обеспечение поставляется с шаблонами, для создания нового плана проекта можно использовать пустой шаблон Agile или образец проекта Agile. 

Вот пример проекта Agile, который можно использовать в качестве шаблона:

Image

По завершении плана проекта следует настроить надлежащие рабочие процессы управления проектом в программном обеспечении нового проекта Agile. Например, если вы будете использовать фреймворк Scrum, необходимо создать рабочий процесс Scrum.

Рабочие процессы обеспечивают прохождение задач и действий через правильных людей в правильное время, и работа выполняется и отслеживается должным образом. Поскольку передовые практики Agile рекомендуют итеративный и поэтапный подход, рабочие процессы должны вписываться в циклы работы. 

Стандартный рабочий процесс часто подразумевает последовательный переход задач от статуса «в работе» к «на проверке» и «выполнена». Но в планировании проектов Agile может требоваться неоднократный переход задач между статусами «в работе» и «на проверке», прежде чем они вообще дойдут до статуса «выполнена». Очень важно, чтобы в вашем программном обеспечении это было возможно без потери прозрачности хода выполнения. 

Вот пример рабочего процесса Agile:

Image

Созданные рабочие процессы, наряду с панелью проекта, можно использовать для отслеживания хода выполнения проекта в целом. 

Image

Больше, чем методология: как создать среду Agile

Как уже говорилось в другом разделе, два самых распространенных препятствия для внедрения методологии Agile связаны с тем, что сложившаяся корпоративная культура конфликтует с ценностями Agile, или с общим сопротивлением изменениям в организации.

Таким образом, Agile следует рассматривать не просто как методологию управления проектами, но и как целостный подход к проектам. Agile воздействует на всю организацию, даже на тех, кто не связан непосредственно с работой над проектами. И для достижения успеха вся среда компании должна поддерживать ценности и принципы Agile. 

Вот четыре «столпа», которые должна поддерживать любая среда Agile:

  1. Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов
    Компания должна ценить людей дороже процессов и с готовностью адаптироваться к меняющимся потребностям. 
  2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации
    Упор должен быть на получение действенных результатов проекта. Заинтересованные стороны, включая руководство, должны поддерживать устранение ненужной документации и сокращение бумажной работы, чтобы участники команды могли тратить больше времени на создание результатов проекта. 
  3. Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта
    Клиента необходимо рассматривать как участника команды, а открытые взаимоотношения формировать через частое общение. Ваша компания должна с готовностью вносить изменения для удовлетворения клиента, даже если это означает поправки в исходный контракт. 
  4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану
    Среда Agile требует готовности быть гибким и быстро адаптироваться к изменениям. Если технология требует изменения объемов работ в самый разгар выполнения проекта, команда Agile внесет их в следующий спринт, тогда как традиционная среда может отказаться адаптироваться. 

Итак, компании со средой Agile, как правило, принимают и продвигают изменения, инновации и усовершенствование процессов. Они понимают разные фреймворки Agile и поддерживают практики Agile, такие как планирование спринтами и совместная работа. Они поддерживают участников своих команд и придают вовлеченным сотрудникам и клиентам большую важность, чем следованию задокументированным процессам.