Guía de gestión de proyectos

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos Agile

Contratiempos habituales al adoptar el desarrollo de proyectos Agile

Si bien son muchas las ventajas de adoptar el desarrollo de proyectos Agile, la transición a una nueva forma de gestionar proyectos puede suponer un desafío. El Informe del estado de Agile 2019 concluyó que los contratiempos más habituales a los que se enfrentan las empresas al implementar la metodología Agile son:

  1. La cultura de la organización no concuerda con los valores de Agile.
  2. Existe una resistencia general al cambio en toda la organización.
  3. El apoyo y el patrocinio de la dirección son inadecuados.
  4. Hay una carencia de habilidades/experiencia en el uso de métodos Agile. 
  5. Los procesos y las prácticas son incoherentes entre los equipos. 
  6. La formación y la educación son insuficientes.
  7. El cliente, la empresa o el propietario del producto no están lo suficientemente disponibles.
  8. Los métodos de proyecto tradicionales están demasiado arraigados en la empresa.
  9. Los datos y las métricas están fragmentados, lo que proporciona un «panorama general» incompleto.
  10. No hay suficiente colaboración e intercambio de conocimientos entre los empleados. 

Muchas de las dificultades a las que se enfrentan las empresas al implementar Agile son las mismas que las de cualquier iniciativa de cambio organizativo importante. En otras palabras, los contratiempos a menudo no son específicos de Agile, sino que son el resultado de una mala gestión del cambio organizativo. 

Al reflexionar acerca de cómo implementar la gestión de proyectos Agile, resulta imprescindible que incorpores no solo directrices Agile coherentes, sino también que sigas las prácticas recomendadas de gestión de cambios, de las que hablaremos en la siguiente sección. 

Consejos de gestión del cambio para implementar Agile en un entorno de cascada

Al implementar Agile en un entorno en cascada, una gestión de cambios adecuada puede suponer la diferencia entre la adopción exitosa y el fracaso. 

Los participantes de la encuesta sobre el estado de Agile de 2019 proporcionaron estos cinco consejos sobre cómo implementar Agile en una organización:

  1. Establecer mentores internos de Agile que ayuden a los demás a aprender sobre Agile e implementarlo. 
  2. Disponer de un fuerte patrocinio directivo para la adopción de la gestión de proyectos Agile. 
  3. Implementar programas de formación proporcionados por la empresa para todos los empleados que participarán o serán partes interesadas en los proyectos Agile.
  4. Promover y aplicar prácticas y procesos coherentes en todos los equipos Agile.
  5. Proporcionar herramientas comunes a todos los equipos. 

Tu plan de implementación Agile debe seguir las directrices y la estructura de cualquier plan de implementación de cambios organizativos. Por ejemplo, antes de implementar Agile, la dirección tiene que empezar por entusiasmar a los empleados con el cambio presentando una visión convincente para el futuro. Esto incluye comunicar las ventajas de la metodología Agile en comparación con un modelo en cascada y cómo Agile beneficiará a tu personal y al negocio. 

La comunicación es clave antes, durante y después de la implementación de cualquier cambio importante; el equipo directivo debe comunicar constantemente qué, cuándo y por qué se están produciendo los cambios y qué implican para los empleados. También es importante comunicar lo que se quedará igual

Por ejemplo, si la organización va a utilizar las metodologías de cascada y Agile para satisfacer las diferentes necesidades del proyecto y el cliente/negocio, entonces es importante que todos comprendan qué metodología se utilizará y cuándo. 

Un fuerte apoyo de la dirección puede ayudar a marcar el comienzo del cambio, pero también es fundamental que se brinde formación y capacitación a todos los empleados afectados. La incorporación de expertos en Agile para enseñar a tus equipos cómo aplicar la metodología Agile correctamente les ayudará a hacer una transición sin problemas. Además, garantiza procesos y prácticas coherentes en toda la organización.

¿Qué sucede si las metodologías de cascada están demasiado arraigadas y la cultura de tu empresa no se alinea bien con los valores de Agile? Esto puede provocar una resistencia general al cambio que no es fácil de superar. En ese caso, puede que la dirección tenga que centrarse en hacer cumplir las prácticas de Agile. 

También es importante registrar datos y métricas de los proyectos. Si puedes mostrar estadísticas de Agile en comparación con el modelo en cascada y demostrar que Agile se traduce en un mayor rendimiento del proyecto, te puede ayudar a ganarte a las partes interesadas indecisas. 

Los 5 mejores libros sobre Agile

Debido a la creciente popularidad de la metodología Agile, se han publicado muchos libros sobre el tema en los últimos años. Actualmente hay más de 3000 libros sobre Agile en Amazon.com. 

A continuación, te presentamos los cinco mejores libros sobre gestión de proyectos Agile:

  1. Agile Project Management QuickStart Guide: A Simplified Beginners Guide To Agile Project Management

Esta guía de inicio rápido sobre gestión de proyectos Agile es uno de los mejores libros sobre Agile para las personas que son nuevas en el tema. Este libro proporciona una excelente visión general de lo que es Agile, cómo usarlo, cómo averiguar qué marco es el mejor para tu proyecto y mucho más. Además, incluye acceso gratuito de por vida a guías, listas de comprobación y hojas de referencia que pueden ayudarte a planificar y ejecutar tu primer proyecto Agile.

  1. Head First Agile: A Brain-Friendly Guide to Agile Principles, Ideas, and Real-World Practices

«Head First Agile» es una guía completa de Agile, que incluye los marcos Agile más populares como Scrum, XP, Lean y Kanban. Si estás estudiando para tu examen

PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), en este libro se trata toda la materia que entra. Una de las razones por las que es uno de los mejores libros sobre gestión de proyectos Agile es su formato único. «Head First Agile» no tiene mucho texto, centrándose en el aprendizaje multisensorial y la teoría cognitiva para ayudarte a comprender conceptos nuevos más rápido. 

  1. Scrum: a Breathtakingly Brief and Agile Introduction

Este libro es breve y conciso. Es una guía de bolsillo que puedes llevar contigo y consultar sobre la marcha. Es una excelente manera de familiarizarte con el marco Scrum en menos de una hora. Si te acaban de incorporar a un proyecto Scrum y eres nuevo en Agile, este libro puede ayudarte a evitar que te sientas perdido. 

  1. Scrum. El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo

Se considera uno de los principales libros sobre Scrum, pero resulta que lo ha creado uno de los fundadores del marco. Este libro abarca por qué es beneficioso Scrum y cómo adoptarlo. Profundiza más en Scrum que muchos libros para principiantes, proporcionando tanto una visión general como una guía de implementación. 

  1. Coaching Agile Teams: A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition

La mayoría de los libros sobre la metodología Agile se centra en proporcionar una introducción para principiantes. Lo que hace que este libro destaque es su enfoque para enseñarte cómo formar a otras personas en Agile. Abarca todas las funciones importantes del mentor de Agile, entre las que se incluyen maestro, mentor, solucionador de problemas, mediador de conflictos y orientador de rendimiento. Si estás buscando un recurso que te ayude a formar un equipo autoorganizado y de alto rendimiento, este libro puede ser justo lo que necesitas. 

Si bien los programas de certificación en Agile más reconocidos (como el PMI-ACP mencionado anteriormente) tienen un coste, actualmente hay dos opciones gratuitas de certificación en Agile disponibles. 

  1. Scrum Fundamentals Certified de Scrumstudy

Este curso es para cualquiera que quiera aprender más sobre los conceptos básicos de Scrum. Se entrega una certificación en Scrum gratuita una vez que se complete con éxito el examen de 40 preguntas de opción múltiple. 

  1. Agile Scrum Training de Master of Project Academy

Este es un curso online gratuito que proporciona una breve descripción de Agile y Scrum. Al final del curso de 30 minutos, recibirás un certificado digital de realización del curso. 

Otras opciones:

edX ofrece una serie de cursos gratuitos sobre Agile, como Agile Leadership Principles. Sin embargo, aunque el curso es gratuito, es necesario pagar para obtener un certificado firmado por el instructor con el logotipo de la institución para acreditar la realización. 

Al igual que edX, udemy también ofrece una serie de cursos gratuitos sobre Agile, como Basics of Scrum, Agile and Project Delivery. Sin embargo, no se entrega ningún certificado al final del curso. 

The Scrum Training Institute concede una certificación gratuita en Scrum a un afortunado cada trimestre. Aunque es quizás una de las mejores certificaciones en Scrum disponibles, normalmente tiene un coste de más de 1000 dólares estadounidenses. 

Si estás buscando una certificación en Agile para principiantes, International Scrum Assembly ofrece formación online gratuita. Aunque sus cursos gratuitos pueden ayudarte a prepararte para varios certificados de Scrum o Agile diferentes, para obtener los certificados reales tienes que pagar una tarifa.

Empresas punteras que utilizan metodología Agile

Un número cada vez mayor de empresas, grandes y pequeñas, de todos los sectores utiliza Agile. Aunque el sector tecnológico sigue siendo el más habitual, las empresas de finanzas, servicios profesionales, seguros, gobierno y muchos otros sectores también están adoptando la metodología Agile. 

Algunas de las empresas más conocidas que utilizan la metodología Agile son:

  • Amazon: Amazon ya usaba algún tipo de Agile en 1999, pero fue durante el período comprendido entre 2004 y 2009 cuando la organización logró la adopción generalizada de Scrum. Ahora, es uno de los ejemplos más típicos y conocidos de gestión de proyectos Agile.
  • Cisco: Cisco adoptó Agile en 2015 para reducir defectos, limitar las horas extras de los empleados y mejorar los tiempos de entrega de productos. 
  • Google: Google es una de las principales empresas que usan Scrum. La empresa tiene muchas aplicaciones, como Gmail, Google Maps, Google Calendar, etc., que necesitan actualizaciones periódicas. Para gestionar las actualizaciones, pruebas y lanzamientos de tantos productos de manera rápida y coherente, Google adoptó el marco Scrum. 
  • Lego: Lego adoptó Agile en 2015 para mejorar la comunicación, el enfoque y la productividad. Les ayudó a lograr estimaciones más precisas, reducir el papeleo y ser más eficientes (véase el vídeo a continuación para obtener más información sobre el marco Agile que usó Lego y cómo lo implementaron).
  • Netflix: Netflix es un buen ejemplo de una de las empresas que utilizan la gestión de proyectos Agile para seguir siendo innovadoras y adelantarse a la competencia. Netflix usa Agile para especializarse en programas de televisión y películas exclusivos con el fin de proporcionar contenido de manera rápida y coherente a todas las regiones. 
  • Microsoft: Microsoft usa Agile tanto para proyectos pequeños como de tamaño empresarial. La empresa implementó primero un modelo Agile a pequeña escala y luego aprendió a escalarlo y modificarlo para proyectos y soluciones más grandes. 
  • Spotify: Spotify adoptó las prácticas de desarrollo de software Agile para competir con grandes empresas bien asentadas como Apple, Google y Amazon. 

Cómo escoger la mejor herramienta Agile para la gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos Agile son cualquier herramienta que se use para administrar y ejecutar un proyecto Agile. En la forma más básica, una pizarra y unas notas post-it pueden considerarse herramientas de gestión de proyectos Agile. La diferencia clave entre las herramientas de la metodología Agile y otras herramientas de gestión de proyectos es su capacidad para administrar marcos Agile, como Kanban y Scrum. 

En otras palabras, las herramientas para la gestión de proyectos Agile deben ser compatibles con las prácticas recomendadas de gestión de proyectos Agile. Por ejemplo, si estás adoptando un marco Scrum, es importante que selecciones un software de gestión de proyectos Agile que te permita crear, actualizar y compartir tablas Scrum. 

Además, el mejor software Agile ayudará a tu equipo de trabajo a adoptar los pilares y valores clave de Agile. Esto significa que tu software de gestión Agile debería ayudar a aumentar la visibilidad, la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Tu software Agile también debe ser lo suficientemente flexible como para permitirte cambiar fácilmente los requisitos de tu proyecto según sea necesario. 

Por ejemplo, cuando busques las mejores herramientas Agile, plantéate si el software te permitirá añadir tareas nuevas, cambiar recursos o crear un nuevo sprint en un proyecto existente con facilidad. 

Recuerda que las herramientas de gestión tanto de proyectos Agile como de otro tipo deberían permitirte seguir las prácticas recomendadas de planificación de proyectos. Esto significa que cualquier herramienta que elijas debería ayudarte a crear y mantener la estructura del proyecto, registrar cambios, hacer un seguimiento y supervisión del progreso, ver tendencias y obtener visibilidad del rendimiento de tus proyectos.

Al determinar qué herramientas de gestión de proyectos Agile son las mejores para tu equipo u organización, entran en juego otros factores importantes:

  1. ¿Cuántos proyectos a la vez tendrán que gestionar tus herramientas?
  2. ¿Cuántas personas necesitan usar la herramienta a la vez?
  3. ¿Gestionarás proyectos Agile y de otro tipo? ¿Necesitas una herramienta que pueda gestionar ambos?
  4. ¿Esperas que tu organización crezca en los próximos dos a cinco años? Las mejores herramientas de Scrum deben ser capaces de crecer con tu negocio. 
  5. ¿Cómo de fácil es usar la herramienta? ¿Cuál es el índice medio de satisfacción del usuario de las herramientas que estás considerando? 
  6. ¿Cómo accederán los usuarios a la herramienta? ¿Necesitas herramientas de gestión de proyectos Scrum accesibles desde varias ubicaciones o dispositivos móviles? 
  7. ¿Con qué otras herramientas o sistemas tendrán que integrarse tus nuevas herramientas? Si tienes un software ERP (planificación de recursos empresariales) que necesitas integrar con tus herramientas de gestión Scrum, es importante comprobar la compatibilidad antes de comprar.

Cómo crear tu primer plan de proyecto y flujo de trabajo Agile

Una vez que hayas seleccionado tus herramientas de gestión de proyectos Agile, es hora de comenzar a crear tu primer flujo de trabajo y plan de proyecto Agile.

A menudo, es más fácil comenzar a desarrollar un plan de proyecto antes de crear los flujos de trabajo, ya que el plan te ayudará a identificar qué flujos de trabajo y fases necesitará tu proyecto. 

La función del plan de proyecto en Agile es similar a la de cualquier plan de proyecto tradicional en muchos aspectos. En primer lugar, un proyecto Agile comienza con un paso de planificación previa donde se define y documenta el enfoque del proyecto. Aquí también se documentan los requisitos comerciales y técnicos conocidos. 

En esta fase de la planificación básica del proyecto también es cuando se asignarán los miembros del equipo del proyecto. Las estimaciones de alto nivel para el presupuesto, el tiempo y el alcance también deben recopilarse y documentarse en esta fase. Luego, tú y tu equipo de proyecto determinaréis la cantidad de sprints o iteraciones necesarios para el proyecto, así como la duración de cada sprint y el entregable o resultado esperado que debería obtenerse de cada sprint. 

La gran diferencia en las metodologías de planificación de proyectos entre un proyecto Agile y uno tradicional viene después de realizar la planificación de alto nivel. En este punto, para un proyecto Agile, planificarás solo el sprint inicial en detalle, en lugar de todo el proyecto. Según la metodología Agile, solo después de completar un sprint se planifican los detalles del siguiente. Este proceso iterativo permite a tu equipo de proyecto adaptar el plan para cada sprint en función de los resultados de los sprints anteriores.

Los detalles del sprint de tu plan deben ingresarse en tu herramienta de gestión de proyectos Agile. Si tu software incluye plantillas, puedes usar una plantilla Agile en blanco o un ejemplo de plan de proyecto Agile para crear tu nuevo plan de proyecto. 

A continuación, te mostramos un ejemplo de plan de proyecto Agile que se puede utilizar como plantilla:

Una vez que termines tu plan de proyecto, es hora de configurar los flujos de trabajo de gestión de proyectos adecuados dentro de tu nuevo software de proyectos Agile. Por ejemplo, si vas a utilizar el marco Scrum, ahora deberás crear tu flujo de trabajo de Scrum.

Los flujos de trabajo simplemente aseguran que las tareas y actividades pasen a las personas adecuadas en el momento oportuno, que el trabajo se complete y se lleve a cabo el debido seguimiento. Dado que las prácticas recomendadas de Agile describen un enfoque de trabajo iterativo e incremental, tus flujos de trabajo han de poder adaptarse a los ciclos de trabajo. 

Un flujo de trabajo estándar a menudo supondría que una tarea pasaría de «en progreso» a «en revisión» y a «completada». Pero con la planificación de proyectos Agile, es posible que tengas que enviar tareas entre «en progreso» y «en revisión» varias veces antes de que lleguen a la fase «completada». Es fundamental que tu software pueda gestionar esto sin perder visibilidad del progreso. 

A continuación, te mostramos un ejemplo de flujo de trabajo Agile:

Una vez creados, puedes utilizar estos flujos de trabajo, junto con un panel de control de proyectos para seguir fácilmente el progreso general de tu proyecto. 

Más que una metodología: cómo crear un entorno Agile

Como hemos comentado en la primera sección, dos de los contratiempos más habituales a la hora de adoptar una metodología Agile se deben a que la cultura de la organización no concuerda con los valores de Agile y/o existe una resistencia general al cambio en toda la organización.

Por lo tanto, es fundamental que Agile se vea no solo como una metodología de proyecto, sino también como un enfoque holístico de los proyectos. En otras palabras, Agile afecta a toda la organización, incluso a aquellos que no trabajan directamente en proyectos y, para tener éxito, el entorno general de la empresa debe respaldar los valores y principios de Agile. 

Los cuatro pilares de Agile que cualquier entorno Agile tiene que respaldar son:

  1. Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos
    La empresa debe valorar a las personas por encima de los procesos estándar y estar dispuesta y abierta a adaptarse a las necesidades cambiantes. 
  2. Software funcional por encima de documentación exhaustiva
    El énfasis ha de ponerse en la creación de entregables de proyectos de trabajo. Esto significa que las partes interesadas, incluida la dirección, deben apoyar la eliminación de documentación innecesaria y reducir los requisitos de papeleo para permitir que los miembros del equipo pasen más tiempo creando los entregables del proyecto. 
  3. Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual
    El cliente debe considerarse un compañero de equipo y es fundamental que se establezca una relación abierta con una comunicación frecuente. Tu empresa debe estar dispuesta a realizar cambios para satisfacer al cliente, incluso aunque eso signifique tener que modificar el contrato original. 
  4. Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan
    Un entorno Agile requiere una disposición generalizada a ser flexible y adaptarse rápidamente a los cambios. Si la tecnología cambia a la mitad de un proyecto y requiere un cambio de alcance, un equipo Agile lo trabajará en el siguiente sprint, mientras que un entorno tradicional puede negarse a adaptarse. 

La conclusión es que las empresas con entornos Agile generalmente aceptan y promueven el cambio, la innovación y la mejora de procesos. Entienden los diferentes marcos Agile y respaldan prácticas Agile importantes, como planificar en sprints y trabajar en colaboración. Estos lugares de trabajo apoyan a los miembros de su equipo. También le dan más importancia al compromiso de los empleados y los clientes que a seguir procesos y contratos documentados.