Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Cuáles son los fundamentos de la gestión de proyectos?

La capacidad de entregar proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y en consonancia con los objetivos empresariales es clave para conseguir una ventaja estratégica en el entorno empresarial global tan competitivo de hoy en día. Por eso es importante que la persona a cargo del proyecto tenga un conocimiento profundo de la gestión de proyectos, desde los fundamentos hasta una amplia experiencia.

Los gestores de proyectos tienen una tarea increíblemente compleja, que combina habilidades organizativas, una mente analítica y una gran destreza en las relaciones interpersonales.

Muchos gestores de proyectos cuentan con la ayuda de software y herramientas de gestión de proyectos que facilitan el desarrollo de los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida. Wrike puede ayudar a tu empresa a gestionar metas y objetivos, crear diagramas de Gantt y tableros Kanban y mucho más a lo largo del ciclo de vida de los proyectos. Prueba Wrike hoy mismo para ver cómo los gestores de proyectos llevan a cabo su trabajo con éxito.

En esta sección, te explicaremos los fundamentos de la gestión de proyectos y en qué consiste ser gestor de proyectos.

Y, si estás buscando una solución para dar el pistoletazo de salida a tu andadura en la gestión de proyectos, puedes acceder ahora mismo a una prueba gratuita con Wrike.

¿Qué es un proyecto?

Antes de empezar con los fundamentos, debemos definir qué es exactamente un “proyecto”. Está claro que ya te habrán encargado un montón de “proyectos” en el colegio o en el trabajo, pero ¿cuál es la definición real?

El Project Management Institute (PMI) define un “proyecto” como “una iniciativa temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Hay un par de cosas importantes que hay que tener en cuenta en esta definición:

La palabra “temporal” significa que los proyectos deben tener un inicio y un final definidos. Esto significa que cada proyecto debe incluir un calendario, un alcance y unos recursos. El hecho de que sea algo temporal, con un principio y un final, también significa que no forma parte de las operaciones habituales. Esto nos lleva al segundo punto.
El objetivo de un proyecto debe ser “crear un producto, servicio o resultado único”. Esto significa que se pondrá en marcha un proyecto para alcanzar un objetivo concreto que, por lo general, queda fuera del ámbito de las operaciones habituales del día a día de la empresa. Y también significa que el equipo del proyecto podría incluir a personas que no suelen trabajar juntas y que necesitarían recursos que, por lo general, quedan fuera del ámbito de las operaciones diarias.

Cada proyecto debe incluir los siguientes componentes:

Objetivo: ¿Qué intentas conseguir?
Plazo: ¿Para cuándo quieres haberlo conseguido?
Presupuesto: ¿Cuánto costará llevarlo a cabo?
Partes interesadas: ¿Quiénes son los principales actores que tienen interés en este proyecto?
Gestor de proyecto: ¿Quién se va a encargar de que se haga todo lo que hay que hacer?

Un proyecto no es algo rutinario. Las operaciones y el mantenimiento del día a día no se consideran proyectos porque no tienen un inicio ni un final definidos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la práctica de aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para llevar a cabo un proyecto según unos requisitos específicos.

Para llevar a cabo bien esta práctica, lo fundamental es identificar el problema, elaborar un plan para resolverlo y, a continuación, poner en práctica ese plan hasta que el problema se haya resuelto. Puede que suene sencillo, pero hay mucho trabajo detrás en cada fase del proceso. Con un plan de gestión adecuado, el proyecto se terminará a tiempo y sin pasarse del presupuesto.

Los orígenes de la gestión de proyectos se remontan a la construcción de las pirámides de Giza y la Gran Muralla China. Sin embargo, el desarrollo moderno de esta práctica empezó en el siglo XIX, cuando las empresas ferroviarias compraron toneladas de materias primas y contrataron a miles de personas para trabajar en el ferrocarril transcontinental.

A principios del siglo XX, Frederick Taylor aplicó los conceptos de la gestión de proyectos a la jornada laboral, desarrollando estrategias para trabajar de forma más inteligente y mejorar las ineficiencias, en lugar de exigir a los trabajadores que se esforzaran más y trabajaran más horas. Henry Gantt, un colaborador de Taylor, tomó esos conceptos y utilizó barras y gráficos para representar visualmente cuándo se completaban ciertas tareas, o una serie de ellas, creando así una nueva forma de visualizar la gestión de proyectos.

Durante la Segunda Guerra Mundial, los líderes militares e industriales empezaron a aplicar estrategias de gestión aún más detalladas, lo que acabó dando lugar a procesos más estandarizados, como el método de la ruta crítica.

Estas prácticas fueron ganando popularidad en todos los sectores y, en 1965 y 1969, se fundaron, respectivamente, la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos y el PMI. En 2001, las metodologías de gestión de proyectos agile se codificaron con la creación del Manifiesto Agile.

El ámbito de la gestión de proyectos sigue cambiando a medida que el panorama se vuelve cada vez más competitivo, surge la necesidad de implementar cambios rápidamente y aparecen nuevas tecnologías (automatización, IA, etc.) en el mercado.

¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos son los siguientes:

Inicio: el objetivo de esta fase es definir el proyecto.
Planificación: esta fase consiste en elaborar una hoja de ruta que todos puedan seguir.
Ejecución y supervisión: en esta fase, se forma el equipo del proyecto y se elaboran los entregables. Los gestores de proyectos supervisarán y evaluarán el rendimiento del proyecto para asegurarse de que todo va según lo previsto.
Cierre: se completa el proyecto, se hace un análisis posterior y se traspasa el proyecto a otro equipo que se encargará de su mantenimiento.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Los gestores de proyectos ayudarán a tu organización a lo siguiente:

Tener un proceso de planificación y ejecución de proyectos más predecible.
Cumplir con los presupuestos, los plazos y las directrices sobre el alcance de los proyectos.
Resolver los obstáculos de los proyectos y remitir los problemas de forma más rápida y sencilla.
Identificar y dar por finalizados los proyectos que no aporten un valor empresarial relevante.
Ser más eficiente.
Mejorar la colaboración entre equipos y dentro de ellos.
Identificar y planificar riesgos.

¿Qué hacen los gestores de proyectos?

En resumen, los gestores de proyectos se encargan de planificar, ejecutar, supervisar, controlar y llevar a buen término los proyectos, así que tienen que conocer a fondo la materia. Sin embargo, eso es solo la punta del iceberg de los fundamentos de la gestión de proyectos. Estas son algunas de las principales responsabilidades:

Elaborar el plan: los gestores de proyectos se encargan de diseñar el plan más realista para el proyecto. El plan tiene que incluir el alcance del proyecto, el calendario y el presupuesto. Esto también puede implicar elegir las herramientas adecuadas para el trabajo.
Formar el equipo: es fundamental elegir al equipo adecuado. Cada equipo de proyecto será diferente según el alcance de la iniciativa y las funciones necesarias para llevarlo a cabo. Lo ideal es encontrar especialistas y expertos en la materia para cada una de las tareas necesarias.
Asignar tareas: los gestores de proyectos deben dar a su equipo una definición clara de las tareas concretas y los plazos para cada parte del proyecto. Aunque cada miembro del equipo se encargará de sus propias tareas, muchas de ellas requerirán la colaboración tanto de miembros internos como externos del equipo.

Dirigir al equipo: ahora que ya se ha formado el equipo y se han asignado las tareas, el gestor del proyecto tiene que asegurarse de que todo funcione a la perfección, ocupándose tanto de lo básico como de lo que va más allá. Esto incluirá estar al tanto de cómo les va a cada uno, identificar y eliminar obstáculos, resolver desacuerdos, mantener alta la moral del equipo, además de ofrecer formación y orientación.
Gestionar el presupuesto: la mayoría de los proyectos conllevan algunos gastos, por lo que saber cómo elaborar un presupuesto para el proyecto y gestionar los costes es fundamental para que todo salga bien. Esto implicará comparar los gastos reales con las estimaciones y ajustar el plan del proyecto si es necesario.
Gestionar los plazos: al igual que con el presupuesto, los gestores de proyectos tienen la tarea de asegurarse de que todo vaya según lo previsto para que el equipo cumpla con los plazos de finalización previstos. Para ello, habrá que fijar plazos realistas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, mantener una comunicación constante con el equipo para estar al tanto de cómo va todo y llevar un calendario detallado.

Involucrar a las partes interesadas: las partes interesadas desempeñan un rol muy importante en el proyecto. Normalmente son personas influyentes a las que les afecta el proyecto. Los gestores de proyectos deben mantener una buena relación y una comunicación fluida con las partes interesadas, que no solo pueden ayudar a eliminar obstáculos y dar alas al equipo, sino que también pueden crear cuellos de botella innecesarios y hacer que el proyecto se vaya al traste si no están de acuerdo con la dirección que toma.
Entregar el proyecto: el hecho de que se hayan cumplido los objetivos del proyecto no significa que el trabajo del gestor de proyectos haya terminado. En este punto, el gestor del proyecto tiene que entregar el proyecto al equipo que se encargará de gestionarlo, mantenerlo y ejecutarlo en adelante. A partir de ahora, el gestor del proyecto ya no será la persona de contacto y se le asignará un nuevo proyecto.
Documentar el proceso: identificar y documentar las “lecciones aprendidas” no solo es una buena práctica para el crecimiento personal, sino también para compartir esa experiencia con otros equipos de la organización y que la puedan aprovechar en el futuro. Esto ayudará a que otros eviten cometer los mismos errores o tomen ventaja de los atajos que se han descubierto.

Certificaciones para gestores de proyectos

Aunque no es necesario tener una certificación general en gestión de proyectos, puede que algunas empresas prefieran contratar a gestores de proyectos certificados o les ofrezcan un sueldo más alto. La certificación Profesional de gestión de proyectos (PMP) es la más popular y la gestiona el PMI, pero no es la única que hay. Aquí tienes algunas de las otras opciones:

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Artem Gurnov

Artem es director de desarrollo de cuentas en Wrike. Anteriormente ocupó el puesto de director de proyectos, supervisando a un equipo de gerentes de éxito del cliente (CSM). A lo largo de los años de creación de equipos y ampliación de procesos empresariales, ha implementado con éxito múltiples proyectos, desde la automatización del contacto con el cliente hasta la configuración de herramientas de priorización del trabajo para representantes de ventas y CSM.