Guía de gestión de proyectos

Fundamentos de la metodología Agile

Introducción

Agile es un concepto de gestión de proyectos desarrollado para proporcionar a los gestores de proyectos una forma más flexible y eficiente de comercializar productos más rápido. El significado de Agile (ágil) es la capacidad de moverse rápida y fácilmente. Por lo tanto, un enfoque Agile permite a los equipos del proyecto adaptarse más rápido y con más facilidad en comparación con otras metodologías de proyecto. 

Muchos de los proyectos actuales tienen tantas incógnitas que una metodología tradicional de gestión de proyectos no los puede administrar adecuadamente. Esto hace que sea difícil documentar con éxito los requisitos y adaptarse a los cambios a lo largo del proyecto. 

Esta guía te ayudará a comprender los conceptos básicos de la metodología Agile para que puedas comprender qué proyectos se beneficiarán de un enfoque Agile y cómo implementar uno con éxito.

¿Qué es la metodología Agile?

La metodología Agile es un enfoque para la gestión de proyectos que utiliza cuatro pilares clave y 12 principios Agile para organizar los proyectos. A continuación, hacemos una descripción general de la metodología Agile sobre todo lo que necesitas saber acerca de este enfoque.

Los cuatro pilares clave del libro Manifiesto Agile están diseñados para valorar:

  1. Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos
  2. Software funcional por encima de documentación exhaustiva
  3. Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual
  4. Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan

Para definir Agile, el método se basa en el concepto de olas continuas o sprints de planificación y ejecución de proyectos, lo que te permite adaptar y desarrollar continuamente tu plan, alcance y diseño a lo largo del proyecto. 

De acuerdo con la definición de metodología Agile, los proyectos Agile requieren un enfoque iterativo, que admite entregas incrementales, frecuentes y coherentes de productos funcionales a tu cliente. Este enfoque innovador garantiza que tu equipo de proyecto pueda entregar productos concretos de manera coherente sin retrasarse por los cambios y los requisitos cambiantes.  

Agile tiene un alto nivel de participación del cliente e incluye revisiones frecuentes del progreso tanto con el equipo del proyecto como con el cliente. 

Hay varios marcos diferentes que se pueden utilizar para ejecutar un proyecto Agile. Algunos de los marcos más populares incluyen:

  • Scrum
  • Kanban
  • Extreme Programming
  • DSDM

Aquí encontrarás un vídeo que explica con más detalle la metodología Agile en menos de cinco minutos.

Historia de la metodología Agile

Dependiendo de la fuente, la historia de la metodología Agile se puede remontar a la década de 1990, a 1975 e incluso a la década de 1960. Sin embargo, todo el mundo coincide en que Agile realmente echó raíces con la creación del Manifiesto Agile para el desarrollo de software, lanzado en 2001. 

El Manifiesto Agile se creó inicialmente en febrero de 2001 para crear una nueva forma de gestionar el desarrollo de software. Este manifiesto fue el resultado de un retiro en Utah de un grupo de desarrolladores de software líderes, que se reunieron para tratar problemas del sector y posibles soluciones. 

Este grupo comprendió que la industria del software necesitaba una mejor manera de comercializar los productos más rápido. Su objetivo era idear nuevos métodos para realizar cambios en los productos y los proyectos sin que repercutan significativamente en el coste del proyecto o retrasen el cronograma de producción.

Se determinó que al dividir un proyecto en iteraciones más cortas que podrían desarrollarse y probarse de forma sencilla y rápida, el cliente podrían hacer revisiones y podrían realizarse cambios sin tener que esperar al producto final. Así, se creó la metodología Agile para el desarrollo de software.

Si bien el Manifiesto Agile se redactó inicialmente como una solución para la gestión del desarrollo de software, la metodología Agile ha crecido para abarcar proyectos en una variedad de industrias y negocios. 

Los 12 principios Agile

El Manifiesto Agile para el desarrollo de software describe los 12 principios de Agile que deben seguir todos los proyectos. Estos son: 

  1. Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente a través de la entrega anticipada y continua de software valioso.
    El primer principio de la metodología Agile establece que los clientes deben recibir entregas o iteraciones del proyecto en intervalos regulares a lo largo del ciclo de vida de su proyecto, en lugar de solo una entrega del producto al final.  
  2. Aprecia los requisitos cambiantes, incluso al final del desarrollo. Los procesos Agile aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente. 
    Uno de los problemas que los autores del Manifiesto encontraron con la gestión tradicional de proyectos es que era difícil complacer las solicitudes de cambio de última hora del cliente. Este principio garantiza que los proyectos Agile tengan la capacidad de adaptarse a cualquier cambio, sin importar en qué momento haya que hacerlo, con un retraso mínimo. 
  3. Entrega de software funcional con frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con preferencia por el plazo más corto.
    Los proyectos Agile planean plazos de proyectos cortos y frecuentes que permiten una rápida entrega de productos funcionales. A menudo, los proyectos Agile se dividirán en sprints o intervalos de proyecto de 1 a 4 semanas y cada uno de ellos terminará con la entrega de un producto.  
  4. Los empresarios y desarrolladores deben trabajar juntos todos los días durante todo el proyecto. 
    Este principio de Agile establece que la comunicación regular con todas las partes interesadas es fundamental para el éxito del proyecto. Normalmente, esto implica una breve reunión diaria tanto con el equipo del proyecto como con otras partes interesadas clave.  
  5. Desarrolla proyectos en torno a personas motivadas. Bríndales el entorno y el apoyo que necesitan y confía en ellas para que hagan el trabajo.
    Un concepto clave de la metodología de gestión de proyectos Agile es que hay que colocar a las personas adecuadas en los puestos idóneos y hay que darles la autonomía necesaria para hacer bien su trabajo. Es importante diseñar un equipo de proyecto basado en capacidades en lugar de en puestos de trabajo o cargos dentro de la empresa. El enfoque del gestor de proyectos debe centrarse en motivar al equipo del proyecto y apoyarlo, en lugar de microdirigirlo.
  6. El método más eficiente y efectivo para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es la conversación cara a cara. 
    Los creadores del Manifiesto Agile creen firmemente en la importancia de que los equipos y las partes interesadas se encuentren en el mismo lugar siempre que sea posible, ya que la comunicación cara a cara es más efectiva que otras opciones, como el correo electrónico o el teléfono. Si el equipo no puede estar en la misma ubicación, la videoconferencia es una opción que aún puede captar algunos de los mismos valores, como las señales no verbales.   
  7. El software funcional es la medida principal del progreso.
    El énfasis dentro de la metodología Agile se pone en proporcionar resultados completos y funcionales. Esto siempre debe tener prioridad sobre cualquier requisito adicional, como la documentación del proyecto. Además, otras métricas, como las horas dedicadas o el tiempo transcurrido, no se consideran tan importantes como entregar productos funcionales. 
  8. Los procesos Agile promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben poder mantener un ritmo constante indefinidamente. 
    De acuerdo con este principio, los proyectos Agile deben tener un ritmo constante para cada ciclo iterativo o sprint dentro del proyecto. Este desglose debería eliminar la necesidad de horas extra o plazos en caso de fallos, al tiempo que promueve la producción frecuente de productos funcionales. También debe crear un ciclo repetible que el equipo pueda seguir continuamente durante el tiempo que sea necesario. 
  9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
    Un enfoque principal de un proyecto Agile debería ser mejorar el producto final y lograr avances sistemáticamente a lo largo del tiempo. En otras palabras, cada iteración siempre debe ser una mejora con respecto a la anterior, y el equipo siempre debe buscar nuevas innovaciones. 
  10. La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
    El objetivo de un proyecto Agile es hacer lo suficiente para completar con éxito el proyecto encargado y cumplir con las especificaciones solicitadas. Ha de evitarse o eliminarse cualquier documentación, pasos, procesos o trabajo adicionales que no añadan valor al cliente o mejoren los resultados del proyecto. 
  11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.
    Agile se basa en la creencia de que se requieren equipos motivados, autónomos y cualificados para ofrecer los mejores resultados y productos. Los equipos deben estar capacitados para organizarse y estructurarse según sea necesario. Deben tener la libertad de colaborar e innovar como mejor les parezca, sin verse obstaculizados por demasiada supervisión. 
  12. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia. 
    Un equipo exitoso y motivado requiere un fuerte enfoque en cómo puede potenciar sus habilidades y procesos para crecer y mejorar continuamente. El equipo debe tener revisiones periódicas sobre su rendimiento y resultados, incluida una conversación sobre cómo puede mejorar a medida que avanza. 


Ventajas de la gestión de proyectos Agile

Las ventajas de la gestión de proyectos Agile son muchas, particularmente para las siguientes organizaciones y tipos de proyectos:

  • Cualquier proyecto que evolucione con el tiempo o que no tenga un alcance y requisitos claros al principio.
  • Organizaciones que trabajan en un entorno que cambia rápidamente, como la tecnología. 
  • Organizaciones que necesitan trabajar estrechamente con sus clientes y otras partes externas durante la vida del proyecto.
  • Empresas que hacen hincapié en la mejora de procesos y productos y buscan constantemente innovar. 
  • Proyectos que tienen muchas tareas interdependientes, donde el equipo necesita trabajar en estrecha colaboración y comunicarse con frecuencia para garantizar el éxito. 
  • Empresas que necesitan crear un prototipo antes de generar el resultado final del proyecto. 
  • Proyectos que requieren comentarios rápidos de las partes interesadas sobre cada iteración del producto antes de pasar a la siguiente versión o borrador.

A continuación, enumeramos las cinco ventajas principales de adoptar un método Agile:

Contacto continuo con el cliente

En los métodos tradicionales de gestión de proyectos, el equipo del proyecto normalmente solo estaba en contacto con el cliente al principio y al final del proyecto, lo que implicaba que si los requisitos o expectativas del cliente no se captaron correctamente al principio, o cambiaron con el tiempo, el equipo del proyecto no se enteraba hasta que era demasiado tarde. Con Agile, hay un contacto continuo durante todo el proceso y entregas iterativas para garantizar que tu equipo va por buen camino, por lo que el producto final será exactamente lo que el cliente quiere.  

Capacidad de adaptarse 

¿Qué sucede si tu cliente te dijo a mitad de un proyecto que necesitaba un cambio de alcance? Utilizando un enfoque tradicional para la gestión de proyectos, no se pudo llevar a cabo o probablemente implicó aumentos significativos tanto de coste como de tiempo del proyecto. Con Agile, los cambios se pueden incorporar con un mínimo esfuerzo, sin importar lo avanzado que vaya tu equipo con el proyecto, ya que se pueden añadir fácilmente a la siguiente iteración.   

Entrega más rápida

Agile incorpora un enfoque de desarrollo continuo que garantiza que tu equipo entregue constantemente productos funcionales. Esto significa que en lugar de esperar de 6 a 12 meses o más por un producto final, tu cliente obtiene una versión funcional del producto a intervalos mucho más cortos, generalmente cada 2 a 4 semanas. 

Menor riesgo del proyecto

Dado que tu equipo desarrolla versiones del producto con frecuencia y recibe comentarios de los clientes desde el principio, se minimiza el riesgo de que falle un proyecto. Al dividir un proyecto grande en iteraciones, su riesgo también se reduce al fracaso de una iteración o borrador solamente. Es más probable que encuentres pronto problemas pequeños, que pueden abordarse fácilmente, en lugar de descubrir un problema importante ya en el momento de la última prueba antes de la entrega final. Esto significa que habrás invertido menos tiempo y dinero cuando se descubra un problema o el proyecto deba cancelarse. 

Innovación continua

Agile apoya la colaboración y la mejora continua, lo que puede conducir a la innovación y al desarrollo de nuevos productos y funciones. Al encontrarse los equipos en la misma ubicación y tener reuniones diarias, se apoyan las sesiones de intercambio y generación de ideas. Agile respalda una «meritocracia de ideas» donde triunfa la mejor idea, sin importar quién la sugiera. El equipo del proyecto, otras partes interesadas y el cliente pueden determinar las funciones y las características juntos como un equipo. 

Cuándo no usar el método de gestión de proyectos Agile

A pesar de los muchos beneficios de Agile, la metodología no es para todos los proyectos u organizaciones. Pero, ¿cómo saber cuándo no utilizar el método de gestión de proyectos Agile y cuáles son las ventajas y desventajas de la metodología Agile?

A continuación, exponemos cuatro ocasiones en las que la metodología de desarrollo Agile no es la mejor opción:

El resultado del proyecto es estable y se comprende adecuadamente. 

Agile tiene por objeto ayudar a reducir el coste del cambio y la incertidumbre en un proyecto al dividirlo en etapas iterativas de gestión de proyectos. Sin embargo, si hay muy poca incertidumbre y una mínima posibilidad de cambios, puede que Agile no sea el enfoque más efectivo. Por ejemplo, si trabajas en una industria con fuertes regulaciones o donde ya se conocen muchos de los requisitos del proyecto, entonces no necesitas planificación iterativa y varios borradores.   

Tu proyecto debe producir una entrega repetible. 

Por definición, un proyecto es «un esfuerzo temporal con un principio y un final, y debe usarse para crear un producto, servicio o resultado único». Pero, ¿qué sucede si un cliente te pide que construyas cinco casas idénticas y tú decides crear un proyecto independiente y formar un equipo de proyecto para cada una? Con Agile, esto podría dar lugar a cinco casas únicas en lugar de a cinco idénticas. Una de las desventajas de Agile es que no está diseñado para la reproducibilidad. 

Tu cliente no quiere Agile.  

Un proyecto Agile requiere un contacto continuo con el cliente final. Sin embargo, puede que algunos clientes no tengan el tiempo, la capacidad o el deseo de dedicarse a un proyecto. Si el proyecto se considera de bajo valor o de bajo riesgo, pueden preferir un enfoque más tradicional en el que solo se los involucre en las fases clave o la entrega final. 

Tu empresa no puede respaldar Agile.  

Si tu empresa o equipo de proyecto no está listo, intentar adoptar el ciclo de desarrollo Agile puede presentar riesgos para tu proyecto. 

Estos son cinco indicadores de que tu empresa no está lista para usar Agile:

  1. Agile no se entiende bien. Si tu equipo y tu empresa no tienen formación en Agile o una comprensión sólida de sus principios, prácticas y marcos, no están listos para usar esta metodología. 
  2. Las partes interesadas clave son reticentes. Ya sea el patrocinador de tu proyecto o un miembro clave del equipo, si alguien se resiste a adoptar Agile, tendrás que resolver el problema antes de poder adoptar con éxito la metodología. 
  3. Tu organización no puede respaldar la colaboración diaria. Si existen barreras importantes para la comunicación diaria y la colaboración abierta entre los miembros del equipo, puede que Agile no sea el mejor enfoque. 
  4. La estructura de la empresa no puede respaldar equipos interfuncionales. En un proyecto Agile, las personas de muchas funciones diferentes necesitan reunirse, comunicarse y colaborar durante todo el ciclo de vida del proyecto. Si en tu empresa las funciones están aisladas, puede que esto no sea realista.  
  5. Tu organización requiere grandes cantidades de documentación. Si tu empresa requiere mucha documentación e informes de prueba, puede que adoptar Agile sea demasiado costoso. Uno de los 12 principios de Agile se basa en la reducción de informes de proyectos, matrices de trazabilidad de requisitos y


Agile vs. Scrum

El método Agile describe las prácticas recomendadas para organizar proyectos, que se basan en los cuatro valores y los 12 principios de desarrollo de software Agile documentados en el Manifiesto Agile. Es posible que hayas visto comparativas entre Scrum y Agile. La definición de Scrum es «un marco para la gestión de proyectos que hace hincapié en el trabajo en equipo, la responsabilidad y el progreso iterativo hacia un objetivo bien definido». En otras palabras, Scrum es un marco que puedes usar para implementar estos principios, valores y prácticas recomendadas de Agile.  

Para comprender mejor las diferencias entre Agile y Scrum, puedes pensar en Scrum como en unas directrices sobre cómo adoptar el enfoque Agile para la gestión de proyectos. Scrum proporciona las reglas, funciones, eventos, herramientas y artefactos necesarios para adoptar con éxito una mentalidad Agile. 

La principal diferencia entre Agile y Scrum es que Agile es el proceso que deseas lograr y Scrum es una herramienta para su éxito. A menudo, escucharás que Scrum y Agile se usan indistintamente, ya que Scrum es el marco más popular para Agile. Sin embargo, no es el único marco que se puede implementar para planificar y ejecutar un proyecto Agile. 

Gestión de proyectos con metodología Agile vs Cascada

La gestión de proyectos con la metodología Agile y la gestión de proyectos con el modelo en cascada son dos de los métodos más populares para organizar proyectos. A la hora de decidir cómo planificar y ejecutar tu siguiente proyecto, es probable que comiences por comparar la gestión de proyectos Agile con el modelo en cascada para determinar cuál es el más adecuado. 

El modelo en cascada es un enfoque más tradicional de la gestión de proyectos, que implica un flujo lineal del proyecto. Es mejor para proyectos claramente definidos que tienen plazos definitivos y entregables bien especificados al principio. En otras palabras, si las principales limitaciones del proyecto se conocen y documentan adecuadamente, es probable que el modelo en cascada sea tu mejor opción. 

Para comprender mejor la gestión de proyectos Agile en comparación con el modelo en cascada, los principios básicos del modelo en cascada incluyen: 

  • Reunir todos los requisitos por adelantado
  • Completar todo el trabajo en fases estructuradas, secuenciales y predefinidas 
  • Realizar pruebas únicamente cuando se complete el desarrollo o la construcción del producto

Agile, por otro lado, se creó para gestionar proyectos cuyas principales limitaciones no se conocen bien.

Como hemos hablado anteriormente, la definición de Agile incluye un enfoque iterativo de los proyectos y está diseñada para ser flexible. Este enfoque te permite planificar un proyecto en etapas o «sprints» para que tu plan pueda desarrollarse y evolucionar a medida que avanza el proyecto y se obtiene más información. 

La decisión entre la gestión de proyectos en cascada o Agile, en última instancia, debe reducirse al desarrollo del producto final y lo bien que comprendes los resultados y los requisitos del proyecto en la fase de inicio del mismo.

Recursos adicionales del método Agile

A continuación, mencionamos algunos recursos sobre Agile que profundizan en la metodología y en cómo implementarla con éxito:

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