Guía de gestión de proyectos

Glosario

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Agile

Metodología de gestión de proyectos caracterizada por la creación de productos que los clientes realmente desean, utilizando ciclos cortos de trabajo que permiten una producción rápida y una revisión constante, si procede.

Asignación

Acto de asignar recursos disponibles.

Alcance

Para los gestores de proyectos, el alcance es la información que define los parámetros de un proyecto: ¿Cómo lo financiaremos? ¿Cuáles son nuestros hitos? ¿Cómo definiremos el éxito? Documentar el alcance de tu proyecto debe formar parte de tu proceso de planificación. El reto es controlarlo una vez que comienzas.

Análisis de posibilidades (WISA)

WISA anticipa varios resultados posibles del proyecto y crea soluciones antes de que se produzcan. Algunos ejemplos incluyen una entrega con retraso, sobrepasar el presupuesto o un cambio en los recursos disponibles. Al prepararse para esos posibles escenarios, es más fácil reaccionar rápidamente.

b

Beneficios comprobados

Metodología de gestión de proyectos que se centra en si el producto entregado le brinda al cliente el beneficio que espera. Esta metodología garantiza proporcionar valor real a los clientes y las partes interesadas.

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Coste real del trabajo realizado (ACWP)

Mide el coste real del trabajo realizado en comparación con lo presupuestado en el coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP).

Coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP)

Mide el coste presupuestado del trabajo real realizado. No debe confundirse con el BCWS.

Coste presupuestado del trabajo programado (BCWS)

Presupuesto aprobado asignado para la realización del producto final de un proyecto (o WBS) dentro de un período de tiempo específico.

Conjunto de conocimientos de la gestión de proyectos (PMBOK)

Coordinada por el Project Management Institute, esta guía recopila un conjunto de terminología estándar y directrices para la gestión de proyectos.

Cartera de proyectos

Un conjunto de los mejores proyectos de una empresa y un proceso repetible

Cronología

Representación gráfica de una secuencia de eventos.

Cascada

Posiblemente la metodología de gestión de proyectos más antigua. Establece que una tarea debe completarse antes de que comience la siguiente, en una secuencia extensa y conectada de tareas que generan el producto final del proyecto.

d

Diagrama burn down

Gráfico de líneas X-Y que muestra la cantidad de tareas que deben completarse (en el eje vertical) en relación con el tiempo restante (en el eje horizontal). Estos gráficos se emplean a menudo en Scrum.

Dependencia

Circunstancia en la que una tarea o hito depende de la finalización (o inicio) de otras tareas para poder realizarse.

Diagrama de cadena de eventos

Representación visual del modo en que los eventos de un proyecto influyen unos en otros. Suele emplearse en la metodología de la cadena de eventos (ECM).

Diagrama de Gantt

Gráfico de barras horizontales ideado por Henry Gantt a principios del siglo XX que ha sido utilizado por los gestores de proyectos de todo el mundo para visualizar los cronogramas de los proyectos. Incluye todas las tareas, hitos y plazos de un proyecto, fechas de inicio y finalización, e ilustra las dependencias de las tareas.

Desarrollo iterativo

Proceso en el que, en lugar de invertir todo el trabajo en un producto final (como en el método Cascada), el trabajo se realiza en etapas más pequeñas para que el proyecto siga avanzando.

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Equipo del proyecto

Grupo de personas que trabajan con un gestor de proyectos para ejecutar un plan de proyecto.

Estructura desglosada de trabajo (WBS)

Estructura de árbol jerárquica que divide un proyecto en unidades más pequeñas.

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Flotación

También conocida como «holgura», es la cantidad de tiempo que es posible dedicar a una tarea antes de que afecte a la cronología del proyecto. La flotación es la amortiguación adicional que protege los plazos importantes. Los elementos en la ruta crítica tendrán «cero flotación libre», y para mantener el cronograma, no se pueden retrasar.

Fijación de objetivos

Acto de crear objetivos que sean específicos, cuantificables y con plazos concretos.

g

Gestión de cambios

Área de la gestión que analiza el cambio organizativo. El objetivo es gestionar el cambio de forma eficiente para que el impacto negativo en la infraestructura o el presupuesto sea ínfimo.

Gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM)

Metodología de gestión de proyectos que se centra principalmente en los recursos. Se crea un cronograma del proyecto y se identifican las tareas más esenciales.

Gestión del valor ganado (EVM)

Forma de medir el progreso del proyecto teniendo en cuenta el alcance, el cronograma y el coste.

Gestión extrema de proyectos (XPM)

Metodología de gestión de proyectos en la que se puede cambiar el plan del proyecto, el presupuesto e incluso el producto final para adaptarse a las necesidades cambiantes, independientemente del progreso del proyecto.

Gestión

Acto de organizar personas y recursos para lograr un conjunto de objetivos.

Gestión de proyectos basada en procesos

Metodología de gestión de proyectos que alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de la empresa.

Gestión de proyectos

Acto de gestionar todos los aspectos de un proyecto, desde el equipo hasta las tareas, pasando por las herramientas.

Gestor de proyectos

Profesional encargado de planificar y ejecutar un proyecto y liderar al equipo del proyecto.

Gestión de carteras de proyectos (PPM)

Método utilizado por las empresas para garantizar que todos sus proyectos están en sintonía con los objetivos comerciales generales.

Gestión de riesgos

Proceso para planificar y minimizar los riesgos que pueden hacer fracasar un proyecto.

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HERMES

Metodología poco extendida de gestión de proyectos creada por el Gobierno de Suiza para gestionar proyectos de software.

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Iteración

Una variación o una mejora en el original.

Indicador clave de rendimiento (KPI)

Indicadores cuantificables del punto en el que se encuentra el proyecto, determinados con anterioridad al inicio del trabajo del proyecto. ¿Llegamos hoy a 10 000 visualizaciones de la página? ¿Hacemos 50 llamadas de ventas esta semana? ¿Hemos duplicado los ingresos? Es útil utilizar los KPI para transitar la ruta del proyecto y, si es necesario, hacer que recupere su trayectoria.

k

Kanban

Enfoque visual para la gestión de proyectos en el que los equipos crean representaciones físicas de sus tareas, a menudo utilizando notas adhesivas en pizarras (o mediante aplicaciones en línea). Las tareas se desplazan a través de etapas predeterminadas con el fin de hacer un seguimiento del progreso e identificar obstáculos habituales.

l

Limitaciones

Limitaciones del proyecto como, por ejemplo, los costes, los recursos humanos, los límites de tiempo, la calidad y el rendimiento potencial de la inversión.

Lean

También conocida como «lean manufacturing» o «lean production», esta metodología de gestión de proyectos se centra en optimizar el sistema de producción y eliminar los desperdicios. El objetivo es hacer más con menos: es decir, proporcionar valor al cliente utilizando menos mano de obra, dinero y tiempo.

Lean Six Sigma

Al combinar el enfoque minimalista de Lean («sin desperdicios») y los objetivos de mejora de la calidad de la estrategia Six Sigma («cero defectos»), Lean Six Sigma se centra en eliminar desperdicios y defectos para que los proyectos sean más eficientes, rentables y respondan a las necesidades de los clientes.

m

Marco adaptativo de proyectos (APF)

Metodología de gestión de proyectos que surgió de la idea de que la mayoría de los proyectos informáticos no se pueden gestionar mediante métodos tradicionales de gestión de proyectos. El trabajo se realiza en etapas y se evalúa después de cada etapa.

Método de la ruta crítica (CPM)

Método utilizado para modelar proyectos que incluye todas las tareas, cálculos de tiempo, dependencias de tareas y productos finales. Al tomar en consideración estos factores, el CPM ayuda a calcular el cronograma óptimo del proyecto. El CPM fue desarrollado por el sector privado en la década de 1950. La Marina de EE. UU. diseñó su propia versión, la técnica PERT.

Metodología de la cadena de eventos (ECM)

Metodología de gestión de proyectos basada en el concepto de que existen riesgos potenciales que a menudo quedan fuera del alcance del proyecto. Es importante prepararse para estos riesgos y planificar qué hacer si se producen.

Matriz RASCI

Herramienta utilizada en la fase inicial de un proyecto que detalla las siguientes funciones: Comprometido (los que hacen el trabajo), Responsable (la única persona que garantiza que se realiza el trabajo), Aprobador (los que aprobarán el trabajo), Consultado (aquellos cuya aportación es necesaria para completar el trabajo) e Informado (aquellos que reciben actualizaciones de estado sobre el trabajo). También conocida con otros nombres como Matriz de asignación de responsabilidad (RAM), Gráfico de responsabilidad lineal (LRC), matriz ARCI o matriz RACI.

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Objetivo

Meta o hito establecido por un individuo o una organización.

p

Presupuesto

Listado general de los gastos previstos.

Producto final

Producto de trabajo, entregado en una fecha y en un estado acordados por las partes interesadas, y de conformidad con el plan de ejecución del proyecto. Puede ser un producto físico, un archivo o un software.

Programación extrema (XP)

Metodología de gestión de proyectos diseñada para mejorar la calidad y la facilidad de uso del software, así como la capacidad del equipo para adaptarse a las necesidades del cliente. El trabajo se realiza en ciclos cortos (también conocidos como sprints) con iteraciones frecuentes y colaborando constantemente con las partes interesadas.

PDU (Unidad de Desarrollo Profesional)

Unidad de educación continua. Para mantener la certificación como profesional de la gestión de proyectos, se requiere formación profesional continua, que se mide en unidades de desarrollo profesional (PDU).

PERT (Técnica de revisión y evaluación de programas)

Herramienta estadística utilizada para visualizar el cronograma de un proyecto, la secuencia de tareas e incluso la ruta crítica de las tareas que deben completarse a tiempo para que el proyecto cumpla su fecha límite. Desarrollado por la Marina de EE. UU. en la década de 1950, el sector privado tenía su propia versión llamada Método de la ruta crítica (CPM).

PRINCE2 (Proyectos en entornos controlados)

Metodología de gestión de proyectos caracterizada por un enfoque de planificación basado en el producto. Especialmente popular en el Gobierno del Reino Unido, brinda a los equipos un mayor control de los recursos y la capacidad de gestionar el riesgo de manera efectiva.

PRiSM (Proyectos que integran métodos sostenibles)

Metodología de gestión de proyectos que tiene como objetivo completar proyectos al tiempo que se reduce el impacto ambiental y social negativo de una empresa. En otras palabras, gestión ecológica de proyectos.

Profesional de la gestión de proyectos (PMP)

Profesional certificado de la gestión de proyectos. La certificación se ofrece a través del Project Management Institute.

Plan de proyecto

Documento formal que describe los detalles de un proyecto, incluidos alcance, objetivos, presupuesto y criterios para el éxito. El plan de proyecto se aprueba antes de comenzar cualquier trabajo.

Partes interesadas

Personas interesadas en la realización del proyecto: jefe, clientes, equipo, inversores, etc. Cualquier persona a la que afecte el proyecto.

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Referencia

El coste original y el cronograma que se establece para un proyecto. Ayuda a determinar cuánto se ha desviado el equipo del plan original. Gracias a este conocimiento, es posible estimar mejor el tiempo y los recursos que necesita el equipo para completar el siguiente proyecto.

Reunión inicial

Reunión inicial de un proyecto nuevo, durante la cual un gestor de proyectos establece todos los objetivos, planes y expectativas para el equipo y sus partes interesadas.

Recursos

Cualquier cosa necesaria para completar una tarea: personas, herramientas, dinero, tiempo e instalaciones.

Registro del riesgo

Documento utilizado para analizar los diferentes riesgos a los que se expone un proyecto y planificar la respuesta adecuada en caso de que se produzcan dichos riesgos.

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Sobrecoste

Exceso del coste que está por encima del presupuesto.

Síndrome del lavadero

Se refiere a cómo el alcance de un proyecto puede cambiar con el tiempo e inflarse con respecto a los parámetros originales. Cuando esto ocurre, se corre el riesgo de gastar en exceso o incumplir plazos. Actualiza presupuesto, cronograma y recursos cada vez que añadas algún elemento al proyecto para evitar el síndrome del lavadero antes de que sea demasiado tarde.

Scrum

Metodología de gestión de proyectos en la que un pequeño equipo está dirigido por un Scrum Master cuya misión principal es eliminar todos los posibles obstáculos a la realización del trabajo. El trabajo se lleva a cabo en ciclos cortos llamados sprints, pero el equipo se reúne a diario para hablar de las tareas actuales y los obstáculos que deben eliminarse.

Six Sigma

Metodología basada en la estadística que se centra en mejorar la calidad de un proceso midiendo los defectos o los errores presentes y reduciéndolos al máximo.

t

Trazado de procesos empresariales (BPM)

Análisis de los procesos empresariales de una organización con el fin de mejorar y optimizar los procedimientos.

Tarea

Cada unidad de trabajo.