3 desafíos que ha de afrontar la oficina de gestión de proyectos

El día que Lydia Agnese empezó como responsable de la oficina de gestión de proyectos en Northstar Travel Group recibió grandes noticias. "Me dijeron que estaban cambiando de cascada a ágil y que yo lideraría la transición", cuenta. "Me fui a casa y le dije a mi marido: voy a estar muy ocupada".

Northstar Travel Group, empresa líder de información B2B, plataforma de eventos, comercio e inteligencia empresarial que ofrece servicios a la industria global de reuniones y viajes, está creciendo rápido. Solo en 2017, esta empresa con base en Secaucus (Nueva Jersey) realizó cinco adquisiciones de alto nivel. Los proyectos se estaban volviendo más complejos y sus equipos de desarrollo estaban cada vez más cansados.

Como las empresas se enfrentan a una creciente competencia y el ritmo del cambio continúa aumentando, cada vez son más las empresas que están adoptando nuevos métodos de gestión de proyectos para satisfacer las necesidades del mercado. Sin embargo, en raras ocasiones las grandes transiciones resultan fáciles y las oficinas de gestión de proyectos (o PMOs, por sus siglas en inglés) tradicionales tendrán que encontrar nuevos puntos de apoyo en este entorno cambiante.

"La oficina de gestión de proyectos tradicional tiene que ver con estándares y consistencia", afirma Michael Dougherty, gestor de proyectos nacional en Magenic. "Se centra en las órdenes y el control: consigue tu informe de estado, cumple tus fechas de entrega, sigue nuestros límites estándar, aquí tienes los formularios que necesitas. Esas mismas técnicas ya no se ajustan necesariamente a un ambiente iterativo, de ritmo rápido y enormemente competitivo. Lamentablemente, no han evolucionado lo suficientemente rápido como para satisfacer las necesidades de los frecuentes lanzamientos y de una dirección y estrategia empresarial que evoluciona con rapidez".

Esta creciente necesidad de generar cambios rápidamente y la introducción de nueva tecnología dejan un futuro incierto para el proceso tradicional, las órdenes y el control de la oficina de gestión de proyectos.

"Muchos líderes de oficinas de gestión de proyectos empezaron como gestores de proyectos y han ido ascendiendo puestos hasta llegar a la dirección de una oficina de gestión de proyectos, por lo que existe un gran énfasis en procesos, herramientas, plantillas y pasos porque es lo que saben", afirma Laura Barnard, directora de gestión de proyectos, que va a celebrar en septiembre una conferencia gratuita en línea sobre cómo las PMOs pueden producir impacto. "Los líderes empresariales entienden que esas cosas son necesarias, pero, al final del día, solo quieren que esté todo hecho y confiar en que invertir en una oficina de gestión de proyectos valdrá la pena. Las PMOs deben cambiar su enfoque para impulsar la estrategia de una manera que genere un alto retorno de la inversión para cada proyecto y en cada momento".

A continuación incluimos varias tendencias importantes y cómo las PMOs pueden evolucionar para satisfacerlas.

Tendencia n.º 1: un enfoque en generar valor

future_of_PMO_2 Las PMOs a menudo están consideradas como un centro de costes que inhibe el progreso dentro de la empresa, pero la oficina de gestión de proyectos del futuro debe encontrar formas de generar valor medible y tangible.

"Las PMOs fallan porque las empresas invierten en ellas, pero no se ven los resultados empresariales esperados", afirma Barnard. "Parte del problema viene porque las PMOs se han centrado en los resultados incorrectos. El éxito del proyecto no solo debe determinarse en función de si se completó a tiempo, dentro del presupuesto y logró su alcance, o no. Eso no es suficiente, no especialmente a los ojos de los líderes empresariales. Para ellos, el éxito del proyecto se logra cuando se consiguen los resultados empresariales esperados. Como responsable de una oficina de gestión de proyectos, si estás ayudando a la empresa a generar impacto, entonces nunca más tendrás que preocuparte por tu trabajo".

La principal dificultad para las PMOs es que sus procesos se ven como una sobrecarga, según un informe de soluciones de gestión de proyectos. La incapacidad para demostrar el valor añadido también está entre las dificultades principales a las que se enfrentan las oficinas de gestión de proyectos.

Cómo puede aportar valor una oficina de gestión de proyectos

Adoptar un enfoque holístico

De manera tradicional, las PMOs se centran en herramientas, plantillas y procesos. Cuando se enfrentan a una tarea, ponen toda su atención en conseguir que el proyecto se haga dentro de los parámetros que les han dado. Pero para que la oficina de gestión de proyectos tenga éxito, tienen que ampliar su enfoque para garantizar que todo el proyecto esté alineado con los objetivos principales, empresariales y globales.

"La oficina de gestión de proyectos debe evolucionar para ofrecer al negocio un nivel superior de servicio a través de una visión holística de la organización que, a menudo, los equipos individuales olvidan", dice Dougherty. "Esto asegura que se cumplan los objetivos empresariales y que el proyecto cumpla también los objetivos técnicos, además de satisfacer la gestión del producto y resolver mejor los problemas para los usuarios finales".

Formular las preguntas correctas

Tener un buen entendimiento de los objetivos finales de un proyecto resulta fundamental para ofrecer resultados más valiosos, lo que implica formular las preguntas correctas. "Las PMOs tienen que resolver problemas empresariales y abordar los puntos más problemáticos", dice Barnard. "¿Cuál es la justificación económica para hacer este proyecto? ¿Qué objetivos empresariales esperamos lograr? ¿Cómo estamos definiendo el éxito? Pista: no está siendo definido por la triple restricción.

"Tener esas respuestas en mente desde el principio nos dará información sobre la forma en que se construye el proyecto. Por ejemplo, si el objetivo es crear un producto que tenga unas altas tasas de adopción, la oficina de gestión de proyectos tiene que integrar desde el principio las pruebas de facilidad de uso en el plan de proyecto. Preguntar cuál es la justificación económica por adelantado cambiará toda la forma en que se ejecuta un proyecto.

Involucrar directamente a las unidades de negocio

Romper la percepción de que las PMOs únicamente se impulsan por el proceso y el cumplimiento del flujo de trabajo requiere tiempo, esfuerzo y confianza. Meterse en las trincheras y comunicarse con equipos individuales es una de las formas más eficaces de ganar confianza y cambiar viejas suposiciones. Esto tiene como resultado un aumento de la productividad, una alineación más rápida y una comunicación abierta.

"Las PMOs deben generar confianza preguntando: ¿Cómo puedo ayudarte? y seguir hasta el final con ello", afirma Dougherty. "No se trata de exigir que rellenen un informe de estado o sigan estos pasos, etc. Se trata de liderazgo de servicio a nivel de programa y de consolidar relaciones".

Paquete por beneficios

Vincular las oficinas de gestión de proyectos directamente a los trabajos de generación de ingresos es una manera infalible de resaltar el valor que proporcionan a la organización. Elige a los gestores de proyectos que conozcan mejor el negocio o que tengan experiencia en atención al cliente, e inclúyelos en la factura del cliente como un valor añadido".

"Si estamos trabajando en una solución compleja para un cliente, y en especial si hay dependencias o una tercera parte implicada, alguien tiene que gestionar todas las piezas para que les podamos cargar el tiempo del gestor de proyectos como un servicio de valor añadido", dice Bruce Garrod, consultor de gestión de proyectos en Solutions Management Inc.

"Si tienes 10 gestores de proyectos en plantilla y cada uno cobra 100.000 dólares, supone un coste interno de 1 millón de dólares. Es posible que suponga una enorme sobrecarga para ti, pero no es mucha facturación para un par de clientes", declara.

Tendencia n.º 2: un mayor ritmo en los cambios

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A las estructuras tradicionales de las oficinas de gestión de proyectos no les viene bien que los líderes empresariales les exijan ver los resultados ayer. Las metodologías ágiles se están haciendo más populares a medida que las empresas luchan por mantenerse al día con el ritmo al que transcurren los cambios y con un panorama cada vez más competitivo. Emplear dos años para producir un proyecto no va a acabar con ello.

"El ritmo al que se suceden los cambios ha aumentado tanto que si continúas haciendo todo de la misma manera que vienes haciéndolo, no sobrevivirás", afirma Barnard. "Las PMOs han sido históricamente un tipo de organización de "esperar, recopilar datos, esperar un poco más". Esto ya no va a funcionar nunca más".

Los líderes empresariales esperan ver los resultados ahora. Producir un producto imperfecto y repetirlo con el tiempo se está convirtiendo en la norma. "En un entorno realmente ágil, vas desarrollando tu alcance a medida que avanzas", dice Oliver Yarbrough, responsable de gestión de proyectos y formador de PMOs en Bobcat Academy.

"No hay tanta documentación ni muchas lecciones aprendidas, todos los procesos se han simplificado. ¿En qué lugar queda una entidad que necesita control y supervisión en esta situación? Esa es la gran cuestión".

Cómo se pueden adaptar las PMOs a este entorno ágil

Ser un experto en la gestión de cambios

Como las organizaciones están cambiando de metodologías tradicionales a ágiles, necesitarán a alguien que los guíe a través de este (potencialmente doloroso) proceso. Las PMOs se encuentran en una posición única para desempeñar esta función. "Los gestores de proyectos y los responsable de PMOs están realmente bien posicionados para transformar cualquier cosa en una organización. Saben hacer realidad los cambios", dice Barnard. "Esta es una oportunidad estupenda para aprovechar sus habilidades inherentes y guiar a la organización a través del cambio".

Las unidades de negocio que no están acostumbradas a utilizar cronologías y flujos de trabajo ágiles pueden sentirse incómodas al principio con metodologías de gestión de proyectos menos predecibles. Tomarse un tiempo para ponerlos al día y explicarles lo que se espera aporta mucho valor.

"Uno de los mayores valores de una oficina de gestión de proyectos es educar al resto de la organización y contarles: esto es lo que va a suceder, esta es la razón por la que va a suceder y esto es lo que significa para ti", dice Garrod. "Las PMOs deben poseer un buen entendimiento de lo diferente que es el entorno ágil con respecto a su actual flujo de trabajo e ir a todos los departamentos y decirles: tenéis una función que desempeñar".

Ofrecer apoyo a todos los niveles

La capacidad para moverse rápido, iterar y fluir bien de manera veloz resulta primordial en un entorno ágil. Esto significa que estar creando procesos, plantillas e informes desde cero para cada nuevo programa o proyecto resulta destructivo. Las nuevas herramientas y tecnologías también se están encargando con rapidez de estos procesos manuales.

Las PMOs aportarán más valor sirviendo a los equipos como facilitadores expertos, controlando el progreso, haciendo registros con equipos de manera regular y asegurando que los proyectos se realizan sin problemas en todas las fases.

"En un entorno ágil no tienes que desempeñar el tradicional papel de dar órdenes y controlar que tiene la típica oficina de gestión de proyectos", dice Yarbrough. "Las PMOs seguirán aportando valor como facilitadores, despejando el camino a los equipos a medida que avanzan en sus objetivos. Cuanto más haga la oficina de gestión de proyectos por retirar los obstáculos a la productividad del equipo, mejor".

Además, las PMOs continuarán sirviendo como un valioso amortiguador entre el equipo directivo y los equipos de proyectos, traduciendo las necesidades y los deseos del equipo directivo a la vez que ofrecen dirección y apoyo a los equipos de proyectos. “Lo contrario también es cierto”, dice Yarbrough. "Las PMOs tendrán que recibir el feedback de los equipos y trasladárselos al equipo directivo. La PMO se convertirá en un actor clave para los equipos de proyectos".

Encontrar las herramientas adecuadas

Aunque la adopción de la actitud y la metodología ágil puede ser un terreno extraño para algunas PMOs, no tendrán que hacer todo esto solos. Las nuevas tecnologías, como la automatización y la elaboración de informes avanzadas, pueden ayudar a las PMOs a recuperar información en tiempo real para una toma de decisiones más rápida.

"Tener que responder rápido es una forma de vida. Los CEO no van a esperar un mes para celebrar una reunión y tomar una decisión, sino que están sentados en un aeropuerto viendo los datos en su teléfono y tomando decisiones sobre la marcha. "Las oficinas de gestión de proyectos deben resolver cómo aprovecharse de la automatización y la tecnología para obtener información en tiempo real lo más rápido posible en las manos de los responsables de la toma de decisiones para que las cosas sigan avanzando".

Los informes y paneles de control de Wrike te permiten obtener información de manera rápida sobre el rendimiento de los proyectos e identificar los obstáculos sobre la marcha. ¿Y qué es lo mejor? Todos los datos de los proyectos y las tareas se ofrecen en tiempo real.

Tendencia n.º 3: la aparición de nueva tecnología y automatización

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Las nuevas tecnologías como la automatización y la IA se están volviendo cada vez más sofisticadas. Tanto es así que algunas PMOs están (de manera justificada) preocupadas por que esas herramientas puedan quitarles el trabajo.

"La automatización tiene el potencial de eliminar cualquier trabajo que se pueda reducir a un proceso predecible", dice Yarbrough. "Veremos cómo la automatización se zampa un montón de tareas tradicionales, como la elaboración de presupuestos, la programación y la recopilación de requisitos".

Hay dos formas de ver esto: la tecnología, o bien consumirá la función tradicional de las PMOs, o bien las empoderará para que lleven su función a un nivel superior. Y nosotros creemos en la segunda.

Cómo las PMOs pueden aprovechar las nuevas tecnologías

Ser de los primeros en adoptarla

La automatización puede encargarse de tareas repetitivas, pero la tecnología necesita saber qué tareas automatizar y cómo realizar esto exactamente. Alguien tiene que configurar la automatización antes de que pueda ser útil. Ser uno de los primeros en adoptar y aprender las habilidades técnicas para utilizar las herramientas de automatización permitirá a las PMOs mantener el control del proceso en lugar de perderlo.

"Parece que la automatización reduce el trabajo, pero los datos que tienen que automatizarse deben provenir de algún lugar", dice Garrod. "Alguien tiene que configurar todo y garantizar que su tiempo, el coste, el coste proyectado y el coste estimado se están registrando adecuadamente".

La plataforma de colaboración de trabajo de Wrike incluye capacidades de automatización, como flujos de trabajo personalizados avanzados y formularios de solicitud dinámicos. Esto le ahorra a la oficina de gestión de proyectos todas esas innecesarias tareas repetitivas, pero también exige una PMO con conocimientos expertos del proyecto para configurarlas adecuadamente.

Aprovechar el nuevo tiempo conseguido

El objetivo de la automatización no es quitarle el trabajo a las PMOs, sino darles más tiempo para hacer lo que se les da mejor. Es bien sabido que Google animó a sus empleados a dedicar el 20% de su tiempo a trabajar en proyectos creativos, lo que les llevó a la creación de productos innovadores como Gmail y Google Maps. La automatización tiene el potencial de liberar a las PMOs para que encuentren formas de hacerse más valiosas.

"La automatización va a permitir que las PMOs se zafen de las actividades que se pueden automatizar y que centren su energía donde es más necesaria, como en la gestión de cambios organizacional", cuenta Barnard. "Los equipos de la oficina de gestión de proyectos pueden dedicar más tiempo a ser humanos e interactuar con otros seres humanos sobre aquellas cosas que marcan la gran diferencia a la hora de conseguir el impacto deseado. Al liderar estas conversaciones, las PMOs pueden descubrir las dificultades que están teniendo varias unidades de negocio o los riesgos por los que están preocupados. Ellos mismos pueden posicionarse para ayudar a facilitar la realización y la definición de la estrategia. Así es como surge la inspiración. Así es cómo una oficina de gestión de proyectos puede crear un gran impacto".

"Las PMOs pueden dedicar más tiempo a ser humanos e interactuar con otros seres humanos sobre aquellas cosas que marcan la diferencia. Así es cómo las PMOs pueden descubrir las dificultades que están teniendo varias unidades de negocio o los riesgos por los que están preocupados. Así es como surge la inspiración. Así es cómo las PMOs pueden descubrir dónde se les necesita más", dice.

Proporcionar valor donde las máquinas no pueden

Puede parecer que las máquinas están tomando el control, pero no. La tecnología jugará una valiosa parte del papel de una oficina de gestión de proyectos en el futuro, pero no pueden sustituir los intangibles que un profesional experimentado pone sobre la mesa.

"Las herramientas son geniales, pero no piensan", dice Garrod. "Puedes automatizar algunas funcionalidades, pero son las personas quienes hacen los proyectos, no las herramientas. Es la interacción entre el gestor de proyectos y el equipo de entrega la que consigue que se hagan las cosas, no los correos electrónicos automatizados en los que se le dice a alguien que haga algo".

Encuentra las formas de comunicar de manera regular los beneficios de una PMO a los altos cargos o crea paneles de control para compartir tu valor visualmente. La función de panel de control de Wrike ofrece transparencia en toda la organización, de modo que todos podrán ver cuál es el desempeño de tu equipo.

Lo único constante es el cambio

La estructura y las funciones del tradicional departamento de gestión de proyectos pueden estar cambiando, pero las habilidades y los conocimientos que las PMOs experimentadas ponen sobre la mesa siempre proporcionan un valor empresarial cuando se emplean de manera correcta.

Las PMOs más avispadas pueden adelantarse al juego al:

  • Entender que los papeles, las funciones y la estructura de la oficina de gestión de proyectos pueden cambiar drásticamente en los próximos años
  • Ver más allá del proyecto para comprender los objetivos empresariales estratégicos y asegurarse de que el proyecto vaya a proporcionar valor a la organización
  • Seguir comunicando los beneficios de una PMO a la alta dirección y cumplir una función valiosa como actor facilitador que despeja el camino a los equipos para que estos se muevan rápidamente hacia sus objetivos
  • Adoptar una actitud ágil para amoldarse al ritmo creciente de los cambios
  • Servir como un experto en la gestión de cambios y poner en marcha la transición de las organizaciones y los equipos hacia las nuevas metodologías de gestión de proyectos
  • Adoptar las nuevas tecnologías y la automatización como herramientas que potencien su trabajo, no como competencia

Las herramientas de elaboración de informes y automatización de Wrike son solo algunas de las funciones que pueden ayudar a las PMOs del futuro a conseguir el éxito. Regístrate para obtener una prueba gratuita de Wrike, y experimenta por ti mismo cómo puede ayudarte a adoptar el cambio.

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