Guía de gestión de proyectos

Software de gestión de proyectos

Introducción al software de gestión de proyectos

Reunir a tu personal y prepararlo para trabajar en equipo como una unidad es esencial para el éxito de tus proyectos. Pero sin las herramientas adecuadas para la administración de esos proyectos, puedes estar duplicando esfuerzos en lugar de optimizándolos. Si tienes que dedicar tiempo a mantener una decena de hojas de cálculo e intentar ponerte al día con una bandeja de entrada desbordada, perderás la oportunidad de ser estratégico con tu tiempo. Ahí reside la importancia de utilizar las herramientas de gestión de proyectos adecuadas para el trabajo.

A continuación, abordamos dos grupos generales de herramientas que debes utilizar para gestionar el trabajo de manera más eficiente: tus herramientas de colaboración/gestión del trabajo y tus herramientas de productividad personal.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden variar de un equipo de trabajo a otro, pero se usan habitualmente como programas informáticos que permiten a los gestores de proyectos planificar, ejecutar y gestionar sus proyectos en una ubicación virtual centralizada.

El software de gestión de proyectos se puede utilizar para lo siguiente:

  1. Planificación del proyecto
  2. Programación del proyecto
  3. Asignación de recursos y planificación de capacidad
  4. Presupuestación y seguimiento de los costes del proyecto
  5. Gestión de la calidad
  6. Almacenamiento e intercambio de documentación y registros del proyecto
  7. Elaboración y publicación de informes del proyecto 
  8. Seguimiento del tiempo real dedicado a tareas del proyecto en comparación con la planificación
  9. Análisis de tendencias y pronósticos

¿Quién debe usar herramientas para la gestión de proyectos?

Cualquier persona encargada de la gerencia de proyectos puede beneficiarse de un software de gestión de proyectos. Incluso aunque no ejecutes proyectos como tal o tu cargo no sea de «gestor de proyectos», el software para la gestión de proyectos proporciona valor.

De hecho, muchas empresas que no ejecutan proyectos como tal usan software de administración de proyectos para planificar, organizar, hacer un seguimiento, supervisar y ejecutar sus proyectos.

Las herramientas que pueden ayudarte a gestionar proyectos adoptan muchas formas diferentes, al igual que los propios proyectos. Por ejemplo, algunos de tus proyectos pueden ser procesos sencillos de tres pasos que solo te involucran a ti y a otra persona, mientras que otros pueden implicar a varios equipos y tardar meses (o incluso años) en completarse. A continuación, se indican tres categorías de herramientas que pueden ayudar a gestionar tareas y trabajo en equipo.

A. Herramienta de mensajería instantánea en tiempo real

Necesitarás una herramienta que permita a las personas hablar o chatear por vídeo con compañeros remotos en tiempo real. Escuchar a tus compañeros es una parte integral de cualquier reunión, y mejor todavía si puedes verlos (la comunicación no verbal es igual de importante).

Esta es otra área en la que hay una intensa competencia. El mercado de la mensajería instantánea está dominado por herramientas como Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger y un número creciente de aplicaciones para dispositivos móviles.

B. Herramienta de base de conocimiento

Aquí es donde almacenas la sabiduría combinada del equipo, a la que pueden acceder todos los miembros a través de una base de datos de búsqueda. Piensa en blogs o wikis internos (y Wrike también lo puede hacer muy bien). La herramienta de base de conocimiento permitirá que los procesos se documenten y que la experiencia o las prácticas recomendadas se registren y se compartan con el equipo de trabajo para que todos tengan acceso al conocimiento.

C. Herramienta para compartir archivos

Para realizar un trabajo colaborativo, necesitarás herramientas para compartir archivos. Esta herramienta colaborativa debería permitirte guardar, sincronizar y compartir archivos fácilmente con el equipo.

Además de adjuntar archivos a mensajes de correo electrónico (lo cual es sumamente desaconsejable dado que conlleva numerosos problemas y se pierde bastante tiempo), hay muchas otras opciones disponibles. Entre los grandes nombres de este ámbito cabe destacar Box, Dropbox, OneDrive y Google Drive; todos ellos se integran directamente en Wrike. Lo que significa que si usas Wrike, puedes adjuntar fácilmente todos los archivos de trabajo de estos servicios a tus tareas.

Herramientas de productividad personal

El trabajador medio se distrae cada 11 minutos. La lucha para combatir las interrupciones y concentrarse únicamente en el trabajo se vuelve agotadora si no utilizas herramientas útiles. Afortunadamente, hay una gran variedad de herramientas gratuitas disponibles. Son aplicaciones que pueden eliminar alertas y notificaciones, obligarte a centrarte en una pestaña del navegador cada vez, acallar el ruido general de la oficina y organizar tu trabajo.

El problema al que se acaban enfrentando muchas organizaciones al usar los tipos de herramientas anteriores es que no son lo suficientemente adecuadas o flexibles para adaptarse a cualquier tipo de proyecto. Por ejemplo, el mero uso de herramientas como el correo electrónico y la mensajería grupal para la gestión de proyectos conduce a la pérdida de información fácilmente, problemas con las versiones de los documentos o priorización y dependencias de tareas poco claras, entre otras cosas. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos.

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¿Por qué usar herramientas de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es posible sin contar con el software adecuado, pero aumentará el riesgo de errores y añadirá ineficiencia al proceso. El software de gestión de proyectos permite la visibilidad y la colaboración del equipo que, de otro modo, puede resultar difícil lograr.

Por ejemplo, si bien es posible usar hojas de cálculo para el seguimiento de los proyectos,

lleva mucho tiempo y esfuerzo hacerlo correctamente. Además, la actualización manual de las hojas de cálculo aumenta el riesgo de errores manuales y, para que el resto del equipo del proyecto pueda ver la actualización, la hoja de cálculo debe volverse a guardar y volverse a cargar en una ubicación central.

Otros problemas que tienen los gestores de proyectos con las hojas de cálculo son:

  • Existen varias versiones del mismo archivo y tienen que identificar constantemente cuál es la más precisa y actualizada
  • Cuando más de una persona necesita actualizar la hoja de cálculo al mismo tiempo, puede ser difícil sincronizar cada versión o trabajar a la vez en tiempo real
  • La seguridad puede ser un problema cuando la hoja de cálculo se carga y descarga varias veces en distintos lugares
  • A menudo hay demoras entre las actividades que se producen y las actualizaciones que se registran

El software de administración de proyectos está diseñado para superar todos estos problemas.

Aquí se indican 15 razones adicionales por las que la gente decide usar un software de gestión de proyectos:

  1. Crear nuevos proyectos y tareas a partir de archivos y plantillas antiguos es fácil.
  2. Modificar los proyectos y las tareas existentes actualiza automáticamente las tareas vinculadas, las dependencias y otras variables en tiempo real.
  3. Elaborar informes y vistas del panel de control para visualizar el rendimiento del proyecto es más fácil.
  4. Hay menos riesgo de perder tu progreso que con los métodos de seguimiento manual.
  5. Las partes interesadas pueden tener acceso para ver el progreso en tiempo real e informes para una mayor visibilidad.
  6. Cuando todo está en un solo lugar, obtienes una visión general más clara del estado general del proyecto.
  7. Se pueden configurar notificaciones automáticas que te avisen cuando se produzcan determinadas acciones, como cuando se te asigna una tarea o si una tarea va con retraso.
  8. Las lecciones y los aprendizajes de proyectos anteriores, así como la documentación, se pueden almacenar en una ubicación centralizada.
  9. Algunas plataformas de gestión de proyectos se integran con otras aplicaciones que utilizáis tú, tu equipo o tus clientes, aumentando la eficiencia.
  10. El software de gestión de proyectos puede coordinar tareas y automatizar flujos de trabajo, de modo que el equipo de trabajo recibe una notificación cuando se completa una tarea y debe comenzar otra.


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¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es beneficioso para todas las empresas que administran proyectos, con independencia del tamaño de la organización o de la industria. De hecho, el software proporciona capacidades efectivas de planificación de proyectos y gestión de recursos que cualquiera puede utilizar, incluidas las empresas que no ejecutan proyectos formales.

Cualquier empresa que necesite un método eficaz para calcular, planificar, hacer un seguimiento, entregar y facturar sus servicios puede beneficiarse de la adopción de un software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos te permite crear, implementar y gestionar procesos eficientes y optimizados para todas las áreas de tu equipo y tu negocio.

A continuación, mencionamos tres de los beneficios clave de implementar un software de gestión de proyectos:

Centralización

El software de gestión de proyectos crea un espacio de trabajo y una base de conocimientos centrales para la comunicación, el seguimiento y el almacenamiento de documentos. Sin esa centralización, resulta difícil realizar un seguimiento de las tareas y los proyectos. Después de todo, cuando te ves obligado a extraer datos de varias herramientas o fuentes, la precisión de los informes puede volverse cuestionable.

Esta visibilidad también mejora la planificación y el cálculo para proyectos futuros. Los registros de tiempo permiten a los gestores revisar proyectos pasados para predecir con precisión cuánto tiempo llevarán determinadas tareas y calcular las horas facturables. Esta información también se puede utilizar para determinar si los proyectos potenciales serán rentables.

El software de gestión de proyectos también reduce la mano de obra y el tiempo necesarios para hacer un seguimiento y recopilar datos manualmente. Con los métodos manuales, como las hojas de cálculo, siempre existe el riesgo de que se produzcan errores humanos y retrasos en las actualizaciones o haya varias versiones del mismo archivo. En cambio, con el software, puedes mantener fácilmente una única fuente de información.

Coordinación

El software de gestión de proyectos puede ayudar a los equipos de proyectos a coordinar tareas y automatizar el flujo de trabajo, de modo que se notifique a los miembros del equipo cuando se complete la tarea anterior a la suya y se les solicite comenzar. Esto reduce los retrasos y elimina la necesidad de que el gestor de proyectos actúe como intermediario.

El software de gestión de proyectos también proporciona visibilidad del progreso del trabajo, los obstáculos y el éxito. El principal beneficio del software de gestión de proyectos para pequeñas empresas es el control del tiempo. Ver en qué se emplea cada minuto ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a identificar y eliminar los obstáculos y las pérdidas de tiempo. Esta función también permite la identificación temprana de retrasos y problemas. 

Además, sin una base centralizada para la coordinación y el intercambio de conocimientos, los documentos se pueden perder fácilmente, las comunicaciones se pueden pasar por alto y los equipos pueden recurrir a conjeturas cuando se trata de responsabilidades y progreso del trabajo. El software de gestión de proyectos garantiza que la calidad no se vea afectada y las tareas no lleven más de lo necesario.

Comunicación

La comunicación simplificada es uno de los beneficios más importantes del software de gestión de proyectos. Las empresas confían cada vez más en equipos remotos , trabajadores por contrato y autónomos. Esta tendencia ilustra por qué es cada vez más importante que las empresas puedan comunicarse de forma efectiva con los miembros del equipo que no están todos ubicados en una oficina central.

Con el software de gestión de proyectos basado en la nube, los equipos virtuales y las partes interesadas pueden iniciar sesión y acceder a su espacio de trabajo central desde cualquier lugar y en cualquier momento que estén conectados a Internet. Esta conexión las 24 horas del día, los 7 días de la semana, permite que los miembros del equipo se comuniquen entre sí independientemente de dónde se encuentren o qué hora sea.

El software de gestión de proyectos proporciona a todas las partes clave acceso instantáneo a actualizaciones, informes de progreso y notificaciones del proyecto, sin importar dónde se encuentren. Las partes interesadas ya no tendrán que esperar a que alguien les envíe por correo electrónico un informe obsoleto. Una ubicación central también permite que todos dejen comentarios sobre las tareas sin crear cadenas de correo electrónico largas y difíciles de seguir.

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¿Cómo seleccionar las mejores herramientas de gestión de proyectos?

Hay una variedad de software de gestión de proyectos en el mercado, pero elegir el adecuado para ti y tu equipo de trabajo del proyecto es fundamental. Estas son algunas de las preguntas que hay que hacerse al evaluar las opciones de software para la gestión de proyectos:

  1. ¿Lo usará realmente mi equipo?
  2. ¿Pueden usarlo varios departamentos?
  3. ¿Fomenta la transparencia y la comunicación clara?
  4. ¿Es flexible?
  5. ¿Se pueden generar informes personalizados?
  6. ¿Permite de forma fácil (y segura) la comunicación externa/los usuarios externos?
  7. ¿Se integra con otras herramientas colaborativas que utilizamos?

Una de las cosas más importantes sobre las que pensar al elegir tu software es la estrategia a largo plazo. Hacer que tu equipo se familiarice y se sienta cómodo con un software de gestión de proyectos requiere tiempo y recursos. Debes asegurarte de elegir uno que pueda crecer con tu equipo y adaptarse a él, no limitarlo.

¿Cuándo deberías invertir en software de gestión de proyectos?

Tiene sentido invertir en software de gestión de proyectos cuando ves que se incumplen los plazos, los procesos se desmoronan y hay falta de comunicación pero, en ese momento, puede que ya sea demasiado tarde. Después de todo, cuando llegas a esa etapa, ya estás sufriendo el coste negativo de no tener el software.

Para obtener los mejores resultados, conviene invertir en el software antes de que sea crítico. Si bien puede ser difícil saber cuándo estás a punto de dejar atrás las herramientas más rudimentarias, como hojas de cálculo, a continuación, mencionamos tres señales que pueden indicar cuándo es el momento de invertir.

Crecimiento

Un factor importante en tu decisión de invertir en software de gestión de proyectos es el índice de crecimiento actual de tu negocio. Si tus proyectos están creciendo en tamaño o en número, es probable que pronto necesites un software de administración de proyectos. Del mismo modo, si tus equipos están aumentando o extendiéndose. La comunicación se vuelve más difícil a medida que los equipos crecen y se dispersan geográficamente.

Si planeas crecer, también es un indicador de que es hora de invertir en software de gestión de proyectos. Por ejemplo, si estás pujando por proyectos grandes y complejos, es probable que sea el momento de adoptar herramientas de gestión de proyectos más potentes. Escalar tu negocio requiere eficiencia y automatización de las tareas administrativas repetitivas. Sin los medios para escalar de manera eficiente a medida que realizas más trabajo, desperdiciarás dinero y esfuerzo innecesariamente.

Los procesos también se vuelven más complicados a medida que creces, por lo que tener una herramienta para gestionar todas las piezas y a las partes interesadas es clave. No deseas que fallen las tareas críticas del proyecto ni que se pasen por alto los problemas, ya que eso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

La agilidad también es importante a medida que evoluciona tu empresa, y tener una herramienta que ayude a hacerla posible es fundamental. A medida que tu empresa crece y madura, es natural que necesites cambiar los procesos y las metodologías. Un software de gestión de proyectos puede ayudarte en este proceso, con un mínimo de reelaboración y sin pérdida de datos históricos. A diferencia de las hojas de cálculo.

Interdependencia

En las empresas pequeñas, los empleados pueden trabajar individualmente o en pequeños grupos ubicados en el mismo lugar. Pero en las empresas más grandes y diversas, la cosa cambia. A medida que los proyectos requieren más personas, aumentan las complejidades y la necesidad de colaboración.

Incluso cuando tu organización no esté en crecimiento, los cambios en las estructuras funcionales o las ubicaciones físicas pueden indicar la necesidad de un software de gestión de proyectos. Por ejemplo, si comienzas a emplear autónomos y/o trabajadores remotos, la comunicación y la integración se volverán más difíciles.

Un aumento en las asociaciones externas con partes interesadas, como proveedores, distribuidores y clientes, también puede añadir complejidad a tus proyectos. Por ejemplo, si emprendes un proyecto en el que un subcontratista debe realizar el 35 % del trabajo, la gestión y la supervisión pueden volverse difíciles rápidamente si no dispones del software y los procesos  adecuados.

Eficiencia

Sin un software de administración de proyectos, los empleados tendrán que dedicar más tiempo a tareas manuales, como introducir datos en hojas de cálculo. Esto no solo requiere más tiempo, sino que también aumenta la probabilidad de trabajar el doble debido a errores y pérdida de datos.

La gestión de proyectos reduce la necesidad de tareas manuales y repetitivas, lo que libera a las personas para realizar más análisis y planificación general. Esta función también ayuda a garantizar que tu equipo no esté sobrecargado y que las personas estén comprometidas y felices.

Después de todo, la gente tiende a sentirse más realizada en su trabajo cuando hace algo de valor, en lugar de cuando se dedica a tareas pequeñas y repetitivas una y otra vez. A nadie le agrada que falle su hoja de cálculo y perder el informe en el que llevaba trabajando las últimas tres horas.

Si los miembros de tu equipo tienen cada vez más problemas con el aumento de las cargas de trabajo o con las herramientas simples que fallan bajo el peso de archivos grandes y complejos, es una señal clara de que es hora de invertir en software de gestión de proyectos.

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¿Cuánto cuesta el software de gestión de proyectos?

El precio del software de gestión de proyectos, o software de gestión del trabajo, como a veces se le llama, variará dependiendo de muchos factores, entre los que se incluyen:

  • El proveedor de software. Los proveedores establecen sus propios precios, por lo que los costes pueden variar ampliamente entre las empresas.
  • La funcionalidad del software. No todas las soluciones de software vienen con las mismas funciones. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un paquete básico, así como una solución más avanzada.
  • El tamaño de tu empresa. Los costes del software de gestión de proyectos suelen variar según la cantidad de usuarios y/o el volumen de espacio de almacenamiento que se necesite.

La mayoría de los proveedores de software de gestión de proyectos ofrecen varias opciones distintas, que se diferencian según el tamaño de la empresa o las funciones complementarias. Por lo tanto, la forma más sencilla de saber cuánto le costará el software de gestión del trabajo a tu empresa es consultar a los mejores proveedores de software y revisar los precios individuales de cualquier paquete que satisfaga tus necesidades. 

Hay muchas opciones de software de gestión de proyectos gratuitas en el mercado, pero tienen sus propios costes ocultos. Por ejemplo, muchas opciones de software gratuito carecen de capacitación y soporte. Esta falta de asistencia se traduce en que tendrás que gastar más en implementación, mantenimiento continuo y conservación del sistema de lo que gastarías con otra solución.

También hay costes por no tener un software de gestión de proyectos. Como mencionamos en la última sección, sin un software de administración de proyectos, pasarás más tiempo realizando tareas y aumentarás la posibilidad de que se produzcan errores, lo cual te costará dinero.

El software de gestión de proyectos también facilita la comunicación y la colaboración. Y si se tiene en cuenta que una mala colaboración y comunicación pueden costarle a tu equipo 130 000 USD al año, incluso el software de gestión de proyectos más caro comienza a parecer muy asequible.

Elementos clave a la hora de seleccionar herramientas de gestión de proyectos

Resulta imprescindible identificar las funciones clave que puede necesitar tu equipo del proyecto a medida que adopta flujos de trabajo de gestión de proyectos en tu herramienta. Entre los aspectos que hay que buscar cabe destacar:

  1. Colaboración en tiempo real. El software de gestión de proyectos debe permitir la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Las personas deberían poder acceder al sistema y realizar cambios en él al mismo tiempo.
  2. Intercambio y almacenamiento de documentos. El software de administración de proyectos debe permitir compartir y almacenar documentos. Esto proporciona un depósito de conocimientos para tus proyectos.
  3. Administración de gastos. Seguimiento y elaboración de informes de gastos, así como supervisión de posibles sobrecostes.
  4. Elaboración de informes. Informes y paneles de control personalizables que permiten la elaboración de informes en tiempo real. Deberías poder filtrar y dar formato según los criterios que sean importantes para ti.
  5. Facilidad de uso. Si el sistema es demasiado complejo, tu equipo de trabajo no querrá usarlo.
  6. Creación de plantillas. Es importante poder crear y personalizar plantillas para no empezar cada proyecto y actividad desde cero.
  7. Banderines de aviso. El sistema debería ser capaz de activar alertas o advertencias cuando las cosas pierdan el rumbo, como cuando se retrasa una actividad.
  8. Programación. Necesitarás un sistema de software que permita la creación de una línea base de programación y la capacidad de supervisar tu programación real en comparación con ella.
  9. Gestión del tiempo. Será necesario realizar un seguimiento en el sistema del tiempo real trabajado para supervisar el progreso y administrar tanto los costes laborales como los recursos.
  10. Asignación de recursos. Debes poder asignar recursos por funciones (es decir, contable) y por personas individuales (por ejemplo, Javier Martínez) a tareas en el sistema.
  11. Personalización. El software de gestión de proyectos debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los diferentes proyectos y procesos que tiene tu organización.
  12. Controles y gobernanza. Si bien la flexibilidad es importante, un sistema también necesita tener controles y restricciones suficientes para garantizar que los datos estén seguros y que se haga un seguimiento y registro de las aprobaciones.
  13. Capacidad de integración. El software ha de poder integrarse con tus otros sistemas empresariales, como tu sistema de gestión financiera.
  14. Calendarios únicos. Te vendrá bien tener calendarios que se puedan modificar para reflejar tus días y horas de trabajo, así como actualizarse para reflejar cualquier período de cierre o vacaciones.
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Conclusión

El software de gestión de proyectos puede brindar importantes beneficios y ahorros de costes a tu empresa. Si estás listo para experimentar todas las ventajas de usar un software de gestión de proyectos que es sencillo pero avanzado, asegúrate de elegir una herramienta en la que merezca la pena invertir.