Leitfaden für Remote-Arbeit

Vorteile und Nachteile des Homeoffice

Herausforderungen und Nachteile des Homeoffice

Telearbeit ist keine Seltenheit mehr. Die Coronavirus-Pandemie hat Unternehmen dazu gezwungen, zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität schnell Richtlinien für die Telearbeit zu erstellen und umzusetzen.

Die plötzliche Umstellung der gesamten Belegschaft auf Telearbeit machte es in den meisten Unternehmen schwierig, neuerdings ausschließlich in Telearbeit arbeitende Teams zu leiten und Projekte auf Kurs zu halten. Selbst mittlere und große Unternehmen, die bereits mit Telearbeit vertraut waren, kämpften mit der Skalierung und Aufrechterhaltung ihrer Prozesse.

Die Telearbeit ist für Unternehmen mit vielen Vorteilen verbunden. Dazu zählen zum Beispiel die Senkung der Betriebskosten und der Zugang zu einem größeren Talent-Pool. Mitarbeiter profitieren von der höheren Produktivität und einer besseren Work-Life-Balance. Doch es gibt auch Nachteile.  

Homeoffice-Herausforderungen und -Lösungen für Arbeitgeber

Es besteht kein Zweifel, dass die Arbeit im Homeoffice Vorteile und Nachteile hat. Bei Wrike haben wir die besten Tools, Tipps und Ressourcen für die Telearbeit zusammengestellt, um Ihrem Unternehmen zu helfen, den Nachteilen des Homeoffice entgegenzuwirken und effektiv mit Menschen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten.

Unterschiedliche Zeitzonen

Die Koordination geografisch verstreuter Teammitglieder kann schwierig sein. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Teammitglied seinen Arbeitstag erst beginnt, wenn ein anderes schon wieder Feierabend macht. Kollaboration ist wichtig und kann sich sowohl auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter als auch auf die Fortschritte bei der Arbeit auswirken. Welche Lösung gibt es?

So lösen Sie Probleme mit unterschiedlichen Zeitzonen:
Planen Sie Ihre Projekte und Aufgaben und schränken Sie die Kommunikation per E-Mail ein. Mit Projektmanagement-Tools wie Wrike können Sie genau jene Teammitglieder markieren, mit denen Sie Ihre Arbeit teilen müssen, und Ihre Entscheidungsfindung straffen. Lange E-Mails (und lange Wartezeiten bis zu den Antworten) gehören damit der Vergangenheit an!

Mit All-in-One-Plattformen für das Arbeitsmanagement können Teammitglieder ihre Arbeitsabläufe teilen und immer auf dem gleichen Stand bleiben. Minimieren Sie Status-Überprüfungen, die sich mit Mitarbeitern in unterschiedlichen Zeitzonen schwierig gestalten können. Planen Sie eventuell wöchentliche Teambesprechungen, bei denen alle Teammitglieder gleichzeitig online sind.

Lästige technische Probleme 


Stolpert Ihr Team über die Technologie? Unternehmenstechnologien sind normalerweise schnell und fortgeschritten. Doch die Internetverbindung auf den Laptops oder Smartphones der Teammitglieder ist möglicherweise nicht so zuverlässig. 

Einige Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern auch keine Unternehmenslaptops zur Verfügung. Wenn sie dann zum Beispiel ihr Passwort vergessen oder sich nicht mehr in ihren Computer oder ihr Konto einloggen können, wird die Telearbeit problematisch.

So lösen Sie technische Probleme:
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team über die richtigen Technologien verfügt, um erfolgreich arbeiten zu können. Gewährleisten Sie zum Beispiel, dass Ihre Teammitglieder wissen, wie sie neben ihrer WLAN-Verbindung auch eine Ethernet-Verbindung herstellen können (und die nötige Ausrüstung dafür haben). 

So wie das IT-Helpdesk am Arbeitsplatz kann ein Remote-Helpdesk sehr hilfreich für Remote-Teams sein, wenn sie Hilfe bei der Lösung von Problemen benötigen. Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden, wenn Sie ein robustes System für Support-Anfragen oder ein SSO zur Selbsthilfe einrichten. Es reicht, wenn Sie durchdacht und strategisch vorgehen. 

Besorgen Sie die richtigen Kollaborations-Tools, die Ihrem Team zum Erfolg verhelfen. Das kann Hardware und Software sein und von einem Laptop und Internet-Hardware bis zu einer leistungsstarken Plattform wie Wrike reichen, die Sie an jedem beliebigen Standort bei der Zusammenarbeit unterstützt.

Updates zu Projektfortschritten und Teamaufgaben

Möchten Sie in jeder Phase genau wissen, welche Fortschritte das Team schon erzielt hat? Es zählt zu den vielen Nachteilen des Homeoffice, dass die Fortschritte bei Projekten und Teamaufgaben schwerer nachzuvollziehen sind. Selbst wenn Sie sich vergewissern, dass die täglichen und wöchentlichen Ziele erreicht werden, kann es sein, dass Sie das große Ganze aus den Augen verlieren.

So lösen Sie Probleme mit mangelnder Transparenz bei Projekten:
Verpassen Sie nie Ihre Deadlines! Mit einem Projektmanagement-Tool wie Wrike können Sie ein Echtzeit-Fortschrittsdiagramm und einen allgemeineren Überblick über den Projektfortschritt erstellen.

Fertigen Sie ein visuelles Dashboard an, um die Fortschritte des Teams mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards im Blick zu behalten. Sortieren Sie Aufgaben schnell nach Deadlines und Fortschritt, um zu überprüfen, ob etwas nicht in Ordnung ist.

Steigern Sie das Vertrauen, die Verantwortlichkeit und die Anzahl der pünktlichen Lieferungen Ihres Teams, indem Sie Teammitglieder ihre Arbeitsabläufe individuell anpassen und miteinander teilen lassen. Minimieren Sie Lücken in der Kommunikation und eliminieren Sie häufige Besprechungen.

Ermöglichung einer effektiven Remote-Zusammenarbeit


Für viele Unternehmen ist die Remote-Zusammenarbeit eine ihrer größten Herausforderungen. Das trifft auch jetzt – nach dem massenhaften Umstieg auf Telearbeit – noch zu. Als Geschäftsführer fragen Sie sich vielleicht, wie eine neue Projektkampagne mit einem geografisch verstreuten Team überhaupt gestartet werden kann.

Selbst die Arbeit an einem einzelnen Dokument oder einer einzigen Datei kann schwierig sein, wenn Sie zur Zusammenarbeit nur das Telefon, Videoanrufe oder eine Zoom-Videokonferenz einsetzen können. Die gute Nachricht ist, dass Teams diese Hürde effektiv überwinden können, wenn Sie ein Remote-Collaboration-Tool für die erfolgreiche Kommunikation verwenden.

So lösen Sie Probleme mit der Remote-Zusammenarbeit:
Jedes Remote-Team benötigt eine schnelle, reaktionsfreudige und flexible Kommunikationsplattform. E-Mails sind bei der Telearbeit nicht sonderlich effektiv. Wenn Sie mehrere Kommunikationstools, Anwendungen für den Dateiaustausch und Software-Programme einsetzen, wird die Zusammenarbeit chaotisch und Informationen gehen schnell verloren.

Wählen Sie Slack, Google Docs oder Wrike aus, um effektiv über geografische Distanzen hinweg zu kommunizieren, und speichern Sie alle Informationen und Daten in einem sicheren Cloud-Speicher. Identifizieren und behalten Sie die Anwendungen mit der Arbeitsmanagement-Plattform von Wrike, um nahtlos zu arbeiten. Bewahren Sie alle Assets und Kommentare an einem Ort auf, um es für alle Stakeholder einfach zu machen!

Umgang mit kulturellen Unterschieden


Ein Remote-Team mit Mitgliedern auf verschiedenen Kontinenten ist ein echter Schmelztiegel der Kulturen und Sprachen! Die Erwartungen und kulturellen Normen am Arbeitsplatz können in den jeweiligen Ländern sehr unterschiedlich sein. In Japan liegt der Fokus zum Beispiel stärker auf persönlichen Kontakten und Besprechungen mit Teammitgliedern, während Mitarbeiter in den USA eher Aufgaben erhalten, die sie selbstständig und autonom ausführen können.

So gehen Sie bei der Arbeit mit kulturellen Unterschieden um:
Vorgesetzte müssen ein paar Grundregeln für die effektive Zusammenarbeit festlegen. Wenn wir unterschiedliche Kommunikationsstile verstehen, können wir unsere zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern, Vertrauen aufbauen und mehr erledigen.

So kann es zum Beispiel sein, dass manche Teammitglieder die mündliche Kommunikation bevorzugen, während andere lieber E-Mails oder Textnachrichten versenden. 

Sicherheitsrisiken 


Der Umstieg auf Telearbeit ist für Unternehmen mit vielen potenziellen Sicherheitsrisiken verbunden. Dazu zählen zum Beispiel Sicherheitslücken, Online-Hackerangriffe oder externe Verstöße gegen Sicherheitsvorkehrungen. Da es bei der Telearbeit keine Gespräche in der Teeküche und keine Kaffeepausen gibt, erfolgt die Kommunikation zu 100 % online. Viele Telearbeiter setzen bei der Arbeit zudem den gleichen Laptop oder das gleiche Smartphone ein wie privat. Dies kann dazu führen, dass unbeabsichtigt Daten weitergegeben werden.

So minimieren Sie Sicherheitsrisiken:
Reduzieren Sie Schwachstellen in Arbeitsabläufen, indem Sie alle Unternehmensdaten und -dateien in einer einzigen Cloud-Plattform für das Arbeitsmanagement und nicht auf dem Laptop oder der Festplatte einzelner Personen speichern. Eine weitere gute Option für den Aufruf der Unternehmensdaten und -dateien sind Virtual Private Networks (VPNs).

Zum Schutz der Daten Ihres Unternehmens sollten Sie auch regelmäßige Online-Sicherheitsschulungen anbieten, in denen Teilnehmer Informationen über bewährte Methoden erhalten und an wichtige Sicherheitsverfahren erinnert werden. Zum Beispiel dass sie öffentliche WLAN-Netze vermeiden, auf die Passwort-Hygiene achten und Phishing-Angriffe erkennen müssen. Außerdem sollten Sie SSO und die Zwei-Faktor-Authentifizierung einführen, wenn diese noch nicht Teil Ihrer Sicherheitsmaßnahmen sind.

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Homeoffice-Herausforderungen und -Lösungen für Mitarbeiter

Der Umstieg auf Telearbeit kann für jeden – von Homeoffice-Veteranen bis zu Telearbeitsneulingen – erhebliche Herausforderungen mit sich bringen. Gehen Sie diese Herausforderungen von Anfang an mit den folgenden Tipps an: 

Maximierung der Produktivität 

Wenn der tägliche Arbeitsweg wegfällt und einem niemand mehr über die Schulter blickt, sinkt bei manchen Telearbeitern die Produktivität. Eine 30-minütige Aufgabe kann dann über eine Stunde dauern, wenn die Arbeitszeit nicht protokolliert wird. 

Viele solcher zeitaufwendigen Aufgaben können die Produktivität Ihres Teams reduzieren und die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Wie können Sie also die Produktivität im Homeoffice maximieren?


So maximieren Sie die Produktivität:

Wenn Sie versuchen, mehr als eine Aufgabe gleichzeitig zu erledigen, wirkt sich dies negativ auf Ihre Produktivität aus. Am besten planen Sie die Aufgaben des Tages im Voraus, notieren sich, was noch aussteht oder ob sie noch freie Zeit hatten, und setzen am nächsten Tag daran an. Erstellen Sie mit Wrike ein persönliches Dashboard für die Arbeit und bleiben Sie auch dann auf Kurs, wenn Sie nicht in Ihrem üblichen Büro arbeiten.

Priorisierung der Arbeit und Zeitmanagement 


Es kann schwierig sein, wenn einen die To-do-Liste überfordert, die Kommunikation mit Teammitgliedern nicht ausreicht und der Fokus ständig auf der Arbeit liegt. Wenn keine anderen Teammitglieder und kein Vorgesetzter anwesend sind, sinkt auch der Druck zur Erledigung der Aufgaben. Das isolierte Arbeiten kann die Arbeitsmoral reduzieren, wenn weniger offensichtlich ist, dass Ihr Team seine Ziele immer noch gemeinsam erreicht.

So priorisieren Sie Aufgaben und teilen sich Ihre Zeit ein:
Legen Sie mit geteilten Kalendern, Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards Prioritäten für den Arbeitstag fest und ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Priorität und Fortschritt. Sie können auch ein personalisiertes Dashboard einrichten, in dem die wichtigsten Funktionen oben angeheftet sind. Führen Sie Ihr agiles Team zum Erfolg, indem Sie alle Schritte in Ihrem Projekt proaktiv handhaben. In diesem ultimativen Guide erfahren Sie mehr über Projektmanagement-Grundlagen, Ressourcen und empfohlene bewährte Methoden.


Umgang mit Isolation und reduziertem Kontakt zu Menschen

Menschen sind soziale Wesen. In einer Gallup-Umfrage gaben 21 % der Telearbeiter an, dass sie sich isoliert fühlen, wenn sie alleine arbeiten. Wenn Sie weniger Kontakt zu Menschen haben und alleine an Ihrem Laptop arbeiten, ohne manchmal mit Kollegen an der Kaffeemaschine zu plaudern, können Sie sich einsam fühlen.

So gehen Sie am besten mit Isolation um:
Melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team. Sprechen Sie nicht nur über die Arbeit und Projekt-Updates. Wenden Sie einen Führungsstil an, der Remote-Mitarbeitern hilft, gute Beziehungen zueinander aufzubauen und vertrauensvoll miteinander zu kommunizieren.

Ein weiterer guter Tipp sind aufgezeichnete Videonachrichten. Mitarbeiter können sie ansehen, wenn sie gerade Zeit haben, und auf den Tonfall und die Körpersprache achten. Deshalb sind sie für Teammitglieder sehr vertrauensfördernd. 


Umgang mit Unterbrechungen und Ablenkungen bei der Arbeit

Eines der größten Probleme für die Produktivität im Homeoffice sind Unterbrechungen. Es kann ablenkend sein, wenn eine Türklingel läutet, ein Hund bellt, Ihr Lebensgefährte nach Ideen zum Mittagessen fragt oder Ihr Kind fernsieht. Das ist besonders dann der Fall, wenn Sie mitten in einem wichtigen Kunden-Meeting stecken. Was können Sie dagegen tun?

So gehen Sie mit Unterbrechungen und Ablenkungen um:
Niemand möchte wöchentliche Ziele verpassen oder Team-Fortschritte verhindern. Deshalb sollten wir die verfügbaren Ressourcen nutzen und einen einfachen Arbeitsplan erstellen, der uns hilft, solche Unterbrechungen effektiv zu bewältigen.

Am besten suchen Sie sich zuerst einen ruhigen Arbeitsort ohne Ablenkungen. Wählen Sie einen Raum aus, den Sie nur für die Arbeit nutzen. Stellen Sie einen Tisch mit einem ergonomischen Stuhl oder einen Steh-Schreibtisch hinein. Sobald Sie damit die Ablenkungen aus dem realen Leben reduziert haben, müssen Sie sich den digitalen Ablenkungen zuwenden. Blockieren Sie Twitter, Facebook und Instagram, während Sie arbeiten – oder deaktivieren Sie zumindest die Benachrichtigungen.

Da die Arbeit im Homeoffice nicht nur ein vorübergehender Trend ist, müssen Sie Ihrem Team langfristig helfen, die Herausforderungen des Homeoffice zu überwinden.

Konzentrieren Sie sich darauf, was wichtig ist, gewährleisten Sie eine nahtlose Zusammenarbeit und liefern Sie hochwertige Arbeit ab – mit Lösungen wie der Wrike-Vorlage für die Telearbeit.