Основы управления проектами

Введение

Способность выполнять проекты в срок, в рамках бюджета и в соответствии с бизнес-целями является ключевой для получения преимущества в сегодняшней высококонкурентной бизнес-среде. Именно тут за дело берутся менеджеры проектов. Их задача невероятно сложна, она требует наличия организационных навыков, аналитического склада ума и выдающихся личных способностей.

В этом разделе мы пройдемся по основам управления проектами и узнаем, что это значит — быть менеджером проектов.

Что такое проект?

Прежде чем перейти к управлению проектами, нам необходимо четко понять, что же такое «проект». Наверняка вам приходилось выполнять огромное множество проектов и в школе, и на работе. Но что можно назвать проектом?

Согласно определению Института управления проектами, под проектом понимается «временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата».

В этом определении есть несколько ключевых моментов, на которые важно обратить внимание.

• Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. То есть у каждого проекта есть сроки исполнения, объем и ресурсы. Тот факт, что он имеет временный характер с началом и концом, означает, что он не является частью текущих операций. И это подводит нас ко второму моменту...
• Целью проекта должно быть «создание уникального продукта, услуги или результата». Это означает, что проект начинают для достижения конкретной цели, которая, как правило, выходит за рамки повседневных деловых операций. То есть в команду проекта могут входить люди, которые обычно не работают вместе, и им потребуются ресурсы, которые обычно не входят в объем повседневной деятельности.

Словарь dictionary.com дает более широкое определение проекту: «крупное или важное начинание, в частности такое, которое связано с привлечением значительных денежных средств, персонала и оборудования».

Так или иначе, любой проект состоит из следующих компонентов.

• Цель: чего мы хотим достичь?
• Сроки: к какому времени мы хотим достичь цели?
• Бюджет: сколько это будет стоить?
• Заинтересованные стороны: какие крупные игроки заинтересованы в осуществлении проекта?
• Менеджер проекта: кто проследит за тем, чтобы все, что нужно сделать, было сделано?

Проект не является рутинным делом. Ежедневная эксплуатация или техническое обслуживание не могут считаться проектом, потому что у них нет определенного начала или завершения.

Что такое управление проектом?

Под управлением проектом понимается применение знаний, навыков, инструментов и методов для выполнения проекта в соответствии с поставленными требованиями. Иными словами, речь идет о том, чтобы выявить проблему, создать план решения проблемы, а затем выполнять этот план до тех пор, пока проблема не будет решена. На первый взгляд все просто, но на каждом этапе процесса происходит очень много вещей.

Истоки управления проектами восходят еще к строительству пирамид в Гизе и Великой Китайской стены. Но начало современному развитию управления проектами было положено в 19-м веке, когда железнодорожные компании закупали тонны сырья и привлекали тысячи людей для строительства трансконтинентальной железной дороги.

В начале 20-го века Фредерик Тейлор применил к рабочему дню концепции управления проектами. Он разработал стратегии, которые позволяют работать по-умному и улучшать неэффективности, а не заставляют рабочих больше и дольше трудиться. Генри Гант, ученик Тейлора, взял эти концепции и использовал графики и диаграммы, чтобы показать выполнение конкретных задач или серии задач, создав таким образом новый визуальный способ отображения выполнения проекта.

Во время Второй мировой войны крупные военачальники и промышленники применяли еще более детальные стратегии управления, что в конечном счете привело к появлению стандартизированных процессов, таких как, например, метод критического пути.

Данные методики приобрели большую популярность в различных отраслях промышленности, и в 1965 году была создана Международная ассоциация управления проектами, а в 1969 году — Институт управления проектами. В 2001 году методики гибкого управления проектами были закреплены в «Манифесте гибкой разработки программного обеспечения».

Область управления проектами продолжает перестраиваться по мере того, как на рынке появляется все более конкурентная среда, новые технологии (автоматизация, ИИ и т. д.) и необходимость оперативно осуществлять изменения.

Каковы этапы управления проектом?

Управление проектом включает в себя пять групп процессов.

• Инициирование: на данном этапе цель состоит в том, чтобы определить содержание проекта.
• Планирование: на этой стадии разрабатывается дорожная карта для всех участников проекта.
• Реализация и& мониторинг: на этой стадии формируется команда проекта и определяются результаты, которых необходимо достичь. Менеджер проекта следит за ходом выполнения проекта и проводит измерения, чтобы убедиться, что проект идет по плану.
• Завершение: проект завершен, проведен анализ и подведены итоги, далее проект передается другой команде на ведение.

В чем важность управления проектами?

Менеджер проекта поможет вашей организации:

• обеспечить более прогнозируемый процесс планирования и реализации проекта
• придерживаться бюджета, графиков и рекомендаций по содержанию проекта
• быстрее и проще устранять препятствия на пути реализации проекта и предотвращать распространение проблем
• выявлять и прекращать проекты, не имеющие ценности для бизнеса
• повышать эффективность
• улучшать взаимодействие между командами и внутри команд
• выявлять и планировать риски

Что делают менеджеры проектов?

Коротко говоря, менеджеры проектов отвечают за планирование, исполнение, мониторинг, контроль и завершение проектов. Но в управлении проектами это лишь верхушка айсберга. Вот несколько основных обязанностей менеджера проекта.

• Разработка плана. Менеджер проекта разрабатывает наиболее реалистичный курс реализации проекта. План должен включать в себя содержание, сроки и бюджет проекта. Сюда также можно отнести определение необходимых инструментов для выполнения задач.
• Создание команды. Формирование правильной команды имеет решающее значение для успешной реализации проекта. Команды могут быть разными в зависимости от содержания проекта и функций, необходимых для его завершения. Для каждой из поставленных задач важно найти специалистов и экспертов в предметной области.
• Распределение задач. Менеджер проекта должен представить своей команде четкое определение конкретных задач и срок исполнения каждой части проекта. Хотя каждый член команды отвечает за свои собственные задачи, для выполнения многих заданий может потребоваться сотрудничество как внутренних, так и внешних исполнителей.
• Руководство командой. Теперь, когда команда сформирована и поставлены задачи, менеджер проекта должен обеспечить слаженную работу всего механизма. Сюда входит проверка информации о статусе работ, выполняемых участниками, выявление и устранение проблем, обсуждение разногласий, поддержание высокого морального духа команды, а также обучение и наставничество.
• Управление бюджетом. Для реализации большинства проектов требуются определенные расходы, то есть понимание того, как составить бюджет проекта и управлять затратами, имеет решающее значение для успешного выполнения проекта. Это предполагает сравнение фактических расходов со сметами и корректировку плана проекта в случае необходимости.
• Управление сроками. Как и в случае с бюджетом, перед менеджером проекта стоит задача выполнять работы по графику, чтобы команда уложилась в запланированные сроки завершения проекта. Для этого потребуется установить реалистичные сроки на всем протяжении жизненного цикла проекта, постоянно находиться на связи со своей командой для обновления статуса и вести детальный график работ.
• Вовлечение заинтересованных сторон. Заинтересованные стороны играют большую роль в вашем проекте. Как правило, это влиятельные люди, которые могут быть затронуты проектом. Менеджер проекта должен поддерживать хорошие отношения и открыто общаться с заинтересованными сторонами, которые могут не только помочь устранить затруднения и расширить возможности вашей команды, но и создать ненужные проблемы и даже сорвать проект, если окажутся недовольны направлением реализации проекта.
• Передача проекта. Достижение целей проекта не означает, что работа менеджера проекта закончена. Теперь менеджер проекта должен передать проект команде, которая будет контролировать, поддерживать и заниматься его дальнейшим продвижением. На этом этапе менеджер проекта перестает быть «главным начальником», а назначается на новый проект.
• Документирование процесса. Выявление и документирование извлеченных уроков является не только хорошей практикой для личного роста менеджера проекта, но и для передачи этого опыта другим командам в организации для использования в будущем. Это поможет другим избежать таких же ошибок либо воспользоваться наиболее удобными и быстрыми способами достижения целей.

Сертификация менеджеров проектов

Хотя сертификация в области управления проектами не является обязательной, некоторые работодатели предпочитают нанимать на работу сертифицированных менеджеров проектов или могут предложить им более высокую заработную плату. Профессионал в управлении проектами (PMP) является наиболее важной, признанной степенью, которая выдается Институтом управления проектами, но это не единственный доступный сертификат. Вот еще несколько сертификатов, которые можно получить:

• Специалист по управлению проектами
• Сертифицированный специалист по управлению проектами (CAPM)
• Сертифицированный директор проектов (CPD)
• Сертифицированный менеджер проектов (IAPM)
• Сертифицированный скрам-мастер (CSM)
• Сертификация CompTIA Project+
• Экзамен PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
• Эксперт по управлению проектами (PPM)
• Мастер-менеджер проекта (MPM)

Теперь, когда вы хорошо представляете себе основы управления проектами, пришло время познакомиться с методологиями управления проектами. Каждая методология имеет свое назначение, и выбор нужной методологии зависит от типа проекта или области, в рамках которой будет осуществлен проект.

В следующем разделе подробно описывается каждая методология.