Основы управления проектами: шесть этапов составления плана проекта

Утро понедельника. Руководители зовут вас на совещание, чтобы обсудить несколько важных инициатив, которые они надеются реализовать в этом квартале. Вам поручают составить простой и эффективный план проекта, который будет воплощать в жизнь ваша команда. План нужен уже к концу недели. Но с чего начать?

Не паникуйте! Вам вовсе не обязательно знать абсолютно все об управлении проектами, чтобы воплотить в жизнь план проекта. Эти шесть шагов помогут вам составить план и привести команду к успеху.

Стойте! Вам есть с чего начать составление плана? Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike, чтобы составить свой план проекта и поделиться им с остальными участниками.

Этап 1. Выявление основных заинтересованных лиц и встреча с ними

Заинтересованным лицом может быть любой человек, которому придется иметь дело с результатами вашего проекта. Под это определение попадают и заказчики, и конечные пользователи. Убедитесь, что вы выявили всех заинтересованных лиц и учли их интересы при создании плана проекта.

Проведите встречу со спонсорами проекта и ключевыми участниками, чтобы обсудить их потребности и ожидания, а также чтобы разработать исходные планы по смете и срокам. После этого составьте описание объема проекта, чтобы окончательно сформулировать и зафиксировать сведения по проекту, ввести всех участников в курс дела и снизить вероятность недоразумений, которые часто обходятся нам слишком дорого. Начать можно с шаблона описания объема проекта.

Совет. Не ограничивайтесь теми потребностями участников, которые они сами назвали, а попытайтесь выявить желаемые преимущества, лежащие в основе эти потребностей. Эти преимущества — и есть те цели, которые должны быть достигнуты в результате выполнения проекта.

Этап 2. Выбор целей и расстановка приоритетов

Как только у вас будет список потребностей всех заинтересованных участников, расставьте приоритеты и задайте конкретные цели проекта. У вас должны быть ориентиры, которые нужно достичь, или показатели и преимущества, которые вы надеетесь получить. Занесите ваши цели и потребности участников проекта, которые должны быть удовлетворены, в план проекта, чтобы каждый мог их обсудить и поделиться с коллегой.

Совет. Что делать, если вам кажется важным абсолютно все? Если возникают трудности с расстановкой приоритетов, начните ранжировать цели по важности и срочности или ознакомьтесь с этими полезными советами о том, как принимать решения.

Этап 3. Определение отчетных материалов

Определите, какими будут отчетные материалы и планируемые этапы проекта, необходимые для достижения поставленных целей. Какие конкретно продукты вы рассчитываете произвести?

Далее приблизительно оцените сроки создания каждого из отчетных материалов и внесите их в план проекта. (Вы сможете указать окончательные даты на следующем этапе, когда станете составлять график проекта.)

Совет. Устанавливайте жесткие вехи для самых важных дедлайнов и отчетных материалов. Вы сможете следить за ходом выполнения работ, чтобы задачи были выполнены вовремя, а все заинтересованные лица остались довольны результатом.

Этап 4: Создание графика проекта

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите задачи, которые должны быть выполнены для создания данного материала. Для каждой задачи укажите необходимое количество времени на ее выполнение, нужные ресурсы и ответственного исполнителя.

Затем выявите все зависимости. Нужно ли вам выполнить определенные задачи, прежде чем вы сможете начать работу над остальными? Нанесите все отчетные материалы, зависимости и вехи на диаграмму Ганта или выберите доступный онлайн-шаблон или приложение.

Чего вы ждете? Попробуйте поработать с диаграммой Ганта бесплатно.

Совет. Привлеките команду к процессу планирования. Сотрудники, которые непосредственно заняты выполнением работы, обладают важными знаниями о том, как нужно выполнять задачу, сколько времени на нее уйдет и кто может стать лучшим исполнителем. Используйте эти знания! Вам нужно, чтобы участники команды согласились с графиком проекта и настроились на успешное выполнение работы.

Этап 5. Выявление проблем и оценка рисков

Ни один проект не обходится без риска. Но мало просто скрестить пальцы и надеяться на лучшее. Есть ли какая-то проблема, о которой вы знаете заранее и которая может повлиять на процесс планирования проекта, например запланированный отпуск ответственного исполнителя? Какие непредвиденные обстоятельства могут привести к трудностям? (Как насчет международных праздников, не поступивших вовремя материалов или продолжительного аврала?)

Разрабатывая план проекта, подумайте, какие действия вам нужно будет предпринять, чтобы предотвратить определенные риски или сгладить их отрицательные последствия. Выполните оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы быть готовыми ко всему.

Совет. Постарайтесь при возможности разрешить все вопросы, связанные с высоким уровнем риска, на ранних этапах проекта. Или создавайте «буферные зоны» при планировании сроков задач, чтобы успеть наладить работу в случае какой-либо задержки.

Этап 6. Представление плана проекта заинтересованным лицам

Объясните, как ваш план позволит удовлетворить ожидания заинтересованных лиц, и предложите решения для различных конфликтов. Убедитесь, что проводите свою презентацию без предвзятости. Проведите открытую дискуссию с заинтересованными лицами.

Далее вам нужно определить роли: кто какой отчет будет просматривать и как часто? Чьи решения нужно будет утверждать, и кто станет это делать?

Ваш план проекта должен быть ясным и доступным для всех участников, чтобы им не пришлось бегать за вами и выпрашивать новую информацию. Все данные, относящиеся к плану проекта, должны находиться в едином хранилище, например в системе для совместной работы, чтобы было проще следить за ходом выполнения, обмениваться новостями и вносить правки, обходясь без постоянных совещаний.

Обмен информацией должен быть четким и ясным. Убедитесь, что участники точно знают, что от них требуется и какие действия им нужно предпринять. Если что-то кажется вам очевидным, это не значит, что оно очевидно и для остальных!

Совет. Если ваш план или график не согласуется с первоначальными ожиданиями заинтересованных лиц, обсудите это прямо сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или споров в будущем.

Вместо того, чтобы прямо заявить заинтересованным лицам, что их ожидания или запросы нереалистичны, объясните, какое количество времени, денег или труда потребуется, чтобы воплотить эти ожидания в жизнь. Пусть сами решат, стоит ли тратить на это дополнительные ресурсы.

Когда план проекта уже создан

Поздравляем! Вы составили план проекта! Ну а дальше нужно запланировать стартовое совещание.

Вот теперь-то и начнется настоящая работа. Задайте верный тон прямо на стартовом совещании, и проект в ваших руках. Придерживайтесь десяти пунктов нашего контрольного списка, чтобы успешно запустить проект.

Готовы взяться за создание плана проекта? Предлагаем быстрый трехэтапный процесс создания шаблона для планирования проектов в Wrike.

Дополнительные материалы о создании плана проекта

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности