Project Management Guide

Фреймворки для управления проектами

A. Что такое фреймворк для управления проектами?

Фреймворк для управления проектами — это набор инструментов, задач и процессов, используемых для организации и выполнения проекта от начала и до завершения. Фреймворк описывает все, что вам нужно для успешного планирования ваших проектов, контроля и управления ими. 

Стандартный фреймворк для управления проектами можно разбить на три большие части:

  • Жизненный цикл проекта. Ключевое различие между методологиями Waterfall и Agile заключается в том, что эти фреймворки включают в себя разные жизненные циклы. Например, фреймворк Waterfall состоит из пяти стандартных фаз:
  • Подготовительный этап
  • Планирование
  • Исполнение
  • Контроль
  • Завершение

Фреймворк Agile скорее всего будет использовать модифицированный жизненный цикл, лучше отражающий гибкую и итеративную природу Agile-методологии.

  • Шаблоны, контрольные списки и другие инструменты. Фреймворк проекта содержит необходимую информацию для эффективного планирования проекта — от рекомендаций к задачам, действиям и ресурсам до черновой документации по проекту.

  • Процессы и действия. Каждый фреймворк описывает определенные процессы, которым нужно следовать, так что различные фреймворки лучше всего подходят для разных проектов. Например, ежедневные совещания проводятся регулярно в рамках многих Agile-фреймворков. 

Цель фреймворка для управления проектами состоит в том, чтобы дать четкое и последовательное описание проекта, которое обеспечит надежное и повторяемое выполнение проектов разными командами и компаниями. Фреймоворки документируют и предоставляют в общий доступ лучшие рекомендации, и это выгодно всем. Также они помогают создавать единые стандарты в организациях и целых отраслях.  

Руководство PMBOK описывает фреймворк как базовую структуру для понимания сути управления проектами. Менеджеры проектов выбирают фреймворк, который больше всего подходит для их проекта или команды. Мы объясним, как выбрать соответствующий фреймворк для проекта в разделе Е. 

В чем разница между методологией и фреймворком? 

Методология описывает принципы управления проектами, ценности и лучшие рекомендации, которые нужно соблюдать, в то время как фреймворк показывает способ соблюдения. Другими словами, методология объясняет вам, чего вы ходите добиться, а для фреймворка важно, как вы этого добьетесь. 

Например, принципы Lean и Agile гласят, что жизненно необходимо реагировать на изменения. Но эти методологии не объясняют, как сделать так, чтобы ваши проекты хорошо реагировали на изменения — такая информация изложена во фреймворке.

Б. Что общего у Agile-фреймоворков?

Agile-методология управления проектами — это подход к управлению проектами, использующий четыре главных ценности и 12 принципов организации проектов. Agile-фреймворки разработаны для поддержки этих ценностей и принципов. 

Agile-процесс отличается от остальных подходов к управлению проектами, так как нацелен на итеративную разработку, гибкость, постоянную обратную связь и убеждение, что люди важнее процессов. Поэтому Agile-фреймворки должны строиться на основе этих базовых ценностей. 

Хотя у каждого фреймворка есть свои уникальные аспекты, каждый из них помогает вам следовать основам управления проектами, чтобы довести проект до победного конца. Agile-фреймворки считаются более простыми в сравнении с традиционными фреймворками, поскольку сводят к минимуму объемы правил и документации. Но каждый Agile-фреймоворк должен включать в себя все важнейшие процессы и этапы проекта.

В. Фреймворк Scrum

Методология Scrum была разработана в 1990-х гг., и ее основы были изложены в статье в Harvard Business Review под названием «Разработка нового продукта. Новые правила игры». Большинство менеджеров проектов считают Scrum самым популярным Agile-фреймворком.

Как и в случае других Agile-фреймворков, Scrum использует итеративный подход к управлению проектами. Методология Scrum предписывает разбить проект на спринты длительностью от одной до четырех недель. Каждый спринт заканчивается созданием работоспособной версии черновика продукта. 

Короткие итерации, свойственные методологии Scrum, позволяют команде последовательно создавать работающий конечный продукт. 

Scrum изначально разрабатывался с помощью программной модели, предусматривающей набор ролей и обязанностей и регулярные совещания. Он достаточно гибок, чтобы его можно было применить в ходе любого сложного проекта в любой отрасли, но лучше всего он подходит для случаев, когда в рамках проекта создается конкретный продукт, а не оказывается услуга.

Scrum считается достаточно простым и гибким, но его трудно освоить из-за трех главных ценностей:

  • Прозрачность. Необходимо использовать общий язык и стандартные определения.
  • Инспекция. Артефакты и продукты должны регулярно и тщательно проверяться для обеспечения качества.
  • Адаптация. Если инспекция выявит качество ниже стандартного уровня, команда обязана как можно быстрее внести корректировки или исправления. 

Scrum требует определенных ролей и обязанностей для участников Agile-команды, в том числе следующих:

  • Владелец продукта. Владелец продукта в ходе выполнения проекта — это человек, представляющий интересы клиента. Он имеет право решающего голоса в отношении конечного продукта. Задача владельца продукта заключается в том, чтобы обеспечить понимание требований, функционала и приоритетов, а также воплотить в жизнь все эти аспекты.
  • Scrum-мастер. Scrum-мастер ответственен за организацию ежедневных совещаний, улучшение взаимодействия в команде и повышение продуктивности. Разница между менеджером проектов и Scrum-мастером состоит в том, что последний стремится быть лидером-служителем. Роль менеджера Agile-проекта часто включает в себя и обязанности Scrum-мастера. Однако он может делегировать эти обязанности участнику команды, который хорошо знает Scrum и обладает организаторскими способностями. 
  • Команда разработки. Команда разработки — это ваша проектная группа. Обычно это самоорганизующийся и межфункциональный коллектив. Команда включает в себя всех сотрудников, необходимых для проектирования, производства, тестирования и выпуска финального продукта.
  • Scrum-команда. Scrum-команда состоит из команды разработки, Scrum-мастера и владельца продукта. 

Scrum также имеет собственную уникальную терминологию. Далее приведены важнейшие термины, часто используемые при работе с фреймворком Scrum: 

  • Бэклог продукта. Бэклог — это список задач и требований, которые должны быть выполнены применительно к конечному продукту. За создание бэклога и управление им отвечает владелец продукта. 
  • Спринт. Спринт — это период времени для выполнения набора задач из бэклога. Длительность спринтов должна быть одинаковой. Обычно это две недели, хотя спринт может длиться от одной до четырех недель в зависимости от потребностей команды и проекта. 
  • Планирование бэклога. Планирование бэклога (иногда его еще называют планированием спринта) — это определение задач в бэклоге, которые нужно включить в каждый из спринтов.  
  • Бэклог спринта. Часть бэклога, назначенная текущему спринту. 
  • Ежедневный Scrum. Проектная группа встречается каждый день, чтобы обсудить ход работ за последние сутки, ожидаемый прогресс за следующие сутки и возникающие проблемы. Обычно такие встречи называются ежедневный Scrum или стендап и длятся около 15 минут.
  • Ретроспектива. Каждый спринт должен заканчиваться обзорным совещанием, которое называется ретроспектива. Команда рассматривает свои достижения и обсуждает возможности что-то улучшить в ходе следующего спринта.
  • Scrum-доска. Scrum-доска помогает участникам команды видеть бэклог спринта и управлять им. Доска может быть настоящей или виртуальным инструментом в системе управления проектами. Обычно на доске есть три столбца: «К исполнению», «В работе» и «Выполнено». По мере выполнения объектов из бэклога они перемещаются по доске из одного столбца в другой. Поэтому все видят, что им нужно делать в следующем спринте и как продвигается работа. 
  • Артефакт. Бэклог продукта, бэклог спринта и инкремент продукта — это три артефакта Scrum в проекте. Бэклог продукта и бэклог спринта отражают работу, которую нужно сделать, а инкремент продукта — это часть продукта, которую команда создала в ходе текущего спринта.

Г. Другие популярные Agile-методики управления проектами

Хотя Scrum — одна из самых популярных Agile-методик управления проектами, это не единственный доступный для вас вариант. Вы можете задать себе вопрос: что представляет собой Agile-планирование и какой фреймворк следует выбрать? Вы можете выбрать любую из пяти других Agile-методологий управления проектами:

1. Kanban

Kanban — это простой и наглядный способ управления проектами. Он изначально разрабатывался как метод планирования и помогает командам создавать продукцию точно в срок (JIT), позволяя всем участникам видеть, как продвигается проект и что будет дальше. 

Kanban ориентирован на визуализацию рабочего процесса, когда задачи разбиваются на небольшие части. Фреймворк Kanban во многом похож на Scrum. Здесь также используется доска для отображения информации и отслеживания хода работ, причем задачи распределяются по трем основным столбцам: «К исполнению», «В работе» и «Выполнено». Но в отличие от Scrum, Kanban-доска отражает всю работу по созданию продукта без разделения на спринты. 

Kanban помогает выявить препятствия и лишние затраты, а также снизить время ожидания.

2. Экстремальное программирование (XP)

Экстремальное программирование (XP) — Agile-фреймворк, изначально созданный для Agile-проектов по разработке программного обеспечения. Как и Scrum, этот фреймворк нацелен на постоянную разработку и доставку продукта заказчику и использует интервалы или спринты. 

Однако фреймворк XP опирается на принципы проектирования и включает 12 основных приемов, специфичных для сферы разработки программного обеспечения. Это следующие приемы:

  • Игра в планирование
  • Частые небольшие релизы
  • Приемочное тестирование клиентом
  • Простота проектирования
  • Парное программирование
  • Разработка через тестирование
  • Рефакторинг
  • Непрерывная интеграция
  • Коллективное владение кодом
  • Стандарт оформления кода
  • Метафора системы
  • 40-часовая рабочая неделя для программистов

3. Функционально-ориентированная разработка (FDD)

Функционально-ориентированная разработка — еще один Agile-фреймворк, специфичный для сферы разработки программного обеспечения. Он нацелен на создание моделей через каждые две недели. Также он требует отдельного плана разработки и проектирования для каждой функции модели, то есть превосходит все остальные Agile-фреймворки по объему документации. Из-за жестких требований к документации FDD лучше подходит командам с расширенными возможностями проектирования и планирования. 

Фреймворк FDD разбивает проекты на пять базовых повторяющихся видов деятельности:

  • Разработка общей модели
  • Составление списка необходимых функций системы
  • Планирование работы над каждой функцией
  • Проектирование функции
  • Реализация функции

4. Метод разработки динамических систем (DSDM)

Метод разработки динамических систем (DSDM) возник из-за потребности в общем отраслевом фреймворке для быстрого создания программного обеспечения. DSDM предусматривают доработку, и любые вносимые изменения в ходе разработки должны быть обратимыми. Как и Scrum, XP и FDD, фреймворк DSDM разбивает проекты на мелкие спринты. 

Этот фреймворк основан на восьми основных принципах:

  • Фокус на потребностях бизнеса
  • Своевременная поставка
  • Сотрудничество
  • Постоянно высокое качество
  • Инкрементный подход на прочном фундаменте
  • Итеративная разработка
  • Постоянное и четкое взаимодействие
  • Демонстрация контроля

5. Crystal

Crystal — это семейство Agile-методологий, включающее в себя Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Orange, Crystal Red и т. п. У каждой из этих методологий есть свой уникальный фреймворк, и выбирать методологию следует в зависимости от нескольких факторов, в том числе от размера команды, приоритетов и важности проекта. Принимая решение о том, как внедрить Agile-методологию, очень важно понимать, что для различных проектов в зависимости от их уникальных характеристик требуются различные наборы политик, практик и процессов.

Является ли бережливое управление проектами (Lean) Agile-фреймворком?

Хотя Lean часто вносят в список Agile-фреймворков, это отдельная методология. Lean и Agile часто группируют вместе, потому что их ценности во многом совпадают. Например, и для Lean, и для Agile важна способность легко адаптироваться к изменениям. 

Главные принципы методологии Lean включают в себя следующие:

  • Устранение потерь
  • Повышение качества
  • Создание знаний
  • Отсроченные обязательства
  • Быстрая поставка
  • Уважение к людям
  • Полная оптимизация

Д. Определение эпика Agile

В Agile-методологии управления проектами эпики — это «крупные истории пользователей».   

История пользователя по своей сути — это то, что пользователь хотел получить. В данном случае, это результаты, которые запросил ваш клиент. В идеале история пользователя достаточно компактна, чтобы уместить ее в один спринт. Допустим, вы работаете над книгой. Если бы вы могли уложить каждую главу в отдельный спринт, то каждая глава была бы историей пользователя. 

Но что если на написание каждой главы потребовалось бы восемь недель? История пользователя оказалась бы слишком большой для одного спринта и считалась бы крупной историей или эпиком. 

Для эпиков нет жестких ограничений по размеру. Все зависит от длительности спринтов у вашей команды и от потребностей проекта. 

Еще один важный термин — это «тема». Тема — это набор историй пользователей, которые связаны между собой или могут быть отнесены к одной категории. Например, если вы планируете строить дом, то можете сгруппировать все электротехнические требования в одной теме, а требования к качеству строительных конструкций в другой. 

История, эпик и тема — это термины, которые используют многие Agile-команды, чтобы упростить обсуждение и планирование бэклога продукта. В бэклоге продукта может оказаться требование, слишком масштабное, чтобы назначить его одному спринту, но если вы обозначите его как эпик, каждый участник поймет, что его нужно разбить на части, прежде чем помещать в бэклог спринта.

Точно так же группировка требований по темам может помочь вам запланировать бэклог спринта. Ведь собранные вместе условия может быть удобно выполнить в рамках одного спринта. 

Управление проектами с использованием эпиков сводится к управлению бэклогом исполняемым образом. Это гарантирует, что требования будут достаточно компактными, чтобы их можно было выполнить в период от одной до четырех недель.  

Два преимущества эпиков

  • Вы можете отслеживать крупные, нечетко определенные идеи в своем бэклоге. Можно записать требование как эпик, а затем изменить его по мере выполнения проекта. 
  • Вы можете установить иерархию для элементов вашего бэклога. Эпик остается в бэклоге в виде оригинальной идеи или требования. Связанные с ним истории пользователей отслеживают аспекты продукта, которые позволят это требование удовлетворить. 

Однако команды могут запутаться в эпиках и историях и часто прилагают слишком много усилий для их оценки, отслеживания и уточнения. 

Эпики задумывались как полезный инструмент группировки в вашем бэклоге, но если они создают для вас сложности, возможно, вам лучше обойтись без них.

Предлагаем посмотреть видеоролик Knowledge Hut, более подробно демонстрирующий определение и ценность эпиков Agile.

Е. Лучшие рекомендации для менеджеров проектов по выбору оптимального фреймворка

Если вы можете выбирать из более чем шести популярных Agile-фреймворков, как узнать, который из них подходит для вашего проекта? 

Ни один фреймворк не является универсальным, так что очень важно оценить отдельные проекты и потребности команды. 

Вот семь лучших рекомендаций по управлению проектами, основанных на стандарте по оценке зрелости управления проектами в организациях (Organizational Project Management Maturity Model, OPM3) и руководстве по внедрению управления проектами в организациях от Института управления проектами (PMI).  

  1. Оцените объемы проекта. Большой длительный проект может быть трудно разбить на двухнедельные спринты. Но если его размах трудно определить и он может расти, то Agile, скорее всего, лучше подойдет, чем более традиционный фреймворк. 
  2. Определите движущие факторы проекта. Очень важно знать экономическое обоснование проекта и его ценность для организации. Какие преимущества он даст вашей компании? 
  3. Составьте представление о ключевых целях клиента, ожидаемых результатах и приоритетах проекта.
  4. Выявите все факторы, цели, результаты и приоритеты проекта, на которые могут повлиять различные методологии. Например, если ваша цель — максимальная экономичность, возможно, вам подойдет бережливая методология Lean. Если клиент рассчитывает получить подробную документацию, правильным выбором может стать FDD. 
  5. Составьте список возможных методологий, подходящих для вашего проекта, и расставьте их по порядку на основе критериев, выявленных на прошлом этапе. 
  6. Выбирайте фреймворк, подходящий для большинства факторов, целей, результатов и приоритетов. Если какие-то результаты важнее остальных, можете расставить приоритеты, чтобы не упустить самое важное. Вам нужно выбрать фреймворк, который даст наилучший результат с наименьшим риском. 
  7. Выбрав фреймворк, отслеживайте его эффективность. Суть всех Agile-методологий заключается в гибкости и адаптивности. Если выбранная вами методология не дает желаемого результата, следует модифицировать или даже заменить ваш фреймворк. 

Ж. Бесплатные инструменты для управления Agile-проектами

Все, что вы используете для управления Agile-проектами, является Agile-инструментом для управления проектами. Самый простой пример — это доска со стикерами, но и многие сложные цифровые инструменты также позволяют работать с Agile-фреймворками, такими как Scrum и Kanban.

Вот пять бесплатных Agile-инструментов для управления проектами:

  • KanbanTool
    KanbanTool — это Kanban-доска онлайн. Программа включает в себя Kanban-карточки, дорожки, цвета и другие возможности, помогающие улучшить наглядность проекта. Базовая версия инструмента бесплатна для двух пользователей с двумя досками.
  • Pipefy
    Pipefy позволяет создавать и выполнять рабочие процессы в стиле Kanban. В этом инструменте нет готовых шаблонов процесса, но есть возможность проектировать и настраивать свои рабочие процессы. Программа бесплатна для команд до пяти человек. 
  • Wrike
    Wrike — это облачная система управления проектами, поддерживающая как Agile, так и более традиционные фреймворки для управления проектами. Wrike предлагает бесплатную базовую версию для команд с численностью до пяти человек. 
  • Yodiz
    Yodiz — универсальная Agile-платформа, позволяющая настраивать поля, вид доски, цвета доски и так далее. Она бесплатна для трех пользователей.
  • Zoho Sprints
    Zoho Sprints — облачный инструмент для Agile-команд. Он предлагает разнообразные возможности управления Agile-проектами, в том числе Scrum-доски. Это программное обеспечение бесплатно, если у вас не больше пяти проектов и пяти пользователей.