С распространением дистанционного и гибридных режимов работы многим компаниям пришлось приспособиться к постоянно меняющимся экономическим условиям, и теперь они ждут от сотрудников гораздо большей скорости выполнения задач и эффективности.
Поэтому руководители еще решительней стремятся избавиться от повторяющейся рутинной работы, не играющей особой роли в достижении значимых бизнес-результатов. По мере роста численности команды и увеличения масштабов проектов накладные расходы и объемы рутинной работы стремительно растут. Это замедляет темпы исполнения и демотивирует сотрудников, которые вынуждены выполнять скучные повторяющиеся задачи. В ситуации, когда нужно действовать быстро и добиваться более высоких результатов с меньшими затратами, это подрывает конкурентоспособность компании.
Автоматизировав повторяющиеся процессы, ваши специалисты смогут больше времени уделять гораздо более важной работе вместо административных задач. Автоматизация поможет сократить объемы следующих задач:
- архивирование выполненных проектов;
- проведение отчетных совещаний;
- встречи с коллегами для передачи им рабочей информации;
- и многое другое.
Избавив команду от необходимости выполнять повторяющиеся задачи, вы экономите несколько сотен рабочих часов в год на каждого сотрудника, и это еще один способ поднять продуктивность.
В сочетании с Wrike Integrate, нашим дополнением для автоматизации рабочих процессов, использующих различные приложения, механизм автоматизации позволяет выявлять повторяющиеся процессы, которые можно автоматизировать, в Wrike.
Прежде чем перейти к принципам его работы, давайте ознакомимся с Wrike Integrate.
Коротко о Wrike Integrate
Wrike Integrate — платформа, позволяющая использовать неограниченное число готовых коннекторов для синхронизации с четырьмя сотнями внешних приложений, включая Salesforce, Tableau, Microsoft OneDrive, Marketo, HubSpot, Slack, Adobe Creative Cloud, Jira и многие другие. Наши удобные и мощные API упрощают подключение Wrike к любому из используемых вами приложений и автоматизируют рабочий процесс, позволяя успешно вести бизнес-деятельность на нашей платформе. Функция перетаскивания, используемая в интуитивно-понятном интерфейсе, позволяет синхронизировать данные и автоматизировать рабочие процессы, а также дает возможность участникам команды уделять больше внимания продуктивной работе и добиваться более высоких результатов. Это без сомнения мощная функция, но как насчет простых повседневных рабочих процессов, выполняемых в Wrike?
Для ответа на этот вопрос мы рассмотрим механизм автоматизации.
Механизм автоматизации Wrike
Механизм автоматизации встроен в платформу Wrike и может автоматизировать самые распространенные рабочие процессы, чтобы сократить объемы рутинной работы. Администраторы аккаунтов получили возможность создавать правила автоматизации и использовать триггеры и действия для создания настраиваемых напоминаний и уведомлений, передачи и организации работы, обновления статусов и назначений, запуска процессов утверждения, а также для принятия мер в зависимости от уровня риска.
- Триггеры автоматизации — это изменения в системе, приводящие правило в действие.
- Автоматическое действие — следующий шаг, который предпринимает механизм автоматизации после выполнения условия триггера.
Механизм автоматизации доступен для пользователей аккаунтов Business и Enterprise, а правила могут применяться к пространствам, проектам, папкам и задачам.
Преимущества автоматизации для администраторов и руководителей команд
Новый интерфейс Wrike дает вам и вашей команде более удобный и настраиваемый режим просмотра и более персонализированный интерфейс, способный к масштабированию по мере добавления проектов и исполнителей. В сочетании с нашим новым механизмом автоматизации он делает вашу работу более организованной и сосредоточенной, опираясь на статусы, приоритеты и риски. А когда в проектах случаются изменения или накапливаются задачи, вы сразу получаете уведомление о возникших препятствиях и рисках, грозящих нарушением графика, а вместе с ним и возможность все исправить.
Вот наиболее распространенные сценарии использования механизма автоматизации Wrike:
На уровне отдела
Автоматическая организация работы в другой части рабочего пространства в зависимости от статуса
- Автоматическое архивирование выполненной работы
- Автоматическое перемещение рабочих данных в заранее указанные папки в зависимости от статуса для наполнения данными отчетов и панелей задач.
Выполнение работы после изменения статуса
- Автоматическое назначение исполнителей в зависимости от статуса проекта
- Перемещение в папку «В ожидании утверждения», уведомление и @упоминание участников команды.
Принятие мер при изменении уровня потенциального риска для соблюдения сроков проекта
- Принятие мер, когда уровень риска изменяется до определенного прогнозируемого уровня, перемещение в папку «Высокий уровень риска», уведомление, @упоминание или назначение исполнителей.
- При изменении уровня риска перемещение в папку «Проверка риска», уведомление, @упоминание или назначение исполнителей.
На уровне команды
Создание настраиваемых напоминаний
- Когда возникает застой в работе.
- Когда проект достигает определенного статуса.
- Когда обновляется проект или задача.
Начните автоматизировать работу как можно скорее
Выйдите за рамки базовой, единичной интеграции и быстро и легко перейдите к комплексной автоматизации рабочего процесса с дополнением Wrike Integrate и нашим новым механизмом автоматизации. Объедините ваши приложения и ваши команды и сократите трудозатраты и количество ошибок, связанные с процессами, выполняемыми вручную.
Механизм автоматизации Wrike автоматизирует повседневные рабочие процессы с помощью простых правил. Если вы недавно начали использовать Wrike, начните с пробной версии Business или Enterprise, в то время как опытные клиенты могут сразу приступить к использованию механизма автоматизации.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
