Log inContact Sales

Составление заметок о ходе совещания

Даже самые простые заметки о ходе совещания бывает сложно вести. Наш бесплатный шаблон «Составление заметок о ходе совещания» — это лучший способ вести протоколы совещаний, назначать исполнителей и организованно хранить свои записи для будущего использования.

Составление заметок о ходе совещания
#Маркетинг#ИТ#Операции#Agile-команды#Креативные команды#Управление проектами

Сделайте ваши совещания более действенными и эффективными

Многие считают совещания не слишком эффективными, так как они не приводят к ожидаемым результатам и не обеспечивают подотчетность. Шаблон «Составление заметок о ходе совещания», включающий в себя указания к действию, служит структурой, которая повышает результативность каждого совещания. Формат протокола позволяет фиксировать всю необходимую информацию. Возможность создавать задачи и подзадачи из указаний к действию позволяет быстрее двигаться вперед. Использование тегов и папок позволяет организовать хранение заметок. Назначение задач, календари и @упоминания обеспечивают подотчетность всех участников. Кроме того, Wrike доступен в круглосуточном режиме как на настольных ПК, так и на мобильных устройствах, что позволяет оставаться на связи даже тем сотрудникам, которые находятся в пути.

Почему вам нужен этот шаблон

Заметки о ходе совещаний бывает трудно найти и предоставить к ним доступ

Заметки о ходе совещаний бывает трудно найти и предоставить к ним доступ

Храните заметки о ходе совещаний в Wrike, вашем едином источнике достоверной информации. Резервные копии заметок хранятся в облаке и могут быть добавлены в любые папки с помощью тегов. Благодаря этому их можно легко найти и предоставить к ним доступ.

Нет указаний к действию и проверки исполнения

Нет указаний к действию и проверки исполнения

Создавайте задачи и подзадачи для каждого поручения и сразу назначайте их участникам команды. Используйте @упоминания, чтобы привлечь сотрудников к разговору и обеспечить подотчетность.

Заинтересованные стороны пропускают важные совещания

Заинтересованные стороны пропускают важные совещания

Назначайте совещания как задачи всем сотрудникам заблаговременно. Составляйте протокол совещания и назначайте задачи для всех участников. Если вы используете Google Календарь, добавьте задачу в любой календарь с общим доступом.

Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Бесплатная пробная версия предоставляется на 14 дней. Ее можно легко настроить и отменить в любое время.
Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Как создать шаблон «Составление заметок о ходе совещания» в Wrike:

Из этого руководства вы узнаете, как:

  • составить повестку совещания;
  • записать всю необходимую информацию о совещании;
  • предоставить доступ к заметкам о ходе совещания;
  • проверить выполнение поручений.

Создание совещания и повестки

Начните с создания в Wrike родительской папки с названием «Протокол совещания». В этой родительской папке создавайте задачи для каждого проведенного совещания. В названии каждой задачи должно присутствовать название совещания и его дата. В описании задачи изложите повестку. Сначала укажите следующие данные:

  • название совещания;
  • дату;
  • место проведения;
  • имена всех приглашенных лиц и участников.

Обязательно проставьте теги, чтобы занести свои заметки о ходе совещания во все папки проекта, к которому относится совещание, для удобного доступа и понимания контекста.

Составление повестки

Какова цель совещания? Будьте конкретными. Создайте новый заголовок для повестки совещания. Укажите все цели или основные темы разговора. Щелкните в поле описания задачи, чтобы открыть инструменты форматирования. Щелкните значок списка задач, чтобы создать флажок рядом с каждым пунктом повестки. Во время совещания отмечайте каждый пункт, когда вопрос будет должным образом рассмотрен.

Запись протокола совещания

Создайте новый заголовок для протокола совещания. Разделите его на четыре части:

  • Темы для обсуждения
    Перечислите здесь все соответствующие вопросы для обсуждения. Укажите возможности, проблемы или препятствия.
  • Основные выводы
    Каковы были основные идеи? Были ли приняты ключевые решения? Запишите здесь все эти сведения.
  • Указания к действию
    Что нужно сделать сейчас? Кто ответственный? Определите следующие шаги, исполнителей и сроки выполнения. После совещания используйте этот раздел для создания и назначения задач конкретным участникам команды.
  • Проверка исполнения
    Напишите здесь дату следующего совещания или веху. Важно назначить время для повторного совещания, чтобы обеспечить успешное выполнение поставленных задач.

Фильтрация совещаний по настраиваемым полям

Для отслеживания определенных тегов, таких как место проведения совещания, имя председателя и т. д., вы можете использовать настраиваемые поля.

Когда данные вводятся в настраиваемое поле, они становятся видны в таблице, в задачах, а также на информационных панелях папок и проектов. Настройте параметры доступа, чтобы сохранить конфиденциальность настраиваемых полей, или предоставляйте сотрудникам доступ к полям, чтобы ввести их в курс дела.

Создание настраиваемого поля

1. Выберите папку или проект на левой навигационной панели в рабочем пространстве.

2. Перейдите в режим таблицы.

3. Щелкните значок +, который отображается в правой части таблицы.

4. Введите имя нового поля и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

5. Укажите свойства поля в появившемся окне. Вы можете:

  • изменить имя поля;
  • выбрать тип поля;
  • выбрать, где будут применяться настраиваемые поля;
  • указать, кому следует предоставить доступ к полю.

6. Нажмите Сохранить.

После создания настраиваемых полей просмотрите архив совещаний, используя режим таблиц, чтобы увидеть все детали в привычной табличной форме.

Преобразование указаний к действию в задачи

  1. Используя указания к действию в заметках о ходе совещания, создайте новые задачи в соответствующих проектах и ​​назначьте их участникам группы, указав сроки выполнения.
  2. Добавляйте постоянные ссылки на заметки о ходе совещания для понимания контекста.
  3. В заметках о ходе совещания @упомяните участников группы, которым вы назначили задачи, с указанием ссылок на задачи. Это обеспечивает ясность и наглядность для всех участников и улучшает подотчетность со стороны исполнителей.


Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Бесплатная пробная версия предоставляется на 14 дней. Ее можно легко настроить и отменить в любое время
Готовы попробовать этот шаблон в Wrike?

Вам могут быть интересны эти шаблоны

Материалы, посвященные заметкам о ходе совещания

Узнайте больше из историй успеха клиентов, электронных книг и технической документации.

История успеха клиента

Узнайте, как крупнейшая в США компания по рекрутингу и подбору персонала сократила объем электронной переписки на 90 %.

История успеха клиента

Разрозненность данных и неэффективность препятствовали развитию этого британского агентства. Узнайте, как компания Wrike помогла изменить ситуацию.

Электронная книга

Перемены не всегда даются легко. В этом руководстве содержатся практические советы и идеи, которые помогут командам легче адаптироваться к изменениям.