Professional Services Guide

リソース計画

プロフェッショナルサービスにおけるリソース計画

プロフェッショナルサービスセクターは多岐にわたり、ITからマーケティング、および法務や会計などの多種の業界が含まれています。 これらの専門職の多様な性質にも関わらず、それぞれの業界はプロジェクトマネージャーやチームリーダーによる リソース とキャパシティプラニングへの戦略的アプローチの恩恵を受けています。

プロジェクトマネージメントにおいて、リソースはタスクやプロジェクトの完了に必要なすべてのものを指します。人材やマテリアル、時間、資金などが含まれます。ほとんどの企業や組織は資金や人材に限りがありますので、プロジェクトマネージャーは戦術的にこれらのリソースを配分することが重要です。

組織によっては、限りあるマテリアルや労働力、資金が適切に使用されるよう、専門のリソースマネージャーを雇用する場合もあります。

リソースプラニングは何故重要なのでしょうか? 

プロジェクトの実行フェーズに移行する前でも、プロジェクトマネージャーやリソースマネージャーはプロジェクトのライフサイクルを通して何が必要になるかを見極めることが重要です。プロジェクトマネージャーはイニシアチブの期間や性質をベースにし、プロジェクト完了につながる重要タスクを達成するために誰が、また何が必要かを把握しなければなりません。 

プロジェクトマネージャーが作業負荷を理解し、需要を予測し、過去のプロジェクトのデータを確認し、スキルやロケーション、業績および可用性によってチームメンバーを活用することにより、リソースプラニングはより効果を上げます。このほとんどは、Wrikeをはじめとするプロジェクトマネージメントソリューションを使って達成できます。

プロジェクト設定の際にリソースを過剰利用しないように注意を払うことは、生産性の命取りとなる従業員の燃え尽き症候群などを避けるための1つの方法です。Mayo Clinic(メイヨークリニック)によると、従業員が職場でストレスを抱えている場合、仕事と生活のバランスが取れていない場合、または作業負荷がきちんとコントロールされていない場合などに燃え尽き症候群が発生します。Business Insiderはアメリカの労働者の40%から50%が燃え尽き症候群を経験しているそうです。これは、より効果的なリソースプラニングプロセスの構築がさらに重要であることを意味しています。  

リソースプラニングによってプロジェクトをスムーズに実行でき、時間通りに予算内でプロジェクトを納品できる体制が整います。またプロフェッショナルサービス企業が自社の従業員の将来のキャパシティーに基づいて新規プロジェクトを引き受ける能力を理解する際にも役に立ちます。これはキャパシティプラニングとしても知られています。 

リソースの配分と管理を理解することが、プロジェクトの失敗と成功の分かれ道になるのです。

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キャパシティプラニング

プロフェッショナルサービスのプロジェクトマネージャーにとって、将来を見据え、全体像を見ながら計画を立てることが重要です。プロフェッショナルサービスでは、キャパシティプラニングは、将来のクライアントからの要求を満たすために適切なリソースキャパシティプランを利用できるようにする方法です。

キャパシティプラニングは、現在のリソースレベルを超えた不確定要素を評価するので、組織は将来の運営コストを理解して準備できます。

キャパシティプラニングとは何でしょうか?

PMとリソースマネージャーは、キャパシティプラニングによって組織の将来のニーズを評価し、それに対応します。 将来の需要や過去データ、トレンド、季節による変動、それに加え不規則な状況なども考慮する戦略的で長期的なアプローチが必要です。上記を検討することでPMやリソースマネージャーは実用的データをもとにして意思決定を行います。

特に労働力に関しては、キャパシティプラニングを構築することにより、特定のプロジェクトやイニシアチブにて特定のスキルセットを持った必要数の人材が確保できることを保証します。

ある企業が今後6か月以内にウェブサイトの再設計を開始すると仮定してみましょう。リソースマネージャーはプロジェクトを期限内に完了するために必要な数のコピーライター、デザイナー、プログラマーが揃っていることを確認します。

さらにスタッフを雇用する必要があるでしょうか?不足しているスキルがあるでしょか?スタッフは残業をしたり、現在の作業負荷以上を引き受ける必要があるでしょうか?フリーランサーや業者の助けが必要でしょうか?キャパシティプラニングでバランスを取るために、同様のプロジェクトの人材を確認してみることも有益です。過去データからタイムライン、労働力、コストについての情報が得られます。

企業は「即断即決で」予算を設定することはほとんどありません。キャパシティプラニングによって、数か月前、または数年前に将来の運用費をしっかり把握することができます。

キャパシティプラニングに関する課題

キャパシティプラニングには課題や障害が伴います

例えば指導者が変更した場合などは、プロジェクトやリソースに関して行われる意思決定の予測が困難になります。プロジェクトのポートフォリオに対して意欲的なアプローチを取るPMもいれば、保守的なアプローチを取るPMもいます。将来の指導者が不明確であれば困難な場合もあるのです。

それに加え、従業員の作業負荷に対する可視性の欠如も効率的なキャパシティプラニングの障害となります。可視性が欠如すると、どのプロジェクトにどのリソースが利用できるのか、またどのリソースが過剰に使われているか、また十分使われていないのか、どのリソースが不足しているのかが評価できません。

キャパシティプラニングのヒント

効率的なキャパシティプラニングプロセスを達成するために以下を実行してください。 

  • 需要とキャパシティの要件を分析する
    リソースマネージャーはデータを基にして、特定な時期またはプロジェクトタイプが、リソース増加の必要性、または現行リソースの作業負荷の増加を示していると判断することもあります。これは重要なデータです!

  • 現在のキャパシティおよび計画されたキャパシティを評価する
    スタッフの増加が必要ですか?現チームは作業負荷を増やす余裕がありますか?今後のプロジェクトに必要なスキルが不足していますか?

  • キャパシティと、需要および将来の目標を整合する 
    プロジェクトマネージャーやリソースマネージャーは、通常、何が起こっているかについて少なくとも大まかに理解しています。このような見識は、主要目標の達成に必要な人材およびその他のリソースに対する現在の状況を整合する際の助けになります。

個々の作業負荷に可視性を提供するソフトウェアソリューションはすぐれたキャパシティプラニングに役立ちます。リソースマネージャーは、Wrikeの作業負荷ビューツールから各チームメンバーの短期的および長期的な可用性を確認できます。これは複数のプロジェクトを同時に実行するチームにとって特に有益なツールです。