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Ressourcenplanung

Ressourcenplanung für Fachdienstleistungen

Der Fachdienstleistungssektor ist vielfältig und umfasst eine Vielzahl von Branchen – von IT und Marketing bis zu Rechtsberatung und Buchhaltung. Auch wenn die Berufsfelder in diesem Sektor sehr unterschiedlich sind, ist es immer vorteilhaft, wenn Projektmanager und Teamleiter strategisch an das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung herangehen.

Im Projektmanagement gilt alles als Ressource, was für die Bearbeitung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wird. Dazu können Fachkräfte, Materialien, Zeit oder auch finanzielle Mittel zählen. Da die meisten Unternehmen nicht aus einem unbegrenzten Pool an Finanzen oder Personal schöpfen können, ist es wichtig, dass Projektmanager die vorhandenen Ressourcen taktisch klug einsetzen.

Manche Unternehmen beschäftigen einen eigenen Ressourcenplaner, der sich um die angemessene Verteilung der begrenzten Materialien, Arbeitskräfte und finanziellen Mittel kümmert.

Warum ist die Ressourcenplanung wichtig? 

Schon vor der Ausführungsphase eines Projekts ist es wichtig, dass sich Projektmanager oder Ressourcenplaner damit befassen, was im Verlauf des Projekts benötigt werden wird. Je nach Dauer und Art des Projekts sollte ein Projektmanager eine gute Vorstellung davon haben, wer und was erforderlich sein wird, um kritische Aufgaben zu erledigen und das Projekt schlussendlich abzuschließen. 

Die Ressourcenplanung ist effektiver, wenn Projektmanager die Arbeitsauslastungen kennen und den Bedarf vorhersagen, historische Projektdaten prüfen und Teammitglieder anhand ihrer Kompetenz, ihres Standorts, ihrer Leistung und ihrer Verfügbarkeit einsetzen können. Ein Großteil der dafür erforderlichen Arbeit kann in Projektmanagement-Lösungen wie Wrike erledigt werden.

Um Produktivitätskiller wie Mitarbeiter-Burnout zu vermeiden, sollten Sie auch darauf achten, dass Ressourcen bei einem Projekt nicht überstrapaziert werden. Laut der Mayo Clinic kann ein Burnout bei Mitarbeitern auftreten, wenn sie am Arbeitsplatz Stress ausgesetzt sind, die Work-Life-Balance nicht stimmt oder sie keine Kontrolle über ihre Arbeitsauslastung haben. Gemäß einem Artikel im Business Insider sind 40–50 % der amerikanischen Arbeitnehmer von Burnouts betroffen. Das bedeutet, dass es wichtiger denn je ist, eine effektive Ressourcenplanung zu gewährleisten.  

Die Ressourcenplanung sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Projekten und ebnet den Weg für eine termin- und budgetgerechte Ablieferung eines Projekts. Mit einer guten Ressourcenplanung können Fachdienstleister auch besser beurteilen, ob ihre Mitarbeiter ausreichende Kapazitäten für die Übernahme neuer Aufträge haben. Dieser Prozess wird auch Kapazitätsplanung genannt. 

Die richtige Verteilung und Verwaltung der Ressourcen kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von Projekten ausmachen.

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Kapazitätsplanung

Projektmanager im Fachdienstleistungssektor sind erfolgreich, wenn sie vorausschauend planen und „das große Ganze“ sehen können. Mithilfe der Kapazitätsplanung können sie gewährleisten, dass der richtige Ressourcenkapazitätsplan für die künftige Nachfrage der Kunden zur Verfügung steht.

Mit der Kapazitätsplanung können Unternehmen auch besser bestimmen, wie hoch die künftigen Betriebskosten ausfallen werden, und sich entsprechend darauf vorbereiten. Dabei werden nämlich nicht nur die aktuell verfügbaren Ressourcen evaluiert.

Was ist die Kapazitätsplanung?

Die Kapazitätsplanung ist der Prozess, mit dem Projektmanager und Ressourcenplaner die zukünftigen Anforderungen ihres Unternehmens bewerten und erfüllen. Sie erfordert einen strategischen langfristigen Ansatz, der Faktoren wie die zukünftige Nachfrage, historische Daten, Trends, saisonabhängige Änderungen und auch außerordentliche Bedingungen berücksichtigt. Einsichten wie diese helfen Projektmanagern und Ressourcenplanern, Entscheidungen anhand aussagekräftiger Daten zu treffen.

Mit der Planung der Personalkapazität wird sichergestellt, dass ausreichend Arbeitskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen für die Arbeit an bestimmten Projekten und Initiativen zur Verfügung stehen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Unternehmen seine Website in den nächsten sechs Monaten überarbeiten möchte. Ein Ressourcenplaner würde sicherstellen, dass genügend Copywriter, Designer und Programmierer verfügbar sind, damit das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen abgeschlossen werden kann.

Müssen mehr Mitarbeiter eingestellt werden? Mangelt es an bestimmten Fachkenntnissen? Werden Mitarbeiter Überstunden machen müssen oder wird ihre Arbeitsauslastung steigen? Müssen Freiberufler oder selbstständige Auftragnehmer beauftragt werden? Die Kapazitätsplanung kann ein schwieriger Balanceakt sein. Deshalb ist es möglicherweise nützlich, sich anzusehen, welche Ressourcen früher für ähnliche Projekte eingesetzt wurden. Daten aus der Vergangenheit geben nämlich wahrscheinlich mehr Aufschluss über den Zeitplan, den Personalbedarf und die Kosten.

Unternehmen legen ihre Budgets selten (wenn überhaupt) spontan fest und die Kapazitätsplanung hilft Unternehmen, die künftigen Betriebskosten Monate und manchmal sogar Jahre im Voraus vorherzusagen.

Herausforderungen der Kapazitätsplanung

Bei der Kapazitätsplanung können gewisse Herausforderungen und Hindernisse auftreten.

Bei einem Wechsel des Projektmanagers kann zum Beispiel nur schwer prognostiziert werden, welche Entscheidungen über Projekte oder Ressourcen getroffen werden sollten. Ein Projektmanager verfolgt möglicherweise einen ehrgeizigen Ansatz für die Umsetzung von Projekten, während ein anderer eine zurückhaltendere Herangehensweise bevorzugt. Wenn die zukünftigen Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind, ist die Planung möglicherweise sehr schwierig.

Darüber hinaus können mangelnde Informationen über die Arbeitsauslastung eine effiziente Kapazitätsplanung unmöglich machen. Ohne diese Informationen kann nur schwer bestimmt werden, welche Ressourcen für welche Projekte verfügbar sind, welche Ressourcen unter- oder überlastet und welche Ressourcen ganz einfach nicht vorhanden sind.

Tipps für die Kapazitätsplanung

Mit folgenden Schritten können Sie die Kapazitätsplanung effizient gestalten: 

  • Analyse des Bedarfs und der erforderlichen Kapazität
    Ein Ressourcenplaner kann anhand von Daten bestimmen, ob während einer bestimmten Jahreszeit oder für eine bestimmte Projektart mehr Ressourcen erforderlich sind oder die Auslastung vorhandener Ressourcen steigen wird. Deshalb sind Daten so wichtig!

  • Bewertung der aktuellen und geplanten Kapazität
    Wird mehr Personal benötigt oder können einzelne Teammitglieder mehr Arbeit übernehmen? Mangelt es in Ihrem Team an irgendwelchen Kenntnissen, die für künftige Projekte benötigt werden?

  • Abstimmung der Kapazität auf Nachfrage und künftige geschäftliche Ziele 
    Im Allgemeinen haben Projektmanager und Ressourcenplaner zumindest eine grobe Vorstellung davon, welche Aufträge auf sie zukommen werden. Das ist wichtig, weil sie dadurch besser abschätzen können, welche Ressourcen verfügbar sind und welche Ressourcen für die Umsetzung wichtiger Ziele benötigt werden.

Softwarelösungen können Informationen über die Auslastung einzelner Mitarbeiter liefern und die Kapazitätsplanung dadurch vereinfachen. Mit dem Wrike-Tool für die Ansicht der Arbeitsauslastung können Ressourcenplaner die kurz- und langfristige Verfügbarkeit einzelner Teammitglieder überprüfen. Dies ist besonders nützlich, wenn Teams gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten.

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Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?

Nachfragesteuerung bzw. Demand Management

Was ist die Nachfragesteuerung bzw. das Demand Management? 

Die Nachfragesteuerung bzw. das Demand Management ist ein Prozess, bei dem die Anforderungen der Kunden mit den Kapazitäten und den finanziellen Interessen eines Unternehmens abgeglichen werden. Die Nachfragesteuerung ist wichtig für Fachdienstleister. Dabei wird nämlich versucht, Anforderungen der Kunden zu erfüllen und vorherzusehen und gleichzeitig Risiken und Störungsfaktoren für das eigene Unternehmen zu minimieren. 

Eines der Ziele von Fachdienstleistern ist natürlich die Gewinnsteigerung. Eine hohe Kundenbindung kann ihnen dabei helfen. Studien zeigen nämlich, dass schon ein Anstieg der Kundenbindung um 5 % zu einer Gewinnsteigerung von 25–95 % führen kann. Deshalb sollte es für Ihr Unternehmen oberste Priorität haben, die Ressourcen Ihres Unternehmens so einzusetzen, dass Sie so effizient wie möglich optimale Ergebnisse für ihre Kunden erzielen. 

Eine schlechte oder überhaupt nicht vorhandene Nachfragesteuerung kann dazu führen, dass die Prioritäten nicht gut festgelegt werden. Ressourcen werden dann nicht klug für Projekte eingesetzt und es entstehen Engpässe bei anderen geplanten Projekten. Falsche Prioritäten können auch dazu führen, dass Mitarbeiter überlastet sind und ein Burnout erleiden. Dies kann die pünktliche Ablieferung verhindern und auch den Fortschritt anderer Projekte im Portfolio beeinträchtigen. 

Was sind Best Practices für die Nachfragesteuerung?

  • Planung
    Die Planung kann Analysen und Prognosen anhand historischer Daten zu Trends oder Bedingungen beinhalten, die sich früher auf die geschäftlichen Tätigkeiten ausgewirkt haben. Dieser Prozess wird auch Prognose genannt. Bei der Planung werden im Allgemeinen auch zukünftige geschäftliche Ziele evaluiert und es wird festgelegt, wie die Ressourcen optimal zur Erreichung dieser Ziele eingesetzt werden können. Auch die Risiken sollten berücksichtigt werden.  

  • Kommunikation
    Wie R.K. Sharma in „DEMAND MANAGEMENT: Supply Constraints and Inflation“ (2009) erklärt, ist die Kommunikation „ausschlaggebend für den Erfolg der Nachfragesteuerung“. Es ist unbedingt notwendig, dass Sie anderen Abteilungen und Kunden eindeutig vermitteln, was erforderlich ist und was geleistet werden kann.

  • Festlegung von Prioritäten
    Planung, Prognose und Kommunikation sind zwecklos, wenn sie nicht zu einem strategischen Ansatz für die Festlegung von Prioritäten führen. Ermitteln Sie anhand der vorhandenen Informationen über die Verfügbarkeit von Ressourcen und Kundenanforderungen, wie Sie die Gewinne mit einem möglichst effizienten Einsatz der Ressourcen steigern können.

Prognosen und transparente Informationen über die Auslastung der Mitarbeiter können einen Beitrag zu einer sorgfältigen und strategischen Ressourcenplanung leisten. Wrike-Tools sind ideal für die Kapazitätsplanung und die Nachfragesteuerung, weil mit ihnen die Arbeitsauslastung des Teams überprüft, Berichte erstellt, Aufgaben automatisiert und vieles mehr erledigt werden kann.

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Wrike Updates: Team-Zusammenarbeit erhöhen, Burnout vorbeugen und Aktivitäten besser mit Ergebnissen verknüpfen