Guide de gestion de projet
FAQ
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Qu'est-ce qu'un système de gestion de projet ?

  1. Le mot "système" a deux définitions distinctes : Ensemble de principes et procédures qui définissent la manière dont quelque chose est effectué.
  2. Ensemble de parties d'un tout complexe.

Par conséquent, selon la définition utilisée, un système de gestion de projet peut aussi avoir deux significations différentes.

La première fait référence au système complet de processus et principes qui définit comment mener à bien un projet. Cette définition inclut l'ensemble de la gestion de projet et la manière dont elle est en lien avec le reste de l'organisation.

Le système de gestion de projet peut être divisé en six sous-systèmes :

  • Organisationnel facilitateur : utilisé pour organiser les membres de l'équipe de projet en hiérarchies. Dans de nombreuses organisations, il y a une structure en matrice où les membres du projet rendent compte à un responsable fonctionnel ainsi qu'un responsable du projet. Le sous-système s'occupe de créer la structure organisationnelle et d'y placer les personnes.
  • Planification du projet : traite la planification des projets, des programmes et portefeuilles.
  • Contrôle du projet : inclut tous les processus et procédures de contrôle de l'exécution du projet.
  • Informations de gestion de projet : inclut tous les principes et procédures de gestion des informations (plans de communication, bases de données de connaissances, etc.).
  • Techniques et méthodologie : toutes les techniques scientifiques utilisées dans la gestion de projet. Par exemple, CPM (Critical Path Modeling), PERT (Program Evaluation and Review Technique) et la simulation Monte Carlo.
  • Ambiance culturelle : inclut la culture de l'entreprise autour de la gestion de projet. Cela concerne la façon dont la gestion de projet est considérée et effectuée au sein de l'entreprise. Par exemple, les employés fonctionnels, qui ne sont pas directement impliqués dans les projets, comprennent-ils et soutiennent-ils la gestion de projet ? Est-ce qu'ils sont au moins au courant des projets qui les touchent au sein de l'organisation ?

La deuxième signification fait généralement référence aux technologies ou logiciels de gestion de projet. La plupart des documents qui font référence aux systèmes de gestion de projet évoquent ce type de système. Il s'agit des applications et des outils utilisés pour planifier, organiser et gérer les projets complexes. Cela comprend généralement des applications générales telles que des tableurs et des applications de messagerie. Il peut aussi s'agir d'applications de gestion de projet spécifiques comme Wrike. Les technologies de gestion de projet peuvent être utilisées pour de nombreux aspects du projet, notamment :

  • Créer des estimations pour les activités
  • Créer, mettre à jour et générer des rapports sur les plannings
  • Suivre les coûts et les budgets
  • Allouer des ressources
  • Enregistrer et gérer les risques
  • Contrôler les modifications du projet
  • Partager les informations et mises à jour du projet

Lectures complémentaires :


Types of project management systems

The project management system can be broken down into the following six subsystems:

  1. Facilitative organizational
    This is used to organize project team members into reporting hierarchies. In many organizations, there is a matrix structure where project members report to a functional head as well as a project head. This subsystem deals with creating the organizational structure and placing people within it.
  2. Project planning
    This subsystem deals with the planning of projects, programs, and portfolios.
  3. Project control
    This subsystem includes all the processes and procedures for controlling project execution.
  4. Project management information
    The principles and procedures for managing information all fall under this subsystem. This can include everything from communication plans to knowledge databases.
  5. Techniques and methodology
    This subsystem consists of all the management science techniques used in project management. Some examples include CPM (critical path modeling), PERT (program evaluation and review technique), and Monte Carlo simulation.
  6. Cultural ambiance
    This subsystem includes the organization’s culture around project management. It relates to how project management is viewed and carried out within the company. For example, do functional employees who are not directly involved with projects understand and support project management? Are they even aware of projects occurring within the organization that affect them?

Project management systems as software

The second meaning generally refers to project management technology or software. Most literature referencing project management systems discusses this type of system. It incorporates the applications and tools used to plan, organize, and manage complex projects. These can include general software applications such as spreadsheets and email applications. The technology may also include specific project management applications such as Wrike.

Project management system software uses

Project management technology can be used for many aspects of the project, including the following:

  • Creating estimates for activities
  • Creating, updating, and reporting schedules
  • Tracking costs and budgets
  • Allocating resources
  • Recording and managing risks
  • Controlling project changes
  • Sharing project information and updates

Find out how Wrike’s project management system can benefit your company.

Further Reading: