Guía de gestión de proyectos
FAQ
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¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?

  1. La palabra «sistema» tiene dos definiciones distintas: un conjunto de principios y procedimientos que establecen cómo se hace algo.
  2. Un conjunto de partes que constituyen un todo complejo.

Por lo tanto, dependiendo de la definición que estemos usando, un sistema de gestión de proyectos también puede tener dos significados diferentes.

El primer significado hace referencia a todo el sistema de procesos y principios necesarios para completar un proyecto. Esta definición abarca toda la gestión de proyectos y cómo se entrecruza con el resto de la organización.

El sistema de gestión de proyectos puede dividirse en los seis subsistemas siguientes:

  • Facilitador organizacional: se utiliza para organizar a los miembros del equipo del proyecto en jerarquías de mando. En muchas organizaciones, existe una estructura matricial en la que los miembros del proyecto rinden cuentas tanto ante un jefe funcional como ante un jefe de proyecto. Este subsistema se ocupa de crear la estructura organizativa y colocar a las personas dentro de ella.
  • Planificación de proyectos: este subsistema se ocupa de la planificación de proyectos, programas y carteras.
  • Control de proyectos: este subsistema incluye todos los procesos de control de la ejecución del proyecto.
  • Información de gestión de proyectos: en este subsistema se engloban los principios y los procedimientos para gestionar la información. Puede incluir información de todo tipo, desde planes de comunicación hasta bases de datos de conocimiento.
  • Técnicas y metodología: este subsistema consta de todas las técnicas de las ciencias de la administración utilizadas en la gestión de proyectos. Algunos ejemplos son CPM (método de la ruta crítica), PERT (técnica de evaluación y revisión de programas) y simulación de Montecarlo.
  • Ambiente cultural: este subsistema incluye la cultura de la organización en torno a la gestión de proyectos. Tiene que ver con cómo se ve y se lleva a cabo la gestión de proyectos dentro de la empresa. Por ejemplo, los empleados funcionales, que no están directamente involucrados en los proyectos, ¿comprenden y apoyan la gestión de proyectos? ¿Están al menos al tanto de proyectos que se desarrollan dentro de la organización y que les afectan?

El segundo significado generalmente se refiere a tecnología o software de gestión de proyectos. La mayoría de la literatura que hace referencia a los sistemas de gestión de proyectos se refiere a este significado. Son las aplicaciones y las herramientas que se utilizan para planificar, organizar y gestionar el proyecto complejo. Pueden incluir aplicaciones de software generales, como hojas de cálculo y aplicaciones de correo electrónico. También pueden incluir aplicaciones específicas de gestión de proyectos como Wrike. La tecnología de gestión de proyectos se puede utilizar para abordar múltiples aspectos del proyecto como:

  • Realización de estimaciones para actividades
  • Creación, actualización e información de cronogramas
  • Seguimiento de costes y presupuestos
  • Asignación de recursos
  • Registro y gestión de riesgos
  • Control de cambios del proyecto
  • Intercambio de información y actualizaciones del proyecto

Lectura adicional:

Types of project management systems

The project management system can be broken down into the following six subsystems:

  1. Facilitative organizational
    This subsystem is used to organize project team members into reporting hierarchies. There is a matrix structure in many organizations where project members report to a functional head and a project head. This subsystem deals with creating the organizational structure and placing people within it.
  2. Project planning
    This subsystem deals with the planning of projects, programs, and portfolios.
  3. Project control
    This subsystem includes all the processes and procedures for controlling project execution.
  4. Project management information
    This subsystem encompasses the principles and procedures for managing information, including everything from communication plans to knowledge databases.
  5. Techniques and methodology
    This subsystem consists of all the management science techniques used in project management. Some examples include CPM (critical path modeling), PERT (program evaluation and review technique), and Monte Carlo simulation.
  6. Cultural ambiance
    This subsystem handles the organization’s culture around project management and how it is viewed and carried out. For example, do functional employees who are not directly involved with projects understand and support project management? Are they aware of projects occurring within the organization that affect them?

Project management systems as software

The second definition of project management system generally refers to project management technology or software. This system incorporates the applications and tools used to plan, organize, and manage complex projects. These can include general software applications such as spreadsheets and email applications, or specific project management applications such as Wrike.

Project management system software uses

Project management technology can be used for many aspects of the project, including the following:

  • Creating estimates for activities
  • Creating, updating, and reporting schedules
  • Tracking costs and budgets
  • Allocating resources
  • Recording and managing risks
  • Controlling project changes
  • Sharing project information and updates

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Further Reading: