Qu'est-ce qu'un système de gestion de projet ?

Le mot "système" a deux définitions distinctes : Ensemble de principes et procédures qui définissent la manière dont quelque chose est effectué.
Ensemble de parties d'un tout complexe.

Par conséquent, selon la définition utilisée, un système de gestion de projet peut aussi avoir deux significations différentes.

La première fait référence au système complet de processus et principes qui définit comment mener à bien un projet. Cette définition inclut l'ensemble de la gestion de projet et la manière dont elle est en lien avec le reste de l'organisation.

Le système de gestion de projet peut être divisé en six sous-systèmes :

Organisationnel facilitateur : utilisé pour organiser les membres de l'équipe de projet en hiérarchies. Dans de nombreuses organisations, il y a une structure en matrice où les membres du projet rendent compte à un responsable fonctionnel ainsi qu'un responsable du projet. Le sous-système s'occupe de créer la structure organisationnelle et d'y placer les personnes.
Planification du projet : traite la planification des projets, des programmes et portefeuilles.
Contrôle du projet : inclut tous les processus et procédures de contrôle de l'exécution du projet.
Informations de gestion de projet : inclut tous les principes et procédures de gestion des informations (plans de communication, bases de données de connaissances, etc.).
Techniques et méthodologie : toutes les techniques scientifiques utilisées dans la gestion de projet. Par exemple, CPM (Critical Path Modeling), PERT (Program Evaluation and Review Technique) et la simulation Monte Carlo.
Ambiance culturelle : inclut la culture de l'entreprise autour de la gestion de projet. Cela concerne la façon dont la gestion de projet est considérée et effectuée au sein de l'entreprise. Par exemple, les employés fonctionnels, qui ne sont pas directement impliqués dans les projets, comprennent-ils et soutiennent-ils la gestion de projet ? Est-ce qu'ils sont au moins au courant des projets qui les touchent au sein de l'organisation ?

La deuxième signification fait généralement référence aux technologies ou logiciels de gestion de projet. La plupart des documents qui font référence aux systèmes de gestion de projet évoquent ce type de système. Il s'agit des applications et des outils utilisés pour planifier, organiser et gérer les projets complexes. Cela comprend généralement des applications générales telles que des tableurs et des applications de messagerie. Il peut aussi s'agir d'applications de gestion de projet spécifiques comme Wrike. Les technologies de gestion de projet peuvent être utilisées pour de nombreux aspects du projet, notamment :

Créer des estimations pour les activités
Créer, mettre à jour et générer des rapports sur les plannings
Suivre les coûts et les budgets
Allouer des ressources
Enregistrer et gérer les risques
Contrôler les modifications du projet
Partager les informations et mises à jour du projet

Lectures complémentaires :

Artem Gurnov

Artem est directeur du développement des comptes chez Wrike. Il était précédemment chef de projet, supervisant un groupe de responsables de la réussite client (CSM). Pendant ces années, il a mis en place des équipes et des processus commerciaux évolutifs, et a mené à bien de multiples projets, de l’automatisation de la communication avec la clientèle au déploiement d’outils de hiérarchisation du travail pour les commerciaux et les responsables de la réussite client.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de projet ?