Qu'est-ce que la gestion des communications d'un projet ?

Qu'est-ce que la gestion des communications d'un projet ?

Une excellente communication est une composante essentielle de la réussite de tout projet. D'après le Project Management Institute (PMI), les problèmes de communication sont souvent à l'origine de l'échec d'un projet. La gestion des communications permet d'éviter cet écueil. Elle s'articule autour de trois processus visant à s'assurer que les bons messages sont envoyés, reçus et compris par les bonnes personnes. La gestion des communications fait partie des dix principaux domaines de connaissances du Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK). Les processus liés à ce domaine ont changé au fil des ans, mais la version actuelle définit trois grands processus pour gérer les communications d'un projet.

Les voici :

1. Planifier la gestion des communications
2. Gérer les communications
3. Maîtriser les communications

Planifier la gestion des communications du projet

La première étape consiste à planifier la façon dont vous gérerez les communications sur votre projet et entre l'ensemble de vos parties prenantes. Pour cela, il est nécessaire de définir un plan de gestion des communications du projet.

Vous devez veiller à bien prendre en compte tous ces facteurs dans votre plan :

• Public - Il s'agit d'une liste réunissant l'ensemble des parties prenantes concernées par le projet. Cette liste doit rassembler les membres de l'équipe, les promoteurs du projet, les clients et autres parties intéressées. Vous devez inclure toutes les personnes impactées par le projet ou celles susceptibles d'influer sur sa réussite.
• Objectif - À quelles fins vos communications seront-elles utilisées ? Vous pouvez utiliser certaines communications à des fins de sensibilisation, comme un rapport d'avancement, ou pour solliciter une action, comme demander à un promoteur d’autoriser des dépenses ou à un client d’approuver les tests de projet.
• Message - Quel sera le message pour chaque type de communication ? Il s'agit du contenu qui sera partagé. Parmi les éléments clés à communiquer, il y a la portée, le calendrier, le budget, les objectifs, les risques et les livrables.
• Canal - Comment le message sera-t-il véhiculé ? S'agira-t-il d'un rapport officiel transmis par e-mail ? S'agira-t-il d'un compte rendu formulé oralement lors d'une réunion d'équipe ?

Votre plan de communication doit être suffisamment détaillé pour que chacun puisse savoir exactement ce qui sera transmis, à qui, comment, quand et qui est responsable.

Il est important d'impliquer vos parties prenantes dans la création de ce plan. Vous devez comprendre leurs préférences et leurs attentes en matière de communication. Si vous communiquez trop, vous risquez de perdre leur attention. Si vous ne communiquez pas suffisamment, cela peut occasionner des malentendus et des problèmes.

Gérer les communications du projet

Une fois le plan créé et approuvé, le chef de projet doit veiller à son bon déroulement. Cela signifie que le plan doit être revu et régulièrement mis à jour afin de tenir compte de tout changement éventuel concernant le projet ou ses parties prenantes. Le chef de projet doit également gérer l'exécution du plan de gestion des communications.

Cela inclut :

1. la collecte et l'analyse des données,
2. la création de messages pour la communication,
3. la transmission ou la diffusion des messages,
4. le stockage de tous les rapports, fichiers ou documents de communication,
5. le désarchivage de tout message conservé,
6. l'élimination des messages les plus anciens dès la clôture du projet ou à une date donnée.

Maîtriser les communications du projet

Il s'agit de surveiller et de contrôler les communications du projet tout au long de son cycle de vie.

Cela inclut de :

• confirmer que les communications se sont déroulées comme prévu,
• confirmer qu'elles ont été reçues par les parties prenantes concernées,
• confirmer que les messages ont bien été compris,
• confirmer que les éventuels retours ont été fournis aux membres du projet concernés.

Le type de surveillance attendu (méthode utilisée, fréquence) doit être intégré au plan de gestion des communications.

Comment réussir la gestion des communications d'un projet ?

Les chefs de projet qui réussissent utilisent des méthodes de communication formelles et informelles sur différents canaux. Cela contribue à accroître les chances que les communications soient effectivement reçues. Le fait d'utiliser un langage simple, de s'en tenir aux sujets visés et de rester concis augmentera vos chances que les communications soient comprises.

Les compétences de communication suivantes peuvent également être un précieux atout pour le chef de projet :

• Solides compétences d'écoute active
• Excellentes compétences rédactionnelles
• Excellente expression orale
• Savoir poser des questions et demander plus d'informations
• Savoir définir et gérer les attentes
• Capacité à susciter et à renforcer l'engagement
• Compétences en résolution de conflits
• Capacité à synthétiser et à récapituler ce que vous avez entendu

Lectures associées :

• Six stratégies pour maintenir une communication efficace au sein de l’équipe
• Les cinq erreurs les plus fréquentes concernant la gestion de projets multiples : les erreurs de communication (Partie 5 sur 5)
• 5 conseils pour éviter à votre équipe des erreurs de communication