Comment utiliser un diagramme de Gantt en gestion de projet

Comment utiliser un diagramme de Gantt en gestion de projet 

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet commun et apprécié qui permet de visualiser des activités et le moment où les réaliser. Les diagrammes de Gantt sont totalement adaptés au suivi des plannings de projet car ils aident à identifier les interdépendances entre les tâches, notamment lorsqu’une tâche repose sur une autre pour être clôturée. De plus, ils peuvent servir à montrer l’avancement, les ressources, les contraintes ou toutes autres informations utiles à propos de la planification.

Comment construire un diagramme de Gantt adapté à la gestion de projet

Il est plus facile de créer, mettre à jour et gérer un diagramme de Gantt à l’aide d’un outil de planification de projet qui permet de lier les tâches et les échéances qui dépendent les unes des autres. Lorsque vous travaillez avec un outil de planification de projet efficace, le déplacement ou la mise à jour du calendrier ou de l’avancement d'une tâche met à jour automatiquement les tâches liées via des interdépendances. Ce fonctionnement vous fait gagner du temps et réduit le risque d'oublier quelque chose. Cependant, vous pouvez en créer une version manuelle dans Excel si nécessaire. Vous pouvez suivre ces étapes pour configurer un diagramme de Gantt pour votre projet :

1. Identifiez toutes les tâches principales de votre projet. Faites une liste de toutes les tâches importantes et de leur durée estimée.
2. Identifiez les liens entre les tâches. Par exemple, vous ne pouvez pas publier du contenu sur votre site Web si celui-ci n’est rédigé, donc ces deux tâches sont liées. La première doit être terminée avant que la seconde puisse commencer.
3. Ensuite, disposez toutes vos tâches dans l’ordre chronologique dans votre logiciel ou votre feuille de calcul. Vous devez avoir une tâche de départ et une tâche qui indique que le projet est terminé. Tout le reste s'insère entre les deux, en fonction des liens et de vos ressources, de votre disponibilité, etc.
4. Vous pouvez alors affecter des dates, des ressources et des avancements si le projet est déjà en cours. Vous pouvez aussi ajouter des commentaires, ou inclure toute autre information utile que vous voulez suivre.
5. Si vous utilisez un logiciel, celui-ci créée automatiquement le diagramme. Avec une feuille de calcul, vous devrez créer et formater un diagramme.
6. Une fois que votre diagramme est créé, pensez à le mettre à jour au fur et à mesure de l’évolution du projet. Il est important de réviser et de mettre à jour votre diagramme au moins une fois par semaine pour refléter l’avancement du projet et les autres modifications apportées à celui-ci.

Les clés d’un bon diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt doit inclure tous les éléments de données suivants :

• La date de début du projet
• Le nom ou la description de chaque tâche du projet
• Les ressources affectées à chaque tâche
• Une date de début et de fin pour chaque tâche
• La durée de chaque tâche
• Les liens entres les tâches
• La date de fin du projet

Toutes les tâches doivent être reliées les unes aux autres. Si une tâche n’a pas de lien ni de dépendance, elle peut être qualifiée d’orpheline. Une telle tâche ne correspond pas à la norme PMBOK car elle rend la planification et l'analyse difficiles. Cependant, il est possible de créer plusieurs groupes de tâches qui ont lieu simultanément. Il existe 4 types de dépendances :

1. Fin - Début. Utilisé lorsqu'une tâche ne peut pas commencer avant qu'une autre ne se termine, c’est l’option la plus commune.
2. Début - Début. Dans ce cas, dès qu’une tâche commence, la prochaine peut également commencer. Dans le cas de la construction d’une maison, la peinture peut commencer en même temps que la pose du placo. Le placo n’a pas besoin d’être posé dans toute la maison avant que la peinture puisse commencer.
3. Fin - Fin. Dans certains cas, une tâche ne peut se terminer qu’en même temps qu’une autre. Par l’exemple, l’inspection d'une maison ne peut être terminée tant que la construction ne l’est pas également.
4. Début - Fin. Ce lien est le plus rare. Il s’applique lorsqu’une tâche ne peut se terminer que si une autre commence. Par exemple, des employés qui travaillent de jour ne peuvent terminer leur journée tant que ceux qui travaillent de nuit n’ont pas commencé.

Les avantages d'un diagramme de Gantt pour la gestion de projet

• L’utilisation d’un diagramme de Gantt pour la gestion de projet offre les avantages suivants :
• Vous pouvez décomposer votre projet en bouts plus faciles à gérer.
• Vous identifiez facilement les dépendances et les liens entre les tâches.
• Les membres de l’équipe peuvent visualiser les dépendances entre leurs tâches.
• Vous pouvez voir et suivre l’avancement des tâches dans le temps.
• Vous pouvez voir les contraintes et les conflits, comme lorsqu’une ressource est affectée à 2 tâches en même temps.
• Vous pouvez identifier le chemin critique du projet.

Pour aller plus loin :

• 3 moyens de créer votre calendrier de chef de projet
• Bases de la gestion de projet : Guide d'introduction aux diagrammes de Gantt