Vous êtes chef de projet et devez créer le planning de votre projet sur les mois ou encore les années à venir. Vous recherchez alors la façon la plus adéquate de capturer vos idées et de les planifier : l’approche que vous utilisiez jusqu’ici en utilisant un stylo, du papier et une règle vous semble obsolète. Et vous avez raison !
Les chefs de projet experts à l’ère du digital, utilisent aujourd’hui 3 façons de construire le calendrier de leur projet. Curieux(ses) de savoir laquelle convient à votre équipe ?
1. Planning sur Excel : Outil le plus familier, mais méthode la moins efficace
La suite Microsoft Office est l’un des premiers programmes que les débutants apprennent à utiliser. Par conséquent, ces derniers comptent souvent sur Excel pour facilement mettre en forme tout ce qui s’affiche dans un tableau, calendriers inclus. Pour répondre à ce besoin, Excel possède des modèles de calendrier pratiques et préconçus, vous ne perdrez ainsi pas de temps à les créer et adopterez facilement à la planification. Si vous utilisez un tableur Excel pour planifier votre calendrier de projet, les membres de votre équipe savent certainement déjà comment ouvrir et modifier ce document.
Conçu comme un outil hors ligne, Microsoft Excel est cependant la méthode de collaboration la moins efficace pour construire votre calendrier de projet. Après avoir entré les jalons, vous devez trouver la meilleure façon de partager et de modifier le fichier. Si vous partagez le document via e-mail, il passera certainement à la trappe et ne sera pas consulté depuis la boîte de réception de vos collègues. Les plateformes de partage de fichierscomme Google Drive, Dropbox, ou Box permettent à vos collègues de charger séparément des versions mises à jour du calendrier, ce qui signifie qu’elles devront toutes être consolidées plus tard. Une tâche supplémentaire pour le chef d’équipe.
Excel est utile pour les versions finales des calendriers, mais il ne fonctionne tout simplement pas comme une plateforme interactive et efficace pour la planification des projets collaboratifs.
2. Google Agenda : Outil familier, méthode plutôt efficace
Pour les équipes qui veulent collaborer grâce à la planification de projet et désirent le faire en temps réel, il existe des calendriers en ligne comme Google Agenda. Sur groupcamp.fr, découvrez comment gérer des échéanciers de projet sur Google Agenda.
Vous pouvez créer plusieurs calendriers gratuits sur Google Agenda et choisir ceux que vous souhaitez afficher. Vos calendriers peuvent s’organiser de 2 manières :
1. Par assigné(e)s : créez un calendrier pour chaque membre de l’équipe et indiquez leurs tâches directement dans leurs calendriers personnels. Les chefs d’équipe peuvent consulter les charges de travailde chaque membre ou de plusieurs membres de l’équipe, pour vérifier leurs échéances à venir.
2. Par projet : créez un calendrier distinct pour chaqueprojet d'envergure sur lequel votre équipe travaille, et entrez les dates d’échéances des tâches, ainsi que les étapes du projet. Vous serez en mesure de comparer les échéanciers de différents projets. Il vous sera ainsi plus facile de visualiser si une mission doit être reportée, de sorte à prendre en charge d'autre missions prioritaires.
Google Agenda est une méthode bien plus efficace pour la planification des projets et la collaboration, mais elle est encore imparfaite. Contrairement aux tableurs Excel, tous les membres de votre équipe peuvent accéder et modifier les tâches simultanément, et sans s'inquiéter du contrôle des versions. Les limites de Google Agenda n’apparaissent qu’une fois que vous vous intéressez aux menus détails de la planification de projet, en notant les tâches interdépendantes, et en découvrant où et pourquoi les goulots d’étranglement apparaissent au fur et à mesure que le projet progresse.
3. Diagramme de Gantt : Outil le moins familier, méthode la plus efficace
Les diagrammes de Gantt sont l’outil indispensable pour chaque responsable ou équipe désireux de bénéficier d'une vue détaillée des projets. Les diagrammes de Gantt les plus efficaces sont disponibles en ligne grâce à l'intégration de fonction d’automatisation. Ceci permet aux équipes de mettre en place, en temps réel, toutes les tâches et étapes de projet. Ainsi, celles-ci peuvent planifier ensemble un calendrier de projet. Les diagrammes de Gantt indiquent aussi la durée des tâches, relient leurs dépendances, inscrivent les assigné(e)s et comparent l’avancement de votre projet à son chemin critique, de sorte à visualiser les éventuels retards. Vous pouvez également afficher plusieurs projets sur le même diagramme de Gantt, pour voir comment ces derniers s’alignent.
Le diagramme de Gantt est l’outil le moins familier pour ceux qui ne sont pas chefs de projet, votre équipe peut avoir besoin de temps pour s’y familiariser. Cependant, celui-ci est conçu spécifiquement de sorte à planifier des projets et représente ainsi le moyen le plus efficace d’élaborer votre calendrier de projet. Les contraintes que rencontrent de nombreuses équipes dans Excel et Google Agenda, trouvent des solutions grâce aux diagrammes de Gantt. Il suffit de changer ses habitudes !
Comment votre équipe planifie-t-elle des projets ?
Les diagrammes de Gantt sont la meilleure façon d’aménager votre calendrier en 2018, mais ils sont aussi les moins utilisés. Si vous êtes intéressé(e)s d'en apprendre plus sur l’utilisation de diagrammes de Gantt pour faciliter votre planification de projets, découvrez les diagrammes de Gantt interactifs de Wrike et faites un essai gratuit.
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Les avantages de la gestion de projet en cascade
Lorsque les leaders organisent les processus pour le développement de logiciels et pour les autres équipes, le modèle de gestion de projet en cascade et la Méthode Agile sont parmi les approches les plus courantes. Mais avant de choisir entre ces deux modèles, les leaders ont besoin de bien comprendre les avantages de chacun d’eux. Avec la méthodologie et une solution logicielle appropriées pour garder les employés sur la bonne voie, les responsables peuvent orienter les équipes vers la réussite des projets tout en restant en phase avec la grande mission de l’entreprise. Avec un peu de recherche, vous pouvez décider si un modèle en cascade est le meilleur moyen pour avancer.
Comprendre la gestion de projet en cascade
Le concept de base derrière le modèle en cascade, décrit pour la première fois en 1970, se reflète dans son nom. Un projet se déroule séquentiellement à partir de sa conception, chaque phase conduisant à la suivante. Tandis que plusieurs versions modifiées existent en ce moment, le modèle de base se divise en une suite de six étapes — et pour illustrer cela, prenons comme exemple un projet de développement de logiciel :
La gestion de projet en cascade commence avec la phase des exigences ou l’énoncé des fonctions et qualités visées du système
Les développeurs créent l’architecture du logiciel durant la phase de conception
Suit alors la phase de construction au cours de laquelle le logiciel est développé et intégré
Lors de la phase de test et de débogage, l’équipe recherche et corrige les erreurs dans le logiciel
Vient ensuite la phase d’installation lorsque le produit est implémenté
La dernière pahse est la maintenance qui comprend l’assistance pour le produit et le maintien de son bon fonctionnement pour le client
La méthode en cascade vient des processus rigoureux utilisés dans les secteurs comme la construction ou la fabrication. C’est une approche axée sur la création du meilleur produit final possible avec un minimum de possibilités pour les ajustements ou les mises à jour après l’achèvement du projet. Étant donné que la technologie actuelle permet l’adoption d’une méthodologie plus flexible, d’autres manières de développer un logiciel et d’autres produits sont devenues courantes, mais le modèle en cascade demeure influent..
Notions élémentaires de la gestion de projet Agile
La gestion agile consiste à fournir un cadre pour l’établissement de systèmes et permet de nombreuses possibilités pour l’interaction, la personnalisation et les mises à jour fréquentes.. Scrum est une première forme de cette méthodologie développée en 1986 et qui a présenté le concept de la volatilité des exigences. Ce principe reconnaît la réalité selon laquelle les clients peuvent finir par avoir des besoins ou des attentes pour le logiciel différents de ce qui a été initialement prévu et de nouveaux défis peuvent se présenter après le lancement. Et cette méthodologie importe pour cela en étant hautement flexible pour réagir à ces besoins changeants.
Dans la méthodologie Agile, les équipes travaillent dans des cycles courts, appelés sprints, afin de fournir des améliorations continues. Les principes majeurs entraînant cette philosophie du développement comprennent les éléments suivants :
Les équipes doivent toujours mettre en avant la satisfaction des clients, qu’on peut s’assurer en fournissant rapidement et continuellement des produits et des services.
Les développeurs travaillent en étroite collaboration avec les autres parties prenantes.
Les membres des équipes doivent être motivés d’atteindre les meilleurs résultats possibles et doivent bénéficier de tous les outils et de toutes les ressources nécessaires.
Tout le monde doit se concentrer sur la réalisation et la simplicité techniques dans la conception.
Le développement se déroule à un rythme constant et continu.
Les équipes obtiendront les meilleurs résultats en s’organisant, mais elles doivent également apporter des améliorations régulières aux processus pour optimiser l’efficacité.
Cette façon de penser concernant le processus de développement a servi à simplifier le travail de nombreuses entreprises de développement de logiciels. Cependant, elle est également très prisée dans d’autres secteurs, notamment la finance, le marketing et l’éducation.
Gestion projet Agile vs Gestion projet en Cascade
En évaluant la gestion de projet Agile par rapport à celle en cascade, chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients. Alors que le processus Agile offre de nouvelles fonctionnalités plus intéressantes plus rapidement, l’élimination des bogues demandera un certain temps. Avec la méthode en cascade organisée plus scrupuleusement, de nouvelles versions développées plus complètement sont lancées, ce qui rend plus simple (théoriquement) pour un leader d’établir un budget pour l’argent, le temps et le travail nécessaires au projet.
Du point de vue des clients, un développement continu d’Agile entraîne une amélioration incrémentielle dans les produits qu’ils possèdent déjà et un accent mis davantage sur les modèles de livraison comme les abonnements mensuels. Un développement en cascade signifie que leurs attentes pour de nouveaux produits et des innovations sont limitées, mais attendre tout simplement la nouvelle version d’un produit peut inspirer anticipation et enthousiasme. De plus, les équipes qui utilisent la méthode en cascade se concentrent souvent davantage sur la manière dont le produit final répondra aux besoins des clients et offrira une expérience positive, plutôt que sur leurs propres opportunités d’innover.
Utiliser un outil qui permet de travailler sur les modèles en cascade et Agile
Wrike, une solution efficace de gestion de projet, permet aux leaders d’utiliser la méthode qui correspond le mieux à leurs objectifs. Mettez en place un flux de travail en cascade à l’aide des diagrammes de Gantt, ou mettez en place votre flux de travail Agile à l’aide de tableaux de bord et de flux de travail personnalisés. Peu importe la méthode que vous choisissez, vous pouvez surveiller étroitement la progression avec un calendrier de projet, rester en communication avec les membres de l’équipe et les parties prenantes, et partager facilement des informations et des documents importants.
Sources : Telegraph.co.uk, Queue.ACM.org, CIO.com, Inc.com, Forbes.com
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