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¿Cómo usar un diagrama de Gantt para la gestión de proyectos?

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos común y popular que proporciona una imagen visual de las actividades que deben realizarse y el momento en que deben realizarse. Los diagramas de Gantt son excelentes para llevar a cabo un seguimiento de los cronogramas de proyectos porque ayudan a ver las interdependencias entre las tareas, en particular cuando una tarea depende de que se complete otra. Además, se pueden utilizar para mostrar el progreso, los recursos, las limitaciones y otras informaciones pertinentes acerca de la programación.

¿Cómo elaborar un diagrama de Gantt para la gestión de proyectos?

Es más fácil configurar, actualizar y gestionar un diagrama de Gantt utilizando una herramienta de programación de proyectos que permita vincular tareas y fechas límite que dependen unas de otras. Cuando se trabaja en una herramienta de programación de proyectos eficaz, modificar o actualizar la cronología o el progreso de una tarea actualizará automáticamente las tareas vinculadas a ella a través de interdependencias. Esto permite ahorrar tiempo y reduce la probabilidad de pasar elementos por alto. En cualquier caso, puedes crear una versión manual en Excel, si es necesario. Para configurar un diagrama de Gantt de tu proyecto, te proponemos los siguientes pasos:

  1. Identifica todas las tareas fundamentales de tu proyecto. Elabora una lista de todas esas tareas importantes que deben completarse y especifica cuánto tiempo tomará previsiblemente cada una.
  2. Identifica las relaciones entre tareas. Por ejemplo, no puedes publicar contenido en tu sitio web hasta que el contenido esté escrito, por lo que estas dos tareas están relacionadas. Una debe completarse para que la otra pueda iniciarse.
  3. A continuación, introduce todas tus tareas en orden cronológico en tu software u hoja de cálculo. Debes tener una tarea inicial y otra tarea para indicar que el proyecto se ha completado. Todo lo demás puede caber en el medio, en función de las relaciones y tus recursos, tu disponibilidad, etc.
  4. En este punto, puedes asignar fechas, recursos y nivel de progreso si el proyecto ya está en marcha. También puedes añadir notas o introducir cualquier otra información pertinente a la que quieras hacer seguimiento.
  5. Si empleas un software, este creará automáticamente el gráfico visual. Si usas una hoja de cálculo, tendrás que crear el gráfico y darle un formato. 
  6. Una vez que hayas creado el gráfico, recuerda actualizarlo conforme haya cambios. Es importante revisar y actualizar el gráfico al menos una vez a la semana para reflejar el progreso y otros cambios en el proyecto.

Aspectos necesarios para un buen diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt debe incluir los siguientes datos:

  • La fecha de inicio del proyecto
  • El nombre o la descripción de cada tarea del proyecto
  • Los recursos asignados a cada tarea
  • Una fecha de inicio y una fecha de finalización de cada tarea
  • La duración de cada tarea
  • La relación entre tareas
  • La fecha de finalización del proyecto

Todas las tareas deben estar relacionadas y conectadas entre sí. Cuando hay una tarea sin relaciones ni dependencias, podemos denominarla tarea pendiente o huérfana. Este tipo de tarea va en contra de las normas del PMBOK porque dificulta la planificación y el análisis. Sin embargo, es posible tener varios grupos de tareas que tienen lugar de manera simultánea. Hay cuatro tipos de relaciones o dependencias entre las que puedes elegir:

  1. De fin a inicio. Es cuando una tarea debe completarse para que pueda iniciarse la siguiente. Es la opción más habitual.
  2. De inicio a inicio. En este caso, tan pronto como se inicia una tarea, se puede iniciar la siguiente. Por ejemplo, en un proyecto de vivienda, una vez que alguien comienza a colocar los paneles de yeso, otra persona puede comenzar a pintar. No es necesario que toda la casa tenga paredes de yeso para comenzar a pintar la primera habitación.
  3. De fin a fin. En algunos casos, una tarea no puede finalizar hasta que no termine la anterior. Por ejemplo, la inspección de una casa no se puede completar hasta que se termine su construcción.
  4. De inicio a fin. Esta relación es la menos común. Es cuando una tarea no puede terminar hasta que se inicie otra. Por ejemplo, en el servicio al cliente, el empleado en el turno de día no puede terminar hasta que el empleado en el turno de noche haya llegado y haya empezado a trabajar.

Ventajas del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos

El empleo del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos proporciona las siguientes ventajas:

  • Puedes dividir un proyecto en partes más manejables.
  • Puedes ver fácilmente las dependencias y las relaciones entre tareas.
  • Permite a los miembros del equipo ver la relación entre su trabajo y el de los demás.
  • Visualiza y haz un seguimiento del progreso de las tareas a lo largo del tiempo.
  • Puedes ver los conflictos, como la asignación de un recurso a dos tareas a la vez.
  • Identifica la ruta crítica del proyecto.

Lecturas adicionales