La IA parece omnipresente ya, pero todavía hay diferentes maneras en que personas, departamentos y organizaciones la utilizan. Por un lado, los departamentos muchas veces van encajando una serie de herramientas ad hoc y los empleados, de manera personal, recurren a la IA en la sombra o a herramientas de IA no autorizadas, para tratar de agilizar sus flujos de trabajo.
Por otro lado, los superusuarios de Wrike crean estrategias de IA cohesivas y rápidas que están transformando su trabajo y el de sus compañeros.
La estrategia de IA fue una de nuestras nuevas categorías para Wrike Elite 100 en su edición de 2025, y las propuestas demostraron lo impactante que puede ser la IA cuando está respaldada por un proceso de pensamiento y planificación concertados.
En algunos casos, nuestros clientes no solo utilizan las funciones de IA integradas en Wrike. Combinan Wrike con capas de IA externas para mejorar sus flujos de trabajo y, de este modo, alcanzar mayores niveles de productividad. Los finalistas de la categoría de estrategia de IA son la demostración palpable de que mantener la fluidez y la flexibilidad en la implementación de IA puede ser decisivo.
Analizaremos cómo estos dos finalistas marcan la pauta en cuanto a gestión de trabajo con IA.
Conversión de una base de conocimientos en un experto al instante
Comencemos con Ali Moses de Varsity Yearbook. Para Ali y su equipo, el principal obstáculo para que su trabajo fluyera rápidamente eran los tiempos de búsqueda. Tenían procedimientos operativos estándar enterrados en estructuras interminables de carpetas, y los miembros del equipo tenían que preguntar constantemente a sus compañeros dónde podían encontrar documentación específica.
La estrategia de IA de Ali pasó por integrar Wrike Copilot en la base de conocimientos de toda la empresa para fomentar el autoservicio en la organización.
En lugar de revisar personalmente listas de verificación para tareas complejas, los miembros del equipo ahora simplemente consultan a Wrike usando lenguaje natural. Al reestructurar los espacios de la base de conocimientos para que sean compatibles con la IA con un formato estandarizado, el equipo ha reducido notablemente las preguntas sobre procesos internos y se ha agilizado la incorporación de nuevos empleados.
Wrike Copilot resultó especialmente útil para revelar detalles de procesos importantes ocultos en largas tareas de procedimientos operativos estándar. Dejó de ser necesario memorizar estructuras de carpetas o convenciones de nomenclatura, lo que mejoró tanto la velocidad como la precisión.
Ali Moses, Anuario Varsity
El resultado en Varsity Yearbook ha sido una cultura donde los miembros del equipo actúan más rápidamente y se comunican con más confianza. Según las explicaciones de Ali, “Wrike pudo devolver la lista de verificación o el procedimiento exacto incrustado dentro de la tarea de la base de conocimientos pertinente, sin necesidad de que el usuario abriera y revisase manualmente múltiples procedimientos operativos estándar. Esta combinación de la IA de Wrike con la base de conocimientos de Varsity Yearbook también ayudó a los nuevos empleados a tomar decisiones sin necesidad de supervisión directa, lo que se tradujo en un ahorro de tiempo y energía para la gestión.
El equipo de Ali realizó ajustes en su base de conocimientos para que efectuar búsquedas en ella fuera más fácil. Ahora utilizan un formato estandarizado y un lenguaje coherente para que las consultas de IA ofrezcan respuestas más relevantes. “Por ejemplo, ahora los procedimientos operativos estándar comienzan con un lenguaje claro basado en resúmenes e incluyen palabras clave acordes al modo en que los usuarios suelen formular sus preguntas, así se optimiza la base de conocimientos para la interacción con la IA”, explicó Ali. Esta estrategia mejoró la calidad de respuesta de la IA y redujo la dependencia de los líderes del equipo de Varsity Yearbook para esas preguntas que se repiten.
Al tratar a Wrike como el punto de partida para la claridad del proceso, Varsity Yearbook ha reducido los cuellos de botella y las interrupciones durante los períodos de máxima producción, lo que garantiza que todos dispongan de la misma información estandarizada.
Nuestro objetivo era reducir el tiempo de búsqueda y mejorar el autoservicio en los departamentos, y la IA de Wrike lo hizo posible.
Ali Moses, Varsity Yearbook
Creación de una puerta principal con IA para la innovación
Mientras que los equipos de Varsity Yearbook integraron su información externa dentro de Wrike, en SoFi Stadium y Hollywood Park, Grant Gotwald añadió una capa extra de IA que potenció la capacidad de Wrike para automatizar el inicio del proyecto.
Grant se encargó delproceso de admisión de proyectos de innovación de la organización, que era tan engorroso que las grandes ideas frecuentemente se perdían en cadenas de correos electrónicos, o peor, los usuarios ni siquiera se molestaban en enviar ideas de innovación porque sabían que el proceso era complicado.
Para resolver esto, el equipo de Grant construyó lo que ahora denominan su Evaluador de ideas con IA: una integración de IA personalizada que actúa como una “capa de ingesta” inteligente para Wrike para transformar todo el proceso de recepción y actuación sobre nuevas ideas. Sirve como la puerta de entrada a Wrike, y mejora la conexión entre los empleados y la plataforma de Wrike.
En lugar de un proceso de cinco pasos (idea, correo electrónico, preguntas y respuestas manuales, creación manual de tareas en Wrike, limpieza de datos), la incorporación de un chatbot de IA al inicio y su vinculación con los blueprints de Wrike lo redujo a tres sencillos pasos.
Ahora los usuarios participan en un chat de cinco minutos con un “asistente de innovación personal” que los entrevista y resume la idea. Esta IA concluye la entrevista generando una evaluación concisa y crea automáticamente un proyecto totalmente detallado en Wrike a través de la API.
La IA, que actúa como el frontend inteligente de Wrike, concluye cada entrevista de usuario generando un conciso resumen de evaluación de IA. Crea automáticamente un proyecto completamente detallado en Wrike, sin necesidad de configuraciones manuales.
Grant Gotwald, Sofi Stadium y Hollywood Park
El nuevo proceso consta de: una idea, una entrevista con un chatbot de IA y la creación automática de un proyecto en Wrike.
Este enfoque innovador ha reducido significativamente la sobrecarga administrativa y ha mejorado la calidad de las propuestas. En un destacado caso de éxito, el equipo legal interactuó con el chatbot. A continuación te explicamos cómo sucedió:
- El equipo legal explicó el obstáculo al que se enfrentaban.
- El chatbot de IA propuso una idea innovadora.
- El chatbot analizó la idea y ayudó a estructurar la propuesta.
- A continuación, el chatbot revisó los proyectos existentes y señaló que la nueva propuesta era casi idéntica a un proyecto recientemente completado en otro departamento.
Al conectar estos dos puntos aislados, el equipo pudo adaptar una solución existente en uso dentro de la empresa en lugar de idear algo partiendo de cero.
En toda la organización, los resultados de esta puerta principal de Wrike fueron asombrosos:
- Menos tiempo dedicado a administrar: Se eliminaron horas de entrada manual de datos y seguimiento para nuevas propuestas.
- Calidad de las propuestas mejorada: La calidad de las propuestas aumentó significativamente al usar la admisión de IA.
- Ciclo de revisión agilizado: Se redujo el tiempo desde la idea a la revisión y el tiempo dedicado a revisar proyectos.
El Evaluador de ideas de IA es nuestro modelo insignia. Nuestra estrategia es usar Wrike como centro de trabajo principal y construir aplicaciones inteligentes que le proporcionen información estructurada de calidad. Ahora nos estamos planteando extender este modelo centrado en Wrike con IA a otros departamentos, incluyendo resúmenes creativos de marketing y triaje del soporte técnico.
Grant Gotwald, Sofi Stadium y Hollywood Park
¿Todo listo para crear tu propio sistema de inteligencia?
Tanto si pretendes transformar tu documentación interna en un experto instantáneo como Varsity Yearbook como si quieres construir una “puerta principal” automatizada e inteligente para tu equipo como SoFi Stadium, lo podrás lograr con una buena base de gestión del trabajo.
De hecho, los Agentes de IA recientemente presentados por Wrike pueden apoyar partes de estos flujos de trabajo, como la validación de entradas, el triaje, la clasificación, el enrutamiento y la actualización de campos. Además, los puedes configurar para que extraigan información de tu base de conocimientos clasificando procedimientos operativos estándar, verificando el formato y enviando contenido obsoleto a revisión.
El éxito de estos finalistas de Elite 100 demuestra que, cuando se combina la ingenuidad de tu equipo con la plataforma versátil de Wrike, pasas de una mera gestión del trabajo a su dominio total.
Ya hemos destacado a los finalistas Elite 100 de Wrike en las categorías de Orquestación, Innovación y Análisis. ¡Revisa esos posts anteriores y disfruta de una dosis extra de inspiración de Wrike!
