Plantilla de notas prácticas de reuniones

Incluso las notas de las reuniones más sencillas pueden ser difíciles de seguir. Nuestra plantilla gratuita para notas de reuniones es la mejor manera de llevar un registro de las actas de las reuniones, asignar elementos de acción y organizar tus ideas para futuras referencias.

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Haz que tus reuniones sean más valiosas, accionables y eficientes

Hay un broma constante en el mundo de los negocios entorno el cuestionable valor de las reuniones. Para muchos, parecen ser ineficaces a la hora de promover la acción y la responsabilidad. Esta plantilla de notas de reuniones con elementos de acción proporciona la estructura que necesitas para asegurar que cada reunión tenga como resultado valiosas ideas y acciones. El formato de las actas de la reunión recopila toda la información relevante. La creación de tareas y subtareas a partir de elementos de acción favorece el impulso. El uso de etiquetas y una carpeta mantiene las notas de la reunión organizadas y cerca del trabajo. La asignación de tareas, los calendarios y las @menciones crean un sistema de responsabilidades para todos los involucrados. Por último, Wrike es accesible de forma ininterrumpida, tanto desde el ordenador de sobremesa como desde el móvil, lo que garantiza que todos puedan beneficiarse, ¡incluso desde fuera de la oficina!

Por qué necesitas esta plantilla

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Cómo crear una plantilla de notas de reuniones accionables en Wrike:

Esta guía te mostrará cómo:

  • Elaborar un programa para una reunión
  • Registrar toda la información relevante de la reunión
  • Compartir las notas de la reunión
  • Asegurarte del seguimiento de los elementos de acción

Crear tus reuniones y el programa

Empieza creando una carpeta principal en Wrike denominada "Actas de reuniones". Dentro de esta carpeta principal, crea una tarea para cada reunión que celebres. Titula cada tarea con el nombre de la reunión y la fecha. El espacio de la descripción que está dentro de la tarea es donde estructurarás el programa. Empieza escribiendo:

  • El nombre de la reunión
  • La fecha
  • El lugar
  • Todos los invitados o asistentes

Asegúrate de etiquetar las notas de la reunión en cualquier carpeta del proyecto a la que esté asociada la reunión para facilitar el acceso y el contexto.

Elaborar tu programa

¿Cuál es el propósito de esta reunión? Sé concreto. Crea un nuevo encabezado para el programa de la reunión. Haz una lista de los objetivos o puntos principales de discusión. Haz clic en la descripción de la tarea para abrir las herramientas de formato. Haz clic en el icono de la lista de tareas para crear una casilla de verificación junto a cada elemento del programa. Durante la reunión, marca cada punto para asegurarte de que se ha abordado correctamente.

Registrar las actas de la reunión

Crea un nuevo encabezado para las actas de la reunión. Divídelo en cuatro secciones:

  • Temas de debate
    Resume aquí todos los puntos de debate relevantes. Haz una lista de cualquier oportunidad, problema o preocupación.
  • Aportaciones principales
    ¿Cuáles fueron los principales puntos de vista? ¿Se tomó alguna decisión clave? Registra esos detalles aquí.
  • Elementos de acción
    ¿Qué hay que hacer ahora? ¿Quién es el responsable? Identifica los próximos pasos, quién los está completando y cuándo deben ser completados. Una vez concluida la reunión, utiliza esta sección para crear y asignar tareas a miembros específicos del equipo.
  • Seguimiento
    Escribe aquí la fecha o hito de la próxima reunión. Es importante fijar una hora para volver a reunirse a fin de asegurar el progreso y el seguimiento.

Filtrar las reuniones por campos personalizados específicos

Para realizar un seguimiento de las etiquetas específicas de tus reuniones, como el lugar, el coordinador y otros detalles, puedes utilizar campos personalizados.

Cuando los datos se introducen en un campo personalizado, son visibles en la vista de tabla, la vista de tarea y en los paneles de información de la carpeta y el proyecto. Utiliza la configuración de compartir para mantener la privacidad de los datos de los campos personalizados o comparte los campos con tus compañeros de equipo para que todos dispongan de la misma información.

Para crear un campo personalizado

1. Selecciona una carpeta o proyecto en el panel de navegación izquierdo del área de trabajo.

2. Cambia a la vista de Tabla.

3. Haz clic en el signo + que aparece en el lado derecho de la tabla.

4. Escribe un nombre para tu nuevo campo y presiona Intro en el teclado.

5. Especifica las propiedades del campo en la ventana emergente que aparece. Tienes la opción de:

  • Editar el nombre del campo
  • Elegir un tipo de campo
  • Seleccionar dónde aplicar tus campos personalizados
  • Designar con quién se debería compartir el campo

6. Haz clic en Guardar.

Una vez que hayas creado tus campos personalizados, visualiza el archivo de reuniones utilizando la vista de tabla para ver todos los detalles en el conocido diseño de hoja de cálculo.

Convertir elementos de acción en tareas

  1. Utilizando las acciones de las notas de la reunión, crea nuevas tareas en los proyectos correspondientes y asígnalas a los miembros del equipo con fechas de vencimiento.
  2. Incluye el enlace permanente de la tarea de notas de la reunión por contexto.
  3. En la tarea de las notas de la reunión, @menciona a los miembros del equipo a los que se les han asignado las tareas con el enlace a las tareas. Esto proporciona claridad y visibilidad a todos los involucrados y promueve la obligación de responsabilidad del asignado.


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