Guía para organizar una reunión perfecta

 

 

Reuniones de trabajo. ¿Conoces esa sensación?

¿Conoces la sensación?

Una cifra sorprendente: El 127 % de las personas odia las reuniones. Vale, sí, me lo he inventado. Pero ¿alguna vez has conocido a alguien que realmente disfrute asistiendo a reuniones? ¿Alguna vez le has preguntado a un compañero cómo iba su día y te ha respondido: «Oh, bien, pero cómo me gustaría tener más reuniones programadas»? Yo tampoco.

Lo cierto es que las reuniones son necesarias para la buena marcha de los negocios. Bien hechas, brindan un espacio productivo para la colaboración, la resolución creativa de problemas y la aparición de nuevas ideas interesantes que contribuyen al desarrollo de las organizaciones.

Entonces, ¿cómo organizar reuniones en las que la gente diga: «¡Estupenda reunión!» sin rastro de sarcasmo? Utiliza esta lista de consejos de los principales líderes empresariales, ideas de importantes psicólogos y las últimas tendencias y herramientas para reuniones.

Psicología básica para mejorar tus reuniones

  • Eres el lugar donde te sientas. La próxima vez que asistas a una reunión, echa un vistazo a la sala y toma nota del lugar donde cada uno está sentado. Resulta que el lugar donde eliges sentarte durante las reuniones refleja tu personalidad y la dinámica del equipo. Aprende a reorganizar la disposición de los asientos para mejorar las relaciones y los resultados del equipo.
  • Las reuniones de pie pueden mejorar la productividad del grupo. Descubre los motivos psicológicos que explican por qué todas tus reuniones deberían celebrarse de pie, y por qué un cambio simple como retirar la mesa y las sillas puede hacer que las reuniones de tu equipo resulten más colaborativas y creativas (además de más rápidas).
  • ¿Por qué las reuniones acaban con la productividad? Según la psicóloga de la Universidad de Minnesota, Kathleen Vohs, todos tenemos una cantidad limitada de recursos cognitivos y, una vez que se agotan, empezamos a tomar malas decisiones. Utiliza estos siete principios para asegurarte de que tu equipo salga de cada reunión sintiéndose motivado y productivo, en lugar de mentalmente agotado.
  • Acallar el pensamiento grupal en tu organización. Descubre cómo eliminar los peligros del pensamiento grupal de las reuniones de tu equipo, y cómo incorporar discrepancias y puntos de vista diferentes de manera productiva.
  • Cuatro formas para que los introvertidos se hagan oír en las reuniones. Utiliza estos consejos para sacar provecho de las diversas personalidades y puntos de vista dentro de tu equipo, entre los que se incluyen formas poco convencionales de involucrar a los introvertidos durante las reuniones del equipo.

Ideas innovadoras para reuniones que vale la pena robar

  • Ocho formas en que Pixar, Google y Amazon combaten las reuniones improductivas. Descubre cómo algunas de las empresas más innovadoras del mundo organizan sus reuniones, y aplica a tu empresa sus mejores prácticas de eficacia probada.
  • Varias de las personas más productivas del mundo dan 11 sencillos consejos para organizar excelentes reuniones. Si ya dominas las estrategias básicas para organizar una gran reunión —que sea breve, con un orden del día riguroso y con las personas precisas— prueba estos consejos avanzados para reuniones. Desde fingir que te has equivocado y hacer una lluvia de ideas sobre las posibles causas, hasta sintetizar el problema en cuestión en cinco palabras como máximo, estas ideas de altos ejecutivos como Mark Zuckerberg, Richard Branson y Guy Kawasaki mejorarán considerablemente la calidad de tus reuniones.
  • Siete técnicas para lluvias de ideas efectivas. Descubre diferentes formas para involucrar de forma creativa a tu equipo en una productiva sesión de lluvia de ideas.

Tendencias sobre reuniones

  • Utiliza paneles de control. Trata de que tu reunión se centre en las métricas, y haz que el progreso sea medible a través de paneles de control compartidos. Dado que los paneles de control de proyectos en tiempo real eliminan la necesidad de actualizaciones de estado rutinarias, puedes dedicar un tiempo precioso de la reunión a debates importantes y a tomar decisiones. Este libro blanco aborda las cinco mejores prácticas relativas a paneles de control en reuniones a fin de que puedas usarlos con efectividad.
  • Incorpora recursos visuales. El asesor de gestión y escritor Dan Roam afirma que introducir en las reuniones elementos visuales como doodles, mapeos mentales y bocetos estimula otra parte del cerebro y mantiene el interés de tu equipo. Presentamos aquí ocho consejos para comenzar a incorporar elementos visuales en tus reuniones rutinarias.
  • Céntrate en medidas de acción. Haz que todas tus reuniones sean productivas cerrándolas con una pregunta: ¿quién hará qué y para cuándo? El coach de productividad de Wrike, Errette Dunn, explica en este corto vídeo por qué este es su consejo preferido sobre reuniones.
  • Reuniones compatibles con los móviles. Con la popularización de los equipos remotos, las reuniones se están adaptando a la tecnología móvil. Incluso si tu equipo habitualmente trabaja desde la misma oficina, haz posible que todos puedan llamar a través de sus dispositivos móviles desde trenes de cercanías, reuniones con clientes y aeropuertos, y participar a través de Skype, GoToMeeting u otra aplicación para reuniones virtuales.
  • ¡Haz que las reuniones sean divertidas! Estas siete ideas sencillas de Enterpreneur inyectarán vitalidad y humor a las reuniones aburridas.

Consejos para las reuniones virtuales

  • Cuatro problemas que puedes solucionar relativos a las reuniones virtuales. ¿Quieres evitar los errores ya mencionados? Echa un vistazo a estas soluciones rápidas y consejos prácticos para afrontar los retos que presentan las reuniones virtuales.
  • Tres historias de terror sobre reuniones virtuales y consejos para evitarlas. Participantes hablando entre ellos, ratos de silencio incómodo, problemas técnicos con los proyectores o con PowerPoint: las reuniones en persona afrontan muchos desafíos. Añade a todo esto un montón de cámaras de vídeo en vivo y micrófonos, y obtendrás una receta para potenciales escenas vergonzosas. Evita lamentables meteduras de pata con estos consejos.

Herramientas y listas de verificación para reuniones

  • ¿Es necesaria esta reunión? (Infografía de árbol de decisiones). El primer consejo que se suele dar respecto de las reuniones es ¡no tengas tantas! Decide qué reuniones realmente vale la pena organizar con este sencillo diagrama de flujo que, a través de un «sí» o un «no» definitivo, te indica si necesitas de verdad celebrar esa reunión.
  • Una lista de verificación para planear tu próxima reunión. Las listas de verificación para reuniones productivas de Harvard Business Review facilitan y agilizan la planificación de reuniones.
  • Doodle.com. Encuentra una fecha y una hora a las que puedan adaptarse todos los participantes con este sencillo sistema de planificación.
  • Cinco aplicaciones para videoconferencias y reuniones ideales para tu equipo. Tras probar multitud de herramientas diferentes para organizar reuniones virtuales y sincronizarnos con nuestros compañeros de equipo de todo el mundo, hemos seleccionado cinco de nuestras aplicaciones favoritas para reuniones, y hemos explicado las virtudes de cada una.
  • Reloj mundial planificador de reuniones. Si los miembros de tu equipo están ubicados en múltiples zonas horarias, organizar una reunión que se adapte a los horarios de todos puede convertirse en un gran dolor de cabeza. Este sitio web te permite introducir hasta 12 ciudades y ver horarios convenientes para todos.
  • Cómo llevar a cabo reuniones semanales en Wrike. La herramienta de gestión del trabajo de Wrike tiene muchos usos, incluida una forma sencilla de celebrar reuniones de rutina directamente desde el espacio de trabajo compartido de tu equipo.

Comparte tus mejores consejos para organizar una reunión perfecta

¿Qué funciona en tu equipo? ¿Por qué te resultaron tan insoportables algunas de las peores reuniones a las que has tenido que asistir? En los comentarios a continuación puedes compartir con otros lectores tu consejo sobre qué hacer y qué evitar. Imagen: Mesa de reuniones por mnadi en Flickr. Algunos derechos reservados. Cambios realizados.

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